IPPP3/443-17/13-4/RD

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 23 października 2012 r. (data wpływu 2 listopada 2012 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów - jest prawidłowe.

W dniu 2 listopada 2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

W toku prowadzonej działalności gospodarczej Bank (dalej: Bank, Wnioskodawca) dokonuje sprzedaży towarów i usług, których fakt wykonania zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm., dalej: UVAT) udokumentowany jest z zastrzeżeniem przewidzianych w tejże ustawie wyjątków, fakturami VAT. Wystawione przez Bank faktury VAT, co do zasady są przesyłane do kontrahentów w formie papierowej. Celem usprawnienia procesu dystrybucji faktur, Wnioskodawca postanowił zmodyfikować dotychczas stosowany sposób przesyłania faktur poprzez zastąpienie wysyłki w formie papierowej, wysyłką faktur w formie elektronicznej, w formie nieedytowalnego dokumentu PDF (dalej: format PDF). Warunkiem wprowadzenia powyższego rozwiązania jest uzyskania przez Bank akceptacji kontrahenta na przesyłanie, w tym udostępnianie faktur, w formie elektronicznej ww. formacie PDF. W stosunku do kontrahentów, którzy nie wyrażą zgody na przesyłanie faktur VAT w formie elektronicznej ww. sposób, wystawiane przez Bank faktury VAT będą przesyłane z zachowaniem formy papierowej.

Faktury VAT przesłane drogą elektroniczną w formacie nieedytowalnego dokumentu PDF nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, ani nie będą przesyłane z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych (EDI). Zgodnie z założeniami Wnioskodawcy, faktury w formacie PDF będą automatycznie generowane w specjalnie do tego celu zbudowanym rozwiązaniu Informatycznym (tzw. system TBE), po wprowadzeniu odpowiednich danych. Następnie plik zawierający fakturę w formacie PDF będzie umieszczany na specjalnie dla tego celu zbudowanej platformie internetowej TFE. Przesyłanie plików PDF pomiędzy systemem TBE, w którym będą generowane faktury VAT, a platformą TFE, na której będą udostępniane kontrahentom wystawione przez Bank faktury VAT w formacie PDF, będzie odbywało się w sposób automatyczny, przy wykorzystaniu rozwiązania Informatycznego niewymagającego jakiegokolwiek udziału człowieka. Udostępnione w powyższy sposób faktury VAT, klient będzie mógł na zasadzie wyłączności pobrać z platformy TFE. Wyłączność zostanie zagwarantowana poprzez utworzenie na ww. platformie indywidualnych kont dla każdego z klientów, do których dostęp wyłącznie w celu podglądu oraz pobrania dostępnych faktur VAT będą mieli upoważnieni do tej czynności pracownicy kontrahenta. Zalogowanie się na utworzone na ww. platformie indywidualne konta kontrahentów zabezpieczone będzie indywidualnym dla każdego klienta loginem oraz hasłem. O fakcie udostępnienia faktur VAT na platformie TFE, klient zostanie poinformowany w formie ogólnej Informacji dostępnej na platformie TFE lub/oraz poprzez środki komunikacji teleinformatycznej (komunikat o udostępnieniu faktur przekazywany może być również na skrzynkę poczty elektronicznej klienta, bądź w formie wiadomości sms przekazywanej na dedykowany dla tego celu przez klienta numer telefonu).

Na powyższych zasadach Bank zamierza przesyłać faktury VAT, duplikaty faktur VAT, włącznie z fakturami oraz duplikatami faktur korygujących VAT, z zastrzeżeniem jednak, iż wyżej przedstawiony model przesyłania faktur VAT nie będzie realizowany w stosunku do faktur korygujących VAT zmniejszających kwotę należnego podatku VAT (tzw. faktur korygujących "in minus"). W przypadku tych ostatnich, celem wypełnienia obowiązku posiadania przez Bank potwierdzenia odbioru faktury korekty "in minus" przez kontrahenta, zachowana zostanie forma papierowa przesyłania faktur korygujących VAT oraz ewentualnych ich duplikatów. Jednocześnie, wszystkie objęte dystrybucją elektroniczną faktury VAT oraz ich ewentualne duplikaty, z wyłączeniem faktur korygujących "in minus" oraz ich duplikatów, będą przechowywane w formie elektronicznej w systemie TBE, w którym zostały wystawione. Ww. faktury VAT będą przechowywane z zachowaniem formatu, w którym zostały wystawione, a więc w formacie nieedytowalnego pliku PDF w sposób numeryczny, w podziale na miesiące, w którym faktura została wystawiona. Przechowywane w powyższy sposób faktury VAT będą dostępne wyłącznie osobom realizującym po stronie Banku proces wystawiania faktur VAT oraz ich duplikatów, z zachowaniem zabezpieczeń uniemożliwiających jakąkolwiek modyfikację zawartych w nich danych, z wyłączeniem trybu korekty faktur VAT przewidzianego w przepisach prawa podatkowego (instytucja faktur korygujących VAT). Ponadto, jeśli wystąpi taka potrzeba Wnioskodawca zapewni organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej dostęp do przechowywanych w powyższy sposób faktur VAT oraz ich ewentualnych duplikatów.

Do faktur korygujących ",in minus" oraz ich duplikatów zachowana zostanie forma papierowa przechowywania faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Mając na uwadze wyżej przestawiony stan faktyczny, Bank zwraca się o potwierdzenie, iż:

Przedmiotem niniejszej interpretacji są zagadnienia oznaczone numerem 3 dotyczące podatku od towarów i usług, w odniesieniu zaś do pytań oznaczonych numerami 1 i 2 wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 3.

W odniesieniu zaś do formy przechowywania faktur VAT, Wnioskodawca zwraca uwagę, iż w tym zakresie przepisy Rozporządzenia fakturowego nie obligują podatników do przechowywania faktur wyłącznie w jeden, określony w nich sposób. W analogiczny sposób adresują sposób przechowywania przepisy Rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej wskazując jedynie, iż faktury przesyłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane również w formie elektronicznej. Zarówno przepisy Rozporządzenia fakturowanego jak i Rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej nakładają na podatników wyłącznie obowiązek przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia się zobowiązania podatkowego, jednak forma przechowywania jest dowolna, pod warunkiem, iż zapewnia autentyczność pochodzenia faktur VAT, integralność ich treści, a w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej również ich czytelność oraz łatwe odszukanie. Tym samym, w świetle przepisów rozporządzeń określających warunki przechowywania faktur VAT, podatnik jest uprawniony do przechowywania zarówno faktur papierowych jak i faktur elektronicznych (przesyłanych w formie elektronicznej) w formie papierowej jak i w formie elektronicznej, w zależności od jego decyzji biznesowej, pod warunkiem, iż wybrany przez niego tryb przechowywania zapewnia spełnienie ww. warunków.

W świetle ww. przepisów, nic nie stoi na przeszkodzie aby te faktury VAT lub ich duplikaty, do których będzie mieć zastosowanie wysyłka za pomocą środków komunikacji elektronicznej, były przechowywane w tej samej formie, w formacie, w którym zostały wystawione (dokument PDF nieedytowalny), gwarantując autentyczność ich pochodzenia, czytelność oraz integralność treści oraz jednocześnie aby zachowana została papierowa forma przechowywania faktur, w stosunku do tych faktur VAT oraz ich duplikatów, do których zastosowana zostanie papierowa forma wysyłki faktur VAT (faktury korekty "in minus" oraz ich duplikaty).

Zaprezentowany w niniejszym wniosku sposób przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej będzie gwarantować łatwość ich odszukania oraz zapewniać dostęp do nich na żądanie organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej.

Powyższe oznacza, iż przechowywania faktur VAT na zasadach przedstawionych w niniejszym wniosku Banku spełniać będzie wszystkie wymagane przepisami Rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej warunki przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku do towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zasady wystawiania faktur VAT oraz innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały szczegółowo w przepisach, obowiązującego od dnia 1 kwietnia 2011 r., rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Stosownie do § 20 ust. 1 cyt. rozporządzenia, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej (§ 20 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia (§ 20 ust. 3 cyt. rozporządzenia).

Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 20 ust. 4 cyt. rozporządzenia).

W przypadku faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 20 ust. 5 cyt. rozporządzenia).

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych - art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF.

Stosownie do § 6 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Zgodnie z § 7 rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych - § 8 rozporządzenia.

A zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Biorąc pod uwagę powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania przesłanych lub otrzymanych faktur elektronicznych w formie papierowej lub w formie elektronicznej.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca i nabywca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego. Zatem sposób przechowywania kopii wszystkich wystawionych lub otrzymanych faktur oryginałów w formie elektronicznej bądź papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług.

Z opisu sprawy wynika, że Bank celem usprawnienia procesu dystrybucji faktur postanowił zmodyfikować stosowany sposób przesyłania faktur poprzez zastąpienie wysyłki w formie papierowej, wysyłką faktur w formie elektronicznej, jako nieedytowalny dokument PDF, a warunkiem wprowadzenia powyższego rozwiązania jest uzyskanie przez Bank akceptacji kontrahenta na przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie PDF. Faktury VAT przesłane droga elektroniczną w formacie nieedytowalnego dokumentu PDF nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, ani nie będą przesyłane z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych (EDI). Zgodnie z założeniami Wnioskodawcy, faktury w formacie PDF będą automatycznie generowane w specjalnie do tego celu zbudowanym rozwiązaniu Informatycznym (tzw. system TBE), po wprowadzeniu odpowiednich danych. Następnie plik zawierający fakturę w formacie PDF będzie umieszczany na specjalnie dla tego celu zbudowanej platformie internetowej TFE. Przesyłanie plików PDF pomiędzy systemem TBE, w którym będą generowane faktury VAT, a platformą TFE, na której będą udostępniane kontrahentom wystawione przez Bank faktury VAT w formacie PDF, będzie odbywało się w sposób automatyczny, przy wykorzystaniu rozwiązania Informatycznego niewymagającego jakiegokolwiek udziału człowieka. Udostępnione w powyższy sposób faktury VAT, klient będzie mógł na zasadzie wyłączności pobrać z platformy TFE. Wyłączność zostanie zagwarantowana poprzez utworzenie na ww. platformie indywidualnych kont dla każdego z klientów, do których dostęp wyłącznie w celu podglądu oraz pobrania dostępnych faktur VAT będą mieli upoważnieni do tej czynności pracownicy kontrahenta. Zalogowanie się na utworzone na ww. platformie indywidualne konta kontrahentów zabezpieczone będzie indywidualnym dla każdego klienta loginem oraz hasłem. O fakcie udostępnienia faktur VAT na platformie TFE, klient zostanie poinformowany w formie ogólnej informacji dostępnej na platformie TFE lub/oraz poprzez środki komunikacji teleinformatycznej (komunikat o udostępnieniu faktur przekazywany może być również na skrzynkę poczty elektronicznej klienta, bądź w formie wiadomości sms przekazywanej na dedykowany dla tego celu przez klienta numer telefonu). Wnioskodawca wskazuje również, że zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia oraz integralność treści przesyłanych faktur.

Na powyższych zasadach Bank zamierza przesyłać faktury VAT, duplikaty faktur VAT, włącznie z fakturami oraz duplikatami faktur korygujących VAT, z zastrzeżeniem jednak, iż wyżej przedstawiony model przesyłania faktur VAT nie będzie realizowany w stosunku do faktur korygujących VAT zmniejszających kwotę należnego podatku VAT (tzw. faktur korygujących "in minus"). W przypadku tych ostatnich, celem wypełnienia obowiązku posiadania przez Bank potwierdzenia odbioru faktury korekty "in minus" przez kontrahenta, zachowana zostanie forma papierowa przesyłania faktur korygujących VAT oraz ewentualnych ich duplikatów. Wnioskodawca wskazuje również, że zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia oraz integralność jej treści. Wszystkie objęte dystrybucją elektroniczne faktury VAT, oraz ich ewentualne duplikaty, z wyłączeniem faktur korygujących "in minus" oraz ich duplikatów, będą przechowywane w formie elektronicznej w systemie TBE, w którym zostały wystawione. Ww. faktury VAT będą przechowywane z zachowaniem formatu, w którym zostały wystawione, a więc w formacie nieedytowalnego pliku PDF w sposób numeryczny, w podziale na miesiące, w którym faktura została wystawiona, gwarantując autentyczność ich pochodzenia, czytelność oraz integralność treści. Ponadto, jeśli wystąpi taka potrzeba Wnioskodawca zapewni organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej dostęp do przechowywanych w powyższy sposób faktur VAT oraz ich ewentualnych duplikatów.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz powołane regulacje prawne stwierdzić należy, że wskazany przez Wnioskodawcę w opisie stanu faktycznego sposób przechowywania faktur, faktur korygujących w tym faktur korygujących zmniejszających wartość należnego podatku oraz ich duplikatów w tej samej formie, w formacie, w którym zostały wystawione, spełniać będą wymogi określone w § 6 i § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy uznać należy za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur przesłanych lub otrzymanych w formie elektronicznej wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy - Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy)

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.