IPPP3/443-1211/11-2/JF

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 2 września 2011 r. (data wpływu 6 września 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie elektronicznej w postaci pliku PDF - jest prawidłowe.

W dniu 6 września 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie elektronicznej w postaci pliku PDF.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka w ramach prowadzonej działalności handlowej otrzymuje i wystawia faktury VAT oraz korekty faktur VAT. W związku z możliwościami jakie dają przepisy zawarte w § 19-21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r., w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług do których nie maja zastosowania zwolnienia od podatku od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360) oraz § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010, w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661) Spółka zamierza otrzymywać od dostawców faktury VAT, korekty faktur VAT, jak również przesyłać faktury VAT, faktury korekty VAT swoim odbiorcom w formie pliku PDF drogą mailową lub korzystać ze stron internetowych w celu ich pobierania.

Wskazana forma przesyłania i otrzymywania faktur będzie możliwa do stosowania po uzyskaniu uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur dokonanej w formie pisemnej lub elektronicznej przez odbiorcę.

Dokumenty w formacie PDF przesyłane odbiorcom mailem lub udostępniane na stronie internetowej Spółki, oraz otrzymywane od dostawców mailem lub z ich stron internetowych Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej w sposób określony w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

Dodatkowo Spółka chciałaby skorzystać z rozwiązania polegającego na zaniechaniu drukowania kopii faktur VAT, korekt faktur VAT wystawionych w formie papierowej, i przechowywaniu ich w formie elektronicznej w sposób określony w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego. Wskazany sposób przechowywania kopii faktur dotyczyłby wszystkich lub wybranych odbiorców.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Zdaniem Spółki:

Ad. 1. Zdaniem Spółki zarówno faktury VAT, korekty faktur VAT wystawione w formie papierowej jak i udostępnione w formie elektronicznej poprzez przesyłanie mailem w pliku PDF lub pobierane w tym pliku ze stron internetowych wystawców, po spełnieniu warunku akceptacji tego sposobu wymiany dokumentów przez odbiorcę, są równoważne w skutkach podatkowych z fakturami w formie papierowej.

Ad. 2. Zdaniem Spółki faktury VAT, korekty faktur VAT zapisane w pliku PDF i przesyłane mailem lub pobierane w tym pliku ze stron internetowych wystawców, po spełnieniu warunku akceptacji tego sposobu wymiany przez odbiorcę, mogą być archiwizowane w formie elektronicznej w sposób określony w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r., w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661).

Ad. 3. Zdaniem Spółki kopie faktur VAT, korekt faktur VAT wystawionych w formie papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r., w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661).

Wskazany sposób przechowywania kopii faktur VAT oraz kopii faktur korygujących VAT wystawionych w formie papierowej może dotyczyć zarówno wszystkich wystawionych tak dokumentów, jak również dokumentów wystawionych dla wybranych grup odbiorców.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. z 2011 r. Dz. U. 177, poz. 1054) - zwana dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych - art. 106 ust. 11 ustawy.

Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur.

Na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu tego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur).

W myśl § 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. W przypadku faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Przepisy ust. 1-5 stosuje się odpowiednio do not korygujących (ust. 2-6).

Stosownie do § 21 ust. 1 podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Według § 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur).

Natomiast, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (ust. 4 ww. § 21).

Powyższe uregulowania wskazują na obowiązek wystawiania faktur jako dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży przez podatnika podatku od towarów i usług. Dokumenty ze względu na swoją dokumentacyjną rolą winny spełniać określone prawem wymogi, m.in. powinny być wystawione co najmniej w dwóch egzemplarzach. Jednocześnie przepis § 19 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur nie wymaga spełnienia takiego warunku dla faktur przesyłanych (udostępnianych) w formie elektronicznej. Przechowywanie faktur, faktur korygujących i ich duplikatów winno dopełniać warunki: podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność, integralność treści, czytelność oraz łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp organów podatkowych.

Zasady przesyłania faktur w formie elektronicznej, ich przechowywania oraz trybu udostępniania zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie przesyłania faktur.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur).

W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, zgodnie z którym faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Należy zauważyć, że obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom szczególnej formy wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur, korekt faktur czy ich duplikatów. Faktura może być zatem sporządzona i wystawiona w formie papierowej lub też elektronicznej, przy zachowaniu metod wymienionych w ww. przepisach. Ustawodawca dopuszcza również dowolny sposób przechowywania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów tych dokumentów (§ 21 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur). Przepisy regulujące zasady przechowywania faktur, ich korekt i duplikatów w żaden sposób nie narzucają wybranego przez podatnika sposobu przechowywania (archiwizowania) dla wybranych grup dostawców. Udostępnianie lub przesyłanie faktur w formie elektronicznej może następować także z zastosowaniem dowolnego formatu elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur według metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszystkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów. Wobec tego należy uznać, iż niezależnie od formy wystawienia (papierowa, elektroniczna) faktur, ich korekt i duplikatów, dokumenty te są dokumentami prawidłowymi o ile spełnione są pozostałe przesłanki wynikające z przepisów dotyczących treści, potwierdzenia rzeczywistych transakcji, zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści czy czytelności.

Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga jednakże uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Z kolei, w przypadku cofnięcia akceptacji wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin. Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy tak, aby zapewnić również prawidłowy sposób przechowywania faktur. Wskazać należy, iż dla skuteczności oświadczeń woli kontrahentów winien być określony przedmiot umowy, data zawarcia i wykonania. Istotne jest to, aby oświadczenia obu stron umowy były zgodne i dla nich wzajemnie czytelne. Wobec tego czynność jest skuteczna jeżeli wynika z zawartej umowy i nie narusza obowiązujących przepisów. W sytuacji zawarcia umowy o warunkach wystawiania i przesyłania faktur pomiędzy kontrahentami akceptacja określona w § 3 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur dotyczy zarówno formy jak i rodzaju czynności, dla których umówiona forma wystawiania i przesyłana jest stosowana. Wolą stron umowy jest określenie ww. warunków, tj. zarówno formy jak i rodzaju wybranych transakcji. Wolą podatnika jest również dokonanie wyboru kontrahentów, z którymi zawrze umowę o szczególnych warunkach wystawiania i przesyłania dokumentów. Wystawca faktury niezależnie do formy jej wystawienia i przesłania decyduje o sposobie przechowywania kopii wystawionych dokumentów. Przepisy podatkowe nie zabraniają aby faktura, jej kopia, korekta lub duplikat wystawione w formie papierowej nie mogły być przechowywane w formie elektronicznej. Nie zobowiązują również podatnika do stosowania wybranego przez siebie sposobu przechowywania dla wszystkich grup odbiorców.

Podsumowując powyższe należy stwierdzić, iż ustawodawca dopuszcza wystawianie faktur i korekt faktur, ich przesyłanie w formie elektronicznej oraz przechowywanie faktur otrzymanych, zarówno drogą elektroniczną jak i otrzymanych w formie papierowej, w dowolny sposób z podziałem na okresy rozliczeniowe, z zachowaniem warunków określonych przepisami rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur i rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur. Bezwzględnym wymogiem jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury oraz czytelności faktur, a także łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur. Przy czym należy zauważyć, iż przepis § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur wymaga od podatnika, aby ww. okoliczności były zachowane przez cały okres istnienia faktury, tj. od momentu jej wystawienia do upływu okresu przedawnienia. Zatem, wystawienie, przesył wystawionej faktury oraz jej przechowywanie winno spełniać wymienione wymogi. Spełnienie tych warunków pozwala na korzystanie przez podatnika z praw związanych z posiadaniem faktury w taki sposób wystawionej, przesłanej oraz przechowywanej.

Z przedmiotowego wniosku wynika, iż Spółka zamierza otrzymywać od dostawców faktury VAT, korekty faktur VAT, jak również przesyłać faktury VAT, faktury korekty VAT swoim odbiorcom w formie pliku PDF drogą mailową lub pobierać je ze stron internetowych. Przy czym Spółka będzie posiadała akceptację tego sposobu przesyłania faktur dokonanej w formie pisemnej lub elektronicznej przez odbiorcę. Otrzymane bądź wysłane faktury Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej w sposób określony w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego bez konieczności drukowania kopii faktur VAT, faktur korekt VAT wystawionych w formie papierowej, i przechowywaniu ich w formie elektronicznej w sposób określony w tym przepisie rozporządzenia.

Mając na uwadze przedstawione przez Spółkę okoliczności sprawy - w szczególności zapewnienia spełnienia warunków określonych w § 3 i § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur oraz przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur - oraz obowiązujące regulacje prawne należy stwierdzić, iż Spółka może przechowywać faktury otrzymane w zaakceptowanej przez kontrahenta formie elektronicznej w dowolnym formacie, np. w postaci pliku PDF, skoro zapewnia ich autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność oraz łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp w sposób określony w przepisie § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur. Faktury takie mogą być przez Spółkę przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób (np. w formie plików PDF), do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka może również przechowywać w formie elektronicznej kopie faktur, ich duplikaty i korekty wystawione w formie papierowej dla wybranych grup odbiorców.

Tym samym, faktury, korekty faktur i ich duplikaty wystawiane (również w formie papierowej) w ramach prowadzonej działalności Spółki a następnie przesyłane przez Spółkę (w tym udostępniane na stronie internetowej wystawcy) oraz otrzymywane przez Spółkę (pobierane) drogą elektroniczną w formie plików PDF po wcześniejszej akceptacji takiego sposobu przesyłu, mogą być archiwizowane i przechowywane na zasadach określonych w § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur z podziałem na okresy rozliczeniowe. W taki sposób otrzymywane, wystawiane, archiwizowane i przechowywane faktury, korekty faktur i ich duplikaty niezależnie od formy wystawienia, przesyłu i przechowywania, stanowią faktury spełniające obowiązujące przepisy prawa.

Ze względu na powyższe należy uznać, iż:

W tym zakresie stanowisko Spółki należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.