IPPP2/443-384/13-2/BH

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 23 kwietnia 2013 r. (data wpływu 25 kwietnia 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur i ewidencji prowadzonych dla celów VAT - jest prawidłowe.

W dniu 25 kwietnia 2013 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur i ewidencji prowadzonych dla celów VAT.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest firmą handlową zajmującą się głównie hurtową sprzedażą wyrobów stalowych. Spółka prowadzi również sprzedaż elementów do wykonania konstrukcji stalowych w systemie JANSEN. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT oraz prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości.

W każdym miesiącu Spółka wystawia kilka tysięcy faktur sprzedaży i znaczną ilość faktur korygujących. W konsekwencji w każdym miesiącu Spółka sporządza i drukuje kilka tysięcy oryginałów faktur i faktur korygujących, zaś ich kopie też są drukowano i przechowywane w formie papierowej w Spółce.

Aktualnie w Spółce wdrażany jest nowoczesny program komputerowy klasy ERP do obsługi procesów związanych z gospodarką magazynową. W tym programie będą również wystawiane m.in.: faktury i faktury korygujące, dokumenty WZ, dokumenty PZ, dokumenty RW i inne związane z obrotami magazynowymi.

W związku z tym Spółka zamierza wystawiać faktury, faktury korygujące i drukować ich oryginały przeznaczone dla odbiorców w formie papierowej, natomiast kopie faktur zamierza przechowywać w systemie Grenax. Systemy komputerowe nie pozwalają na jakąkolwiek modyfikację treści zapisów przechowywanych tam kopii faktur, faktur korygujących i dają możliwość wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Spółka pragnie zwrócić uwagę, że przechowywanie faktur i faktur korygujących przez okres kilku lat, tj. do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, stwarza dla Spółki duże problemy. Biorąc pod uwagę okres przedawnienia, to każdego roku przybywa Spółce kilka/kilkadziesiąt tysięcy dokumentów. W konsekwencji Spółka musi zaangażować dużo pracy w prawidłowe przechowywanie dokumentów. Spółka zwraca uwagę, że wniosek nie dotyczy faktur elektronicznych, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528).

Spółka również rozważa możliwość przechowywania ewidencji prowadzonych na potrzeby podatku VAT, tj. rejestrów sprzedaży VAT oraz rejestrów zakupów VAT i rejestrów dokumentów SAD w formie elektronicznej. System finansowo-księgowy, który Spółka posiada jest również nowoczesnym systemem klasy ERP i daje możliwość wydrukowania dowolnych ewidencji czy zestawień na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Ewidencje - rejestry VAT będą możliwe do wydrukowania w wartościach zgodnych z ostatnią: deklaracją VAT bądź ew. korektą deklaracji VAT.

W przypadku składania korekt deklaracji VAT-7, Spółka rozważa możliwość przechowywania ewidencji rejestrów VAT na wydzielonym miejscu na serwerze w postaci plików pdf generowanych w dniu sporządzenia deklaracji VAT-7 oraz również w przypadku sporządzanych korekt deklaracji VAT-7 (w zakresie rejestrów VAT, które ulegają zmianie w stosunku do uprzedniej deklaracji). W ten sposób zapewniona będzie możliwość okazania rejestrów VAT przed korektą i po korekcie - w przypadku, gdy konieczność sporządzenia takiej korekty wystąpi. Ewidencje - rejestry VAT przechowywane w postaci plików pdf (podobnie jak wydruki bezpośrednio z programu finansowo-księgowego) będą możliwe również do wydrukowania w dowolnym momencie na żądanie organu podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Spółka stoi na stanowisku, że w sytuacji opisanej w stanie faktycznym nr 1, w przypadku wystawiania faktur i faktur korygujących kopie tych dokumentów Spółka może przechowywać elektronicznie w posiadanych systemach finansowo-księgowych, w których dokumenty te zostały wystawione i nie musi ich drukować i przechowywać w wersji papierowej.

Powołując się na rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360 z późn. zm.), rozporządzenie to reguluje kwestie sporządzania i przechowywania kopii faktur.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden otrzymuje nabywca, a drugi zatrzymuje sprzedawca. Jednocześnie stosownie do § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak wynika z wyżej wymienionych przepisów, nie ma w nich mowy o konieczności przechowywania faktur w formie papierowej. Faktury i faktury korygujące przechowuje się w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur. Przepis ten w żaden sposób nie zobowiązuje podatników do przechowywania kopii dokumentów w wersji papierowej. Zważywszy na fakt, że faktura (faktura korygująca) papierowa jest jedynie wydrukiem dokumentu sporządzonego w komputerze - za pomocą programu komputerowego i przechowywanego w jego pamięci należy uznać, że przechowywanie, o którym mowa w § 21 ust. 1, oznacza zachowanie dokumentu w systemie informatycznym bez żadnych zmian w stosunku do dokumentu papierowego (przez okres do przedawnienia zobowiązania podatkowego), który został wysłany do nabywcy.

Ad. 2

Spółka stoi na stanowisku, że również w tym przypadku żadne przepisy Ordynacji Podatkowej ani ustawy o VAT i wydanych na jej podstawie rozporządzeń nie zobowiązują Spółki jako podatnika do każdorazowego wykonywania papierowych wydruków ewidencji prowadzonych na potrzeby podatku VAT. Zdaniem Spółki ewidencje, o których mowa m.in. w art. 100 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług mogą być przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej.

Przepis art. 109 ust. 3 ustawy o VAT określa, że podatnicy, (...) są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ww. art. 109 ust. 3 wskazuje zatem na elementy, które powinna zawierać ewidencja. Zauważyć w tym miejscu należy, że ustawa o podatku VAT nie przewiduje ustalenia powszechnie obowiązującej formy ewidencji. Podatnicy mogą zatem prowadzić ją w dowolnej formie, byle zawierała wszelkie wymagane w przepisach ustawy elementy. Przepisy ustawy o VAT nie stanowią także o sposobie utrwalania informacji podlegających zamieszczeniu w ewidencji. Dopuszczalne zatem jest prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej, jeżeli ewidencja ta zawierać będzie elementy wskazane wart. 109 ust. 3 ustawy o podatku VAT, i jednocześnie będzie zgodna z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Na potwierdzenie swojego stanowiska Spółka pragnie powołać się np. na interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP4/4431348/09/EJ (w części dot. przechowywania rejestrów VAT na nośnikach komputerowych).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 8 powołanego artykułu, szczegółowe zasady dotyczące faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z późn. zm.) zwanego dalej "rozporządzeniem".

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie ust. 2 ww. przepisu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 4 rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przepis § 20a ust. 1 rozporządzenia stanowi z kolei, iż podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ust. 2).

Wskazane przepisy rozporządzenia, określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur VAT, przy czym z przepisów tych wynika dowolność sposobu przechowywania faktury, pod warunkiem jednakże spełnienia określonych przesłanek.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. § 20a cyt. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że w każdym miesiącu Spółka wystawia kilka tysięcy faktur sprzedaży i znaczną ilość faktur korygujących. W konsekwencji w każdym miesiącu Spółka sporządza i drukuje kilka tysięcy oryginałów faktur i faktur korygujących, zaś ich kopie też są drukowane i przechowywane w formie papierowej w Spółce.

Aktualnie w Spółce wdrażany jest nowoczesny program komputerowy klasy ERP do obsługi procesów związanych z gospodarką magazynową. W tym programie będą również wystawiane m.in.: faktury i faktury korygujące, dokumenty WZ, dokumenty PZ, dokumenty RW i inne związane z obrotami magazynowymi. W związku z tym Spółka zamierza wystawiać faktury, faktury korygujące i drukować ich oryginały przeznaczone dla odbiorców w formie papierowej, natomiast kopie faktur zamierza przechowywać w systemie Grenax. Spółka wskazuje, że systemy komputerowe nie pozwalają na jakąkolwiek modyfikację treści zapisów przechowywanych tam kopii faktur, faktur korygujących i dają możliwość wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii przechowywania kopii wystawionych faktur w formie elektronicznej bez ich drukowania.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawianych kontrahentom, jak i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści. Ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. np. w systemie, który nie pozwala na jakąkolwiek modyfikację treści zapisów przechowywanych tam kopii faktur.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane powyżej przepisy prawa należy stwierdzić, iż Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania egzemplarzy faktur przeznaczonych dla siebie w formie elektronicznej także wówczas, gdy egzemplarze dla nabywcy zostały wydrukowane i przekazane w formie papierowej, bowiem spełni on warunki, o których mowa w § 21 cytowanego wyżej rozporządzenia.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe

Z wniosku wynika ponadto, że Spółka rozważa możliwość przechowywania ewidencji prowadzonych na potrzeby podatku VAT, tj. rejestrów sprzedaży VAT oraz rejestrów zakupów VAT i rejestrów dokumentów SAD w formie elektronicznej. System finansowo-księgowy, który Spółka posiada jest również nowoczesnym systemem klasy ERP i daje możliwość wydrukowania dowolnych ewidencji czy zestawień na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Ewidencje - rejestry VAT będą możliwe do wydrukowania w wartościach zgodnych z ostatnią: deklaracją VAT bądź ew. korektą deklaracji VAT.

W przypadku składania korekt deklaracji VAT-7, Spółka rozważa możliwość przechowywania ewidencji rejestrów VAT na wydzielonym miejscu na serwerze w postaci plików pdf generowanych w dniu sporządzenia deklaracji VAT-7 oraz również w przypadku sporządzanych korekt deklaracji VAT-7 (w zakresie rejestrów VAT, które ulegają zmianie w stosunku do uprzedniej deklaracji). W ten sposób zapewniona będzie możliwość okazania rejestrów VAT przed korektą i po korekcie - w przypadku, gdy konieczność sporządzenia takiej korekty wystąpi. Ewidencje - rejestry VAT przechowywane w postaci plików pdf (podobnie jak wydruki bezpośrednio z programu finansowo-księgowego) będą możliwe również do wydrukowania w dowolnym momencie na żądanie organu podatkowego.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości przechowywania prowadzonych na potrzeby podatku VAT ewidencji, w posiadanym systemie finansowo-księgowym.

Przepis art. 109 ust. 3 ustawy o VAT określa, że podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ww. przepis wskazuje zatem elementy, które powinna zawierać ewidencja. Zauważyć w tym miejscu należy, że ustawa o podatku VAT nie przewiduje ustalenia powszechnie obowiązującej formy ewidencji. Podatnicy mogą zatem prowadzić ją w dowolnej formie, pod warunkiem że będzie zawierała wszelkie wymagane w przepisach ustawy elementy.

Przepisy ustawy o VAT nie stanowią także o sposobie utrwalania informacji podlegających zamieszczeniu w ewidencji. Dopuszczalne zatem jest prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej, jeżeli ewidencja ta zawierać będzie elementy wskazane w art. 109 ust. 3 ustawy i jednocześnie będzie zgodna z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330).

Mając powyższe na uwadze, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienia się, ze w zakresie pytania nr 3 wniosku zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.