IPPP3/443-481/12-2/KT

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 18 kwietnia 2012 r. (data wpływu 30 kwietnia 2012 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie potwierdzenia, czy wprowadzony przez Spółkę system elektronicznego archiwizowania faktur jest zgodny z przepisami w zakresie podatku VAT, w szczególności spełnia warunki przechowywania faktur określone w rozporządzeniach - jest prawidłowe.

W dniu 30 kwietnia 2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie potwierdzenia, czy wprowadzony przez Spółkę system elektronicznego archiwizowania faktur jest zgodny z przepisami w zakresie podatku VAT, w szczególności spełnia warunki przechowywania faktur określone w rozporządzeniach.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (Spółka) jest dystrybutorem mebli, wyposażenia i pokrewnych produktów do dekoracji domów. Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej otrzymuje od dostawców faktury oraz faktury korygujące dokumentujące zakup towarów bądź usług. Na dzień złożenia niniejszego wniosku, Spółka otrzymuje faktury w formie papierowej i przechowuje je również w takiej formie.

W przyszłości Wnioskodawca planuje umożliwić dostawcom przesyłanie faktur w formie elektronicznej, w sposób pozostający w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności, po wyrażeniu akceptacji na otrzymywanie faktur w tej formie, przy zachowaniu warunków autentyczności i integralności treści faktury). Jednocześnie, Wnioskodawca planuje wprowadzić elektroniczny system przechowywania faktur (ESP), zarówno dla dokumentów otrzymywanych w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, w postaci baz Basware oraz TEC. Baza Basware służy do przechowywania faktur otrzymanych bezpośrednio od dostawców Spółki. Jednocześnie, w bazie TEC przechowywane będą faktury dokumentujące zakupy towarów bądź usług dokonywane przez pracowników Wnioskodawcy, w imieniu i na rzecz Spółki.

W procesie wprowadzania faktur do bazy Basware oraz zarządzania ta bazą będzie uczestniczyła zewnętrzna firma prowadząca profesjonalną działalność w powyższym zakresie (Usługodawca).

Wprowadzanie faktur do elektronicznego systemu przechowywania (baza Basware) będzie przebiegało w następujący sposób:

Wprowadzanie faktur do bazy TEC będzie przebiegało w następujący sposób:

Opisany powyżej sposób przechowywania faktur w ramach ESP (zarówno w bazie Basware, jak i w bazie TEC) zostanie szczegółowo uregulowany w ramach procedur wewnętrznych obowiązujących w Spółce.

Spółka podkreśliła, że założeniem ESP jest nie tylko przechowywanie faktur, ale również uproszczenie procesu merytorycznej akceptacji tych faktur przez uprawnionych pracowników Wnioskodawcy.

Wśród podstawowych cech rozważanego ESP (zarówno w formie bazy Basware, jak i bazy TEC) Spółka wskazała:

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wprowadzony przez Spółkę system elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych (ESP) jest zgodny z obowiązującymi przepisami w zakresie podatku VAT, a w szczególności spełnia przesłanki dla przechowywania faktur określone w § 6 Rozporządzenia oraz § 21 Rozporządzenia fakturowego.

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zdaniem Wnioskodawcy, wprowadzony przez Spółkę system elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych (ESP) jest zgodny z obowiązującymi przepisami w zakresie podatku VAT, a w szczególności spełnia przesłanki dla przechowywania faktur określone w § 6 Rozporządzenia (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej - Dz. U. z 2010 Nr 249, poz. 1661) oraz § 21 Rozporządzenia fakturowego (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie maja zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz. U. z 2011 Nr 68 poz. 360).

Szczegółowe regulacje dotyczące przechowywania faktur zostały zawarte w rozporządzeniach wykonawczych Ministra Finansów wydanych na podstawie art. 106 ust. 8, 10 i 11 ustawy o VAT.

Wymogi dotyczące przechowywania faktur przesłanych drogą elektroniczną zostały określone w Rozporządzeniu. Przedmiotowe Rozporządzenie ma na celu implementację zmian wprowadzonych Dyrektywą Rady 2010/45/EU z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U.UE L2010.189.1 - Dyrektywa o fakturowaniu).

Zgodnie z § 6 Rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Na mocy § 2 Rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (ust. 1 pkt 1), natomiast przez integralność treści faktury - to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (ust. 1 pkt 2). Analogiczne definicje znajdują się w Dyrektywie o fakturowaniu.

Z kolei, zgodnie z § 8 Rozporządzenia, faktury przesyłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jednocześnie, istotne zmiany w zakresie przechowywania papierowych faktur zostały wprowadzone również przez Rozporządzenie fakturowe.

Na mocy § 21 ust. 1 Rozporządzenia fakturowego, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 2 Rozporządzenia fakturowego, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Przy czym, zgodnie z § 21 ust. 3 Rozporządzenia fakturowego, przez "autentyczność pochodzenia" należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast na mocy § 21 ust. 4 "integralność treści" oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Spółka zauważa, iż powyższe przepisy przewidują możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej zarówno w odniesieniu do faktur wystawianych i przesyłanych w formie papierowej, jak również w formie elektronicznej. Prezentowane stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach podatkowych, m.in. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 9 listopada 2011 r. (sygn. IBPP2/443-915/1 1/RSz), w której stwierdzono, iż:

"<...> Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz treść powołanych przepisów należy stwierdzić, że jeżeli w istocie, prowadzony przez Wnioskodawcę komputerowy system przechowywania kopii faktur oraz kopii faktur korygujących gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego jak również łatwość ich odszukania oraz dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, to Wnioskodawca może przechowywać (archiwizować) kopie wystawionych faktur VAT i faktur korygujących w formie elektronicznej, mimo że oryginały mają postać papierową (drukowaną)."

Jednocześnie, analiza prezentowanych powyżej przepisów Rozporządzenia oraz Rozporządzenia fakturowego wskazuje, zdaniem Spółki, że ustawodawca przewidział analogiczne zasady i wymagania dla archiwizacji faktur papierowych i elektronicznych.

Tym samym, w świetle powyższych regulacji, aby uznać, iż system elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych gwarantuje przechowywanie faktur zgodnie z przepisami w zakresie VAT (tj. ustawy o VAT, Rozporządzenia oraz Rozporządzenia fakturowego), powinien on zapewniać:

A. Przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe.

Wnioskodawca podkreśla, że bazy TEC i Basware są tak skonstruowane, aby umożliwić użytkownikowi wgląd do faktur z poszczególnych okresów rozliczeniowych. Przykładowo, istnieje możliwość wyświetlenia w bazie tylko faktur otrzymanych w danym miesiącu. Tym samym, ESP wprowadzone przez Spółkę, spełniają pierwszy z warunków przechowywania faktur.

B. Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność przechowywania faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy Rozporządzenia i Rozporządzenia fakturowego, poza podaniem definicji tych pojęć, nie wskazują sposobów zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści. Pewne wytyczne w tym zakresie dają postanowienia Dyrektywy o fakturowaniu oraz uzasadnienie do Rozporządzenia.

Zgodnie z treścią znowelizowanego przez Dyrektywę o fakturowaniu art. 233 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady: "autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Ma to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług".

Wnioskodawca zaznacza, że jak wskazano w preambule do Dyrektywy o fakturowaniu: "faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego należy zapewnić ich autentyczność, integralność i czytelność. Kontrole biznesowe można wykorzystywać do ustalenia wiarygodnych ścieżek audytu między fakturami a transakcjami, zapewniając tym samym, że każda faktura (czy to w formie papierowej, czy też elektronicznej) spełnia te wymogi". W innym fragmencie przedmiotowej preambuły stwierdzono: "autentyczność i integralność faktur elektronicznych można również zapewnić za pomocą wykorzystania niektórych istniejących technologii, takich jak elektroniczna wymiana danych (EDI) i zaawansowane podpisy elektroniczne. Ponieważ jednak istnieją również inne technologie, nie należy wymagać od podatników stosowania żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego.".

Zatem, wraz z liberalizacją form, w jakich można przechowywać faktury, podatnicy (w tym przypadku również Spółka) zostali zobligowani do zapewniania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury - używając odpowiednich procedur biznesowych i kontroli wewnętrznych (co oznacza, że samo rozwiązanie technologiczne może być, co do zasady, dowolne). Jak bowiem wynika z preambuły do Dyrektywy o fakturowaniu, to zagwarantowanie właściwych procedur biznesowych, a nie stosowanie określonych rozwiązań technologicznych, jest decydujące dla spełnienia warunku autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury (zarówno przy ich przesyłaniu, jak również archiwizacji).

Prezentowane powyżej stanowisku znajduje, zdaniem Spółki, potwierdzenie w interpretacjach Ministra Finansów, który wypowiadał się na temat autentyczności pochodzenia i integralności treści w kontekście możliwości przesyłania faktur sporządzonych w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej. Przykładowo:

"<...> Prawodawca zdefiniował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Jako przykład systemów zapewniających zachowanie ww. warunków podał bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). Przy czym jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną, gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury.Konieczne zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

<...> Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 112 regulująca ww. kwestie, została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich jedynie do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT. Ocena "prawidłowości" faktury jako dowodu ma być dokonywana z perspektywy "autentyczności" jej pochodzenia, zachowania "integralności treści" oraz jej "czytelności". Kontrolę faktury pod tym kątem ma zapewnić sam podatnik, przy czym Dyrektywa 112 podpowiada podatnikowi, że można ten efekt uzyskać za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jedynie jako przykład tego typu systemów kontroli podaje się rozwiązania oparte na bezpiecznym (zaawansowanym) podpisie elektronicznym lub systemie elektronicznej wymiany informacji (EDI). <...>"

Jak wynika z powyższego, przy analizowaniu kwestii autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury władze skarbowe kładą nacisk na zapewnienie odpowiednich procedur (zarówno w relacjach z kontrahentami, jak również wewnątrz przedsiębiorstwa), a także innych elementów kontroli biznesowych. Zdaniem Spółki, ESP wdrażane przez Wnioskodawcę w celu elektronicznego przechowywania faktur zakupowych, będzie zapewniało odpowiednie procedury i kontrole biznesowe, zabezpieczające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur otrzymywanych przez Spółkę. W szczególności, w ramach ESP:

Ponadto, Wnioskodawca wskazuje, że faktury będą przechowywane w ESP do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nimi dokumentowanego.

Tym samym, zdaniem Spółki, wprowadzany przez nią ESP spełnia również warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści przechowywanych faktur, jak również okresu, przez który te faktury muszą być przechowywane.

C. Łatwe odszukanie przechowywanych faktur.

Wnioskodawca podkreśla, że bazy TEC i Basware są tak skonstruowane, aby zapewnić uporządkowany dostępu do archiwizowanych w nich faktur, w szczególności z uwagi na przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe. Ponadto, bazy są zaopatrzone w funkcję wyszukiwarki, umożliwiającej automatyczne odnalezienie poszczególnych faktur.

D. Bezzwłoczny dostęp do faktur dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej (na żądanie).

Jak Spółka wskazywała powyżej, konstrukcja baz TEC oraz Basware pozwala na wgląd do faktur z wybranych okresów rozliczeniowych. Tym samym, Spółka ma możliwość zapewnić, na żądanie organów, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w tych bazach faktur.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, wprowadzony przez Spółkę system elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych (ESP) jest zgodny z obowiązującymi przepisami w zakresie podatku VAT, a w szczególności spełnia analizowane powyżej przesłanki dla przechowywania faktur określone w § 6 Rozporządzenia oraz § 21 Rozporządzenia fakturowego.

Przepisy podatkowe nie wskazują wprost, jak należy zorganizować archiwum e-faktur i czy powinno ono mieć charakter scentralizowany (np. w postaci jednej bazy danych), czy też może to być system łączony (np. składający się z kilku baz).

Zdaniem Wnioskodawcy, zarówno scentralizowana, jak i łączona metoda organizacji archiwum, są dopuszczalne z punktu widzenia przepisów prawa podatkowego, pod warunkiem, iż każde z prowadzonych archiwów spełnia opisane w Rozporządzeniu i Rozporządzeniu fakturowym warunki. Analogiczne stanowisko w tej sprawie zostało zaprezentowane w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 27 października 2011 r. (sygn. IPTPP2/443-431/11-2/JS), w której wskazano, iż: "<...> należy zgodzić się z Wnioskodawcą, iż możliwe jest posiadanie dwóch odrębnych archiwów faktur wystawionych w formie elektronicznej dla wydzielonych dwóch grup odbiorców, tj. osobne archiwum dla klientów, którzy chcą otrzymywać e-faktury poprzez system EDI oraz osobne dla pozostałych klientów, którzy chcą otrzymywać faktury elektroniczne z pominięciem systemu EDI, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności faktur".

Biorąc pod uwagę fakt, iż zarówno baza Basware, jak również TEC zapewniają autentyczność pochodzenia oraz integralność treści przechowywanych e-faktur przez cały okres trwania zobowiązania podatkowego, łatwy sposób odszukiwania poszczególnych archiwizowanych dokumentów, a także podział na okresy rozliczeniowe i możliwość zapewnienia dostępu do przechowywanych faktur na żądanie organów, fakt, iż elektroniczny system przechowywania faktur (ESP) wprowadzany przez Spółkę składa się z dwóch archiwów, nie ma znaczenia dla uznania, iż jest on zgodny z obowiązującymi przepisami w zakresie podatku VAT.

W związku z powyższym Spółka wniosła o potwierdzenie prawidłowości przedstawionego stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.