IPPP3/443-269/13-2/RD - Podatek od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 20 marca 2013 r. (data wpływu 4 kwietnia 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 4 kwietnia 2013 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wystawia faktury dla swoich kontrahentów. Część z faktur wysyłana jest w formie elektronicznej, zaś reszta w tradycyjnej formie papierowej. Wnioskodawca rozważa możliwość archiwizowania i przechowywania wszystkich faktur w formacie elektronicznym Portable Document Format (pdf), w tym w szczególności możliwość przechowywania w formie elektroniczne> egzemplarzy faktur przeznaczonych dla Wnioskodawcy (kopii) wystawionych w formie tradycyjnej bez ich drukowania.

Archiwizowane faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca może przechowywać w formie elektronicznej, bez drukowania, egzemplarze faktur, które zachowuje w swojej dokumentacji (do końca 2012 r. tzw. kopie).

Zdaniem Wnioskodawcy:

Może on przechowywać w formie elektronicznej (jako pliki.pdf) egzemplarze faktur, które zachowuje w swojej dokumentacji. Dotyczy to również sytuacji, w których egzemplarze tych faktur przeznaczone dla nabywcy zostały przekazane nabywcy w formie papierowej. Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma on obowiązku ich drukowania zarówno w stanie prawnym z 2012 r., jak i obecnym.

Szczegółowe zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT wysyłanych w formie papierowej uregulowane zostały w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360 z późn. zm., dalej rozporządzenie). Do przedmiotowego stanu faktycznego, zdaniem Wnioskodawcy, nie będą miały zastosowania przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 28 grudnia 2010 r. Nr 249, poz. 1661) ani rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. W sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 29 grudnia 2012 r.).

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden egzemplarz otrzymuje nabywca, a drugi zatrzymuje sprzedawca. Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym do końca 2012 r., podatnicy byli obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wymogi dla sposobu przechowywania określał wówczas § 21 ust. 2.

Treść tego rozporządzenia w brzmieniu nadanym od 2013 r. wskazuje, że podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (obecnie § 2 pkt 7 i 8 rozporządzenia, zaś do końca 2012 r. § 21 ust. 3 i 4 rozporządzenia).

Faktury - przechowywane przez wystawcę i otrzymane przez nabywcę są identyczne w zakresie treści.

Z zestawienia powyższych przepisów jasno wynika, iż w sytuacji, w której podatnik wystawia egzemplarz faktury przeznaczony dla odbiorcy w formie papierowej i w takiej formie wysyła ją do swojego kontrahenta, może jednocześnie egzemplarza tej faktury przeznaczonego dla siebie nie drukować, ale zachować go w formie elektronicznej i przechowywać go w tej formie do czasu upływu terminu przedawnienia, pod warunkiem spełnienia wymogów opisanych w § 21 ust. 1 rozporządzenia, tj. przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Zdaniem Wnioskodawcy, zarówno w stanie prawnym obowiązującym w 2012 r., jak i w stanie prawnym od 1 stycznia 2013 r., może on przechowywać egzemplarze faktur przeznaczonych dla siebie (kopie do końca 2012 r.) w postaci elektronicznej, także wówczas gdy egzemplarze dla nabywcy (oryginały do końca 2012 r.) zostały wydrukowane i przekazane w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 8 powołanego artykułu, szczegółowe zasady dotyczące faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) zwanego dalej "rozporządzeniem".

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Przy czym autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 rozporządzenia). Natomiast integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 rozporządzenia).

Na podstawie § 22 rozporządzenia, faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W tym miejscu wskazać należy, iż z dniem 1 stycznia 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012 r. poz. 1428).

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r., faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie ust. 2 ww. przepisu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 4 rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

§ 20a ust. 1 rozporządzenia stanowi z kolei, iż podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ust. 2).

Wskazane przepisy rozporządzenia, zarówno w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2012 r., jak i od dnia 1 stycznia 2013 r., określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur VAT, przy czym z przepisów tych wynika dowolność sposobu przechowywania faktury, pod warunkiem jednakże spełnienia określonych przesłanek.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. § 20a cyt. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wystawia faktury dla swoich kontrahentów. Część z faktur wysyłana jest w formie elektronicznej, zaś reszta w tradycyjnej formie papierowej. Wnioskodawca rozważa możliwość archiwizowania i przechowywania wszystkich faktur w formacie elektronicznym (.pdf), w tym szczególności możliwość przechowywania w formie elektronicznej egzemplarzy faktur przeznaczonych dla Wnioskodawcy (kopii) wystawionych w formie tradycyjnej bez ich drukowania. Archiwizowane faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych, uniemożliwiający ich modyfikację

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy powstały w kwestii przechowywania kopii wystawionych faktur w formie elektronicznej bez drukowania.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż regulacje prawne obowiązujące od 1 stycznia 2013 r. jak i w stanie prawnym obowiązującym w 2012 r. dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawianych kontrahentom, jak i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści. Ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. np. w systemie, który nie pozwala na jakąkolwiek modyfikację treści zapisów przechowywanych tam kopii faktur.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane powyżej przepisy prawa należy stwierdzić, iż Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania egzemplarzy faktur przeznaczonych dla siebie w formie elektronicznej także wówczas gdy egzemplarze dla nabywcy zostały wydrukowane i przekazane w formie papierowej, bowiem spełni on warunki, o których mowa w § 21 cytowanego wyżej rozporządzenia.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy, zarówno w stanie prawnym obowiązującym w 2012 r. jak i w stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2013 r. w odniesieniu do możliwości przechowywania egzemplarzy faktur przeznaczonych dla siebie w postaci elektronicznej, także wówczas gdy oryginały do końca 2012 r. zostały wydrukowane i przekazane w formie papierowej należy uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.).Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.