PK4/8012/67/AAN/12/555 - Metryka sprawy podatkowej.

W związku z wejściem w życie z dniem 7 marca 2012 r. przepisów ustawy z dnia 15 lipca 2011 r., o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 186, poz. 1100), wprowadzających nową instytucję tzw. metrykę sprawy, Ministerstwo Finansów uprzejmie przedstawia, co następuje.

Zgodnie z art. 171a § 1-3 ustawy - Ordynacja podatkowa, w aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej. W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu podatkowym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności. Metryka sprawy, wraz z dokumentami do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana. Zgodnie z art. 171a § 6 ustawy - Ordynacja podatkowa powołane przepisy stosuje się odpowiednio do postępowań uregulowanych w odrębnych przepisach, do których mają zastosowanie przepisy działu IV ustawy -Ordynacja podatkowa.

W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy został określony wzór metryki jak również sposób jej prowadzenia (rozporządzenie zostanie opublikowane w Dzienniku Ustaw z dnia 7 marca 2012 r.). Metryka powinna być prowadzona odrębnie dla każdej sprawy podatkowej, także wówczas gdy są to sprawy powiązane ze sobą np. określenie wysokości zobowiązania podatkowego i nadanie rygoru natychmiastowej wykonalności decyzji, czy nałożenie kary porządkowej. Ponadto metryka sprawy powinna być prowadzona oddzielnie dla każdego postępowania prowadzonego w trybie określonym w przepisach działu IV ustawy - Ordynacja podatkowa, np. postępowania w pierwszej instancji, postępowania odwoławczego, postępowania w trybach nadzwyczajnych. W metryce sprawy powinny być odnotowane

wszystkie czynności podejmowane w postępowaniu podatkowym, z wyłączeniem czynności technicznych, np. drukowanie dokumentu, przygotowanie do wysłania, kopertowanie.

Przepisy ustawy - Ordynacja podatkowa oraz rozporządzenia w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy nie wskazują osoby obowiązanej do prowadzenia metryki. Zasadą powinno być prowadzenie metryki przez referenta sprawy; możliwe jest też prowadzenie metryki przez inną wyznaczoną osobę.

Z kolei w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 1 marca 2012 r. w sprawie rodzajów spraw, w których jest wyłączony obowiązek prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r. poz. 245) został zawarty wykaz rodzajów spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki został wyłączony. Obowiązek prowadzenia metryki jest wyłączony w sprawach enumeratywnie wymienionych w § 1 projektu rozporządzenia, z wyjątkiem sprawy załatwianej w postępowaniu odwoławczym, w postępowaniu dotyczącym wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznej albo postanowienia ostatecznego oraz uchylenia albo zmiany decyzji ostatecznej albo postanowienia ostatecznego. Obowiązek prowadzenia metryki sprawy został także wyłączony na mocy przepisów art. 280, art. 292, art. 306k ustawy - Ordynacja podatkowa w sprawach dotyczących czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, oraz zaświadczeń. Ponadto stosownie do przepisu art. 14h Ordynacji podatkowej metryki nie prowadzi się w sprawach interpretacji przepisów prawa podatkowego.

Jednocześnie zwraca się uwagę na treść art. 3 powołanej ustawy z dnia 15 lipca 201 1 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy - Ordynacja podatkowa (przepis przejściowy), w myśl którego w przypadku spraw będących w toku w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, metrykę zakłada się w ciągu 30 dni od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, tj. od dnia 7 marca 2012 r. W metryce wskazuje się osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu i podejmowane przez te osoby czynności od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy.