OS5-065-106-WCH/2000

Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami urzędy skarbowe do końca kwietnia 2000 r. otrzymają nową wersję systemu POLTAX 2.0, która umożliwi centralną weryfikację danych podatników ubiegających się o nadanie NIP.

Przy tworzeniu Krajowej Ewidencji Podatników najważniejszym problemem jest wyeliminowanie przypadków nadawania jednemu podatnikowi więcej niż jednego NIP. Z dotychczas przeprowadzonych analiz wynika, iż posiadanie przez podatników więcej niż jednego NIP nie jest sprawą marginesową. Używanie nieprawidłowych NIP jest dużym utrudnieniem dla organów skarbowych, a także kłopotliwe i kosztowne dla podatników. Może być także związane z popełnianiem przestępstw podatkowych.

Operację mającą na celu wyszukanie osób fizycznych posiadających więcej niż jeden NIP wykonano w 1997 r. Kolejne porównanie zostało wykonane na podstawie danych z urzędów skarbowych zgromadzonych centralnie na przełomie lipca i sierpnia 1999 r. (…).

Mając na uwadze skutki posługiwania się nieprawidłowymi NIP wprowadzono do systemu POLTAX dodatkową funkcję umożliwiającą centralną weryfikację danych przed wygenerowaniem NIP (do czasu wdrożenia tzw. centralnej rejestracji).

Zasady centralnej weryfikacji osób fizycznych ubiegających się o NIP

- centralna weryfikacja dotyczy tylko danych osób fizycznych,

- osoby fizyczne ubiegające się o NIP - składające zgłoszenia identyfikacyjne - będą w urzędzie rejestrowane ze statusem "W" (podmiot weryfikowany),

- dane osoby fizycznej ubiegającej się o NIP będą weryfikowane na podstawie danych pobieranych z urzędów skarbowych (łącznie z danymi osób zarejestrowanych ze statusem "W"),

- przy centralnej weryfikacji będą porównywane następujące cechy:

- pierwsze imię,

- imię ojca,

- imię matki,

- data urodzenia,

- PESEL, jeżeli można porównać,

- jeżeli osoba weryfikowana posiada PESEL, jej dane będą również centralnie weryfikowane z danymi w rejestrze PESEL.

Przy weryfikacji centralnej danych z rejestrem PESEL będą porównywane następujące cechy:

- nazwisko,

- pierwsze imię,

- data urodzenia,

- nazwisko rodowe (jeżeli jest w PESEL),

- imię ojca,

- imię matki,

- nr dowodu osobistego.

Wynik weryfikacji

Wynik weryfikacji danych osób fizycznych, może być pozytywny lub negatywny.

Osoby zweryfikowane pozytywnie to osoby, których dane zostały zakwalifikowane jako unikalne, są zgodne z rejestrem PESEL i istnieje podstawa do nadania NIP.

Osoby zweryfikowane negatywnie to osoby, które na podstawie przyjętych kryteriów są "podejrzane" o posiadanie NIP lub których dane są niezgodne z rejestrem PESEL. Należy zaznaczyć, iż negatywny wynik weryfikacji nie stanowi podstawy do odmowy nadania podatnikowi NIP.

Negatywny wynik weryfikacji ma miejsce, gdy:

- w bazie danych KEP znajduje się osoba posiadająca NIP i równe: pierwsze imię, imię ojca, imię matki, datę urodzenia i PESEL (jeśli obie porównywane osoby będą miały wpisany PESEL),

- w bazie danych KEP znajduje się inna osoba występująca o NIP i mająca równe: pierwsze imię, imię ojca, imię matki, datę urodzenia i PESEL (jeśli obie porównywane osoby będą miały wpisany PESEL),

- w bazie danych KEP znajduje się osoba posiadająca NIP i równy numer PESEL,

- w bazie danych KEP znajduje się inna osoba występująca o NIP i mająca równy numer PESEL,

- w bazie danych KEP znajduje się inna osoba posiadająca NIP lub występująca o NIP i posiadająca identyczny typ i numer dokumentu tożsamości co osoba weryfikowana,

- zostanie stwierdzona niezgodność w danych podatnika ubiegającego się o NIP w systemie POLTAX i rejestrze PESEL,

- osoba ubiegająca się o NIP i posiadająca numer PESEL nie znajdzie swojego odpowiednika w rejestrze PESEL.

Raport z centralnej weryfikacji przekazywany do urzędów skarbowych będzie zawierać dane osób zweryfikowanych pozytywnie oraz dane osób będących w sprzeczności z danymi weryfikowanego podatnika.

Raport może być wydrukowany lub przeglądany na ekranie.

Dane osoby zweryfikowanej pozytywnie są zapisane w raporcie w jednym wierszu, który jest wytłuszczony.

Dane osoby zweryfikowanej negatywnie są zapisane w raporcie w grupie wielowierszowej wraz z osobami "podejrzanymi", mającymi wspólne cechy z osobą, której dotyczy weryfikacja. W pierwszym wierszu grupy są zapisane dane weryfikowanego podatnika. Osoby "podejrzane" mają wskazany numer urzędu skarbowego, z którego pochodzą dane.

Ostatni wiersz w grupie osób negatywnie zweryfikowanych, mający w pierwszej kolumnie słowo "PESEL", jest wynikiem rozbieżności w danych przy porównaniu z rejestrem PESEL. W wierszu tym są podawane dane osoby ubiegającej się o NIP pochodzące z rejestru PESEL wg stanu na dzień ostatniego pobrania danych PESEL z MSWiA (obecny stan danych z PESEL - 26 sierpnia 1999 r.).

Tekst "NIE MA DANYCH W BAZIE PESEL" w wierszu z napisem "PESEL" oznacza, że osoba ubiegająca się o NIP i posiadająca PESEL nie znalazła swojego odpowiednika w rejestrze PESEL.

Postępowanie urzędu na podstawie wyników weryfikacji

1. Dla osoby, której dane zweryfikowano pozytywnie, urząd zmienia status rejestracji z "W" na "P" i generuje NIP.

2. Wyniki weryfikacji negatywnej urząd skarbowy musi szczegółowo przeanalizować, ustalić aktualny stan danych i na ich podstawie ostatecznie zidentyfikować podatnika ubiegającego się o nadanie NIP. Ustalenie stanu danych podatnika może odbywać się na podstawie:

- zgłoszenia identyfikacyjnego, które złożył podatnik,

- informacji z urzędów skarbowych, w których zarejestrowane są osoby będące w konflikcie z osobą weryfikowaną,

- wyjaśnień podatnika wezwanego w celu potwierdzenia lub zaktualizowania danych podanych na zgłoszeniu identyfikacyjnym.

3. Jeżeli urząd skarbowy stwierdzi, że osoba zweryfikowana negatywnie nie posiada NIP, a system na podstawie przyjętych kryteriów nie może stwierdzić unikalności danych, należy zmienić status rejestracji z "W" na "P" i wygenerować NIP.

4. W przypadku, gdy podatnik podał niepoprawne dane, musi dokonać korekty danych na zgłoszeniu aktualizacyjnym. Urząd rejestruje w systemie aktualne dane, pozostawiając status rejestracji "W" i przekazuje do ponownej centralnej weryfikacji.

5, Ze szczególną starannością należy przeanalizować sytuację, gdy weryfikacja danych podatnika miała wynik negatywny z powodu nieznalezienia w rejestrze PESEL numeru PESEL podanego na zgłoszeniu identyfikacyjnym. Może to mieć miejsce wtedy, gdy podatnik ma zmienione dane, np. datę urodzenia i otrzymuje nowy PESEL.

6. Centralna weryfikacja obejmuje też sprawdzenie unikalności dokumentu tożsamości. W związku z tym należy zwrócić szczególną uwagę na staranne rejestrowanie dokumentów tożsamości. Nie mogą zdarzyć się sytuacje, gdzie w polu nr dokumentu tożsamości wpisywane są wartości typu: "DD"/ "XXX", "N" itp.

7. Urzędy skarbowe muszą zadbać, aby zgłoszenia identyfikacyjne zawierały kompletne dane i zostały starannie zarejestrowane.