OS5-065-359-2740/03 - Składanie zgłoszeń identyfikacyjno-aktualizacyjnych przez przedsiębiorców

Ministerstwo Finansów uprzejmie informuje, iż od dnia 1 stycznia 2004 r. wchodzi w życie ustawa z dnia 14 października 2003 r. o zmianie ustawy - Prawo działalności gospodarczej oraz niektórych innych ustaw.

Istotnym elementem wprowadzonych zmian jest między innymi uporządkowanie sprawy właściwości organu ewidencyjnego i wprowadzenie zasady, że ewidencję działalności gospodarczej prowadzi gmina właściwa dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy.

Dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą ustawa wprowadza również możliwość pośredniczenia organów ewidencyjnych i sądów rejestrowych w składaniu dokumentów dotyczących rejestracji w rejestrach urzędowych, w szczególności zgłoszeń identyfikacyjnych/aktualizacyjnych składanych do właściwych naczelników urzędów skarbowych.

Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą mogą złożyć zgłoszenie identyfikacyjne jednocześnie ze złożeniem wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców lub do ewidencji działalności gospodarczej, a w przypadku osób fizycznych mających nadany NIP, rozpoczynających działalność gospodarczą - zgłoszenie aktualizacyjne jednocześnie ze złożeniem wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Przedsiębiorca dołącza do zgłoszenia uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem. Jeżeli kopie nie są poświadczone, upoważniony pracownik przyjmujący zgłoszenie poświadcza zgodność kopii z przedstawionymi dokumentami.

Organ ewidencyjny lub sąd rejestrowy niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dokonania wpisu, przesyła zgłoszenie identyfikacyjne/aktualizacyjne wraz z załączonymi do zgłoszenia dokumentami oraz zaświadczeniem o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej i numerem PESEL, do wskazanego przez przedsiębiorcę urzędu skarbowego.

Przedsiębiorca składający zgłoszenie w sądzie lub organie ewidencyjnym, w momencie jego składania, może nie znać wszystkich danych objętych zgłoszeniem, a więc może nie podać tych danych w zgłoszeniu, np.:

* danych dotyczących rejestracji w sądzie lub organie ewidencyjnym,

* numeru identyfikacyjnego REGON,

* informacji o rachunkach bankowych,

* informacji o prowadzonej dokumentacji rachunkowej i miejscu jej przechowywania.

Rodzaj przeważającej działalności (planowanej) wraz z kodem, podatnik powinien znać już na etapie rozpoczynania działalności, gdyż rodzaje planowanej działalności będzie musiał podać na potrzeby rejestracji w sądzie rejestrowym lub organie ewidencyjnym, dlatego te dane w zasadzie może podać już w zgłoszeniu. Szczególnie, że gminy zostały zobowiązane do tego, aby dysponowały wykazem rodzajów i kodów Polskiej Klasyfikacji Działalności.

W celu umożliwienia rejestracji zgłoszenia identyfikacyjnego/aktualizacyjnego oraz maksymalnego skrócenia czasu nadawania NIP, aby na podstawie przysłanego z sądu rejestrowego lub organu ewidencyjnego zgłoszenia można było przeprowadzić postępowanie o nadanie NIP, pracownik komórki ewidencji będzie musiał przepisać z załączonego zaświadczenia z sądu lub organu ewidencyjnego, dane dotyczące rejestracji przedsiębiorcy w organie rejestrowym (składając na marginesie swój podpis).

Na przedsiębiorcę korzystającego z pośrednictwa sądu lub organu ewidencyjnego ustawa nakłada obowiązek złożenia, zgodnie z art. 9, zgłoszenia aktualizacyjnego z podaniem w szczególności wykazu rachunków bankowych, numeru REGON wraz z załączonymi odpowiednimi kopiami dokumentów.

Podkreślenia wymaga fakt, że pośrednictwo sądów i organów ewidencyjnych rejestrujących działalność gospodarczą w składaniu zgłoszenia identyfikacyjnego/aktualizacyjnego, jest jedynie możliwością, z której przedsiębiorca nie musi skorzystać i dotyczy tylko momentu rozpoczynania działalności gospodarczej.

W celu dalszej aktualizacji danych, pośrednictwo sądów rejestrowych i organów ewidencyjnych nie jest przewidziane ustawą, a więc kolejne zgłoszenia aktualizacyjne będą musiały być przekazywane przez podatnika bezpośrednio do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Jednocześnie Ministerstwo Finansów uprzejmie informuje, co następuje.

1. W Dzienniku Ustaw z dnia 28 listopada 2003 r. zostało ogłoszone i równocześnie weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 listopada 2003 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych (Dz. U. Nr 202, poz. 1959). Na podstawie art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. Nr 142, poz. 702, z 1997 r. Nr 88, poz. 554, z 1998 r. Nr 162, poz. 1118, z 1999 r. Nr 83, poz. 931, z 2000 r. Nr 116, poz. 1216 i Nr 119, poz. 1249, z 2001 r. Nr 110, poz. 1189, z 2002 r. Nr 74, poz. 676 i Nr 126, poz. 1067 oraz z 2003 r. Nr 130, poz. 1188 i Nr 137, poz. 1302) określono nowe wzory tzw. formularzy NIP, z których każdy stanowi odrębny załącznik do rozporządzenia (www.mf.gov.pl/podatki/system podatkowy/rejestracja podatników/akty prawne oraz www.mf.gov.pl/podatki/formularze podatkowe).

Zgodnie z § 2 rozporządzenia, do wyczerpania nakładu, jednakże nie dłużej niż do dnia 30 czerwca 2004 r., mogą być stosowane wzory formularzy, określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 lutego 1999 r. (Dz. U. Nr 16, poz. 144), z wyjątkiem wzoru formularza NIP-Z.

2. Zmiany we wzorach formularzy podyktowane były koniecznością uwzględnienia aktualnego stanu prawnego i są wyrazem dostosowania do obowiązujących przepisów, m.in.:

a) ustawy z dnia 27 czerwca 2003 r. o utworzeniu Wojewódzkich Kolegiów Skarbowych oraz o zmianie niektórych ustaw regulujących zadania i kompetencje organów oraz organizację jednostek organizacyjnych podległych ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych (Dz. U. Nr 137, poz. 1302),

b) ustawy z dnia 5 czerwca 2002 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. Nr 126, poz. 1067); m.in. korekty związane z obowiązującym katalogiem spółek osobowych, a w związku ze skróceniem terminu aktualizacji - wycofanie formularza NIP-Z,

c) ustawy z dnia 9 czerwca 2000 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. Nr 60, poz. 700) w zakresie dotyczącym art. 1a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dot. podatkowych grup kapitałowych),

d) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń, oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania służb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej (Dz. U. Nr 69, poz. 763 i z 2001 r. Nr 12, poz. 99),

e) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 października 1997 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz. U. Nr 128, poz. 829, z 1998 r. Nr 143, poz. 918, z 1999 r. Nr 92, poz. 1047, z 2001 r. Nr 12, poz. 93 i z 2002 r. Nr 239, poz. 2027).

Wzory formularzy NIP uwzględniają zalecenia Rządowego Centrum Legislacji i - w zakresie niezbędnych adaptacji formalno-prawnych - postulaty zgłoszone w ramach konsultacji projektu rozporządzenia oraz korekty redakcyjne. W celu ułatwienia wypełniania i zwiększenia przejrzystości formularzy starano się zachować jednolitość i spójność druków. W możliwym zakresie zachowano nazewnictwo i układ formularzy w stosunku do stosowanych wcześniej wzorów, a także ze względu na system POLTAX i jego rolę w rejestracji podatników.

3. Zmianie uległy również (nie ogłaszane w aktach prawnych): Objaśnienia do formularza NIP-3 oraz NIP-5, tj. Wniosek o potwierdzenie nadania Numeru Identyfikacji Podatkowej (www.mf.gov.pl/podatki/formularze podatkowe). Należy przypomnieć i podkreślić, iż druki Objaśnień do NIP-3 sprzed grudnia 2003 r. są nieaktualne i nie nadają się do stosowania. Natomiast posiadane nakłady formularzy NIP-5 należy wykorzystać.

4. Ważniejsze zmiany we wzorach formularzy i w Objaśnieniach do NIP-3:

- nazwa organu: Naczelnik urzędu skarbowego w...;

- w NIP-1 i adekwatnie w NIP-3 zmieniono podmiotowość składających;

- NIP-1 przeznaczony dla osób fizycznych prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą, z wyjątkiem wykonujących tę działalność wyłącznie w formie uczestniczenia w spółkach cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych lub komandytowo-akcyjnych;

- NIP-3 przeznaczony dla osób fizycznych

a) nieprowadzących w ogóle działalności gospodarczej,

b) wspólników spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych i komandytowo-akcyjnych, jeżeli poza uczestnictwem w tych spółkach nie prowadzą innej działalności gospodarczej,

c) płatników podatku dochodowego od osób fizycznych oraz płatników składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeżeli nie są podatnikami,

- w części C.1 NIP-1 uzupełniono objaśnienie dotyczące daty zawieszenia działalności,

- zacieniowano pola "kod EKD" (poz. 61 NIP-1 i poz. 43 NIP-2), nie należy wymagać EKD od składającego,

- w części C NIP-3, w ramach tzw. "Informacji dodatkowych" ujęto w poz. 62 liczbę składanych formularzy NIP-3 (Objaśnienia do NIP-3), a w poz. 63 datę zakończenia działalności gospodarczej, którą należy podawać tylko wówczas, gdy składający zgłasza informację o (całkowitym) zakończeniu działalności gospodarczej w ramach aktualizacji danych następującej bezpośrednio po tym fakcie, przy ewentualnym ponownym podjęciu działalności gospodarczej sytuacja będzie analogiczna,

- w części C.9 NIP-1 (B.11 NIP-2) skorygowano objaśnienie i w poz. 144 (poz. 135) uwzględniono załącznik w formie listy,

- we wszystkich wzorach zmieniono treść oświadczenia podpisywanego przez składającego lub osobę reprezentującą go,

- w NIP-D uwzględniono informacje dotyczące spółki partnerskiej i komandytowo-akcyjnej,

- w Objaśnieniach do formularza NIP-3: usunięto informacje dotyczące załącznika NIP-Z, dodano informację dotyczącą zgłoszenia zakończenia działalności gospodarczej oraz zaktualizowano katalog dokumentów stwierdzających tożsamość i informację dotyczącą składania zgłoszenia aktualizacyjnego.

Wskazany w części B.6 zgłoszenia NIP-3 (B.5 NIP-1) osobisty rachunek bankowy aktualizuje poprzedni stan danych, tzn. że ostatnio wskazany rachunek jest ważny do czasu wskazania nowego albo zaznaczenia w poz. 61 (poz. 55) rezygnacji. Należy podkreślić, że przy zmianie rachunku bankowego wskazuje się tylko nowy rachunek i nie ma wówczas potrzeby zgłaszać (na drugim formularzu) likwidacji poprzednio podanego rachunku.