ITPP3/443-52/10/11-S/JK - Możliwość przechowywania w formie elektronicznej kopii faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonywanie usług.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów - uwzględniając wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 24 listopada 2011 r. sygn. akt I FSK 49/11 oraz wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 21 października 2010 r. sygn. akt I SA/Bd 816/10 stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 31 marca 2010 r. (data wpływu 2 kwietnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów sprzedaży - jest prawidłowe.

W dniu 2 kwietnia 2010 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie przechowywania dokumentów sprzedaży.

W złożonym wniosku i uzupełnieniu do niego przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje dostaw towarów oraz świadczenia usług, dokumentując te czynności fakturami. Zarówno oryginały faktur wystawia i dostarcza kontrahentom, jak i przechowuje kopie faktur w wersji papierowej. Spółka wskazuje, iż wystawianie i przechowywanie kopii faktur w wersji papierowej jest uciążliwe, bowiem generuje nadmierne koszty, wymaga dodatkowej pracy osób, zajmuje niepotrzebnie powierzchnię biurową, czyli jest ekonomiczne nieuzasadnione, a także przyczynia się do nadmiernego zużywania papieru i tonerów drukarek oraz emisję CO ² (co jest ekologicznie nieuzasadnione), a ponadto pogarsza warunki konkurowania z przedsiębiorcami z krajów Unii Europejskiej, w których już dawno dopuszczono wystawianie i przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej. Wobec powyższego Wnioskodawca zamierza przechowywać kopie wystawionych faktur w formie elektronicznej w sposób zapewniający: pełną zgodność kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej z oryginałem faktury wystawionym w formie papierowej; bezpieczeństwo przechowywanych kopii faktur; brak możliwości zmiany treści kopii faktury lub jakichkolwiek innych danych dotyczących kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej; możliwość zapoznania się w każdej chwili z treścią kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej w tym możliwość wydrukowania w każdej chwili takiej faktury - w szczególności na każde wezwanie organu podatkowego. Oryginały takich faktur będą nadal wystawiane w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy możliwe jest przechowywanie kopii faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub wykonywanie usług, w formie elektronicznej w systemie księgowym, w którym zostały wystawione oryginały tych faktur.

Zdaniem Wnioskodawcy, w myśl art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawiać faktury stwierdzające w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...). Ponadto zgodnie z treścią art. 106 ust. 8 pkt 1 ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia określa szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania. Stosownie do brzmienia § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Ponadto zgodnie z § 23 ust. 1 wymienionego rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W ocenie Spółki, żaden przepis ustawy o VAT, ani cytowanego rozporządzenia nie nakazuje przechowywania kopii faktur w formie materialnej, tzn. papierowej. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej formy przechowywania kopii faktur. Zgodnie z art. 244 dyrektywy Rady 2006/112/WE każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią a także wszystkich faktur, które otrzymał. Ponadto stosownie do brzmienia art. 247 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE państwo członkowskie, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Polskie państwo nie wymaga przechowywania kopii faktur w formie papierowej bowiem żaden przepis nie statuuje tak rozumianego obowiązku.

Zdaniem Wnioskodawcy, żaden przepis wyżej cytowanego rozporządzenia nie nakłada na podatników obowiązku wydrukowania kopii faktury w celu jej przechowywania. Przepisy rozporządzenia nakazują natomiast przechowywać faktury do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższe oznacza, iż na każde żądanie organu podatkowego, podatnicy zobowiązani są przedstawić kopie faktur. Zatem za dopuszczalne należy uznać przechowywanie kopii faktur w systemie księgowym, pozwalającym na ich wydrukowanie, w szczególności na każde wezwanie organu podatkowego. Istotnym argumentem przemawiającym za słusznością powyższego stanowiska jest zasada proporcjonalności, ustalona w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego Wspólnoty Europejskiej. Zgodnie z przywołaną zasadą, państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Dotychczasowa praktyka organów podatkowych dotycząca przechowywania kopii faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy również inne sposoby przechowywania faktur zapewniają realizację celów dyrektywy 2006/112/WE, należy uznać za obowiązek nadmiernie uciążliwy i tym samym naruszający zasadę proporcjonalności.

Spółka wskazuje, że o możliwości zastosowania tzw. "metody mieszanej" wystawiania i przechowywania faktur przesądził Naczelny Sąd Administracyjny. W wyroku z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. I FSK 1169/08 NSA wyraził pogląd, który potwierdza stanowisko Wnioskodawcy. Wśród tez wymienionego orzeczenia na szczególną uwagę zasługują następujące tezy potwierdzające słuszność stanowiska wnioskodawcy:

* z dyrektywy 2006/112/WE można wywnioskować, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej;

* dotychczasowe przekonanie o możliwości wystawiania i przechowywania kopii faktur jedynie w formie papierowej odbywa się jedynie na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń wynikających z praktyki ukształtowanej pod rządami ustawy z 1993 r., natomiast zmiana realiów technicznych nakazuje rozważyć dopuszczalność stosowania innych form;

* istotną przesłanką w interpretacji przepisów dotyczących wystawiania i przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej winna być funkcja kontrolna rozumiana w ten sposób, że dopuszczenie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej winno zagwarantować możliwość kontroli tych faktur przez organy podatkowe, w tym drukowania tych faktur na wezwanie tych organów;

* z punktu widzenia funkcji jakie ma spełniać przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej nie ma przeciwwskazań do przechowywania faktur w formie elektronicznej;

* nie ma normatywnych przeciwwskazań do stosowania "mieszanego systemu" wystawiania i przechowywwania faktur, polegającego na wystawianiu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu;

* względy celowościowe, ekologiczne i ekonomiczne przemawiają za dopuszczalnością przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej;

* jeżeli normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór takiej formy, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w wybranej przez formie.

W ocenie Spółki, o ile księgowy system informatyczny wykorzystywany przez dany podmiot pozwoli na wydrukowanie kopii faktury na życzenie organu kontrolnego, to funkcja dokumentacyjna wymagana ustawą o VAT zostaje spełniona. Tym samym NSA w przywołanym orzeczeniu dał przyzwolenie, iż to do podatnika należy decyzja w jakiej formie chce przechowywać faktury.

W interpretacji indywidualnej z dnia 17 czerwca 2010 r. znak ITPP3/443-52/10/JK oceniono stanowisko Spółki jako nieprawidłowe. Nie zgadzając się z treścią wydanej interpretacji, po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszenia prawa, Spółka złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy.

Wyrokiem z dnia 21 października 2010 r. sygn. akt I SA/Bd 816/10 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy uchylił zaskarżoną interpretację indywidualną.

W ocenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, w ramach rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.) normodawca przewidział jedynie warunek przechowywania faktur w oryginalnej postaci, nie precyzując jednakże, w ślad za prawodawcą wspólnotowym, że ma to być postać, w jakiej wysłano lub udostępniono fakturę, ani nie zastrzegł wprost przewidzianej tam formy papierowej lub elektronicznej.

Posiłkując się orzecznictwem sądów administracyjnych, w ww. wyroku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy stwierdził, iż literalne odczytanie § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia nie prowadzi do konkluzji, że skoro wystawiona została faktura w formie papierowej to w tej samej formie musi być przechowywana jej kopia. Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci. A ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej.

Minister Finansów kwestionując stanowisko Sądu pierwszej instancji, złożył w dniu 1 grudnia 2010 r. skargę kasacyjną, która wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 24 listopada 2011 r. sygn. akt I FSK 49/11 została oddalona.

W ww. wyroku, Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie, podzielił stanowisko zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 21 października 2010 r. sygn. akt I SA/Bd 816/10, zauważając jednocześnie, iż w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury co oznacza, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

Za istotną przesłankę wykładni omawianych przepisów, jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie, należy uznać funkcję jaką pełni konieczność przechowywania kopii faktury. Jest to funkcja kontrolna, a dokonywana wykładnia winna ją uwzględniać.

Reasumując, Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie, podzielając stanowisko i argumentację Sądu pierwszej instancji stwierdził, iż nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają zarówno względy celowościowe, jak i ekologiczne czy ekonomiczne.

W dniu 26 stycznia 2012 r. do tutejszego organu wpłynął prawomocny wyrok wydany przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy z dnia 21 października 2010 r. sygn. akt I SA/Bk 816/10, uchylający zaskarżoną interpretację.

W świetle obowiązującego stanu prawnego - biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 listopada 2011 r. sygn. akt I FSK 49/11 oraz Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 21 października 2010 r. sygn. akt I SA/Bk 816/10 - stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.