ITPP1/443-589/13/MN

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 24 czerwca 2013 r. (data wpływu 26 czerwca 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie braku obowiązku złożenia do urzędu skarbowego zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2 - jest prawidłowe.

W dniu 26 czerwca 2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie obowiązku złożenia do urzędu skarbowego zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca podpisał umowę, zgodnie z którą zlecił dokonywanie księgowań i innych procesów księgowych na zewnątrz - do centrum usług wspólnych znajdujących się poza terytorium Polski. Czynności te będą faktycznie wykonywane przez spółkę A. w Republice Czeskiej.

Do zleconych na zewnątrz procesów należy m.in.:

* księgowanie faktur zakupu,

* tworzenie kont księgowych,

* dokonywanie wszelkich zmian w bazie danych dostawców,

* księgowanie wyciągów bankowych,

* realizowanie płatności przelewowych,

* rozliczenia dostawców i odbiorców (z wyłączeniem obrotu gotówkowego).

W ramach przyjętej struktury, oryginały faktur VAT wpływają bezpośrednio do spółki A., która wprowadza je do systemu finansowego (komputerowego) i przechowuje na serwerach zlokalizowanych poza Polską. Faktury te są każdorazowo przekazywane do Wnioskodawcy przed datą złożenia deklaracji podatkowej. Faktury oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa jest potem fizycznie przechowywana i dostępna dla celów kontroli w siedzibie Spółki w Polsce.

Elektroniczne wersje dokumentów księgowych oraz oprogramowanie księgowe będą przechowywane na serwerach zlokalizowanych poza Polską. Jednakże, jest możliwość uzyskania dostępu z terytorium Polski do wszystkich dokumentów księgowych oraz danych z systemu księgowego.

Pracownicy i Zarząd Spółki mają ciągły i nieograniczony dostęp do ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu systemu komputerowego. Jednocześnie pracownik Spółki nadzoruje i koryguje działania związane z procesami księgowymi, a także dostosowuje podejmowane procesy księgowe do zasad obowiązujących w prawie polskim.

Pozostałe procesy księgowe, w szczególności obowiązki związane z obliczaniem podatków oraz sporządzeniem sprawozdań finansowych Spółki pozostały bez zmian i są wykonywane w całości w siedzibie Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w związku ze zleceniem wykonywania niektórych (wskazanych wyżej) procesów księgowych na zewnątrz, Wnioskodawca będzie zobowiązany do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2 w rubryce B-10 pole 56.

Stanowisko Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.), jeżeli jakakolwiek informacja ujęta w zgłoszeniu identyfikacyjnym ulegnie zmianie, podatnicy mają obowiązek aktualizowania tych danych przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego (na formularzu NIP-2) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w określonym w ustawie terminie (zależnym od tego, do jakiej kategorii podatnik należy).

W części B.10, pole 56 zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2, podatnik jest zobowiązany poinformować urząd skarbowy, czy dokumentacja rachunkowa jest prowadzona we własnym zakresie, czy przez zewnętrzny podmiot. Ponadto, w części B.10.2. zgłoszenia, podatnik jest zobowiązany podać pełen adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej.

W ramach przyjętej struktury prowadzenia ksiąg rachunkowych, oryginały i kopie faktur, drukowane księgi rachunkowe oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa będzie fizycznie przechowywana w siedzibie Spółki w Polsce bezpośrednio po ich wcześniejszym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu finansowego (komputerowego) przez spółkę A.

Zdaniem Spółki, samo zlecenie przez Spółkę fizycznego wprowadzania danych do systemu księgowego zagranicznemu centrum usług wspólnych nie powoduje samo w sobie zmiany miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych - z uwagi na fakt, że oryginały i kopie faktur, drukowane księgi rachunkowe oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa będą nadal fizycznie przechowywane w siedzibie Spółki w Polsce.

W związku z tym, zdaniem Spółki, wskutek zmiany struktury prowadzenia ksiąg, nie zmieni się ani podmiot prowadzący księgi (będzie nim nadal sama Spółka), ani miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej (pełna dokumentacja w formie papierowych wydruków będzie nadal przechowywana w siedzibie Spółki).

W konsekwencji, w ocenie Spółki, w przypadku wprowadzenia wyżej opisanej struktury prowadzenia ksiąg, nie była ona zobowiązana do złożenia do urzędu skarbowego zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 1314 z późn. zm.), podatnicy obowiązani są do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego; zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

W myśl art. 5 ust. 3 ustawy, zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera w szczególności pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych, a ponadto:

* w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami - NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej;

* w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych oraz komandytowo-akcyjnych - dane dotyczące wspólników, w tym również NIP nadany poszczególnym wspólnikom;

* w przypadku podatkowych grup kapitałowych - dane dotyczące spółek wchodzących w skład grupy, w tym również NIP nadane tym spółkom.

Informacje dotyczące aktualizacji danych, zawarte zostały w art. 9 ustawy. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy, podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego określonego w art. 4, z zastrzeżeniem ust. 1c:

Obowiązek złożenia druków aktualizacyjnych następuje wyłącznie w przypadku zaistnienia zmian w zgłoszeniu dotychczasowym.

Z sytuacji przedstawionej we wniosku wynika, że Spółka zleciła dokonywanie księgowań i innych procesów księgowych na zewnątrz - do centrum usług wspólnych znajdujących się poza terytorium Polski. Czynności te będą faktycznie wykonywane przez spółkę A. w Republice Czeskiej.

Do zleconych na zewnątrz procesów należy m.in.: księgowanie faktur zakupu, tworzenie kont księgowych, dokonywanie wszelkich zmian w bazie danych dostawców, księgowanie wyciągów bankowych, realizowanie płatności przelewowych, rozliczenia dostawców i odbiorców (z wyłączeniem obrotu gotówkowego). W ramach przyjętej struktury, oryginały faktur VAT wpływają bezpośrednio do spółki A., która wprowadza je do systemu finansowego (komputerowego) i przechowuje na serwerach zlokalizowanych poza Polską. Faktury te są każdorazowo przekazywane do Wnioskodawcy przed datą złożenia deklaracji podatkowej. Faktury oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa jest potem fizycznie przechowywana i dostępna dla celów kontroli w siedzibie Spółki w Polsce.

Elektroniczne wersje dokumentów księgowych oraz oprogramowanie księgowe będą przechowywane na serwerach zlokalizowanych poza Polską. Jednakże, jest możliwość uzyskania dostępu z terytorium Polski do wszystkich dokumentów księgowych oraz danych z systemu księgowego. Pracownicy i Zarząd Spółki mają ciągły i nieograniczony dostęp do ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu systemu komputerowego. Jednocześnie pracownik Spółki nadzoruje i koryguje działania związane z procesami księgowymi, a także dostosowuje podejmowane procesy księgowe do zasad obowiązujących w prawie polskim. Pozostałe procesy księgowe, w szczególności obowiązki związane z obliczaniem podatków oraz sporządzeniem sprawozdań finansowych Spółki pozostały bez zmian i są wykonywane w całości w siedzibie Spółki.

W świetle powołanych wyżej regulacji prawnych należy stwierdzić, że w sytuacji zlecenia dokonywania księgowań i innych procesów księgowych na zewnątrz - do centrum usług wspólnych znajdujących się poza terytorium Polski, w opisanych okolicznościach Spółka nie będzie zobowiązana do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2. Formularz ten bowiem nie przewiduje dokonywania tego rodzaju zmian danych.

Wobec powyższego stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę uznać należy za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.