ITPB3/423-568/09/AM

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28 września 2009 r. (data wpływu 30 września 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie momentu ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wypłaconych należności z tytułu podróży służbowych - jest prawidłowe.

W dniu 30 września 2009 r. złożono ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie momentu ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wypłaconych należności z tytułu podróży służbowych.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka często wysyła pracowników w delegacje - zarówno krajowe, jak i zagraniczne. W celu usprawnienia rozliczeń podróży służbowych Wnioskodawca wprowadził regulamin rozliczania tych podróży określając w nim m.in. termin rozliczenia podróży przez pracownika (7 dni od daty zakończenia podróży), termin zatwierdzenia rozliczenia przez przełożonego (5 dni od daty złożenia rozliczenia) oraz termin wypłaty należności dla pracownika (7 dni od daty zatwierdzenia rozliczenia). W związku z faktem, iż często podróże służbowe kończą się pod koniec miesiąca, rozliczane są na początku przyszłego miesiąca. Wtedy też następuje wypłata należności dla pracowników.

W związku z powyższym Wnioskodawca zadał następujące pytanie:

Czy wypłacając należności z tytułu odbytej podróży służbowej w miesiącu następującym po miesiącu, w którym podróż się odbyła Spółka ma prawo zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, którego podróż dotyczy.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowią koszt uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Spółka wypłaca należności z tytułu odbytych podróży służbowych na podstawie wewnętrznego regulaminu. Zgodnie z tym regulaminem okres od zakończenia podróży służbowej do wypłaty należności z tego tytułu może wynieść 19 dni. Należności są wypłacane w wymaganym przez regulamin terminie. Należy również dodać, iż koszty odbytych podróży służbowych są ściśle powiązane z przychodami miesiąca, w którym się odbyły, dlatego też Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty odbytych podróży służbowych w miesiącu, w którym się one odbyły, nawet jeżeli należności z tytułu tych podróży są wypłacane w następnym miesiącu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Jak stanowi art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - dalej: ustawa, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

* został poniesiony przez podatnika,

* jest definitywny, a więc bezzwrotny,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wynika z art. 77 ⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zgodnie z § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników należy podkreślić, że w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji, niezależnie od tego, czy wypłacane pracownikom środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie odrębnych przepisów, zgodnie z przepisami prawa pracy - dietą lub inną należnością, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają dyspozycję art. 15 ust. 1.

W myśl art. 15 ust. 4g ustawy, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 (stosunek służbowy, stosunek pracy, pracy nakładczej, spółdzielczy stosunek pracy, członkowstwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną)ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57, zgodnie z którym niewypłacone należności z powyższych tytułów nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Zaliczeniu do kosztów podatkowych podlegają dopiero w miesiącu ich wypłaty.

W kontekście powyższego, wypłacone należności z tytułu podróży służbowej w miesiącu następującym po miesiącu, w którym podróż się odbyła, jednakże zgodnie z obowiązującymi pracowników wewnętrznymi regulacjami Spółki, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów miesiąca, za który są należne. W ocenie tutejszego organu spełniony jest bowiem warunek wynikający z regulacji art. 15 ust. 4g ustawy, tj. wypłata należności w terminie wynikającym z innego stosunku prawnego łączącego strony.

Należy ponadto podkreślić, że pojęcie "podróż służbowa pracownika" należy do zakresu prawa pracy - art. 77 ⁵ § 1 Kodeksu pracy, co w konsekwencji skutkuje faktem, iż ocenie przez tutejszy organ nie podlegała kwestia dotycząca zasadności wypłaty pracownikom należności za czas podróży służbowych.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.