IPTPB3/423-327/12-2/PM - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w ujęciu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wydatków poniesionych przez spółkę na rzecz kontrahentów podczas spotkań biznesowych w siedzibie spółki.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 18 września 2012 r. (data wpływu 20 września 2012 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę na rzecz kontrahentów podczas spotkań biznesowych w siedzibie Spółki - jest nieprawidłowe.

W dniu 20 września 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę na rzecz kontrahentów podczas spotkań biznesowych w siedzibie Spółki.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Podstawowym przedmiotem działania Spółki jest kolejowy transport towarów. Do stałej praktyki działalności biznesowej Wnioskodawcy należą spotkania z dostawcami towarów i usług, a także potencjalnymi i faktycznymi nabywcami usług oferowanych przez Wnioskodawcę. Spotkania biznesowe zazwyczaj odbywają się w siedzibie Spółki w celu przedstawienia oferty sprzedażowej, prowadzone są rozmowy związane z zawarciem umów zarówno sprzedażowych jak i zakupowych, negocjacje związane z zawarciem umów, porozumień lub nawiązania współpracy o innym charakterze gospodarczym.

Spotkania te związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą. Podczas takich spotkań podawany jest drobny poczęstunek w postaci napojów (np. kawa, śmietanka do kawy, herbata, woda, soki,) i słodycze (np. ciastka, paluszki, cukierki). Zarówno napoje jak i słodycze nie są serwowane z zamiarem zaprezentowania się kontrahentom, a ich dostępność w trakcie takich spotkań w powiązaniu z ich niewystawnością nie służy reprezentacji Wnioskodawcy, a jedynie ze względu na przyjęte uzanse w ramach kontaktów biznesowych służą co najwyżej okazaniu szacunku dla partnera biznesowego. Należy zaznaczyć, że kontrahenci Wnioskodawcy przyjeżdżają niejednokrotnie na spotkanie z odległych miejscowości od siedziby Wnioskodawcy, i po kilkugodzinnej podróży, niezaproponowanie kawy czy herbaty musiałoby być uznane za przejaw braku kultury przez gospodarza spotkania.

Ponieważ Wnioskodawca nie zaliczał dotychczas wydatków na zakup napoi czy też słodyczy do kosztów uzyskania przychodów, poddał ponownie analizie treść przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych, uwzględniając przy tym dostępne poglądy orzecznictwa i doktryny. W wyniku tej analizy Wnioskodawca uznał, że wydatki na drobny poczęstunek w postaci napojów (np. kawa, śmietanka do kawy, herbata, woda, soki,) i słodycze (np. ciastka, paluszki, cukierki) nie stanowią kosztów reprezentacji Wnioskodawcy i powstają w związku z jego przychodami. Wnioskodawca zamierza, więc traktować je jako wydatki podatkowo zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, a także skorygować dotychczasowe rozliczenia w tym zakresie.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe, że wydatki Wnioskodawcy na drobny poczęstunek w postaci napoi i słodyczy dostępny dla kontrahentów podczas spotkań biznesowych, jako nieponiesione w celu reprezentacji, o ile pozostają w związku z przychodami Wnioskodawcy, stanowią koszty uzyskania przychodu.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Według art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów w tym alkoholowych.

Ustawy podatkowe nie definiują pojęcia reprezentacji. W znaczeniu słownikowym, koszty reprezentacji ocenić należy jako synonim pojęcia "koszty zaprezentowania się, pokazania się" niebędące kosztami promocji, czy też reklamy albo pojęcia "koszty przedstawicielstwa, zastępstwa". Podkreślić należy, że rozumienie pojęcia "koszty reprezentacji" jako "koszty przedstawicielstwa, zastępstwa" prowadziłoby na tle ustawy podatkowej do wykładni ad absurdum, gdyż eliminowałoby z kosztów podatkowych wszelkie wydatki, które podatnik ponosi w związku z jego reprezentowaniem i w konsekwencji zaliczane podatkowo byłyby wyłącznie te koszty, które podatnik ponosi osobiście, co prowadziłoby do różnicowania podatników podmiotowo tj. będących osobami fizycznymi (co do zasady może zaliczyć wszystkie koszty gdy działa osobiście) od podatników będących osobami prawnymi cechującymi się reprezentacją ustawową (koszty tej reprezentacji nie byłyby w takiej sytuacji zaliczane podatkowo, stanowiąc koszty reprezentacji osoby prawnej w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Przy takiej interpretacji tak też byłoby z kosztami reprezentacji tam gdzie np. podatnik nie może działać osobiście (np. w zakresie wymaganego przez prawo przymusu adwokackiego).

Uwzględniając powyższe, niewątpliwie więc koszty reprezentacji w rozumieniu ustawy podatkowej to koszty zaprezentowania się. W stanie sprawy dostępność w trakcie spotkań biznesowych napoi czy też słodyczy nie ma na celu zaprezentowanie się kontrahentowi i nie pozostaje w jakimkolwiek związku z tak rozumianą reprezentacją. W tej sytuacji, wydatki na nabycie napoi i słodyczy, jako w stanie faktycznym jw., niesłużące reprezentacji, gdy zostają poniesione w związku z przychodami podatnika w sposób określony w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

* wydatek został poniesiony przez podatnika,

* jest definitywny, a więc bezzwrotny,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W związku z powyższym należy stwierdzić, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

W tym miejscu należy podkreślić, iż to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów.

Należy także pamiętać o wyłączeniach wynikających z uregulowań zawartych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Stosownie do regulacji zawartej w art. 16 ust. 1 pkt 28 cytowanej ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wyłączając z kosztów podatkowych koszty reprezentacji, ustawa podatkowa nie definiuje terminu "reprezentacja", ani też nie odsyła do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia "reprezentacja", nie uprawnia jednak do dowolnego określania zakresu znaczeniowego tego terminu.

Z uwagi na fakt, iż przepisy prawa podatkowego nie definiują ani pojęcia "reprezentacji", należy zgodnie z zasadami wykładni językowej przepisów prawa odnieść się do definicji słownikowej tego pojęcia. W internetowym wydaniu Słownika Języka Polskiego PWN (http://sjp.pwn.pl) pojęcie to zostało zdefiniowane następująco: reprezentacja to "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną".

Zgodnie z przyjętym od lat poglądem doktryny prawa podatkowego, za reprezentację uznaje się "występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów" (Brzeziński B., Kalinowski M., Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 1997, str. 159).

Z powyższego wynika, iż o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

* stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i

* stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Z przedstawionych okoliczności wynika, iż do stałej praktyki działalności biznesowej Wnioskodawcy należą spotkania z dostawcami towarów i usług a także potencjalnymi i faktycznymi nabywcami usług oferowanych przez Wnioskodawcę. Spotkania biznesowe zazwyczaj odbywają się w siedzibie Spółki w celu przedstawienia oferty sprzedażowej, prowadzone są rozmowy związane z zawarciem umów zarówno sprzedażowych jak i zakupowych, negocjacje związane z zawarciem umów, porozumień lub nawiązania współpracy o innym charakterze gospodarczym.

Spotkania te związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą. Podczas takich spotkań podawany jest drobny poczęstunek w postaci napojów (np. kawa, śmietanka do kawy, herbata, woda, soki,) i słodycze (np. ciastka, paluszki, cukierki). Zarówno napoje jak i słodycze nie są serwowane z zamiarem zaprezentowania się kontrahentom, a ich dostępność w trakcie takich spotkań w powiązaniu z ich nie wystawnością nie służy reprezentacji Wnioskodawcy, a jedynie ze względu na przyjęte uzanse w ramach kontaktów biznesowych służą co najwyżej okazaniu szacunku dla partnera biznesowego.

W związku z powyższym należy stwierdzić, iż wydatki na nabycie artykułów spożywczych (kawa, herbata, ciastka) oraz słodycze (ciastka, paluszki, cukierki) podawanych w trakcie spotkań z kontrahentami w siedzibie firmy są kosztami reprezentacji, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy i jako takie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Podniesiona w uzasadnieniu wniosku Spółki kwestia dotycząca wystawności, okazałości, wytworności poczęstunku, w ogóle nie stanowi kryterium kwalifikowania wydatków jako reprezentacji, gdyż o takim charakterze decyduje związek z pełnieniem funkcji przedstawicielskich, rozumianych jako występowanie w imieniu podatnika, a nie okazałość lub wystawność sprawowania takiego przedstawicielstwa. Rozróżnienie wydatków związanych z reprezentacją na zwyczajne, okazałe, wystawne nie ma żadnego uzasadnienia normatywnego.

Reasumując, wydatki na zakup żywności, napojów podawanych i świadczonych w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami niezależnie od miejsca podawania zakupionych artykułów spożywczych i napojów oraz niezależnie od miejsca spożywania posiłku, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres X.