IPPP2/443-998/11-2/KAN - Uzyskanie akceptacji do wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 18 sierpnia 2011 r. (data wpływu 22 sierpnia 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uzyskania akceptacji do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 22 sierpnia 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uzyskania akceptacji do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka S.A. (zwana dalej Spółką) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczy usługi telekomunikacyjne (telefonii stacjonarnej oraz usługi dostępu do sieci Internet). Świadczenie usług jest dokumentowane fakturami VAT.

Spółka mając na uwadze przewidzianą przez ustawodawcę możliwość wystawiania faktur elektronicznych zamierza dokonywać tego typu czynności w stosunku do swoich klientów (Abonentów). Jednym z warunków, aby Spółce przysługiwało prawo wystawiania i przesyłania faktury elektronicznej jest uzyskanie uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Spółka planuje wykorzystanie możliwości uzyskania akceptacji dla wystawiania e-faktur przez odbiorcę faktury w formie elektronicznej za pomocą systemu IVR (ang. lnteractive Voice Response) tj. systemu stosowanego w telekomunikacji, umożliwiającego interaktywną obsługę osoby dzwoniącej. Proces wyglądałby następująco: Abonent dzwoniłby pod numer infolinii. W przypadku wyrażenia zgody na wystawienie e-faktury konsultant telefonicznej obsługi klienta przełączałyby Abonenta do systemu IVR, w celu dokonania potwierdzenia wybranej formy fakturowania. Możliwe byłoby również bezpośrednie wyrażenie zgody Abonenta na otrzymywanie e-faktur poprzez łączenie się z system IVR z pominięciem konsultanta. W pierwszej kolejności następowałaby weryfikacja tożsamości użytkownika w systemie IVR (przez podanie unikalnych dla danego abonenta danych). Następnie podczas sesji w systemie IVR Abonent słysząc komunikaty głosowe i korzystając z klawiatury telefonu (DTMF) dokonywałby wyboru poszczególnych opcji. System na podstawie interakcji z Abonentem realizuje jego żądania, oraz udostępnia wymagane informacje. W ten sposób system prowadziłby Abonenta krok po kroku według określonego schematu przyjętej procedury do sformalizowanego wyrażenia oświadczenia woli przez Abonenta. Jeden z dostępnych w systemie IVR komunikatów miałby bowiem treść, zgodnie z którą Abonent wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie przez Spółkę faktur w formie elektronicznej. Abonent naciskając właściwy klawisz w aparacie tonowym wyrażałby na to zgodę.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w świetle § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) dalej Rozporządzenie dla uzyskania akceptacji do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej wystarczające będzie uzyskanie akceptacji Abonenta poprzez wyrażenie zgody elektronicznie za pomocą systemu IVR.

Stanowisko Wnioskodawcy

Spółka stoi na stanowisku, iż przedstawiony powyżej opis procedury wyrażania przez Abonenta zgody na otrzymywanie e-faktur, za pomocą systemu IVR wypełnia wymogi Rozporządzenia, dotyczące uzyskania przez podmiot je wystawiający akceptacji tej formy dokumentacji pomiędzy nim a Abonentem. Zgodnie bowiem z § 3 ust. 2 rozporządzenia zarówno akceptacja formy e-faktur może być wyrażona bądź w formie pisemnej bądź w formie elektronicznej. Przepisy podatkowe jednak nie precyzują, jak miałoby wyglądać wyrażanie zgody w formie elektronicznej. W tym celu należy się odwołać do przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny, ustawy z dnia 18 lipca 2002 o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U.02.144.1204) oraz ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. prawo telekomunikacyjne (Dz. U. Nr 73, poz. 852). Zgodnie z art. 61 § 2 kodeksu cywilnego oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej uznaje się za złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Ww. przepis ma zastosowanie do oświadczeń woli wyrażonych w postaci elektronicznej, które są przesyłane do adresata przy wykorzystaniu sieci teleinformatycznej, a w szczególności Internetu i poczty elektronicznej (szerzej A. Kidyba (red.), K. Kopaczyńska-Pieczniak, E. Niezbecka, Z. Gawlik, A. Janiak, A. Jedliński, T. Sokołowski Kodeks cywilny. Komentarz. Tom I. Część ogólna, LEX, 2009.) Przy czym należy podkreślić, iż kodeks cywilny nie definiuje pojęcia sieci teleinformatycznej. Pojęcie to zostało zdefiniowane w ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną. System teleinformatyczny jest systemem opierającym się, bardzo ogólnie rzecz biorąc, na przekazie danych za pomocą sieci telekomunikacyjnych. Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ust. 3 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną system taki obejmuje oprócz możliwości wysyłania i odbierania danych za pomocą sieci telekomunikacyjnych, również funkcję przechowywania i przetwarzania danych. Jak widać, działanie systemu opiera się na tzw. sieciach telekomunikacyjnych. Sieciami takimi są urządzenia telekomunikacyjne i linie telekomunikacyjne zestawione i połączone w sposób umożliwiający przekaz sygnałów pomiędzy określonymi zakończeniami sieci, za pomocą przewodów, fal radiowych bądź optycznych lub innych środków wykorzystujących energię elektromagnetyczną (art. 2 ust. 20 ustawy z dnia 21 lipca 2000 r. - Prawo telekomunikacyjne). System teleinformatyczny działa poprzez sieci telekomunikacyjne, ale za pomocą tzw. urządzenia końcowego. Urządzeniem takim jest właściwe dla danej sieci urządzenie telekomunikacyjne lub jego podzespół przeznaczony do współpracy z siecią publiczną, dołączone pośrednio lub bezpośrednio do zakończenia sieci publicznej (art. 2 ust. 25 ustawy z dnia 21 lipca 2000 r. - Prawo telekomunikacyjne); najprostszym przykładem takiego urządzenia będzie modem lub tzw. urządzenie SDI pozwalające użytkownikowi podłączyć się do Internetu, lub aparat telefoniczny pozwalający korzystać z usług telefonii komórkowej (Frań Aneta; Komentarz do ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną). System IVR jak wskazano wyżej, to nazwa systemu stosowanego w telekomunikacji, umożliwiającego interaktywną obsługę osoby dzwoniącej. Połączenie przychodzące powoduje uruchomienie scenariusza obsługi połączenia, który jednoznacznie określa sposób zachowania się systemu. System ten spełnia zatem definicję systemu teleinformatycznego w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. W konsekwencji wyrażenie akceptacji za pomocą systemu IVR, co do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych należy uznać za zgodne z § 3 ust. 2 rozporządzenia.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity, Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. sposób i warunki przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Ww. rozporządzenie uchyla rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), o czym stanowi § 10 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści definiuje § 2 ust. 1 cyt. rozporządzenia. I tak przez:

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. wystawiania e-faktur przez odbiorcę faktury w formie elektronicznej i uzyskanie akceptacji Abonenta poprzez wyrażenie zgody elektronicznie za pomocą systemu IVR (ang. lnteractive Voice Response) tj. systemu stosowanego w telekomunikacji, umożliwiającego interaktywną obsługę osoby dzwoniącej.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści oraz został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy), co do takiej formy przesyłania faktur.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

W omawianym przypadku Wnioskodawca planuje wykorzystanie możliwości uzyskania akceptacji dla wystawiania e-faktur przez odbiorcę faktury w formie elektronicznej za pomocą systemu IVR (ang. lnteractive Voice Response) tj. systemu stosowanego w telekomunikacji, umożliwiającego interaktywną obsługę osoby dzwoniącej. Abonent dzwoniłby pod numer infolinii. W przypadku wyrażenia zgody na wystawienie e-faktury konsultant telefonicznej obsługi klienta przełączałyby Abonenta do systemu IVR, w celu dokonania potwierdzenia wybranej formy fakturowania. Możliwe byłoby również bezpośrednie wyrażenie zgody Abonenta na otrzymywanie e-faktur poprzez łączenie się z system IVR z pominięciem konsultanta. W pierwszej kolejności następowałaby weryfikacja tożsamości użytkownika w systemie IVR (przez podanie unikalnych dla danego abonenta danych). Następnie podczas sesji w systemie IVR Abonent słysząc komunikaty głosowe i korzystając z klawiatury telefonu (DTMF) dokonywałby wyboru poszczególnych opcji. System na podstawie interakcji z Abonentem realizuje jego żądania, oraz udostępnia wymagane informacje. W ten sposób system prowadziłby Abonenta krok po kroku według określonego schematu przyjętej procedury do sformalizowanego wyrażenia oświadczenia woli przez Abonenta.

Spełniona jest przesłanka uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Jeden z dostępnych w systemie IVR komunikatów miałby bowiem treść, zgodnie z którą Abonent wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie przez Spółkę faktur w formie elektronicznej. Abonent naciskając właściwy klawisz w aparacie tonowym wyrażałby na to zgodę.

Przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowych elementów, które winna zawierać przedmiotowa akceptacja. Możliwe jest zatem by akceptacja przekazana za pośrednictwem wiadomości elektronicznej, uznana została za wystarczającą dla skutecznego rozpoczęcia przez Wnioskodawcę procesu przesyłania i udostępniania faktur elektronicznych.

Wobec powyższego należy uznać, że proponowane przez Wnioskodawcę formy wyrażania akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej spełniają warunki rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Reasumując wystarczające będzie uzyskanie akceptacji Abonenta do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej poprzez wyrażenie zgody elektronicznie za pomocą systemu IVR zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661)

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w przedmiotowej sprawie należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul. 1 Maja 10 09-402 Płock.