ITPB1/415-1007/11/IG - Ustalenie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków związanych z najmem i używaniem mieszkania.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 4 października 2011 r. (data wpływu 6 października 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków związanych z najmem i używaniem mieszkania - jest prawidłowe.

W dniu 6 października 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków związanych z najmem i używaniem mieszkania.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od dnia 19 września 2009 r. Jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. Prowadzi podatkową księgę dochodów i rozchodów. W ramach działalności gospodarczej ma podpisaną umowę agencyjną z bankiem na świadczenie usług bankowych, czyli prowadzi placówkę franczyzową banku, zatrudniając w tym celu 3 osoby.

Miejscem zamieszkania i siedzibą firmy Wnioskodawcy jest miasto S. Natomiast miejscem wykonywania działalności gospodarczej jest miasto N. oddalone od miejsca zamieszkania o 70 km, gdzie dzierżawi niewielki lokal na potrzeby placówki bankowej. Lokal ten ma niewielką (ok. 30 m²) powierzchnię i praktycznie posiada tylko salę operacyjną i niewielki boks na sejf.

W tych warunkach nie ma możliwości urządzenia biura niezbędnego do prowadzenia spraw związanych z organizacją świadczonych usług, marketingiem, prowadzeniem spraw finansowych, dokumentacji pracowniczej, prowadzeniem obszernej korespondencji e-mailowej zarówno z centralą banku, regionalnym menagerem, jak też zatrudnionymi w banku doradcami, a także urządzeniem podręcznego archiwum na przechowywanie i zabezpieczenie dokumentacji bankowej oraz odbywania spotkań z potencjalnymi klientami banku.

Powyższe zadania, jak też codzienny nadzór nad pracą placówki, kontrola kont bankowych oraz proceduralna konieczność zasilania i odsilania w pieniądze, wymaga kilkukrotnego pojawiania się w placówce w ciągu dnia w różnych godzinach, oraz przebywania niejednokrotnie do późnych godzin wieczornych, między innymi w celu ładowania i usprawniania sprzętu elektronicznego. Tych wszystkich spraw nie da się prowadzić na odległość i jako agent banku Wnioskodawca nie ma prawa zlecić ani powierzyć ich innej osobie.

W celu zagwarantowania prawidłowego wykonania wszystkich obowiązków oraz prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania placówki bankowej Wnioskodawca zmuszony był wynająć mieszkanie w miejscu prowadzenia działalności, uznając to działanie z racjonalnego punktu widzenia za bardziej opłacalne, aniżeli czasochłonne dojazdy lub noclegi w hotelu. Wynajęte mieszkanie ma służyć zarówno celom noclegowym, jak też wykonywaniu niezbędnych czynności związanych z prowadzeniem tej szczególnej działalności, w tym spotkaniom biznesowym z bezpośrednimi przełożonymi i klientami banku.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki związane z najmem mieszkania oraz jego używaniem w sytuacji przedstawionej wyżej, będą stanowiły koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o które będą mogły być pomniejszone przychody uzyskane z prowadzonej działalności gospodarczej, czy dla rozstrzygnięcia powyższej kwestii ma znaczenie kto jest najemcą lokalu mieszkalnego (firma czy osoba fizyczna)?

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki z tytułu najmu mieszkania w miejscu prowadzenia działalności oraz jego używania są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością.

Wydatki te nie są wydatkami na cele osobiste, lecz spowodowane są organizacją i świadczeniem usług, koniecznością przestrzegania niezbędnych procedur, jak też zachowaniem bezpieczeństwa finansowego, a zatem są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów czy też zabezpieczenia i zachowania źródła tych przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztem uzyskania przychodów są zatem takie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 ww. ustawy. Łączne spełnienie tych dwóch warunków: pozytywnego i negatywnego wystarczy, aby dany wydatek uznać za koszt uzyskania przychodów.

Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na Wnioskodawcy, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Przedstawiając we wniosku stan faktyczny Wnioskodawca wskazał, iż ponosi wydatki na najem mieszkania w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej w mieście N., gdzie dzierżawi niewielki lokal na potrzeby placówki bankowej (miejscem zamieszkania jest miejscowość S.). Obie te miejscowości oddalone są od siebie 70 km W celu zagwarantowania prawidłowego wykonania wszystkich obowiązków oraz prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania placówki bankowej Wnioskodawca zmuszony był wynająć mieszkanie w miejscu prowadzenia działalności, uznając to działanie z racjonalnego punktu widzenia za bardziej opłacalne, aniżeli czasochłonne dojazdy lub noclegi w hotelu. Wynajęte mieszkanie ma służyć zarówno celom noclegowym, jak też wykonywaniu niezbędnych czynności związanych z prowadzeniem tej szczególnej działalności, w tym spotkaniom biznesowym z bezpośrednimi przełożonymi i klientami banku.

Odnosząc zanalizowane uprzednio przepisy do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy stwierdzić, iż warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na najem i użytkowanie mieszkania w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej - jest wykorzystywanie tego mieszkania na cele działalności gospodarczej, jak również wykazanie celowości dokonywanego wydatku i jego związku z przychodem (źródłem przychodu).

Należy ponownie podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa więc obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Na podatniku ciąży również obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Nie może się ono jednak ograniczać wyłącznie do posiadania faktury, bądź też innego dowodu stwierdzającego wyłącznie wysokość poniesionych z ww. tytułu wydatków (np. faktury, rachunki wystawione przez właściciela lokalu mieszkalnego, w którym Wnioskodawca wynajął mieszkanie).

Niezbędnym jest, bowiem dysponowanie dowodami umożliwiającymi w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków na najem i użytkowanie lokalu mieszkalnego z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzającymi racjonalność poniesionych wydatków.

Skoro zatem - jak wskazano we wniosku - wydatki z tytułu najmu oraz użytkowania mieszkania są ponoszone w celu prawidłowego wykonywania czynności podejmowanych w ramach działalności gospodarczej, a przy tym są racjonalne i uzasadnione, o ile będą prawidłowo udokumentowane, to mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W tym miejscu należy wyjaśnić, iż postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnych, z uwagi na przedmiot i charakter wydawanych w jego toku rozstrzygnięć, jest postępowaniem szczególnym, odrębnym, do którego nie mają bezpośredniego zastosowania inne - poza wskazanymi w ustawie - przepisy Ordynacji podatkowej, w szczególności nie jest postępowaniem dowodowym, które może być prowadzone w toku kontroli podatkowej czy postępowania podatkowego lub czynności sprawdzających. Organ wydający interpretację indywidualną, nie może więc zbadać w sensie merytorycznym "sprawy podatkowej" wynikającej z przytoczonego we wniosku stanu faktycznego lecz jedynie pozytywnie lub negatywnie ocenić, z przytoczeniem przepisów prawa podatkowego, czy stanowisko pytającego jest słuszne i znajduje oparcie w okolicznościach przedstawionego stanu faktycznego.

Organ wydający interpretację przepisów prawa podatkowego nie może bowiem prowadzić postępowania ani podejmować rozstrzygnięć zastrzeżonych dla innego trybu orzekania, w tym w postępowaniu kontrolnym czy podatkowym w oparciu o konkretną dokumentację księgową.

Podkreślić należy, że interpretację indywidualną wydaje się wyłącznie w oparciu o stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) przedstawione przez Wnioskodawcę, natomiast dopiero w toku prowadzonego postępowania podatkowego lub kontrolnego właściwy organ podatkowy może dokonać ustalenia okoliczności stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), które rzeczywiście zaistniały.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.