ITPB3/423-390/12/DK

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 11 lipca 2012 r. (data wpływu 17 lipca 2012 r.) dotyczącym udzielenia pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów na potrzeby Spółki - jest prawidłowe.

W dniu 17 lipca 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów na potrzeby Spółki.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Przedsiębiorstwo prowadzi działalność gospodarczą, i jest podatnikiem podatku VAT. Podstawowym przedmiotem działalności Spółki są usługi związane z zaopatrzeniem w wodę i odprowadzeniem ścieków. Spółka zatrudnia w swoich strukturach pracowników, którzy zajmują, się odczytami wodomierzy i wystawianiem faktur. Miejscem pracy tych pracowników, zgodnie z umową o pracę są rejony eksploatacji obejmujące granice administracyjne gmin. W ramach swoich zakresów obowiązków inkasenci wykonują czynności odczytów wodomierzy i wystawiania faktur na obszarze kilku gmin. Każdy inkasent obsługuje 3 gminy. W swojej pracy wykorzystują, prywatne samochody osobowe dla realizacji swoich obowiązków wynikających z umowy o pracę. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy miesięczny limit kilometrów za jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4 ustala pracodawca. Ze względu na wyżej wymienione przepisy Spółka nie może przyznać pracownikowi miesięcznego limitu z uwzględnieniem kilku gmin, w których wykonuje swoje obowiązki. W związku z powyższym przedsiębiorstwo chce rozliczać się z pracownikami według ilości faktycznie przejechanych kilometrów czyli, tzw. kilometrówki na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu spełniające wymogi w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Wobec powyższego zadano następujące pytania.

Niniejsza interpretacja stanowi odpowiedź na pytanie pierwsze w zakresie pytania drugiego sprawa zostanie rozpatrzona odrębnie.

W odniesieniu do pytania pierwszego Wnioskodawca wskazał, iż na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych do wysokości nieprzekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania samochodu na potrzeby podatnika stanowią koszty uzyskania przychodów. W związku z powyższym podstawą zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w ocenie Spółki będzie ewidencja przebiegu pojazdu, według faktycznie przejechanych kilometrów w poszczególnych gminach przez inkasentów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Wiąże się to z koniecznością każdorazowej indywidualnej oceny prawnej poniesionego przez podatnika wydatku. Należy zatem zbadać, czy jego poniesienie prowadzi bądź też obiektywnie może prowadzić do powstania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła ich osiągania, oraz czy wydatek ten nie został wyłączony z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 omawianej ustawy. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia.

Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest kwalifikacja prawna wydatków związanych z wykorzystywaniem przez pracowników Spółki prywatnych samochodów na potrzeby jej działalności w jazdach lokalnych. Możliwość używania samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych na podstawie umów cywilnoprawnych przewiduje art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.). Zgodnie z postanowieniami zawieranych umów, Wnioskodawca zobowiązuje się do zwrotu pracownikom kosztów używania przez nich samochodów dla celów służbowych. Zapłata tych należności jest związana z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Wydatek jest ponoszony w celu osiągania przychodów, a zatem spełnia ogólną przesłankę uznania go za koszt uzyskania przychodów Spółki, wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Prawidłowa ocena prawna przedmiotowych kosztów wymaga również uwzględnienia unormowania art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b tej ustawy. Zgodnie z tym przepisem, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu rozumie się przy tym stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 omawianej ustawy).

Na mocy art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, warunkiem uznania wydatków z tytułu używania samochodu za koszty podatkowe - z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego - jest ponadto właściwe udokumentowanie przebiegu pojazdu poprzez prowadzenie ewidencji tego przebiegu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Powinna ona zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Mając na uwadze treść powyższych przepisów, w szczególności alternatywę rozłączną wprowadzoną do art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b analizowanej ustawy, należy stwierdzić, że ustawodawca ustanowił dwie odrębne metody obliczania wielkości wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu zwrotu kosztów używania przez nich samochodów prywatnych dla celów służbowych w jazdach lokalnych, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Podatnik może ustalić ten limit:

* jako iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów, wynikającej z prawidłowo prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu i stawki za 1 km przebiegu pojazdu, określonej dla samochodów osobowych, uwzględniającej odpowiednio pojemność silnika, nie przekraczającej wartości wynikających z odrębnych przepisów wydanych przez właściwego ministra, albo

* jako miesięczny ryczałt pieniężny, stanowiący iloczyn ww. stawki za 1 km przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów, ustalonego przez pracodawcę, z uwzględnieniem liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie przekraczającego wartości wskazanych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W przypadku jazd lokalnych, maksymalne stawki za 1 km przebiegu pojazdu oraz limity przebiegu kilometrów określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia, stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego:

* o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - nie może być wyższa niż 0,5214 zł,

* o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - nie może być wyższa niż 0,8358 zł.

W opisanym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawca zamierza korzystać z pierwszej z wymienionych metod, ustalając koszty wykorzystywania przez pracownika prywatnego samochodu dla celów służbowych jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu oraz liczby faktycznie przejechanych kilometrów. Ustanowione przez niego stawki nie będą przekraczać wartości wskazanych w cytowanym powyżej przepisie.

Oznacza to, że w analizowanym przypadku, całość wydatków ponoszonych przez Spółkę na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów na potrzeby Jej działalności gospodarczej w jazdach lokalnych, może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 w zw. z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem właściwego udokumentowania przebiegu każdego pojazdu poprzez prowadzenie ewidencji tego przebiegu, spełniającej wymogi określone w art. 16 ust. 5 powołanej ustawy.

Jednocześnie zauważyć należy, iż zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz. U. Nr 127, poz. 1052), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g.

W konsekwencji Spółka będzie mogła zaliczyć poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów, o ile zostaną one wypłacone lub postawione do dyspozycji, wypłaty pracownikom, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania niniejszej interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - (tekst jedn.: Dz. U. z dnia 13 marca 2012 r. poz. 270) Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu; ul. Św. Jakuba 20; 87-100 Toruń.