ITPB3/423-455/08/MK - Koszty poniesione przez spółkę tytułem zwrotu prezesowi zarządu wydatków związanych z podróżą służbową.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 13 sierpnia 2008 r. (data wpływu 21 sierpnia 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu kosztów podróży służbowych prezesa zarządu - jest prawidłowe.

W dniu 21 sierpnia 2008 r. wpłynął, uzupełniony pismem z dnia 14 października 2008 r., wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu kosztów podróży służbowych prezesa zarządu.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Prezes Spółki uzyskał prawo do emerytury. Od 1 października bieżącego r. prezes będzie korzystał z prawa do emerytury i pełnił funkcję prezesa zarządu na podstawie powołania - uchwała rady nadzorczej. Rada nadzorcza zgodnie z umową spółki określiła dla prezesa zarządu wynagrodzenie miesięczne w "wyrazie finansowym". Ponadto, rada nadzorcza określiła, że prezesowi zarządu zostaną zwrócone w 100% koszty podróży służbowych prezesa odbyte w wyłącznych sprawach spółki. Koszty podróży zostaną wyliczone do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Prezes zarządu ma prawo używać:

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Przedmiot niniejszej interpretacji stanowi odpowiedź na pytanie pierwsze. Wniosek w zakresie pytania drugiego oraz pytania trzeciego w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie rozpatrzony odrębnymi interpretacjami indywidualnymi.

Odnosząc się do pytania pierwszego, Wnioskodawcy stwierdził, że jeżeli podróż służbowa została odbyta w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów przez Spółkę, to zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych to wydatki z nią związane stanowią koszty uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przywołana regulacja wskazuje, iż definicja kosztów uzyskania przychodów - dla celów podatku dochodowego - składa się z dwóch podstawowych elementów, które łącznie tworzą swego rodzaju normatywną klauzulę generalną.

Pierwszy z tych elementów określić można mianem przesłanki pozytywnej, zakładającej spełnienie łączne dwóch warunków, tj.:

Drugi z tych elementów stanowi przesłankę negatywną, zgodnie z którą, ponoszony wydatek nie został ujęty w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Do katalogu tego należą m.in. wydatki, które nie są zaliczane do kosztów podatkowych po przekroczeniu ustawowo określonych limitów, gdy nie spełnią określonych warunków, bądź ze względu na swój charakter bezwzględnie nie stanowią kosztów podatkowych

Artykuł 16 ust. 1 ustawy zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, iż każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Na podstawie tego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów między innymi:

Tak więc dany podmiot gospodarczy ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków po wyłączeniu tych, których możliwość odliczenia jest wprost ograniczona w ustawie - zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod warunkiem, że ich poniesienie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

W konsekwencji nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodów i jako taki podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania. Skoro bowiem ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z celem osiągnięcia przychodów, to ten cel musi być widoczny. Ponoszone koszty winny ten cel realizować lub co najmniej zakładać go jako realny. Prawo zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów dany podmiot ma w przypadku, gdy wydatki te pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Natomiast kwestie ewentualnych uprawnień do zwrotu kosztów podróży, podobnie jak i do zwrotu "diet" i noclegów prezesa zarządu Spółki, niebędącego jego pracownikiem, należy rozpatrywać na tle przepisów bądź postanowień regulaminów, uchwał i statutów osoby prawnej, określających ich prawa i obowiązki, zakres oraz warunki zwrotu ww. należności.

W sytuacji, gdy postanowienia regulaminów, uchwał lub statutów przewidują zwrot należności z tytułu podróży osób, niebędących pracownikami przedsiębiorcy, pozostających w związku z reprezentacją i realizacją zadań osoby prawnej, zwrot wydatków stanowi - co do zasady - koszt uzyskania przychodu osoby prawnej.

Odnosząc się do treści wniosku podkreślić należy, że funkcja prezesa zarządu jest bezspornie związana z działalnością danego podmiotu gospodarczego, w tym spółki z o.o., i jeżeli nie wykracza on poza zakres swoich obowiązków należy uznać, iż - co do zasady - wydatki na jego wynagrodzenie oraz w związku z realizacją jego obowiązków są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów Spółki.

O ile więc postanowienia regulaminów, uchwał i statutów przewidują zwrot należności z tytułu podróży osób niebędących pracownikami, pozostających w związku z realizacją zadań osoby prawnej, to powinny one również określać zakres bądź warunki realizacji tych należności. Mogą one zatem postanawiać o wypłacie kosztów podróży służbowych na warunkach podobnych, jakie mają zastosowanie do podróży służbowych pracowników zatrudnionych w jednostkach państwowej lub samorządowej sfery budżetowej, określonych w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy na podstawie art. 775 § 2 Kodeksu Pracy (tj. na podstawie zasygnalizowanego przez Spółkę we wniosku rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.), a także rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) bądź ograniczyć zakres należności do zwrotu, np. udokumentowanych kosztów przejazdu i ewentualnie noclegu według faktycznie poniesionych kosztów.

Wypłaty czynione tytułem zwrotu kosztów podróży osoby wyznaczonej przez spółkę do prowadzenia jej spraw i jej reprezentowania, mogą być, co do zasady, rozpoznawane jako koszt podatkowy spółki, jeżeli są uzasadnione i udokumentowane.

Należy zauważyć, że koszty poniesione przez spółkę tytułem zwrotu prezesowi zarządu wydatków związanych z podróżą nie zostały - bezpośrednio, wprost wymienione w postanowieniach art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Do przedstawionego w zapytaniu stanu faktycznego zastrzeżenia zawarte zarówno w art. 16 ust. 1 pkt 38 jak i w pkt 38a ustawy nie mają zastosowania. Omawiane wydatki nie mają charakteru jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowca spółki, a także nie dotyczą również członka organu stanowiącego spółki (zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką).

W tym zakresie bez znaczenia pozostaje także okoliczność, czy tytułem dla pełnienia przez prezesa swojej funkcji była umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, czy udzielona uchwałą.

Reasumując, uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez Spółkę w związku z podróżami prezesa zarządu (w tym dotyczące wyżywienia i zakwaterowania, noclegów, przejazdów środkami komunikacji miejskiej) mogą być, co do zasady, rozpoznawane jako koszty podatkowe w rozumieniu przepisu art. 15 ust. 1 z uwzględnieniem przepisu art. 16 ust. 1 cyt. ustawy. Warunkiem niezbędnym jest oczywiście wykazanie, że między wydatkami a zamierzonym przychodem istniał związek przyczynowo-skutkowy w tym znaczeniu, że wydatki te były uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, i że w rezultacie ich poniesienia Podmiot mógł oczekiwać zwiększenia swoich przychodów, względnie zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. A zatem konieczne będzie udokumentowanie, także w razie nie uzyskania przychodu w następstwie poniesienia tych wydatków, że były one obiektywnie rzecz ujmując - racjonalne co do zasady i co do wielkości.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem Podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez Podatnika przychodów. W zakresie obowiązków Podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy.

Mając na uwadze powyższe, zajęte przez Spółkę stanowisko w kwestii oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego, zgodnie z którym można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z podróżami służbowymi prezesa zarządu - uznaje się za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu jej datowania.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie, ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.