IPPP1-443-691/07-5/JF - Zakres danych zamieszczanych na fakturach wystawianych w formie elektronicznej. Stosowanie polskich znaków diakrytycznych na fakturach elektronicznych.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 11 grudnia 2007 r. (data wpływu 13 grudnia 2007 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie danych zamieszczonych na fakturach wystawianych w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 13 grudnia 2007 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur elektronicznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka zajmuje się produkcją i dystrybucją lodów pod rozpoznawalnymi markami Polsce Spółka produkuje oferowane wyroby.

Spółka rozważa wdrożenie odpowiedniego systemu komputerowego umożliwiającego fakturowanie poprzez wymianę danych elektronicznych w systemach E... W planowanym rozwiązaniu wymiana danych między Spółką oraz jej kontrahentami ma następować przy użyciu wydzielonej sieci usługodawcy informatycznego, którego obowiązkiem będzie zapewnienie właściwego zabezpieczenia całego systemu E...

Cechą systemu E.., który zamierza wdrożyć Spółka, jest brak możliwości:

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy brak jest obowiązku umieszczania na fakturach elektronicznych innych informacji niż określone w art. 226 Dyrektywy 2006/112/l/JE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: Dyrektywa w sprawie VAT), w szczególności umieszczania na fakturach oznaczenia "oryginał/kopia", polskich znaków dialektycznych, wyrażenia słownie kwoty, na którą opiewa faktura?

Zdaniem Spółki brak jest obowiązku, zarówno w przypadku faktur elektronicznych jak i faktur papierowych:

Taka konkluzja wynika jednoznacznie z art. 226 Dyrektywy 112/2006, który nie określa obowiązku umieszczania na fakturze VAT oznaczenia oryginał/kopia, kwoty faktury wyrażonej słownie czy lokalnych znaków diakrytycznych. W tym miejscu należy wspomnieć o bezpośredniości stosowania dyrektyw, potwierdzonej w szeregu orzeczeń ETS i wiążącej się z zasadą nadrzędności prawa wspólnotowego nad krajowym.

Zdaniem Spółki, brak jest obowiązku, zarówno w przypadku faktur elektronicznych, jaki faktur papierowych wyrażania kwoty, na którą opiewa faktura słownie, stosowania polskich znaków diakrytycznych oraz oznaczania e-faktur jako oryginały i kopie.

W rozpatrywanej sprawie mamy do czynienia z problemem nieprawidłowej implementacji art. 22 VI Dyrektywy (obecnie Dyrektywa 2006/112/WE) do § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług w części dotyczącej szczegółowych zasad wystawiania faktur, danych, które powinny zawierać.

Zgodnie z art. 22 ust. 3 lit b) VI Dyrektywy, w odniesieniu do faktur podatnicy mają obowiązek zawrzeć na nich następujące informacje: datę wystawienia, liczbę porządkową, numer identyfikacyjny VAT dostawcy, numer identyfikacyjny VAT nabywcy, pełną nazwę i adres nabywcy i dostawcy, ilość i rodzaj dostarczonych towarów lub zakres i charakter świadczonych usług, datę realizacji lub ukończenia dostawy towarów lub świadczenia usług, podstawę opodatkowania dla każdej stawki podatku lub zwolnienia, cenę jednostkową bez podatku, jak również zniżki, upusty lub ewentualne kwoty podlegające zwrotowi, jeżeli nie są ujęte w cenie jednostkowej, zastosowaną stawkę podatku, wysokość podatku do zapłacenia, chyba, że stosowany jest system szczególny, dla którego na mocy postanowień VI Dyrektywy wyklucza się nanoszenie takiej adnotacji, w przypadku zwolnienia lub gdy klient jest zobowiązany do zapłaty podatku, odniesienie do właściwej normy prawnej VI Dyrektywy lub do właściwego przepisu krajowego lub do każdej innej adnotacji świadczącej o tym, że dostawa objęta jest zwolnieniem lub systemem samorozliczenia, w przypadku dostaw wewnątrzwspólnotowych nowego środka transportu - dane pozwalające na weryfikację, czy przedmiot sprzedaży spełnia wymagane kryteria. Dodatkowe elementy muszą być uwzględnione na fakturze w przypadku zastosowania systemu podatku od marży zysku (tj. odniesienie do właściwych przepisów krajowych) oraz w sytuacji, gdy podmiotem zobowiązanym do zapłaty podatku jest przedstawiciel podatkowy (nazwa, adres, numer identyfikacyjny).

Wskazany powyżej przepis VI Dyrektywy, który wyszczególnia obowiązkowe elementy faktury, zastrzega jednocześnie, że podane wymogi są jedynymi, jakich Państwa Członkowskie UE mogą wymagać od podatników. Powyższe elementy faktury są w świetle przepisów prawa europejskiego wiążące zarówno w kontekście faktur papierowych, jak i elektronicznych. Zdaniem Strony maksymalne wymagania dotyczące e-faktury (zarówno pierwotnej jak i korygującej) określone zostały w art. 22 VI Dyrektywy i nie wymagają umieszczania na fakturze oznaczenia oryginał/kopia, kwoty faktury wyrażoną słownie, czy lokalnych znaków diakrytycznych. W opinii Spółki nie jest uzasadnione stawianie wyżej wymienionych wymagań fakturom elektronicznym z racji odmienności obrotu nimi oraz tego, iż takich faktur dotyczy odrębny reżim prawny (powyższe elementy są wymienione przez rozporządzenie w sprawie faktur, a nie przez rozporządzenie dotyczące e-faktur).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Podstawowe elementy, jakie powinna zawierać faktura zostały określone w art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.) zwana ustawą. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Ogólne regulacje dotyczące danych, jakie powinny zawierać faktury zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.) zwane rozporządzeniem w sprawie faktur.

I tak zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

Stosownie zaś do § 21 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. W świetle przepisu § 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur, oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".

Sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organom podatkowym faktur przesyłanych drogą elektroniczną określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) zwane rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych. Rozporządzenie to nie określa jednak danych, które powinna zawierać faktura VAT wystawiona w formie elektronicznej.

Stosownie do postanowień § 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury przesyłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawców oraz odbiorców w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Stosownie do powyższego należy uznać, iż faktura elektroniczna, po przesłaniu drogą elektroniczną do kontrahenta jest tym samym elektronicznym zestawem danych, co faktura zachowana w systemie wystawcy.

Z uwagi na specyfikę dokumentu jakim jest faktura elektroniczna należy stwierdzić, że faktura elektroniczna, po przesłaniu drogą elektroniczną do kontrahenta ma być tym samym elektronicznym zestawem danych co faktura zachowana w systemie podatnika. Ustawodawca wymaga aby, egzemplarz faktury elektronicznej przesłany przez wystawcę miał treść identyczną z treścią faktury otrzymanej przez kontrahenta, gdyż stosownie do § 4 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralności ich treści będą zagwarantowanie:

Naniesienie oznaczeń na fakturach przesyłanych w formie elektronicznej "ORYGINAŁ" przed wysłaniem faktury i zamianę oznaczenia na "KOPIA" po przesłaniu tej faktury kontrahentowi, jak również wprowadzenie do faktury otrzymanej w formie elektronicznej zmian w postaci zastąpienia wyrazu "ORYGINAŁ" wyrazem "KOPIA" spowoduje brak możliwości zagwarantowania integralności danych faktur posiadanych przez nabywcę towaru i wystawcę faktury.

Oceniając prawidłowość faktur wystawionych i przesłanych elektronicznie należy uwzględnić specyfikę samych faktur elektronicznych. Wobec powyższego należy stwierdzić, iż poprzez kopię faktury wystawionej w formie elektronicznej należy rozumieć jej kopię elektroniczną - egzemplarz przesyłany do kontrahenta, który nie powinien różnić się od egzemplarza wystawcy.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, iż obowiązek umieszczania na oryginale faktury słowa "ORYGINAŁ", a na kopii "KOPIA" nie dotyczy faktur wystawianych w formie elektronicznej.

Taka interpretacja nie może jednak prowadzić do nieuzasadnionej dowolności w zakresie danych określonych w fakturze elektronicznej. Zasady wystawiania, przesyłania, przechowywania oraz udostępniania organom podatkowym i skarbowym e-faktur zostały uregulowane w odrębnym rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych, lecz w rozporządzeniu tym brak jest szczególnych regulacji odnoszących się do zawartości faktur. Dlatego też w zakresie danych, jakie powinna zawierać każda faktura (w tym faktura elektroniczna), należy odwołać się do treści powyżej powołanego art. 106 ustawy oraz odnoszących się do zawartości faktur przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Nie ma żadnych podstaw do przyjęcia, że wymogi w zakresie danych, które powinna zawierać faktura, określone w art. 106 ust. 1 ustawy oraz w przepisach rozporządzenia w sprawie faktur, nie dotyczą faktur wystawianych w formie elektronicznej.

Odnośnie wymogu wyrażania słownie kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem oraz stosowania polskich znaków diakrytycznych, należy stwierdzić, iż jeśli w systemie E... rzeczywiście brak jest standardu umożliwiającego zapisanie należności słownie i system ten nie umożliwia stosowania polskich znaków diakrytycznych, to dopuszczalne jest wystawianie faktur bez kwoty należności wyrażonej słownie i bez polskich znaków diakrytycznych (tzn. z ich międzynarodowymi odpowiednikami) - o ile będzie zapewniona czytelność i niezmienność (integralność) kwot wyrażonych liczbowo oraz niebudząca wątpliwości identyfikacja elementów faktury wyrażanych słownie (np. nazw stron transakcji i przedmiotu transakcji).

Podsumowując, chociaż ze wskazanych powyższej względów, należy uznać za dopuszczalne wystawianie faktur elektronicznych, które nie zawierają oznaczenia oryginał/kopia, kwoty należności wyrażonej słownie oraz lokalnych znaków diakrytycznych, to jednak, nie można zgodzić się ze stanowiskiem Spółki, iż faktury elektroniczne co do zasady nie muszą spełniać wymagań co do zawartości wskazanych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.