ITPB1/415-752/07/IG - Zaliczenie wydatków na zakup produktów spożywczych przeznaczonych na potrzeby pracowników do kosztów uzyskania przychodów.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 7 grudnia 2007 r. (data wpływu 18 grudnia 2007 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia wydatków na zakup produktów spożywczych przeznaczonych na potrzeby pracowników do kosztów uzyskania przychodów - jest prawidłowe.

W dniu 18 grudnia 2007 r. został złożony ww. wniosek (uzupełniony pismem z dnia 8 lutego 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie w części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia wydatków na zakup produktów spożywczych przeznaczonych na potrzeby pracowników do kosztów uzyskania przychodów

W przedmiotowym wniosku (uzupełnionym pismem z dnia 8 lutego 2008 r.) przedstawiono następujący stan faktyczny.

"E." to firma świadcząca usługi internetowe (oprogramowanie, kreacja, projektowanie dedykowanych rozwiązań biznesowych). Dla pracowników kupuje Pan wodę, kawę, herbatę, cukier, mleko, śmietankę do kawy. Produkty te znajdują się w siedzibie firmy i są do dyspozycji pracowników.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy mogę wydatki na zakup wody, kawy, herbaty, cukru, śmietanki, mleka do kawy dla pracowników firmy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu...

Zdaniem Wnioskodawcy wydatki związane z zakupem wspomnianych produktów spożywczych przeznaczonych na potrzeby pracowników nie zostały wskazane w art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych jako niebędące kosztami uzyskania przychodu. W świetle powyższego poniesione przez firmę wydatki mogą być zaliczone w ciężar kosztów działalności. Ponadto należy zauważyć, iż wydatki ponoszone przez podatników podatku dochodowego na rzecz swoich pracowników, tj. zarówno wydatki bezpośrednie wynikające z zatrudnienia, jaki i wydatki pośrednie stanowią koszty uzyskania przychodów, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, a pomiędzy poniesionym wydatkiem na rzecz pracownika, a przychodem osiągniętym przez dany podmiot istnieje związek przyczynowo-skutkowy. Tak więc, co do zasady, świadczenia na rzecz pracowników są kosztem uzyskania przychodu pracodawcy, niezależnie od tego czy zostały przekazane na podstawie kodeksu pracy, czy wydanych na jego podstawie przepisów wykonawczych, układu zbiorowego pracy, orzeczenia sądu pracy czy indywidualnej umowy między pracodawcą i pracownikiem (chyba, że przepisy podatkowe w sposób wyraźny taką możliwość ograniczają lub wyłączają). Ponadto należy zauważyć, iż zgodnie z § 112 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r., Nr 169, poz. 1650) pracodawca ma obowiązek dostarczania wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r., Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy. Treść powyższego przepisu w sposób jednoznaczny wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki, które łącznie spełniają następujące warunki: pozostają w związku przyczynowo-skutkowym ze źródłem przychodów (zostały poniesione w celu jego osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia), nie zostały wymienione w treści art. 23 ust. 1 ww. ustawy i ich poniesienie udokumentowane jest w sposób niebudzący wątpliwości.

Generalnie przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie poniesione wydatki, poza enumeratywnie wskazanymi w ustawie, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodu. Mogą to być więc koszty bezpośrednio lub pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami.

Należy przy tym podkreślić, iż obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a przychodem uzyskanym z działalności - każdorazowo spoczywa na podatniku.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż dokonuje Pan zakupu wody, kawy, herbaty, cukru, mleka, śmietanki do kawy na potrzeby zatrudnionych w firmie pracowników.

W przedmiotowej sprawie brak jest związku bezpośredniego pomiędzy zakupem ww. produktów spożywczych, a uzyskanym przez Pana firmę przychodem, niemniej jednak związek taki zachodzi w sposób pośredni, gdyż ww. artykuły spożywcze wydawane pracownikom wpływają korzystnie na atmosferę i warunki pracy, poprawiając tym samym jej wydajność, która w sposób istotny sprzyja zwiększeniu przychodu z działalności gospodarczej.

W przypadku analizy drugiego z warunków zaliczenia poniesionego wydatku do kosztu uzyskania przychodu należy wskazać na przepis art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy, zgodnie z którym nie uważa się za koszt uzyskania przychodu kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mając na uwadze poniesione przez Pana wydatki, jak również brzmienie przywołanego przepisu, należy stwierdzić, iż każdorazowo zaliczając zakup art. spożywczych do kosztów uzyskania przychodów, koniecznym będzie podjęcie interpretacji poniesionego wydatku pod kątem jego związku z reprezentacją prowadzoną w ramach działalności gospodarczej. Ustawodawca nie definiuje pojęcia "reprezentacji", stąd pomocnym będzie odwołanie się do wykładni słownikowej. Za reprezentację uważa się "okazałość, wytworność, wystawność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną". Zatem działanie w ramach reprezentacji oznacza stworzenie (utrwalenie) przez podatnika właściwego wizerunku firmy, a więc takiego obrazu przedsiębiorcy, które przełoży się na nabywanie jego towarów, produktów lub usług. Wobec czego reprezentacją nie będzie dokonywanie zakupu towarów w postaci kawy, herbaty, cukru, mleka oraz wody mineralnej na rzecz pracowników własnej firmy.

W związku z powyższym przedmiotowe wydatki nie mogą przejawiać ww. cech charakterystycznych dla reprezentacji, a ich wysokość winna być racjonalna i adekwatna do ilości pracowników, zakresu świadczonej przez nich pracy oraz ich realnych potrzeb w trakcie wykonywanej pracy.

Warto również zwrócić uwagę na przepisy prawa pracy, które zobowiązują pracodawcę, w ramach bezpieczeństwa i higieny pracy do zakupu dla pracowników określonych towarów.

Zgodnie z § 112 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.), pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy. W tym miejscu należy wskazać na rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. (Dz. U. z 1996 r. Nr 60, poz. 279) w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, które określa rodzaje posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.

Zatem wydatki poniesione przez pracodawcę na rzecz pracowników, stanowiące realizację obowiązków wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, będą stanowiły koszt uzyskania przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

Reasumując, należy uznać, iż wydatki poniesione na zakup wody, kawy, herbaty, cukru, mleka, śmietanki na potrzeby pracowników stanowią koszt uzyskania przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, pod warunkiem, że są poniesione w celu uzyskania przychodu oraz nie stanowią wydatku na reprezentację.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej powoduje, że niniejsza interpretacja nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.