ITPB2/415-1027/08/TJ - Zasady opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych kwot zwracanych pracownikom za przejazd środkami komunikacji publicznej podczas podróży służbowej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 28 października 2008 r. (data wpływu 31 października 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania wypłacanych pracownikom zwrotów kosztów podróży służbowej - jest prawidłowe.

W dniu 31 października 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania wypłacanych pracownikom zwrotów kosztów podróży służbowej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka, będąca podatnikiem VAT, prowadząca pełną rachunkowość, wykonuje na terenie całej Polski roboty budowlano - montażowe w zakresie energetyki i telekomunikacji. W związku z tym Spółka wypłaca pracownikom należności za czas podróży służbowych odbywanych na terenie kraju. W chwili obecnej obowiązujący w Spółce regulamin wynagradzania oraz umowy o pracę nie zawierają dodatkowych postanowień w zakresie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej. Pracownikowi przysługują więc należności na pokrycie kosztów podróży służbowej wg przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). Rozliczenie należności z tytułu wyjazdu służbowego następuje na podstawie przedłożonego przez pracownika druku "Polecenie wyjazdu służbowego" wraz z rachunkami (biletami), po formalnym i merytorycznym zatwierdzeniu przez osobę do tego upoważnioną. Spółka nie jest jednostką państwowej ani samorządowej sfery budżetowej, a więc na podstawie art. 775 § 3 Kodeksu pracy zamierza określić w regulaminie wynagradzania własne zasady wypłaty należności, w celu mniej uciążliwego dla pracowników sposobu rozliczania, w stosunku do tego, który wynika z przepisów rozporządzenia, a głównie dodanego od dnia 1 stycznia 2007 r. § 8a ust. 3, nakładającego obowiązek załączania do rozliczenia kosztów podróży służbowej dokumentów potwierdzających wydatki. Własne uregulowania, korzystniejsze dla pracowników, zwalniałyby ich z obligatoryjnego dokumentowania wydatków podróży służbowej - przejazdów (biletami PKP lub PKS). Za przejazdy środkami komunikacji publicznej spółka zwracałaby faktycznie poniesiony koszt, wynikający z rachunków (biletów), a przypadku ich braku, wg aktualnie stosowanych cen przez PKP lub PKS.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy kwoty zwracane pracownikom na podstawie wewnątrzzakładowych przepisów za przejazd środkami komunikacji publicznej w podróży służbowej na obszarze kraju, w wysokości ceny biletu PKP lub PKS w przypadku jego braku, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych...

Zdaniem Wnioskodawcy, pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi poniesione koszty podróży służbowej, a ich zwrot może być dokonany zgodnie z wewnątrzzakładowymi przepisami zawartymi w regulaminie wynagradzania lub na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Według Wnioskodawcy, jeżeli pracownik na druku "Polecenie wyjazdu służbowego", w miejscu "środek lokomocji" wskazany ma PKP lub PKS, ale do rozliczenia kosztów przejazdu komunikacja publiczną nie załącza biletów, pracodawca, na podstawie własnych przepisów wewnętrznych, zwraca mu równowartość przejazdu wg aktualnie obowiązującego cennika PKP lub PKS. Kwota tego zwrotu natomiast nie podlega opodatkowaniu, gdyż zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych "diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione od podatku, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Artykuł 775 § 3 Kodeksu pracy dopuszcza określenie innych niż w rozporządzeniu warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy, niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej. Tak więc jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi koszty przejazdu koleją lub autobusem, na podstawie wewnątrzzakładowych przepisów, do wysokości ceny biletu PKP lub PKS, w przypadku jego braku, to kwota ta podlega zwolnieniu zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W art. 10 ust. 1 ww. ustawy, gdzie zostały określone źródła przychodów, wymienia się między innymi: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, pracę nakładczą, emeryturę lub rentę.

Przepis art. 12 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

W przypadku podróży służbowej wykonywanej na terenie Polski limitem będą wielkości wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Na podstawie § 3 ww. rozporządzenia z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

W myśl § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Natomiast zgodnie z ust. 2 wskazanego przepisu zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Stosownie do § 8a ust. 3 ww. rozporządzenia do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zagadnienia dotyczące kwestii podróży służbowych uregulowane zostały w przepisach prawa pracy, tj. w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) Zatem prawo do otrzymania przez pracownika świadczeń z tytułu podróży winno wynikać z tych przepisów.

Stosownie do treści art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W myśl art. 775 § 2 ww. ustawy minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Natomiast art. 775 § 3 cytowanej ustawy stanowi, iż warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Zgodnie z treścią art. 775 § 5 Kodeksu pracy w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.

Pracodawca, który wysyła pracownika w podróż służbową, ma więc obowiązek zwrócić mu poniesione koszty podróży.

Ich zwrot może być dokonany:

Z zawartych we wniosku informacji wynika, że Wnioskodawca nie jest państwową ani samorządową jednostką sfery budżetowej i na podstawie art. 775 § 3 Kodeksu pracy zamierza określić w regulaminie wynagradzania własne zasady wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej.

Zatem, w przypadku dokonywania zwrotu kosztów przejazdu na podstawie regulaminu wynagradzania, zgodnie z którym w sytuacji braku biletu, pracownikowi zwracana jest kwota stanowiąca jego równowartość, zgodna z aktualnym cennikiem PKP lub PKS, kwota ta podlega zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zaznacza się, że warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej, definiowanej w odrębnych przepisach.

W tym przypadku odrębnymi przepisami są ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) oraz akty wykonawcze wydane na jej podstawie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu datowania.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.