ON-7-0353-35-GRG/96 - Zasady reprezentacji podatników w postępowaniu w sprawie nadania NIP.

W celu usprawnienia prac urzędów skarbowych związanych z ewidencją i identyfikacją podatników oraz aktualizacją danych ewidencyjnych, przy zachowaniu prawidłowej procedury administracyjnej, Ministerstwo Finansów przypomina o zasadach reprezentacji podatników w zakresie wykonywania poszczególnych obowiązków przewidzianych w ustawie z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników (Dz. U. Nr 142, poz. 702), zwanej dalej "ustawą o NIP". Zgodnie z generalną zasadą systemu ewidencyjnego, opartego na ustawie o NIP oraz wydanych na jej podstawie przepisach wykonawczych, do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, a także aktualizacyjnego są obowiązani podatnicy (art. 5 ust. 1 ustawy o NIP). Zakres podmiotowy ustawy o NIP określono w art. 2 tej ustawy. Z formalnego punktu widzenia obowiązek ewidencyjny, którego treścią jest w szczególności dokonanie zgłoszenia identyfikacyjnego (aktualizacyjnego), obciąża bezpośrednio osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej oraz zakłady-oddziały osób prawnych, jeżeli na mocy odrębnych przepisów uzyskały one status niezależnego podatnika. Z powyższych przepisów wynika, iż podstawową zasadą jest realizowanie obowiązku ewidencyjnego, w tym także dokonywanie zgłoszenia identyfikacyjnego (aktualizacyjnego) samodzielnie (osobiście).

Przypomnieć należy, iż w art. 16 oraz 17 ust. 2 ustawy o NIP określono system sankcji za niewykonanie lub nieprawidłowe wykonanie poszczególnych czynności składających się na treść obowiązku ewidencyjnego, któremu bezpośrednio podlegają sami podatnicy. Jednocześnie podkreślenia wymaga, iż odpowiedzialności karnej z art. 247 kodeksu karnego, za podanie nieprawdziwych danych podlegających wpisaniu do formularza zgłoszenia identyfikacyjnego (aktualizacyjnego), podlega bezpośrednio osoba, która wypełniała konkretny formularz, tj. podatnik lub osoba uprawniona do reprezentowania podatnika.

Przypomina się, iż złożenie już wypełnionego przez podatnika formularza zgłoszenia identyfikacyjnego (aktualizacyjnego) oraz wysłanie go pocztą do właściwego urzędu skarbowego są czynnościami, które:

- podejmuje płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, w razie dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego (aktualizacyjnego) za jego pośrednictwem, na zasadach określonych odpowiednio w art. 8 ust. 6 oraz 9 ust. 1 pkt 2 ustawy o NIP,

- mogą być dokonane przez członka najbliższej rodziny lub domownika podatnika, gdy jednocześnie nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu podatnika. Zasadne jest tutaj bowiem przyjęcie domniemania pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 33 § 4 kodeksu postępowania administracyjnego (ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r., Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 z późn. zm.), z uwagi na to, iż czynności polegające na samym złożeniu (przesłaniu) wypełnionego formularza do urzędu skarbowego można uznać za sprawę mniejszej wagi w rozumieniu tego przepisu.

Należy jednak pamiętać o odpowiedzialności karnej za samo przekroczenie terminu do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego (art. 16 ust. 1 pkt 1 ustawy o NIP), którą może ponieść osoba działająca w imieniu i z upoważnienia podatnika, w tym także na zasadzie domniemanego pełnomocnictwa, która w przewidzianym przepisami terminie nie składa (nie przesyła) już wypełnionego formularza do urzędu skarbowego. Samo bowiem wypełnienie (odpowiedniego) formularza nie jest jeszcze równoznaczne z dokonaniem zgłoszenia. Następuje to dopiero z chwilą złożenia (wysłania) go do urzędu skarbowego.

Punktem wyjścia w przedmiocie określenia zasad reprezentacji podatników w postępowaniu w sprawie nadania NIP są unormowania zawarte w kodeksie postępowania administracyjnego.

Postępowanie w sprawie nadania NIP jest szczególnym rodzajem postępowania administracyjnego, kończącego się wydaniem przez urząd skarbowy decyzji o nadaniu NIP (art. 3 ust. 2 ustawy o NIP). Podatnik wykonujący poszczególne obowiązki określone w ustawie o NIP zachowuje status strony postępowania administracyjnego, w rozumieniu art. 28 k.p.a., zgodnie z którym stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek.

Umocowanie określonego podmiotu do działania w cudzym imieniu w postępowaniu administracyjnym zasadniczo może opierać się:

1) na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo

2) na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo).

Ponadto umocowanie to może mieć charakter:

a) obligatoryjny, w przypadku gdy konieczność dokonywania określonych czynności w konkretnych sytuacjach przez przedstawiciela ustawowego lub statutowego konkretnego podmiotu wynika wprost z przepisów prawa,

b) fakultatywny, gdy przepisy prawa dopuszczają dokonanie pewnych czynności przez konkretny podmiot samodzielnie (osobiście) lub przez ustanowionego pełnomocnika.

Kodeks postępowania administracyjnego określa ogólne zasady reprezentacji strony na podstawie wszystkich ww. kryteriów, które - z uwzględnieniem unormowań w tym zakresie zawartych w odrębnych przepisach - mają pełne zastosowanie w postępowaniu w sprawie nadania NIP (aktualizacji danych ewidencyjnych), jak również w innych postępowaniach prowadzonych w związku z wykonywaniem przez podatników oraz płatników poszczególnych obowiązków określonych w ustawie o NIP.

A.Umocowanie do działania w postępowaniu w sprawie nadania NIP (aktualizacji danych ewidencyjnych) przez przedstawiciela ustawowego, wynikające z mocy samego prawa i mające charakter obligatoryjny

A.1.Przedstawicielstwo oparte na przesłankach materialnoprawnych:

Tryb ten obejmuje podatników zobowiązanych na podstawie ustawy o NIP do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego (aktualizacyjnego), zachowujących status strony w postępowaniu w sprawie nadania NIP (aktualizacji danych ewidencyjnych):

1) będących osobami fizycznymi nie posiadającymi zdolności do czynności prawnych, przy czym chodzi tutaj o posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych. Zgodnie z art. 30 § 2 k.p.a. osoby te działają przez swych ustawowych przedstawicieli;

2) nie będących osobami fizycznymi. Zgodnie z art. 30 § 3 k.p.a. strony postępowania nie będące osobami fizycznymi działają przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli.

Ad.1)Zgodnie z art. 30 § 1 k.p.a. zdolność do czynności prawnych podatnika będącego osobą fizyczną (jako strony postępowania w sprawie nadania NIP lub aktualizacji danych ewidencyjnych), warunkująca posiadanie zdolności procesowej, a więc możliwości samodzielnego i prawnie skutecznego podejmowania poszczególnych czynności w toku postępowania, oceniana jest według przepisów prawa cywilnego, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej, a więc według zasad określonych w szczególności w art. 11-16 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.).

Pełną zdolność do czynności prawnych, a co za tym idzie możliwość całkowicie samodzielnego wykonywania poszczególnych obowiązków przewidzianych dla podatników w ustawie o NIP, ma każda pełnoletnia osoba fizyczna (art. 11 k.c.), o ile nie została ona ubezwłasnowolniona całkowicie lub częściowo.

Pełnoletność uzyskuje się z chwilą ukończenia lat osiemnastu (art. 10 § 1 k.c.), przy czym przez zawarcie małżeństwa małoletni uzyskuje pełnoletność w rozumieniu przepisów prawa cywilnego, której nie traci w razie późniejszego unieważnienia małżeństwa (art. 10 § 2 k.c.).

Pełnej zdolności do czynności prawnych nie posiadają osoby, które:

a) nie ukończyły lat trzynastu lub są ubezwłasnowolnione całkowicie (art. 12 k.c.).

b) mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych, tj.: małoletni, którzy ukończyli lat trzynaście, lecz nie przekroczyli osiemnastego roku życia oraz osoby ubezwłasnowolnione częściowo.

Podmioty nie będące osobami fizycznymi (w szczególności osoby prawne, zakłady-oddziały osób prawnych, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, w tym spółki cywilne, jawne, komandytowe, niektóre jednostki budżetowe, niektóre gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych) zachowujące status podatnika, na których spoczywają obowiązki ewidencyjne określone w ustawie o NIP, działają przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli (art. 30 § 3 k.p.a.).

Osoby prawne mają zawsze zdolność do czynności prawnych, co wynika z posiadania przez nie osobowości prawnej. Osoby prawne działają przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i na podstawie statutu (art. 38 k.c.).

Zgodnie z ogólną zasadą reprezentacji podatników nie będących osobami fizycznymi, jako stron postępowania administracyjnego - w przypadku zarówno podatników mających osobowość prawną, jak nie posiadających tego przymiotu - uprawnionym do reprezentowania tych podmiotów w zakresie realizacji poszczególnych obowiązków ewidencyjnych określonych w ustawie o NIP jest osoba fizyczna umocowana do reprezentacji danego podmiotu w sprawach z zakresu zobowiązań podatkowych, na podstawie przepisów regulujących strukturę organizacyjną, zasady funkcjonowania i reprezentacji danego podmiotu.

Ustawowym przedstawicielem podatnika będącego osobą fizyczną, nie posiadającą pełnej zdolności do czynności prawnych, który jest uprawniony, a jednocześnie zobowiązany do reprezentowania takiego podatnika we wszelkich sprawach w postępowaniu w sprawie nadania NIP (aktualizacji danych ewidencyjnych), jest w szczególności:

1) w stosunku do małoletniego, który nie ukończy trzynastego roku życia (i który z mocy prawa nie ma zdolności do czynności prawnych):

a) każdy z rodziców małoletniego, o ile małoletni pozostaje pod ich władzą rodzicielską (art. 98 § 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. kodeks rodzinny i opiekuńczy, Dz. U. Nr 9, poz. 59 poz. 59 z późn. zm.).

Zasadą jest, iż władza rodzicielska przysługuje obojgu rodzicom (art. 93 § 1 k.r.o.).

Jeżeli dziecko pozostaje pod władzą rodzicielską obojga rodziców, każde z nich może działać samodzielnie jako przedstawiciel ustawowy dziecka (art. 98 § 1 zdanie 2 k.r.o.).

Wykonywanie obowiązków ewidencyjnych określonych w ustawie o NIP należy uznać za istotną sprawę dziecka w rozumieniu art. 97 § 2 k.r.o. Zgodnie z tym przepisem, o istotnych sprawach dziecka rodzice rozstrzygają wspólnie. W braku porozumienia między nimi rozstrzyga sąd opiekuńczy;

b) ten z rodziców, pod którego władzą rodzicielską pozostaje małoletni - w przypadku gdy:

- władza rodzicielska jednego z rodziców została zawieszona i zawieszenie to nie zostało uchylone (art. 110 § 1 k.r.o. w związku z art. 110 § 2 k.r.o. i art. 94 § 1 zdanie 2 k.r.o. oraz art. 112 k.r.o.),

- jeden z rodziców został pozbawiony władzy rodzicielskiej w przypadkach: określonych w art. 111 § 1 k.r.o., a sąd opiekuńczy nie przywrócił mu władzy rodzicielskiej w trybie art. 111 § 2 k.r.o. (art. 94 § 1 zdanie 2 k.r.o.), pozbawienia jednego z rodziców władzy rodzicielskiej w wyroku orzekającym rozwód lub unieważniającym małżeństwo (art. 112 k.r.o.), orzeczenia pozbawienia praw rodzicielskich w wyroku sądu karnego (art. 41 kodeksu karnego), władza rodzicielska przysługuje tylko jednemu z rodziców, w przypadku: nieprzyznania ojcu dziecka władzy rodzicielskiej w wyroku ustalającym ojcostwo ani po wydaniu takiego wyroku (art. 93 § 2 k.r.o.), gdy jedno z rodziców nie żyje albo nie ma pełnej zdolności do czynności prawnych (art. 94 § 1 zdanie 1 k.r.o.);

c) kurator ustanowiony przez sąd opiekuńczy - w przypadku gdy żadne z rodziców nie może reprezentować dziecka pozostającego pod władzą rodzicielską (art. 99 k.r.o.);

d) opiekun ustanowiony przez sąd opiekuńczy (art. 145 § 2 k.r.o.) - jeżeli żadnemu z rodziców nie przysługuje władza rodzicielska albo jeżeli oboje rodzice są nieznani (art. 94 § 3 k.r.o.);

e) kurator ustanowiony przez sąd opiekuńczy - w przypadku gdy ustanowiony opiekun doznaje przemijającej przeszkody w sprawowaniu opieki (art. 157 k.r.o.);

2) w stosunku do małoletniego, który przekroczył trzynasty rok życia, lecz nie osiągnął pełnoletności (i który z mocy prawa posiada jedynie ograniczoną zdolność do czynności prawnych - art. 15 k.c.) - przedstawiciel ustawowy małoletniego (art. 30 § 2 k.p.a.), na zasadach wskazanych wyżej w pkt 1 lit. a-e;

3) w stosunku do małoletniego, który ukończył trzynasty rok życia, a jednocześnie został ubezwłasnowolniony całkowicie (art. 13 § 1 k.c.);

a) każdy z rodziców, jeżeli każdemu z nich przysługuje władza rodzicielska (art. 13 § 2 in fine k.c. w związku z art. 98 par. 1 k.r.o.),

b) jeden z rodziców, jeżeli tylko jednemu z nich przysługuje władza rodzicielska, w przypadkach wskazanych wyżej w pkt 1 lit. b,

c) opiekun ustanowiony przez sąd opiekuńczy (art. 145 § 2 k.r.o.) - jeżeli ubezwłasnowolniony całkowicie małoletni nie pozostaje pod władzą rodzicielską (art. 13 § 2 k.c.) albo gdy oboje rodzice, pod których władzą rodzicielską pozostaje małoletni, są nieznani (art. 94 § 3 k.r.o.),

d) kurator ustanowiony przez sąd opiekuńczy - w przypadku wskazanym wyżej w pkt 1 lit. e;

4) w stosunku do osoby przysposobionej, która:

a) nie ukończyła trzynastego roku życia - przysposabiający, o ile przysługuje mu władza rodzicielska (art. 121 § 1 k.r.o. w związku z art. 92 i nast. k.r.o.).

Z chwilą ustanowienia przysposobienia między przysposabiającym a przysposobionym powstaje stosunek taki, jak między rodzicami a dziećmi (art. 121 § 1 k.r.o.).

Jeżeli przysposabiający nie może reprezentować przysposobionego pozostającego pod jego władzą rodzicielską albo nie przysługuje mu wobec przysposobionego władza rodzicielska - odpowiednie zastosowanie mają zasady reprezentacji wskazane wyżej w pkt 1 lit. c, d lub e,

b) ukończyła trzynasty rok życia, lecz nie osiągnęła pełnoletności - przysposabiający, któremu przysługuje wobec małoletniego władza rodzicielska (art. 121 § 1 k.r.o. w związku z art. 92 i nast. k.r.o.), a w pozostałych przypadkach stosuje się odpowiednio zasady reprezentacji wskazane wyżej w pkt 1 lit. c, d i e;

c) ukończyła trzynasty rok życia i została ubezwłasnowolniona całkowicie:

- przysposabiający, do którego stosuje się odpowiednio zasady reprezentacji wskazane wyżej w pkt 3 lit. b,

- opiekun na zasadach wskazanych wyżej w pkt 3 lit. c, jeżeli przysposabiającemu nie przysługuje władza rodzicielska,

- kurator ustanowiony przez sąd opiekuńczy - w przypadku wskazanym wyżej w pkt 1 lit. e;

5) w stosunku do osoby pełnoletniej, która została ubezwłasnowolniona częściowo - kurator (art. 16 § 2 k.c.) ustanowiony przez sąd opiekuńczy (art. 178 § 1 k.r.o. w związku z art. 16 § 2 k.c.).

Jednakże kurator ustanowiony w takich przypadkach jest powołany (umocowany) do reprezentowania ubezwłasnowolnionego częściowo tylko wówczas, gdy sąd opiekuńczy tak postanowi (art. 181 § 1 k.r.o.);

6) w stosunku do osoby pełnoletniej, która została ubezwłasnowolniona całkowicie - opiekun (art. 13 § 2 k.c.) ustanowiony przez sąd opiekuńczy (art. 175 w związku z art. 145 § 2 k.r.o. i art. 13 § 2 k.c.);

7) w stosunku do małoletniego, który został umieszczony w rodzinie zastępczej albo placówce opiekuńczo-wychowawczej:

a) rodzice małoletniego (art. 112¹ zdanie 2 k.r.o.), jeżeli obojgu z nich przysługuje władza rodzicielska,

b) w przypadku, gdy w takiej sytuacji tylko jednemu z rodziców przysługuje władza rodzicielska lub żaden z rodziców nie może reprezentować małoletniego pozostającego pod ich władzą rodzicielską albo żadnemu z rodziców nie przysługuje władza rodzicielska bądź oboje rodzice są nieznani - odpowiednie zastosowanie mają zasady reprezentacji wskazane wyżej w pkt 1 lit. b, c i d.

Dodatkowo:

8) w stosunku do podatnika, który jest osobą ułomną - kurator, jeżeli został on ustanowiony przez sąd opiekuńczy na żądanie takiego podatnika (art. 183 § 1 k.r.o.), w przypadku gdy: podatnik potrzebuje pomocy do prowadzenia wszelkich spraw, albo spraw określonego rodzaju, w tym także do prawidłowego wykonania obowiązków określonych w ustawie o NIP.

Aby jednak reprezentacja takiego podatnika przez kuratora w sprawach dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego (aktualizacyjnego) była prawnie skuteczna, przedmiotowy zakres umocowania musi wynikać z zakresu obowiązków i uprawnień kuratora określonych w orzeczeniu sądu opiekuńczego o ustanowieniu kuratora (art. 183 § 1 zdanie 2 k.r.o.).

A.2.Przedstawicielstwo oparte na przesłankach proceduralnych:

I.W przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, który w chwili wszczęcia lub w toku postępowania w sprawie nadania NIP (aktualizacji danych ewidencyjnych):

a) jest nieobecny, przez co należy rozumieć nieobecność w kraju (skutkującą niemożnością wezwania go do udziału w sprawie), lub

b) nie ma pełnej zdolności do czynności prawnych, jeżeli w powyższych sytuacjach przedstawicieli dla takiej osoby nie został wcześniej wyznaczony - organ administracji państwowej prowadzący postępowanie wystąpi do sądu z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela (art. 34 § 1 k.p.a.). Przedstawicielem tym jest kurator, ustanowiony przez sąd na podstawie art. 184 § 1 k.r.o.

II.W przypadku:

1) podatnika będącego osobą prawną, który nie może prowadzić swoich spraw z braku powołanych do tego ustawowych lub statutowych organów (art. 42 § 1 k.c.), a nie ma pełnomocnika,

2) podatnika będącego zarówno osobą fizyczną, jak i nie będącego osobą fizyczną - w przypadku, gdy ustanowiony przez podatnika pełnomocnik:

a) nie może wykonywać swych czynności, lub gdy

b) wykonuje te obowiązki nienależycie

- uprawnionym i jednocześnie zobowiązanym do reprezentowania podatnika jest kurator, ustanowiony przez sąd na podstawie art. 184 § 1 k.r.o.

III.Jednocześnie, zgodnie z art. 34 § 2 k.p.a., w przypadku konieczności podjęcia czynności nie cierpiącej zwłoki organ administracji państwowej prowadzący postępowanie wyznacza dla osoby nieobecnej przedstawiciela tymczasowego uprawnionego do działania w postępowaniu do czasu wyznaczenia dla tej osoby przedstawiciela przez sąd. Przedstawiciel tymczasowy nie może być natomiast wyznaczony dla osoby niezdolnej do czynności prawnych.

Wyznaczając przedstawiciela tymczasowego organ administracji państwowej występuje jednocześnie do sądu na podstawie art. 34 § 1 k.p.a. z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela, którym jest kurator ustanowiony na podstawie art. 184 § 1 k.r.o.

B.Umocowanie do działania w postępowaniu w sprawie nadania NIP (aktualizacji danych ewidencyjnych) przez ustanowionego pełnomocnika, mające charakter fakultatywny

Zgodnie z art. 32 k.p.a. strona postępowania administracyjnego może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Dopuszczalność dokonania w imieniu podatnika poszczególnych czynności związanych ze zgłoszeniem identyfikacyjnym (aktualizacyjnym) przez skutecznie ustanowionego pełnomocnika w rozumieniu wyżej powołanego przepisu wynika z faktu, iż w przepisach o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników nie zastrzeżono, aby wykonywanie konkretnych obowiązków ewidencyjnych wymagało osobistego działania podatnika jako strony postępowania, w szczególności nie zastrzeżono negatywnych skutków (w tym nieważności czynności) w przypadku niedokonania poszczególnych czynności wyłącznie samodzielnie (osobiście) przez zobowiązanego podatnika.

Podkreślenia wymaga, iż alternatywna forma podejmowania poszczególnych czynności w toku postępowania administracyjnego (w tym także dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego oraz aktualizacyjnego), tj. samodzielnie (osobiście) lub przez pełnomocnika, przysługuje jedynie tym podatnikom, którzy posiadają zdolność procesową, a więc:

a) osobom fizycznym posiadającym pełną zdolność do czynności prawnych,

b) podatnikom nie będącym osobami fizycznymi, które zgodnie z art. 29 k.p.a. mogą występować w postępowaniu administracyjnym w charakterze strony.

Tylko bowiem podmiot posiadający zdolność procesową władny jest w sposób skuteczny ustanowić dla siebie pełnomocnika, jako że ustanowienie pełnomocnika jest czynnością prawną podejmowaną przez stronę jeszcze przed formalnym wszczęciem postępowania w konkretnej sprawie lub już w jego toku. Czynność prawna dokonana przez osobę nie mającą zdolności do czynności prawnych jest nieważna (art. 14 § 1 k.c.).

Pełnomocnikiem podatnika (zarówno będącego osobą fizyczną, jak i nie będącego osobą fizyczną) w zakresie wypełnienia formularza zgłoszenia identyfikacyjnego (aktualizacyjnego) może być tylko osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych (art. 33 § 1 k.p.a.).

Pełnomocnictwo takie powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu (art. 33 § 2 k.p.a.).

W razie udzielenia przedmiotowego pełnomocnictwa na piśmie, organ podatkowy powinien otrzymać jego oryginał lub urzędowo poświadczony odpis. Jeżeli pełnomocnikiem strony jest adwokat, może on sam uwierzytelnić odpis udzielonego mu pełnomocnictwa (art. 33 § 3 k.p.a.).

Oryginał lub ww. odpis pełnomocnictwa należy załączyć do akt podatnika. Do akt tych załącza się również protokół pełnomocnictwa udzielonego ustnie.

Dodatkowo podkreślenia wymaga, iż w przypadku korzystania przez podatników przy obsłudze prawnej z pomocy biur rachunkowo-księgowych lub firm doradztwa podatkowego, podstawą do działania w imieniu konkretnego podatnika w zakresie wypełnienia formularza zgłoszenia identyfikacyjnego (aktualizacyjnego) będzie umowa zlecenia zawarta między biurem (firmą) a podatnikiem. Umowa taka powinna wyraźnie przewidywać konkretny zakres umocowania biura (firmy) rachunkowo-księgowej do reprezentowania konkretnego podatnika w konkretnych sprawach związanych z wykonywaniem obowiązków określonych w ustawie o NIP.

W takich przypadkach, czynności polegające na wypełnieniu konkretnego formularza zgłoszeniowego, jak również inne czynności związane z realizacją obowiązku ewidencyjnego przez podatnika, który udzielił firmie (biuru) pełnomocnictwa (jak również gdy umocowanie takie wynika bezpośrednio z umowy), podejmuje osoba fizyczna, która jako pracownik tej firmy lub biura została do tego wewnętrznie upoważniona albo jeżeli dokonywanie takich czynności należy do jej służbowego zakresu obowiązków.

Podkreślenia wymaga, iż z umów zawartych przez podatników z biurami rachunkowo-księgowymi lub firmami doradztwa podatkowego, jak również z zakresu udzielonego przez podatnika pełnomocnictwa do reprezentowania go w sprawach związanych z wykonywaniem obowiązków określonych w ustawie o NIP wynikać mogłoby przejęcie odpowiedzialności przez biuro, firmę lub innego uprawnionego pełnomocnika za podanie w zgłoszeniu danych niezgodnych z rzeczywistością. Jednakże w celu zapewnienia prawidłowego toku postępowania oraz dla podkreślenia doniosłości faktu dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego (aktualizacyjnego), jak również dla ugruntowania wśród podatników świadomości co do odpowiedzialności karnej za podanie nieprawdziwych danych - należy w każdym przypadku egzekwować składanie przez podatników lub uprawnionych przedstawicieli podatnika (w przypadku podmiotów nie będących osobami fizycznymi) podpisu w końcowej części każdego pojedynczego formularza lub załącznika.