ON-7-065-27-GRG/96 - Pośrednictwo płatnika w uzyskaniu NIP.

W związku z kierowanymi do Ministerstwa Finansów uwagami dotyczącymi funkcjonowania ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników (Dz. U. Nr 142, poz. 702), zwanej dalej "ustawą o NIP", w zakresie zasad pośrednictwa płatników podatku dochodowego od osób fizycznych w uzyskiwaniu NIP przez płatników tego podatku, Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o NIP podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którym płatnik na podstawie przepisów regulujących opodatkowanie tym podatkiem pobiera zaliczki miesięczne na podatek, zmniejszając je o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej lub dokonują podatnikom rocznego obliczenia podatku, nie dokonując jednak zmniejszenia kwot pobieranych zaliczek - dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego za pośrednictwem tego płatnika.

Podkreślić należy, iż część podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, wobec których płatnik spełnia ww. warunki, może, lecz nie ma obowiązku, wystąpić o nadanie NIP za pośrednictwem płatnika. Dotyczy to osób, dla których w ustawie o NIP przewidziano wcześniejsze terminy dla dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego (bez pośrednictwa płatników) i które w związku z powyższym obowiązane są dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego samodzielnie, w terminie najwcześniejszym, zgodnie z art. 7 ustawy o NIP.

Niektórzy natomiast podatnicy nie powinni występować o nadanie NIP samodzielnie, lecz za pośrednictwem swoich zakładów pracy. Odnosi się to do osób, które poza opłacaniem podatku dochodowego wyłącznie na zasadach ogólnych (bez form zryczałtowanych) nie uiszczają (nie są podatnikami) żadnego innego podatku, a jednocześnie w bieżącym roku nie składają zeznania rocznego za rok ubiegły, ponieważ rozliczenia za ten rok dokonuje im zakład pracy.

W założeniu ustawodawcy określenie w ustawie o NIP przedmiotowych obowiązków dla płatników miało na celu włączenie do procedury uzyskiwania numerów identyfikacyjnych zakładów pracy, które zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dokonywały dotychczas rocznego obliczenia znacznej części swoich pracowników.

Jednocześnie tryb płatniczy umożliwia urzędom skarbowym wzywanie płatników do pośrednictwa w przedmiotowym zakresie w terminie dogodnym zarówno dla urzędu właściwego ze względu na siedzibę płatnika, o którym mowa w art. 8 ust. 3 ustawy o NIP, jak i dla urzędów właściwych dla poszczególnych podatników, do których płatnik przekazuje formularze zgłoszeń wypełnione przez podatników, zgodnie z art. 8 ust. 6 tej ustawy.

W związku z powyższym zaleca się, aby przed przystąpieniem do wzywania płatników możliwie w każdym przypadku wziąć pod uwagę faktyczną liczbę podatników uprawnionych do pośrednictwa płatnika w zakresie dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego oraz zasięg terytorialny urzędów skarbowych, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 6 ustawy o NIP. W razie zatrudniania przez konkretnego płatnika znacznej liczby pracowników urzędy skarbowe powinny wyznaczać płatnikom terminy do pobierania formularzy zgłoszeń po porozumieniu z urzędami właściwymi dla podatników, które będą odbiorcami przesyłanych zgłoszeń.

Istotne jest, iż z uwagi na szczególne określenie w art. 8 ust. 4, 5 i 6 ustawy o NIP ostatecznych terminów w ramach procedury uzyskiwania numeru identyfikacyjnego za pośrednictwem płatnika, faktyczny okres między wezwaniem płatnika do pobrania formularzy zgłoszeniowych (art. 8 ust. 3) a przesłaniem wypełnionych druków do urzędów skarbowych właściwych dla podatników (art. 8 ust. 6) może w konkretnych przypadkach wynosić zaledwie kilkanaście dni.

Jednocześnie przypomina się, iż w § 39 ust. 2 Wytycznych w sprawie organizacji prac urzędów skarbowych w zakresie ewidencji i identyfikacji podatników (Decyzja nr 2/ON Ministra Finansów z dnia 31 stycznia 1996 r.) zalecono niewyznaczanie terminów dla płatników przed zakończeniem rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych. Terminy oraz szczegółowy tryb pobierania formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych dla występujących w roli płatnika organów rentowych będą wyznaczane po uzgodnieniu z danym organem. Obecnie Ministerstwo Finansów prowadzi rozmowy z organami rentowymi. Ich celem jest ustalenie optymalnego terminu i sposobu włączenia tych organów do wykonywania obowiązków określonych w art. 8 ustawy o NIP.

Wyznaczenia terminu do pobrania formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o NIP należy dokonywać w formie postanowienia, zgodnie z § 39 ust. 1 zd. 2 powołanych wyżej Wytycznych. Forma postanowienia jest tutaj niezbędna dla zapewnienia kontroli terminu wyznaczonego w rozstrzygnięciu urzędu skarbowego, od którego uzależniony jest upływ kolejnych terminów, przewidzianych w ramach dalszej procedury uzyskiwania NIP za pośrednictwem płatnika, w art. 8 ust. 4, 5 i 6 przedmiotowej ustawy. Przypomnieć należy, iż uchybienie przez płatnika któremukolwiek z obowiązków określonych w wyżej powołanych przepisach (w tym także polegające na nieterminowym ich dopełnieniu) stanowi wykroczenie w rozumieniu art. 17 ust. 1 ustawy o NIP. Skoro przewidziano odpowiedzialność płatnika w razie popełnienia określonych w ustawie naruszeń, musi on zostać wyposażony w środki zaskarżenia (wzruszenia) aktu decyzyjnego organu podatkowego. Przyjęcie formy postanowienia dla rozstrzygnięcia urzędu skarbowego zapadającego na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o NIP daje płatnikowi w powyższym zakresie wynikające z kodeksu postępowania administracyjnego szersze możliwości zaskarżenia niż zwykłe wezwanie. Podkreślenia wymaga, iż postanowienie wydawane na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o NIP należy kierować wyłącznie do tych płatników, którzy w chwili doręczenia im tego postanowienia faktycznie zatrudniając pracowników, zmniejszają pobierane od nich zaliczki na podatek dochodowy. Urzędy skarbowe mogą stwierdzić powyższą okoliczność na podstawie napływających na bieżąco deklaracji PIT-4.

Istota rozstrzygnięcia wydawanego na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o NIP, zapadającego w formie postanowienia, wyraża się w tym, iż raz wydane postanowienie, skierowane do konkretnego płatnika, stanowi dla niego upoważnienie, a jednocześnie formalne zobowiązanie do wykonywania czynności określonych w ustawie o NIP. Postanowienie to jest dla płatnika wiążące od chwili doręczenia zarówno w odniesieniu do aktualnie zatrudnianych pracowników, będących podatnikami podatku dochodowego, jak i w przyszłości, w stosunku do wszystkich nowo zatrudnionych osób, które jeszcze nie dokonały zgłoszenia identyfikacyjnego lub które posiadając NIP mają obowiązek aktualizować dane ewidencyjne za pośrednictwem płatnika. Stan taki utrzymuje się aż do momentu formalnego ustania bytu prawnego płatnika bądź przekształcenia jego formy organizacyjno-prawnej, nie powodującej przejścia numeru identyfikacyjnego na następcę prawnego, w rozumieniu art. 12 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o NIP.

Należy jednak podkreślić, iż z określonego w ustawie o NIP obowiązku pośrednictwa w uzyskiwaniu NIP przez podatników podatku dochodowego zwolnieni są ci płatnicy, którzy jedynie pobierają osobom fizycznym zaliczki na podatek dochodowy, nie dokonując jednak ich zmniejszenia, np. wypłacający należności z tytułu osobistego wykonywania usług z tytułu umowy o dzieło, zlecenia.

Jednocześnie przypomina się, iż zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt 2 ustawy o NIP płatnicy dokonujący podatnikom rocznego obliczenia podatku zobowiązani są do pośrednictwa w dokonywaniu zgłoszeń aktualizacyjnych przez tych podatników. Obowiązek ten dotyczy płatników, którym do 15 stycznia roku następującego po roku podatkowym podatnik złoży oświadczenie o spełnieniu warunków do rocznego obliczenia podatku dochodowego (formularz PIT-12).

Obowiązek aktualizacyjny obejmuje w takim przypadku każdą zmianę danych ewidencyjnych zarejestrowanego podatnika, zaistniałą w okresie od 1 stycznia roku podatkowego, za który płatnik dokonuje rocznego obliczenia podatku, aż do faktycznego terminu, w którym płatnik przekazuje urzędowi skarbowemu właściwemu dla podatnika roczne obliczenie podatku. Przypomnieć należy, iż zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych termin przekazania nie może przekroczyć 15 kwietnia następnego roku podatkowego (art. 38 ust. 5 zd. 2 ustawy) lub - w odniesieniu do organów rentowych obliczających roczny podatek od dochodów uzyskanych z wypłacanych emerytur i rent - 15 marca tego roku (art. 34 ust. 7 zd. 2 ustawy).

Należy również zwrócić uwagę, iż dodatkowym obowiązkiem płatnika każdego podatku oraz niepodatkowej należności budżetowej, wynikającym z ustawy o NIP, jest żądanie od zatrudnianych podatników podawania NIP, do czego podatnicy są zobowiązani na mocy art. 11 ust. 2 pkt 6 przedmiotowej ustawy, oraz przekazywanie numerów organom podatkowym, zgodnie z art. 11 ust. 3 ustawy o NIP.

Egzekwowanie ww. obowiązku od podatników, jak również informowanie urzędów skarbowych o przypadkach niewywiązywania się podatników z tego obowiązku leży w interesie samych płatników. Dzięki temu usprawniona zostanie formalna kontrola identyfikacji podatników uprawnionych do pośrednictwa płatnika w zakresie uzyskiwania NIP oraz aktualizacji danych ewidencyjnych, w tym także w aspekcie treści art. 8 ust. 2 ustawy o NIP, zgodnie z którym płatnik nie ma obowiązku pośredniczenia w uzyskiwaniu NIP, jeżeli podatnik wcześniej dokonał zgłoszenia identyfikacyjnego.

Przypomina się także, iż w związku z wejściem w życie zarządzenia Ministra Finansów z dnia 12 lutego 1996 r. w sprawie przedłużenia terminu dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego przez niektórych podatników (M.P. Nr 12, poz. 140) oczekuje się, iż znaczna część podatników zrezygnuje ze składania zgłoszenia łącznie z zeznaniem, co powinno spowodować rozładowanie natężenia prac w urzędach skarbowych nad rozliczeniem podatku dochodowego i przenieść część zadań związanych z nadawaniem numerów identyfikacyjnych na czwarty kwartał bieżącego roku, kiedy to zgłoszenia identyfikacyjne będą dokonywanie w trybie art. 8 ustawy o NIP, za pośrednictwem płatników z zakładów pracy. Powyższe nie wyklucza jednak włączenia podatników do procedury uzyskiwania NIP za pośrednictwem płatników w okresie wcześniejszym, jeżeli nastąpi formalne wezwanie płatnika przez urząd skarbowy, o którym mowa w art. 8 ust. 3 ustawy o NIP.

W zakresie podejmowania czynności mających na celu wszczynanie postępowań o przestępstwa lub wykroczenia określone w art. 16 i 17 ustawy o NIP organy skarbowe winny stosować wytyczne i zalecenia zawarte w piśmie ON-7-065-12-GRG/96.