PD/2/415-47/05/74534 - Opodatkowanie zwrotu pracownikom wydatków za przejazd płatnymi autostradami oraz opłat za parkingi, poniesionych w związku z podróżą służbową.

We wniosku zostały postawione dwa pytania:

Stanowisko organu podatkowego na każde z tych pytań stanowi odrębne postanowienie. Niniejsze postanowienie stanowi odpowiedź na drugie z zadanych pytań.

Jak stanowi art. 14a § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego lub wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. W myśl art. 14a § 4 cytowanej ustawy, udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, o której mowa w § 1, następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie.

Stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w siedzibie spółki w Raciborzu oraz w zakładzie w Nowym Sączu, ponadto w ramach prowadzonej działalności gospodarczej posiada liczne kontakty z innymi zakładami koncernu oraz zakładami spoza koncernu w ramach działalności importowej i eksportowej. Konsekwencją tych kontaktów jest wysyłanie przez Spółkę pracowników w podróże służbowe w celu właściwego wykonywania zadań w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Niekiedy, zgodnie z umową zawartą pomiędzy Spółką i pracownikiem, pracownik odbywa podróż służbową używając własnego samochodu. Rozliczenie wykorzystania samochodu przez pracownika następuje na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) i odpowiednio dla podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991). Spółka wypłaca pracownikowi tzw. "kilometrówkę", czyli kwotę odpowiadającą iloczynowi przejechanych kilometrów i właściwej dla danego samochodu stawki za 1 km, która to kwota zgodnie z § 5 pkt 3 cyt. Rozporządzenia (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) stanowi "zwrot kosztów przejazdu". Ponadto Spółka zwraca pracownikom wydatki poniesione za przejazdy płatną autostradą na podstawie paragonów oraz wydatki za parkingi przy hotelach, na lotniskach lub w innych miejscach pobytu w związku z podróżami służbowymi. Wobec pojawiających się różnych opinii i interpretacji wnioskodawca ma wątpliwości, czy Spółka jako płatnik zwolniona jest z obowiązku poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłaconych kwot stanowiących zwrot poniesionych przez pracowników odbywających zagraniczne i krajowe podróże służbowe wydatków związanych z płatnym parkingiem czy też przejazdem płatna autostradą. Stanowisko wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki zgodnie z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwolnione od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości ustalonej w innych ustawach i przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową na mocy § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) oraz odpowiednio dla podróży służbowej poza granicami kraju § 2 ust. 2 pkt c rozporządzenia (Dz. U. Nr 236, poz. 1991) z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługuje zwrot diet, kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przepis nie wymienia więc o jakie "inne udokumentowane wydatki chodzi, nie ograniczając ich wysokości a pozostawiając to w gestii pracodawcy. W związku z powyższym pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane lecz muszą być prawidłowo udokumentowane i mieć związek z odbytą podróżą. W ocenie Spółki zwrot pracownikowi opłaty za parking i opłaty za przejazd płatną autostradą jest w pełni zgodny z zapisem art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i taki zwrot nie powinien rodzić obowiązku opodatkowania zwracanych pracownikowi wydatków w związku z podróżą służbową. W związku z powyższym nie ciąży na Spółce obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od zwracanych pracownikom wydatków za parkingi i przejazdy autostradą.

Ocena stanu faktycznego:

Stosownie do postanowień art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 53c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jednocześnie w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) cytowanej ustawy podatkowej wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, (...).

Definicję podróży służbowej zawiera art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Nie można zatem uznać za podróż służbową:

Z treści przytoczonych przepisów Kodeksu pracy wynika zatem, iż podróż służbową odbywa ten pracownik, który wyjeżdża w celu załatwienia konkretnej sprawy służbowej wyraźnie poleconej przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejscem jej wykonywania. Z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

Natomiast § 5 ust. 3 tego rozporządzenia stanowi, że pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym nie będącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:

Ponadto § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) stanowi, że z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

Jednocześnie § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia mówi, że środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Natomiast z ust. 3 tego przepisu wynika, że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Zapis ust. 4 § 8 stanowi, że za przejazd w podróży, a której mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:

Wobec powyższego pracownikowi za przejazd w podróży służbowej zarówno krajowej jak i zagranicznej przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.

Przepisy cytowanych wyżej rozporządzeń umożliwiają, oprócz zwrotu kosztów przejazdów, również zwrot pracownikom innych wydatków związanych z odbywaną krajową lub zagraniczną podróżą służbową, nie precyzując ich katalogu ani nie ograniczając ich wysokości. Przykładem innych wydatków mogą być np. opłaty za wstęp na targi i inne imprezy wystawiennicze, opłaty za przejazd płatną autostradą, opłaty za korzystanie z parkingu. Z uwagi na fakt, że wydatki te nie są limitowane, ich zwrot następuje w wysokości faktycznie poniesionej, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania i w związku z odbytą podróżą służbową. Reasumując powyższe stwierdzić należy, że pracownikom Spółki, którzy w czasie podróży służbowej krajowej lub zagranicznej korzystają z własnych samochodów za zgodą pracodawcy przysługują oprócz zwrotu kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonej w odrębnych przepisach, także inne udokumentowane wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, które także są wolne od podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem na Spółce nie ciąży obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od zwracanych pracownikom wydatków za płatne parkingi i przejazdy autostradą.