ITPP3/443-258f/08/ZG - Czy dopuszczalne jest wystawianie papierowych faktur korygujących do faktur wystawionych w wersji elektronicznej zawierających adnotację, że dotyczą faktur wystawionych w formie elektronicznej, gdy ich wystawienie w formie papierowej jest spowodowane ograniczoną funkcjonalnością systemu informatycznego nie dającą możliwości wystawiania elektronicznych faktur korygujących?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. z 2005 r. Dz. U. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 10 grudnia 2008 r. (data wpływu 22 grudnia 2008 r.), uzupełnionym dnia 8 stycznia 2009 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu korygowania faktur wystawionych elektronicznie - jest nieprawidłowe.

W dniu 22 grudnia 2008 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu korygowania faktur wystawionych elektronicznie.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Podatnik zamierza wdrożyć elektroniczny obieg faktur. W związku z tym zamierza zrezygnować z wymiany faktur w formie papierowej z tymi kontrahentami, którzy zaakceptują wymianę faktur w formie elektronicznej.

Wymiana dokumentów będzie się odbywała poprzez standard EDI - EANCOM będący podstandardem UN/EDIFACT. UN/EDIFACT jest standardem EDI opracowanym przez ONZ, opisującym m.in. dopuszczalną składnię i zestaw standardowych komunikatów wymienianych między nadawcą i odbiorcą.

Po uprzednim poinformowaniu właściwego urzędu skarbowego i celnego, faktury będą przechowywane na serwerze podłączonym do lokalnej sieci komputerowej wykorzystywanej przez Spółkę znajdującym się na terytorium Królestwa Danii należącym do spółki matki podatnika.

Spółka ta będzie także sprawowała nadzór nad serwerem, zapewniając jego dostępność, usuwanie awarii i tworzenie oraz przechowywanie kopii zapasowych. Dostęp do przechowywanych faktur będzie natychmiastowy, pełny i ciągły, w granicach niezawodności i przepustowości łączy internetowych. Spółka zamierza korzystać z usług duńskiego lub polskiego dostawcy EDI dla zapewnienia integralności i autentyczności pochodzenia przesyłanych danych. Dostawcy EDI wydadzą oświadczenie o zapewnieniu integralności i autentyczności pochodzenia faktur. Jednocześnie integralność i autentyczność pochodzenia faktur, będą gwarantowane przez faktury znajdujące się u ich wystawcy (kontrahenta Spółki lub podmiotu trzeciego zajmującego się profesjonalnym archiwizowaniem faktur elektronicznych), zgodnie z Postanowieniem Naczelnika Urzędu Skarbowego w Szczecinie z dnia 20 września 2007 r., sygn. akt OP/443/175/BS/07 wydanym na wniosek Spółki.

Dla potrzeb ewentualnej kontroli, Spółka będzie gotowa udostępnić w swojej siedzibie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej komputer (y), poprzez który (e) możliwy będzie dostęp do otrzymanych przez siebie i zarchiwizowanych faktur elektronicznych, znajdujących się na serwerze w Danii. W tym celu pracownicy organów kontroli podatkowej będą musieli się zalogować na danym komputerze używając nazwy użytkownika i hasła podanego przez Spółkę. Dzięki temu pobór i wydruk faktur przez pracowników organów kontroli podatkowej będzie automatycznie dokumentowany.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy dopuszczalne jest wystawianie papierowych faktur korygujących do faktur wystawionych w wersji elektronicznej zawierających adnotację, że dotyczą faktur wystawionych w formie elektronicznej, gdy ich wystawienie w formie papierowej jest spowodowane ograniczoną funkcjonalnością systemu informatycznego niedającą możliwości wystawiania elektronicznych faktur korygujących...

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest wystawianie papierowych faktur korygujących do faktur wystawionych w wersji elektronicznej, w sytuacji, gdy ich wystawienie w formie papierowej jest spowodowane ograniczoną funkcjonalnością systemu informatycznego niedającą możliwości wystawiania elektronicznych faktur korygujących. Papierowa faktura korygująca powinna zawierać adnotację, że dotyczy faktur wystawionych w formie elektronicznej.

Na obecnym etapie przygotowań, funkcjonalność planowanego systemu informatycznego mającego służyć dokonywaniu rozliczeń pomiędzy Spółką, a kontrahentami nie przewiduje możliwości wystawiania faktur korygujących w wersji elektronicznej. W konsekwencji Spółka w celu zapewnienia prawidłowości rozliczeń rozważa możliwość wystawiania papierowych faktur korygujących do faktur wystawionych elektronicznie.

Planowany sposób wystawiania faktur korygujących należy uznać za dopuszczalny. Zgodnie bowiem z § 5 ust. 2 rozporządzenia, w przypadku, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie faktury korygującej do faktur wystawianych w formie elektronicznej, podatnik wystawia takie dokumenty w formie papierowej z adnotacją, iż dotyczy on faktury wystawionej w wersji elektronicznej.

Wskazany przepis wyraźnie uprawnia podatnika do rezygnacji z formy elektronicznej faktur korygujących, w przypadku kiedy istnieją przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiające wystawienie i przesłanie dokumentu w formie elektronicznej. Przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia "formalnej lub technicznej przeszkody". W opinii Spółki, przeszkodą techniczną będzie z całą pewnością brak opracowanego standardowego komunikatu informatycznego w systemie EDI.

Przedstawione stanowisko Spółki jest zbieżne z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 27 września 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 1054/07), który stwierdził, że niemożność wystawienia przez system stosowany przez podatnika faktury korygującej w formie elektronicznej jest przeszkodą techniczną w rozumieniu § 5 ust. 2 rozporządzenia.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie.

W § 5 ust. 2 rozporządzenia, wskazano, iż w przypadkach, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesyłanie dokumentu, o którym mowa w ust. 1, w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

W związku z powyższymi przepisami przypadek, w którym podatnik może wystawić fakturę w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej, dotyczy sytuacji nadzwyczajnych, takich kiedy system informatyczny używany przez podatnika umożliwiał mu wystawianie i przesyłanie faktur korygujących w formie elektronicznej, jednak z przyczyn technicznych, czy też formalnych w danym momencie nie jest możliwe wystawianie i przesłanie faktur korygujących w formie elektronicznej. Oznacza to, że wystawianie faktur korygujących w formie papierowej powinno mieć charakter incydentalny. Taką przeszkodą techniczną może być np. przejściowa awaria komputera, serwera, systemu. Natomiast korzystający z systemu informatycznego, nie ma prawa do wystawienia faktury korygującej e-fakturę w formie papierowej w sytuacji, w której z założenia, system informatyczny wystawcy faktur nie jest przystosowany do wystawiania korekt w formie elektronicznej. Niedopuszczalne jest przyjęcie z góry zasady wystawiania faktur korygujących w formie papierowej do wystawianych wcześniej faktur w formie elektronicznej i uznanie takiego sposobu postępowania za obowiązujący standard.

Ponadto konstrukcja § 5 ust. 2 wyżej cytowanego rozporządzenia, mówi "o dokumencie, o którym mowa w ust. 1", tj. fakturze korygującej lub duplikacie faktury - czyli w liczbie pojedynczej, a nie w liczbie mnogiej - o dokumentach. Zatem z brzmienia literalnego omawianego przepisu wynika, iż przeszkodami wystawiania korekt w formie elektronicznej mogą być wyłącznie czasowe przeszkody techniczne.

Reasumując stwierdza się, iż istnieje możliwość w wyjątkowych przypadkach wystawiania faktur korygujących w formie papierowej do wystawianych wcześniej faktur w formie elektronicznej, jednakże nie można zgodzić się ze stanowiskiem Spółki, iż opisane we wniosku okoliczności stanowią przeszkody wynikające z ograniczeń systemowych do wystawiania faktur lub duplikatów w formie elektronicznej i w związku z tym spełniają przesłanki przeszkody technicznej, o której mowa w § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia.

Ponadto wskazuje się, iż skoro Spółka nie jest przygotowana do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur korygujących w formie elektronicznej, należy odstąpić od tej zasady i wystawiać faktury pierwotne jak również faktury korygujące w formie papierowej.

Końcowo należy stwierdzić, iż powołane w treści złożonego wniosku orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Jest ono rozstrzygnięciem w konkretnej sprawie i tylko do niej się zawęża, w związku z tym nie ma mocy powszechnie obowiązującego prawa. Organ podatkowy jest zobowiązany traktować indywidualnie każdą sprawę, a orzeczenia sądu podejmowane są w oparciu o zebrany materiał dowodowy, dlatego trudno jest określić, w jakim stopniu przedstawiona sprawa będąca przedmiotem rozstrzygnięcia sądu oraz sytuacja przedstawiona we wniosku jest tożsama.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej - powoduje, iż niniejsza interpretacja indywidualna nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.