IPTPB3/4518-8/15-3/GG

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 28 listopada 2014 r. załączonym do pisma z dnia 28 lutego 2015 r. (data wpływu 2 marca 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 25 maja 2015 r. (data wpływu 27 maja 2015 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej ustawy - Ordynacja podatkowa w zakresie sposobu przechowywania dokumentów w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania-jest prawidłowe.

W dniu 2 marca 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług, podatku dochodowego od osób prawnych i ustawy - Ordynacja podatkowa.

Z uwagi na braki wniosku, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów, na podstawie art. 169 § 1 w związku z art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.), pismem z dnia 13 maja 2015 r., nr IPTPB3/4510-79/15-2/GG IPTPB3/4518-8/15 -2/GG IPTPP4/4512-129/15-2/OS (doręczonym w dniu 18 maja 2015 r.), wezwał Wnioskodawcę do jego uzupełnienia, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

W odpowiedzi na ww. wezwanie dnia 27 maja 2015 r. wpłynęło uzupełnienie wniosku (nadane w dniu 25 maja 2015 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką działającą na rynku usług outsourcingowych m.in. w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, rachuby płac, obsługi kadrowej, obsługi finansowej, controlingu, wsparcia prawnego i podatkowego. Wnioskodawca do prowadzenia swojej działalności w sposób efektywny, a przede wszystkim dla potrzeb świadczenia usług na rzecz Klientów, wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie księgowe i wspomagające, które pozwala m.in. na skanowanie dużej ilości dokumentów, jakie wpływają do Wnioskodawcy w formie papierowej i ich procesowanie w środowisku elektronicznym. Zeskanowane dokumenty, którymi przede wszystkim są faktury kosztowe, są indywidualnie oznakowywane przez przypisanie im niepowtarzalnego oznaczenia i umieszczane na specjalnym serwerze. Wykorzystywane do tego oprogramowanie, po zeskanowaniu danego dokumentu nie dopuszcza możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści przez co jest to wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Odpowiednio posegregowane dokumenty elektroniczne są przechowywane przez spółkę na dedykowanym serwerze przez wymagany do tego okres czasu. Jednocześnie Wnioskodawca archiwizuje papierowe dokumenty w sposób tradycyjny oznaczając je takim samym numerem jak odpowiednik elektroniczny.

W najbliższym czasie Wnioskodawca planuje wykorzystać swoje doświadczenie i możliwości informatyczne do wdrożenia systemu tzw. elektronicznego przechowywania (archiwum) dla wszystkich rodzajów dokumentów. System archiwizacji elektronicznej stanowić będzie element funkcjonalnie związany z systemem zarządzania i obiegu dokumentacji. Elektroniczne archiwum zapewni Wnioskodawcy możliwość zarządzania dokumentami w formie scentralizowanego repozytorium dokumentów. System taki pozwala na wgląd i zarządzanie dokumentacją rachunkową i też podatkową w sposób niepowodujący jakichkolwiek zmian w ich treści i wyglądzie. Sposób wykorzystania elektronicznego archiwum przez Wnioskodawcę będzie umożliwiał prowadzenie różnych operacji w tym - w szczególności archiwizację zeskanowanych lub przesłanych w drodze elektronicznej dokumentów, przeglądanie, drukowanie i odszukiwanie według wskazanych kategorii danych, kontrolę dostępu etc. Jednocześnie system archiwizujący będzie zapewniał zachowanie wszystkich parametrów dokumentów zapisanych w bazie bez możliwości ich modyfikowania.

W odniesieniu do dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej planowane jest działanie polegające na ich zeskanowaniu i archiwizacji w bazie a następnie ich utylizacji (gdyż ich elektroniczna forma jest już w pełni zabezpieczona przed zniszczeniem i modyfikacjami). Rozwiązanie takie pozwoli na sprawniejsze wykonywanie obowiązków przez pracowników korzystających z dokumentacji na co dzień, ograniczy koszty związane z procesem archiwizacji i przechowywania dokumentacji w formie papierowej oraz ograniczy ryzyko utraty czy zniszczenia dokumentów źródłowych. System o jakim mowa w przedstawionym stanie faktycznym stanowi aktualnie zaawansowane narzędzie technologiczne powszechnie wykorzystywane w działalności przez liczne podmioty gospodarcze. Po zeskanowaniu, obrazy dokumentów papierowych będą zapisywane w formacie PDF, który nie podlega możliwości edycji czy zmiany. Dokumenty te jednocześnie będą możliwe do oglądania na ekranie monitora komputerowego, w razie potrzeby np. ze strony organu podatkowego będzie możliwe ich pobranie w całości lub w podziale na zdefiniowane grupy i zgranie na nośnik informatyczny. Planowany do zaimplementowania system pozwoli na wyszukanie dokumentów zarówno w podziale na okresy (rok, miesiąc, data), rodzaje (kosztowe, przychodowe, inwestycje) jak i kontrahentów (dostawcy, odbiorcy). Już w tym momencie Wnioskodawca otrzymuje część dokumentów kosztowych w formie elektronicznej. Wnioskodawca przechowuje je w takiej formie umieszczając je w repozytorium dokumentów elektronicznych z podziałem na lata podatkowe, okresy rozliczeniowe oraz rodzaje wydatków jakie te dokumenty dokumentują. Systemowe ograniczenia stosowane przez Wnioskodawcę uniemożliwiają dokonywanie zmian w treści tych dokumentów przez jakiegokolwiek użytkownika, a dostęp do nich również jest ograniczony do wskazanych pracowników. Stosowany system informatyczny umożliwia również utworzenie w środowisku informatycznym specjalnej roli, np. dla pracowników organów skarbowych na okoliczność prowadzonej kontroli albo innych postępowań. System działa w trybie ciągłym bez przerw i jest dostępny w każdym momencie z siedziby Wnioskodawcy. W Spółce obowiązuje przyjęty regulamin określający ścieżkę audytu pomiędzy dokumentem w wersji elektronicznej, tj. zarówno dokumentem otrzymanym elektronicznie jak również dokumentem zeskanowanym z wersji papierowej, a zapisem ujętym w księgach rachunkowych oraz w rejestrach podatkowych dla potrzeb podatku od towarów i usług. W każdym zapisie księgowym istnieje możliwość ustalenia indywidualnego identyfikatora księgowanego dokumentu, po którym można odnaleźć w repozytorium elektronicznym obraz tego dokumentu. Dane zeskanowanych w ten sposób dokumentów są możliwe do przechowywania przez okres zdecydowanie dłuższy niż okresy wymagane przez przepisy prawa podatkowego. Oznacza to, że elektroniczne repozytorium dokumentów planowane do wdrożenia przez Wnioskodawcę zapewni przechowywanie tych dokumentów przez co najmniej okres wskazany jako okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Zarówno w momencie wprowadzenia dokumentu źródłowego do repozytorium elektronicznego archiwum przez jego zeskanowanie i zapisanie w formacie pliku PDF, jak również przez cały okres przechowywania wszystkie dokumenty są zabezpieczone przez planowany do wdrożenia program informatyczny przed jakąkolwiek próbą zmiany gwarantując integralność treści. Zarówno w momencie zeskanowania jak i później nie jest możliwe dokonanie jakiejkolwiek zmiany w treści skanowanego dokumentu. Stosowane przez firmę procedury pozwalają też na identyfikację kto i kiedy wprowadzał dokument do systemu a na samym dokumencie papierowym przed zeskanowaniem jest umieszczona data otrzymania.

W związku z tym, że wykorzystywany przez Wnioskodawcę system informatyczny w formie elektronicznego repozytorium dokumentów, pozwala na przechowywanie w tej formie wszystkich faktur i dokumentów księgowych w ich oryginalnej wersji elektronicznej (faktury otrzymane drogą elektroniczną) oraz w formie zabezpieczonych przed zmianami obrazów elektronicznych (dokumenty papierowe) i jednocześnie system ten zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści dokumentów, Wnioskodawca zastanawia się nad potrzebą przechowywania dokumentów papierowych po ich zeskanowaniu przez cały okres aż do przedawnienia zobowiązań podatkowych za dany rok obrotowy. Wnioskodawca chciałby mieć możliwość niszczenia dokumentacji papierowej, która została umieszczona w repozytorium elektronicznym, ale do tego potrzebuje potwierdzenia że obrazy elektroniczne dokumentów źródłowych mają taką samą wartość dowodową jak dokumenty przechowywane w papierowej wersji.

Wnioskodawca chciałby móc, po dacie sporządzenia sprawozdań za dany rok obrotowy, przekazać dokumenty źródłowe (faktury papierowe zeskanowane do repozytorium elektronicznego) do zniszczenia. Takie postępowanie istotnie ograniczyłoby wydatki Spółki ponoszone na przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej, co przyczyniłoby się do zwiększenia Jej dochodów podatkowych i optymalizacji wykorzystania zajmowanej powierzchni biurowej, co z uwagi na rozwój Jej działalności jest kluczowym elementem. W przypadku braku możliwości przejścia na archiwum elektroniczne dalszy rozwój Spółki z uwagi na braki lokalowe nie będzie tak efektywny jak jest to planowane. Dokumenty, które w taki sposób trafiają do Wnioskodawcy, tj. zarówno dokumenty papierowe następnie zeskanowane do repozytorium elektronicznego i jednocześnie przechowywane w wersji papierowej jak również dokumenty otrzymane elektronicznie, stanowią dokumentację podatkową, z której Wnioskodawca wywodzi prawo do ujęcia określonych wydatków w kosztach uzyskania przychodów a także stanowią one podstawę do odliczenia kwot podatku VAT naliczonego jakie z nich wynikają.

W zakresie podatku od towarów i usług, Spółka wskazuje że faktury których dotyczy niniejsze wystąpienie są wystawiane na Nią jako na nabywcę. Jako że działalność Spółki jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług w całości, z wyłączeniem przypadków określonych w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług, dokonywane zakupy a przez to też faktury dokumentujące te zakupy są dla Niej źródłem podatku naliczonego podlegającego odliczeniu zgodnie z art. 86 ustawy o VAT. Spółka niniejszym wystąpieniem chciałaby uzyskać potwierdzenie, że posiadanie elektronicznego obrazu dokumentów (faktur) papierowych, w miejsce tych dokumentów papierowych, będzie równoznaczne z posiadaniem faktury, a w konsekwencji nie będzie kwestionowane Jej prawo do odliczenia podatku naliczonego udokumentowanego tymi fakturami przechowywanymi w formie elektronicznej. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych jak i tych otrzymywanych w drodze elektronicznej. W obecnej chwili Wnioskodawca nie planuje łączyć repozytorium faktur otrzymywanych drogą elektroniczną z tym gdzie będą przechowywane zeskanowane obrazy faktur otrzymanych w formie papierowej. Zatem po wdrożeniu ww. projektu Wnioskodawca będzie miał dwa archiwa dokumentów źródłowych: jedno archiwum dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej oraz drugie z elektronicznymi obrazami dokumentów papierowych. Obydwa będą zabezpieczone w zakresie ich integralności treści oraz autentyczności pochodzenia. Obydwa będą zapewniały czytelność dokumentów i dostęp w każdym czasie i niezwłocznie. Będą przechowywane co najmniej przez okres czasu wymagany do upływu terminu przedawnienia.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania (ostatecznie przedstawione w uzupełnieniu wniosku z dnia 25 maja 2015 r.)

1. Czy sposób postępowania Spółki, o jakim mowa w stanie faktycznym w zakresie w jakim dotyczy własnej dokumentacji podatkowej (dokumenty faktur i inne dowody księgowe wystawione wyłącznie na rzecz spółki wnioskodawcy jako strony transakcji), w szczególności utylizacja po zakończeniu roku obrotowego dokumentów uprzednio zeskanowanych i zabezpieczonych w ramach opisanego systemu jest zgodny z przepisami ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (zwanej też o.p.) w zakresie w jakim przepisy te nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

2. Czy sposób postępowania Spółki, o jakim mowa w stanie faktycznym w zakresie w jakim dotyczy własnej dokumentacji podatkowej (dokumenty faktur i inne dowody księgowe wystawione wyłącznie na rzecz spółki wnioskodawcy jako strony transakcji), w szczególności utylizacja po zakończeniu roku obrotowego papierowych dokumentów źródłowych uprzednio zeskanowanych i zabezpieczonych w ramach opisanego systemu, umożliwi Spółce prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku przez taką fakturę udokumentowanego zgodnie z art. 15 w związku z art. 9 i art. 15 ust. 4e ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej też ustawy o p.d.o.p.).

3. Czy w przypadku gdy Spółka, będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, które to faktury będą dokumentowały wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia zgodnie z art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w takich fakturach w przypadku zniszczenia postaci papierowej faktur pierwotnie ujętych w przyjętych okresach rozliczeniowych.

Niniejsza interpretacja stanowi udzielenie odpowiedzi w zakresie ustawy - Ordynacja podatkowa (pytanie nr 1), natomiast w pozostałym zakresie zostaną wydane odrębne interpretacje.

Zdaniem Wnioskodawcy (ostatecznie przedstawionym w uzupełnieniu wniosku z dnia 25 maja 2015 r.), zastosowanie rozwiązania, o jakim mowa w przedstawionym stanie faktycznym nie stoi w sprzeczności z regulacjami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613).

Przechowywanie dokumentacji źródłowej w formie wiernej kopii elektronicznej dokumentów papierowych będzie wystarczające dla dopełnienia obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Pod pojęciem ksiąg podatkowych rozumie się przez to księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Natomiast na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jako dokumenty należy rozumieć m.in. dowody księgowe, o których mowa w art. 20-21 ustawy o rachunkowości. Podobne regulacje zawiera art. 32 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta.

Zgodnie zatem z treścią przywołanych regulacji, przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki. Jednocześnie przepisy Ordynacji podatkowej nie określają w ogóle sposobu przechowywania dokumentacji, w szczególności nie wskazują by dokumentacja ta miała być przechowywana w formie papierowej - nie precyzuje tego bowiem żadna konkretna regulacja. Wykonanie dyspozycji wskazanych norm opiera się zatem na zapewnieniu dokumentom takich warunków przechowywania, które zagwarantują im wystarczającą trwałość i pozostanie w stanie niezmienionym do czasu upływu wskazanego powyżej terminu. W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, utylizacja dokumentów podatkowych w formie papierowej przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania po uprzednim dokonaniu zabezpieczenia ich obrazu z zachowaniem wszystkich parametrów (czytelność i integralność treści, autentyczność pochodzenia) nie powoduje złamania obowiązku wynikającego z art. 86 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa. W szczególności należy zauważyć, że Wnioskodawca będzie w stanie w każdym czasie na żądanie uprawnionych osób czy organów podatkowych udostępnić dokumentację w żądanym przez te podmioty zakresie i formie (w tym też formie papierowej, tj. po jej wydrukowaniu).

Zdaniem Wnioskodawcy, stwierdzenie nieprzestrzegania przez podatnika regulacji art. 86 ustawy - Ordynacja podatkowa powinno być następstwem braku dokumentacji stanowiącej podstawę do zapisu w księgach podatkowych. Tymczasem w przedstawionym stanie faktycznym sytuacja taka nigdy nie znajdzie miejsca i stwierdzenie naruszenia zasad o jakich mowa wyżej, byłoby bezpodstawne. W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, przechowywanie dokumentów w formie niemodyfikowanego pliku, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego w jej oryginalnej postaci jest dopuszczalne. Co więcej, taki sposób postępowania jeszcze lepiej zabezpieczy dokumentację podatkową przed ryzykiem utraty czy uszkodzenia, bowiem stosowane przez Spółkę zabezpieczenia i procedury informatyczne zapewniają zabezpieczenie archiwum na serwerach, m.in. przez regularne tworzenie kopii repozytoriów przechowywanych dokumentów.

Mając na uwadze powyższe, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska zgodnie, z którym sposób Jej postępowania w zakresie przechowywania/archiwizacji dokumentów podatkowych jest zgodny z normami przewidzianymi w ustawie - Ordynacja podatkowa, tzn. Wnioskodawca jest uprawniony do przechowywania dokumentów stanowiących podstawę ujęcia w księgach podatkowych także w formie ich elektronicznych obrazów, pod warunkiem właściwego ich zabezpieczenia przed zmianami i zapewnienia czytelności i trwałości zapisu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Ogólną zasadą dotyczącą dokumentów związanych z podatkami (podstawą opodatkowania, przychodami, kosztami, odliczeniami) jest ich przechowywanie do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej otrzymane w formie papierowej faktury i inne dokumenty księgowe przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Zgodnie z art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym, w myśl art. 86 § 1 ww. ustawy, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Definicja ksiąg podatkowych zawarta jest w art. 3 pkt 4 ustawy - Ordynacja podatkowa. W myśl tego przepisu księgami podatkowymi są: księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851, z późn. zm.), podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej są regulacje ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 tej ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi":

Stosownie do art. 21 ust. 1 ww. ustawy, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

Z kolei art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości stanowi, że z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie świadczenia Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Należy zatem rozważyć czy przedmiotowe dokumenty, w których posiadaniu jest Wnioskodawca, spełniają warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy mogą być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy stanowią dowód będący podstawą do prawidłowego ustalenia kosztów uzyskania przychodów - w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy zaznaczyć, że zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie poglądem, dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej transakcji, które nie spełniają wszystkich wymagań określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości, nie mogą być automatycznie pominięte jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy uchybienia formalne są niewielkie np. brak jest elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta.

W świetle powyższego, stwierdzić należy, że o ile zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości nie jest konieczne przechowywanie w formie papierowej dokumentów (faktury i inne dowody księgowe wystawione wyłącznie na rzecz Wnioskodawcy jako strony transakcji), to posiadane przez Wnioskodawcę wskazane dokumenty zapisane w formie elektronicznej spełniają wymogi dowodu księgowego, o którym mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Odnosząc przedstawiony wcześniej stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta. Zatem w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, stanowi on podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Natomiast zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania własnej dokumentacji podatkowej jest zgodny z przepisami ustawy - Ordynacja podatkowa.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalskim.