ITPP3/443-169b/10/JK - Możliwość fakturowania obrotu poprzez drukowanie faktur przez ich wystawcę na drukarce znajdującej się w siedzibie spółki.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 23 września 2010 r. (data wpływu 19 października 2010 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczące podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości fakturowania obrotu w przypadku drukowania faktur przez ich wystawcę na drukarce znajdującej się w siedzibie Spółki - jest nieprawidłowe.

W dniu 19 października 2010 r. został złożony wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości fakturowania obrotu w przypadku drukowania faktur przez ich wystawcę na drukarce znajdującej się w siedzibie Spółki.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

W ramach prowadzonej działalności ubezpieczeniowej, Spółka wykonuje czynności ubezpieczeniowe związane z oferowaniem i udzielaniem ochrony na wypadek ryzyka wystąpienia skutków zdarzeń losowych. Spółka zawiera lub zleca zawieranie umów ubezpieczenia uprawnionym pośrednikom ubezpieczeniowym, spełniającym warunki uznania ich za agentów lub brokerów. W celu uzyskania przychodów z tytułu umów ubezpieczenia Spółka korzysta z usług pośredników ubezpieczeniowych - brokerów oraz agentów ubezpieczeniowych. Pośrednicy, zarówno agenci jak i brokerzy, w zamian za ustaloną prowizję zwolnioną przedmiotowo z podatku VAT, wykonują szereg czynności faktycznych i prawnych mających na celu doprowadzenie do zawarcia przez Spółkę umów ubezpieczenia. Spółka kładzie nacisk na terminową wypłatę prowizji oraz właściwe udokumentowanie kosztów uzyskania przychodów.

Wnioskodawca zamierza wprowadzić rozwiązanie polegające na tym, że wydruk faktur wystawionych przez pośredników ubezpieczeniowych na rzecz Spółki będzie odbywał się na drukarce znajdującej się w siedzibie Spółki (odbiorcy faktur). Polegałoby ono na tym, że drukarka znajdująca się w siedzibie Spółki zostałaby podłączona do sieci informatycznej w ten sposób, że wystawcy faktur na jej rzecz, będący podmiotami z grupy mieliby możliwość wydruku faktur wprost na tej drukarce. Wydruk w tym przypadku byłby inicjowany przez wystawcę faktur bez udziału Spółki. Rola Spółki ograniczałaby się do zabrania wydrukowanych faktur z drukarki. Analogiczne rozwiązanie byłoby dostępne dla podmiotów, dla których Spółka wystawiałaby faktury. Spółka wyjaśnia, że wystawcami faktur na jej rzecz, w sposób opisany powyżej, będą wyłącznie jej pośrednicy ubezpieczeniowi, na stałe współpracujący ze Spółką na podstawie umów pośrednictwa ubezpieczeniowego lub porozumień kurtażowych

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktury wydrukowane przez ich wystawcę na drukarce znajdującej się w siedzibie Spółki, która to drukarka będzie odpowiednio podłączona do systemu informatycznego stosowanego przez wystawcę faktur, można uznać za otrzymane przez Spółkę w sposób prawidłowy tj. nienaruszający przepisów dotyczących wystawiania faktur.

Stanowisko Wnioskodawcy.

W ocenie Zainteresowanego, w opisanym przypadku otrzymanie faktur przez Spółkę będzie skuteczne dla celów podatku VAT, tj. Spółka będzie uprawniona do uznania je za prawidłowo wystawione, zgodnie z przepisami art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia wykonawczego do tej ustawy.

Zdaniem Spółki, odbieranie oryginałów faktur z drukarki wydrukowanych z inicjatywy wystawców faktur, na drukarce znajdującej się w siedzibie Spółki stanowi "otrzymanie" faktury, o którym mowa w przepisach o podatku VAT. W tym przypadku drukarka znajdująca się w siedzibie Spółki, byłaby w ten sposób włączona do sieci informatycznej, że wystawca faktury mógłby wydrukować oryginał faktury bezpośrednio na tej drukarce. Spółka nie podejmowałaby żadnych czynności mających na celu wydrukowanie przedmiotowej faktury, a jedynie pobierałaby wydrukowany oryginał faktury (w formie papierowej) z drukarki. W analizowanym przypadku, "otrzymanie" faktury niczym nie różniłoby się od np. dostarczenia faktur przez ich wystawcę na recepcję Spółki, skąd zabierałaby je wyznaczona osoba w celu przekazania do działu księgowości. Faktury w obydwu przypadkach musiałyby zostać wydrukowane, a po ich wydrukowaniu oryginały faktur musiałby być przekazane Spółce. Nie ma przy tym żadnego znaczenia prawnego na czyjej drukarce i w jakim miejscu (siedziba wystawcy, siedziba odbiorcy, inne miejsce) faktury są przez wystawcę w momencie ich wystawienia drukowane. W związku z powyższym Spółka uważa, iż faktury otrzymane w powyższy sposób należy uznać za prawidłowo wystawione przez pośredników ubezpieczeniowych i prawidłowo otrzymane przez Spółkę.

Spółka wskazuje, iż przepisy podatkowe nie regulują kwestii, jakie czynności powinny poprzedzać otrzymanie faktury przez podatnika. W związku z tym, Spółka po wystawieniu faktur może podjąć dowolne czynności skutkujące otrzymaniem faktur przez ich odbiorcę. Zdaniem Spółki, czynności mające na celu dostarczenie faktury jej odbiorcy nie stanowią elementu wystawienia faktury. Taka interpretacja art. 106 ustawy o VAT wynika z wykładni literalnej tego przepisu, jak również z brzmienia art. 62 § 1 kodeksu karnego skarbowego. Ten ostatni przepis wymienia osobno czyn polegający na nie wystawieniu faktury wbrew istniejącemu obowiązkowi jej wystawienia, jak i czyn polegający na odmowie jej wydania. Art. 106 ust. 1 i ust. 2 ustawy o VAT reguluje kwestię wystawienia faktury VAT, a nie jej wydania/dostarczenia odbiorcy. Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Określenie "wystawić fakturę" nie zostało zdefiniowane w przepisach ustawy o VAT. Znaczenie słownikowe terminu "wystawiać" to "sporządzać, wypisać dokument, rachunek" (Słownik Języka Polskiego PWN, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1999). Oznacza to, że wystawienie faktury polega na jej sporządzeniu lub wypisaniu, czyli ustaleniu jej treści, tj. uwzględnieniu wszystkich wymaganych prawem elementów faktury w formie/szablonie/wzorze faktury. W przypadku korzystania z programu komputerowego, takie ustalenie treści faktury następuje w chwili wprowadzenia wszystkich wymaganych danych do szablonu faktury i zaakceptowanie wystawienia faktury poprzez wybranie odpowiedniej opcji w programie komputerowym. Należy przy tym zauważyć, że powyższe działanie nie stanowi wystawienia faktury elektronicznej. Nie wszystkie, bowiem faktury, które początkowo mają postać elektronicznego zapisu, są fakturami elektronicznymi w rozumieniu rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Jeśli bowiem podmioty nie spełniają wymogów określonych w rozporządzeniu o fakturach elektronicznych, nie mogą wystawiać ani przyjmować faktur elektronicznych, a więc jedyna dopuszczalna dla nich forma faktury jest formą papierową, (dla której bardziej właściwe byłoby określenie "forma konwencjonalna"). Nie stoi temu na przeszkodzie fakt, iż początkowo dane występują w postaci elektronicznej i w takiej postaci przesyłane są do drukarki, gdzie dopiero następuje wydruk faktury. Pomimo tej przejściowej formy elektronicznej nie kwestionuje się faktu, iż faktura jest wystawiona w formie papierowej. Nie powinno tej oceny zmieniać także miejsce wydruku faktury, gdyż nie wskazują na istotność tego faktu przepisy regulujące podatek VAT. Niezależnie, zatem od tego, czy fakturę wydrukuje sama Spółka na własnej drukarce, czy też wydruku jej dokona odbiorca faktury czy to z przesłanego mu pliku pdf, czy też na zasadzie upoważnienia wprost z jej systemu finansowego, czy też wydruku takiego dokona Spółka przy zastosowaniu drukarki znajdującej się w siedzibie odbiorcy, faktura zostanie wystawiona przez nią w formie papierowej. Jeżeli taka faktura będzie zawierała wszystkie elementy przewidziane przepisami prawa, tj. art. 106 ust. 1 ustawy o VAT oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), jak również zostanie wystawiona w odpowiednim terminie, postępowanie pośredników ubezpieczeniowych wobec Spółki będzie zgodne z ciążącymi na nich obowiązkami dotyczącymi wystawienia i wydawania odbiorcy faktur VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Wnioskodawca wskazuje, iż przedmiotem wniosku jest rozstrzygnięcie kwestii prawidłowości fakturowania za pomocą faktur w postaci papierowej, gdyż Spółka zamierza otrzymywać faktury od swoich kontrahentów w ten sposób, iż za pomocą systemu informatycznego stosowanego przez wystawcę faktur dokumenty będą drukowane przez ich wystawcę na drukarce znajdującej się w siedzibie Spółki i w tej postaci przechowywane. Jednakże z uwagi na zmianę stanu prawnego, która nastąpiła z dniem 1 stycznia 2011 r. stwierdzić należy, iż w związku z faktem, że Spółka zamierza przesyłać dokumenty drogą elektroniczną, to wbrew jej twierdzeniu w niniejszej sprawie będą miały zastosowanie przepisy dotyczące przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Na wstępie wskazać należy, iż do dnia 31 grudnia 2010 r. szczegółowe zasady przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej regulowały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). W myśl przepisów § 3 ust. 1-3 wymienionego rozporządzenia, faktury mogły być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Ponadto, stosownie do treści § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogły być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści były zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Zatem, w świetle przepisów obowiązujących do końca 2010 r., dopuszczalne było doręczenie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w wymienionym wyżej rozporządzeniu. Tylko wówczas bowiem wprowadzano faktury do obrotu prawnego, co mało istotne konsekwencje prawne, w szczególności w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego u odbiorcy takiej faktury. Biorąc zatem pod uwagę powołane wyżej przepisy, należy stwierdzić, iż w przedstawionym zdarzeniu przyszłym do dnia 31 grudnia 2010 r. zaproponowany sposób fakturowania, bez stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu wymiany danych elektronicznych (EDI), nie wypełniłby warunków określonych w przepisach prawa podatkowego.

W dniu 1 stycznia 2011 r. w życie weszły przepisy prawa podatkowego, które zmieniły dotychczasowy system fakturowania obrotu dla celów podatku VAT, między innymi, w zakresie przesyłania faktur. Zmiany w uregulowaniach prawa krajowego wynikały z konieczności implementacji przepisów unijnych wprowadzonych dyrektywą Rady 2010/45/UE zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania, która mała na celu, między innymi, liberalizację dotychczasowych standardów przesyłania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Należy zauważyć, iż w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Powyższego przepisu nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 3 wymienionego rozporządzenia).

Zatem, w związku z powyższym, w sytuacji przekazywania faktur drogą elektroniczną obecnie stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Finansów dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwanego dalej rozporządzeniem, które weszły w życie 1 stycznia 2011 r. i mają zastosowanie do odpowiedzi na pytanie podatnika zawarte we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.

W myśl przepisów § 3 ust. 1 - 3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni. Natomiast, zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Zgodnie z przepisem § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

* bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

* elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik, nie ma obowiązku stosowania określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że co do zasady, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczności pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralności treści, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Z kolei, w przypadku cofnięcia akceptacji wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiory faktur od dnia następującego po dniu, w którym otrzyma powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji. Ze względu na fakt. że proces przygotowywania danych, ich sprawdzania i w końcu wystawiania faktur może w niektórych firmach, np. ze względu na istotny stopień zautomatyzowania tych czynności, utrudniać lub uniemożliwiać szybkie uwzględnienie cofnięcia akceptacji dla fakturowania elektronicznego strony mogą postanowić o innym terminie utraty prawa do przesyłania faktur elektronicznych w przypadku cofnięcia akceptacji, o ile nie będzie on dłuższy niż 30 dni.

W związku z powyższym strony transakcji muszą zatem uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Spółka wskazuje, iż będzie otrzymywała faktury za pomocą drukarki, która zostanie podłączona do systemu informatycznego stosowanego przez wystawcę faktur. Zatem, w opisanej sytuacji, strony transakcji zamierzają określić zasady przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Reasumując, stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła otrzymywać od swoich kontrahentów faktury przesłane drogą elektroniczną, które zostaną wydrukowane za pomocą drukarki podłączonej do systemu informatycznego stosowanego przez wystawcę faktur pod warunkiem zagwarantowania przez podatników autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Jednakże, wskazać należy, że z uwagi na fakt, iż Wnioskodawca stwierdza w uzasadnieniu własnego stanowiska w sprawie, iż nie istnieją przepisy regulujące kwestię czynności poprzedzających opisany sposób dostarczenia (przesyłu) faktur drogą elektroniczną, to stanowisko Spółki należało uznać za nieprawidłowe.

Końcowo wskazać należy, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przesyłu faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy - Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa - art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.