ITPP1/443-379/11/AT

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 10 marca 2011 r. (data wpływu 14 marca 2011 r.), uzupełnionym w dniu 1 czerwca 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku korygowania nieaktualnych danych adresowych i nazwy firmy zawartych na fakturach sprzedaży i zakupów w związku ze zmianą nazwy i adresu - jest nieprawidłowe.

W dniu 14 marca 2011 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku korygowania nieaktualnych danych adresowych i nazwy firmy zawartych na fakturach sprzedaży i zakupów w związku ze zmianą nazwy i adresu.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Firma zmieniła adres i nazwę, zgodnie z postanowieniem sądu z dnia 25 lutego 2011 r., które dotarło do siedziby pocztą w dniu 3 marca 2011 r. Zmiana nazwy Spółki wynika z decyzji udziałowców, natomiast zmiana adresu spowodowana jest nowym podziałem administracyjnym gruntu posesji, na której znajduje się siedziba Spółki - fizycznie firma działa w tym samym miejscu (budynku). NIP, REGON, skład osobowy zarządu nie uległy zmianie.

Pojawiła się kwestia aktualizacji danych Spółki na dokumentach księgowych. Biorąc pod uwagę profil działalności Spółki (PKD 33.12.Z) - naprawa i konserwacja maszyn, nie jest możliwe natychmiastowe uaktualnienie danych na wszystkich dokumentach związanych ze sprzedażą i zakupami, gdyż są to procesy złożone i długotrwałe, np. remont maszyn wymaga m.in. opracowania kosztorysu zaakceptowanego przez sprzedawcę i kupującego, zamówienia materiałów niejednokrotnie z dużym wyprzedzeniem czasowym, sporządzenia protokołu odbioru podpisanego nieraz w miejscu inwestycji przez grono specjalistów i inspektorów, wystawienia przez klienta zlecenia w korporacyjnym systemie księgowym z unikalnym numerem SAP. Wymiana tych wszystkich dokumentów, na których widnieją dawne dane Spółki nie jest możliwa w sposób natychmiastowy. Kilkadziesiąt umów, którymi Spółka jest związana z klientami, powoduje, że fizycznie nie mogą być one aneksowane w jednym dniu, w którym zostało wydane postanowienie sądu.

W dniu 1 czerwca 2011 r. doprecyzowano okoliczności sprawy, wskaqzując, iż zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (§ 14, § 15, § 19, § 21), Spółka dokonała korekt faktur sprzedaży oraz na bieżąco wysyła noty korygujące do faktur zakupów. Niestety w przypadku faktur zakupu, kontrahenci wielokrotnie odmawiają podpisania not korygujących, motywując to faktem, że informacja o zmianie danych Spółki wpłynęła w miesiącu marcu. Inni kontrahenci warunkują podpisanie not korygujących podpisaniem nowych, bądź aneksowaniem umów. Kilkadziesiąt umów, którymi Spółka jest związana z kontrahentami wymaga zmiany i nie może być dokonane w jednym dniu, czy miesiącu. Ponadto, samo wysłanie przez Spółkę informacji do kontrahentów nie oznacza, że Spółka otrzyma od nich poprawne faktury - przesłana informacja często nie dociera do osób zajmujących się fakturowaniem. Powstała więc taka sytuacja, że do ksiąg rachunkowych wprowadzane są jednocześnie faktury zakupu, które zawierają aktualne i nieaktualne dane firmy. Wszystkie te dokumenty wprowadzone są także do rejestru VAT. W razie kontroli podatkowej, Spółka chciałaby uniknąć zanegowania zaksięgowanego dokumentu z powodu niepoprawnych danych firmy. Gdyby choć jeden dokument zakupu zawierający nieaktualne dane Spółki został wycofany, Spółka musiałaby dokonać korekt deklaracji VAT. Spółka potrzebuje co najmniej 4 miesięcy, aby kontrahenci uaktualnili dane Spółki oraz zaakceptowali noty korygujące - logiczny okres karencji.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy słuszne jest, że dokumenty księgowe z dawnymi danymi Spółki (nazwa i adres) Spółka akceptuje w logicznym okresie karencji.

W uzupełnieniu wniosku, w dniu 1 czerwca 2011 r., wskazano że postawione pytanie dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług - nie dotyczy innych podatków. Postawione we wniosku pytanie: "akceptacja w logicznym okresie karencji" Spółka rozumie jako wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dokumentów sprzedaży i zakupów wydanych po dniu 25 lutego 2011 r. (data decyzji sądu o zmianie nazwy i adresu Spółki), które zawierają nieaktualne dane firmy.

Doprecyzowując żądanie, iż pytanie dotyczy faktur, w szczególności faktur zakupu, które zawierają nieaktualne dane Spółki i które ujęte są w księgach rachunkowych oraz rejestrze VAT i w miarę możliwości są korygowane notami korygującymi. Do faktur zakupu dołączane są wielokrotnie także WZ, gdzie dane nie zostały uaktualnione. Spółka nie chce, aby budziło to podejrzenie, że transakcja została zawarta z innym kontrahentem. Ponadto, do faktur sprzedaży z reguły dołączony jest także protokół odbioru. Protokoły odbioru częściowe i końcowe podpisywane są na miejscu budowy, czy inwestycji przez zespół specjalistów. Protokoły takie odnoszą się do wcześniej podpisanych umów i zawierają aktualne dane Spółki. W przypadku kontroli skarbowej, Spółka chce uniknąć sytuacji zanegowania faktury, do której podłączony protokół będzie zawierała nieaktualne dane firmy.

Zdaniem Wnioskodawcy, zaakceptowanie przez organy skarbowe okresu karencji, gdzie dokumenty księgowe będą nosiły dawne dane Spółki wydaje się zasadne, zwłaszcza że identyfikacja Spółki jako podatnika nie będzie stanowić problemu (NIP nie zmienia się).

W zajętym stanowisku w uzupełnieniu wniosku w dniu 1 czerwca 2011 r. wskazano, że według Wnioskodawcy, w świetle rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (§ 14, § 15, § 19, § 21), dokonanie korekt faktur sprzedaży oraz not korygujących do faktur zakupów może nastąpić w okresie 4 miesięcy od daty zaistnienia zmiany, tj. zmiany nazwy i adresu firmy. Jednocześnie Wnioskodawca sądzi, że faktury sprzedaży, zakupu ujęte w rejestrze VAT oraz towarzyszące im dokumenty WZ i protokoły odbioru w okresie 4 miesięcy od daty zaistnienia zmiany, tj. zmiany nazwy i adresu firmy, mają prawo zawierać nieuaktualnione dane firmy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z dyspozycją art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Wskazany przepis, na mocy art. 1 pkt 24 lit. a) ustawy z dnia 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach (Dz. U. Nr 64, poz. 332) uległ zmianie i od dnia 1 kwietnia 2011 r. uzyskał następujące brzmienie: podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w przepisach obowiązującego do dnia 31 marca 2011 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem, wydanego na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 106 ust. 8 pkt 1 ustawy.

Stosownie do treści § 5 ust. 1 pkt 1 i 2 tego rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, a także numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11.

Tożsame uregulowanie zawierają przepisy obowiązującego od dnia 1 kwietnia 2011 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360). Zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 1 i 2 ww. rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, a także numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11.

W świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, faktury VAT są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

Ze względu na zdarzające się w praktyce pomyłki przy dokumentowaniu przez podatników obrotu gospodarczego, normodawca przewidział odpowiednie procedury korygowania błędów w fakturach VAT.

Na mocy § 13 ust. 5 ww. rozporządzenia wykonawczego z 28 listopada 2008 r., faktury korygujące powinny zawierać wyraz "KOREKTA" albo wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA".

Natomiast w świetle § 14 ust. 1 powołanego rozporządzenia, fakturę korygującą wystawia się również, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Zgodnie z brzmieniem § 14 ust. 2 rozporządzenia, faktura korygująca dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać co najmniej:

Z przepisu § 14 ust. 3 rozporządzenia wynika, iż faktura korygująca wystawiana w przypadku pomyłek, o których mowa w ust. 1, zawiera dane określone w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a), kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej.

Faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Z przywołanych uregulowań wynika, iż celem ich wystawienia, jest doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości.

Ponadto, w myśl § 15 ust. 1 rozporządzenia, nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 5 ust. 1 pkt 6-12, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą.

Jak stanowi § 15 ust. 2 rozporządzenia, nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią.

Zaznacza się przy tym, iż sformułowanie: "jakakolwiek informacja wiążąca się z nabywcą", oznacza możliwość korygowania pomyłek w sposobie określenia nabywcy, np. błąd w nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym. Powyższe jednoznacznie wskazuje, iż w tym trybie mogą być prostowane jedynie pomyłki dotyczące tego konkretnego podatnika. W sytuacji, gdy nabywca otrzyma fakturę zawierającą błędy tylko w niektórych elementach nazwy, wówczas może je skorygować notą korygującą.

Na podstawie § 15 ust. 3 rozporządzenia, nota korygująca powinna zawierać co najmniej:

W oparciu o § 15 ust. 4 i ust. 5 rozporządzenia, jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej. Noty korygujące powinny zawierać wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA".

Zaznaczyć należy, iż podmiotem, któremu prawodawca przyznał prawo wystawienia noty korygującej jest nabywca towaru lub usługi, który prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu powołanego art. 15 ustawy. Korygowanie danych określonych na fakturze VAT może odbywać się bowiem według zasad wskazanych w ww. rozporządzeniu. Wobec tego, jeżeli nabywcą towarów lub usług jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, to brak jest podstaw prawnych, w oparciu o które podmiot taki byłby uprawniony do wystawienia faktury zwanej notą korygującą.

Jednocześnie, zaznaczyć należy, iż przepisy omawianego rozporządzenia nie regulują kwestii terminu, w jakim mają być dokonane korekty faktur sprzedaży oraz noty korygujące do faktur zakupów. W tym przypadku więc należy przyjąć, że korekty te i noty winny być wystawione bez zbędnej zwłoki, tak szybko jak jest to możliwe, celem prawidłowego zweryfikowania zawartych na fakturach danych nabywcy/sprzedawcy. Przy czym, z uwagi na fakt że faktury korygujące wystawia sprzedawca i to on jest najlepiej zorientowany w aktualności własnych danych (adres, nazwa, itp.) korekta wydanej przez niego faktury sprzedaży winna być sporządzona bez jakichkolwiek okresów "karencji", tak szybko jak jest to możliwe - natychmiast po ustaleniu wystąpienia błędnych danych sprzedawcy na wystawionej przez niego fakturze winno nastąpić wystawienie korekty faktury sprzedaży.

Powyższe, należy odnieść także do stanu prawnego wprowadzonego na mocy ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Wskazany akt prawny zawiera bowiem w ww. zakresie (w kwestii zasad korygowania faktur i wystawiania not korygujących) tożsame rozwiązania. Odpowiednio zatem, od dnia 1 kwietnia 2011 r., zastosowanie w tej materii znajdują przepisy § 13 ust. 8, § 14 ust. 1-3 oraz § 15 ust. 1-5 tego rozporządzenia. Rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r., podobnie jak przepisy rozporządzenia z 28 listopada 2008 r., nie reguluje kwestii terminu, w którym korekty faktur, bądź noty korygujące mają być sporządzone.

Z opisu sprawy wynika, iż Spółka zmieniła adres i nazwę. Jednakże fizycznie firma nadal działa w tym samym miejscu (budynku). NIP, REGON, skład osobowy zarządu nie uległy zmianie. Uwzględniając profil działalności Spółki (PKD 33.12.Z) - naprawa i konserwacja maszyn, nie jest możliwe natychmiastowe uaktualnienie danych na wszystkich dokumentach związanych ze sprzedażą i zakupami, gdyż są to procesy złożone i długotrwałe. Spółka dokonała korekt faktur sprzedaży oraz na bieżąco wysyła noty korygujące do faktur zakupów.

Tym samym, w przedmiotowej sprawie zmianą nie są objęte wszystkie dane nabywcy (Spółki) zawarte na fakturach zakupu. Jak wskazano bowiem zmianie uległa tylko nazwa oraz adres. Dane takie mogą być korygowane na fakturach zakupowych przez Spółkę w drodze wystawienia odpowiednich not korygujących.

Mając na uwadze treść powołanych przepisów prawa, jak również przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe, stwierdzić należy, że zmiana niektórych danych Spółki na fakturach zakupu otrzymanych przez Spółkę (adres, nazwa), może nastąpić w drodze wystawienia przez Spółkę noty korygującej. W tym przypadku noty te winny być wystawione bez zbędnej zwłoki, po ustaleniu zaistniałych błędów. W tej sytuacji więc nie będzie stało w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego, wystawienie - z uwagi na złożoną sytuację w jakiej znajduje się Spółka w związku z zaistnieniem zmiany nazwy i adresu - noty korygującej w terminie wskazanym we wniosku, tj. możliwym do zgłoszenia (zasygnalizowania kontrahentom) zmiany danych Spółki. Wystawienie bowiem w taki sposób noty nie wpływa na wysokość zobowiązań podatkowych.

Tut. organ nie podziela jednakże stanowiska Spółki, iż, w odniesieniu do faktur sprzedaży (a więc generowanych przez Spółkę dokumentów sprzedaży), zasadnym jest - w związku z zaistniałą i złożoną sytuacją zmiany nazwy i adresu Spółki - przyjęcie, iż faktury te mogą być przez Spółkę akceptowane w logicznym okresie karencji trwającym około 4 miesięcy od zaistnienia zmiany. Wprawdzie w przedstawionych we wniosku okolicznościach sprawy Spółka wskazuje, że dokonała korekty faktur sprzedaży, jednakże przedmiotem oceny w niniejszej sprawie nie jest zaistniałe już postępowanie Spółki, lecz prezentowane przez Spółkę stanowisko. W konsekwencji, stwierdzić należy, że proponowana przez Spółkę interpretacja narusza treść powołanego uprzednio przepisu § 14 ust. 1 rozporządzenia z 28 listopada 2008 r. i odpowiednio § 14 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego z dnia 28 marca 2011 r. Podkreślenia wymaga w tej sytuacji bowiem, że fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. Tym samym, Spółka jako najlepiej poinformowany podmiot o zmianach danych jej dotyczących, winna dołożyć wszelkiej staranności, aby wystawiane przez nią faktury sprzedaży posiadały jej aktualne dane, natomiast w sytuacji stwierdzenia zaistnienia błędów w tym zakresie Spółka winna na bieżąco (natychmiast po ustaleniu błędu) zweryfikować w drodze korekty faktury/faktur sprzedaży dostrzeżone błędy. W tym przypadku nie znajduje uzasadnienia jakikolwiek okres karencji (proponowany przez Spółkę okres 4 miesięcy), ponieważ fizyczne dokonanie takiej korekty nie zależy od woli kontrahenta (podmiotu dokonującego zakupu od Spółki), ani też od ewentualnej zmiany umów łączących Spółkę z kontrahentami. Wystawienie takich korekt nie rzutuje, w kontekście tej sprawy, na prawidłowość rozliczenia przez Spółkę podatku - jak wskazano bowiem zmianie nie uległa podstawa opodatkowania, lecz dane adresowe i nazwa Spółki.

Końcowo, wskazuje się, iż przepisy normujące opodatkowanie podatkiem od towarów i usług nie regulują kwestii korygowania dokumentów WZ oraz protokołów odbioru. W tym więc zakresie tut. organ, związany wolą Spółki uzyskania interpretacji wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług, nie odniósł się do zajętego w tej części wniosku stanowiska, nie dokonując jego oceny.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.