IPPP1/443-622/12-2/ISz - Ustalenie prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego faktur przesyłanych w formacie PDF.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 12 lipca 2012 r. (data wpływu 18 lipca 2012 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego faktur przesyłanych w formacie PDF (pytanie oznaczone we wniosku nr 2) - jest prawidłowe.

W dniu 18 lipca 2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego faktur przesyłanych w formacie PDF (pytanie oznaczone we wniosku nr 2).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca dokonuje zakupów i sprzedaży usług i towarów. Przedmiotowe transakcje są dokumentowane fakturami VAT wystawianymi oraz przesyłanymi w formie papierowej za pośrednictwem poczty lub kuriera (ewentualnie wręczanymi osobiście).

W celu usprawnienia przepływu faktur, Wnioskodawca wraz z wybranymi kontrahentami rozważa zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi, przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF bądź udostępnianymi w takim formacie na portalu internetowym. W przypadku faktur wystawianych i przesyłanych drogą elektroniczną przez Spółkę będzie to portal internetowy "e-billing". Przed rozpoczęciem procesu przesyłania faktur drogą elektroniczną Wnioskodawca zamierza uzyskać zgodę swoich kontrahentów na taką formę przesyłania im faktur oraz sam wyrazi zgodę wobec swoich dostawców na przesyłanie mu faktur zakupowych w formie elektronicznej.

Akceptacja kontrahenta na przekazywanie mu faktur drogą elektroniczną otrzymywana będzie przez Spółkę:

* w formie pisemnej - zgoda klienta na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną wyrażona będzie bezpośrednio w umowie na świadczenie usług przez Wnioskodawcę lub w dodatkowym formularzu; albo

* w formie elektronicznej - w tym wypadku, klient zakładając swój profil na portalu internetowym "e-billing" będzie zaznaczać specjalne pole, którego zaznaczenie będzie oznaczać, że wyraża on zgodę na otrzymywanie faktur drogę elektroniczną (korzystanie z "e-billingu") oraz akceptuje regulamin Wnioskodawcy dotyczący tego procesu.

W przypadku natomiast faktur otrzymywanych w formie elektronicznej przez Spółkę, będzie ona otrzymywać faktury zarówno e-mailem w formacie PDF lub pobierać je w takim formacie z portalu/strony internetowej dostawcy - w zależności od oferty ze strony konkretnego dostawcy, uzgodnionej i potwierdzonej następnie pomiędzy stronami w formie akceptacji Spółki. Również w tym przypadku, Spółka każdorazowo będzie wyrażać zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. W zależności od uzgodnień pomiędzy stronami, zgoda ta będzie udzielana przez Spółkę w formie pisemnej lub elektronicznej przed rozpoczęciem otrzymywania faktur w formie elektronicznej.

Poniżej Wnioskodawca prezentuje szczegółowy opis procedur, które zamierza stosować w stosunku do faktur wystawianych i przesyłanych, jak i otrzymywanych w formie elektronicznej.

Korzystanie z dostępu do faktur poprzez portal internetowy "e-billing" będzie uzależnione od założenia przez klienta Wnioskodawcy profilu na tym portalu internetowym. Połączenie z portalem internetowym dostarczonym przez firmę A. będzie połączeniem szyfrowanym "https".

Istnieje także możliwość, że profil klienta na portalu internetowym zostanie założony przez Wnioskodawcę. W takim przypadku Wnioskodawca będzie w posiadaniu pisemnej zgody klienta na fakturowanie elektroniczne.

Zakładając profil klient ustanowi swój login oraz hasło do portalu internetowego. W przypadku, gdy profil klienta zakładany będzie przez Wnioskodawcę, klient otrzyma login i hasło na adres mailowy wskazany przez klienta (hasło przy pierwszym logowaniu w systemie będzie musiało zostać zmienione).

Przy założeniu profilu, klient zobowiązany będzie podać dane identyfikujące oraz adres e-mail, na który mają być przesyłane faktury. Istnieje możliwość podania kilku adresów e-mail przez klienta.

Proces przekazywania faktur drogą elektroniczną do klientów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur w taki sposób będzie przebiegać następująco:

1.1. Kontrola procesu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych

Kontrola procesu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych zapewniona będzie w następujący sposób:

Jak wskazano powyżej, Wnioskodawca będzie również otrzymywał faktury w formie elektronicznej od określonych kontrahentów. Faktury elektroniczne będą przesyłane do Wnioskodawcy w Formacie PDF na specjalnie utworzoną skrzynkę mailową bądź pobierane z portalu internetowego danego kontrahenta.

Proces otrzymywania faktur w drodze elektronicznej od dostawców będzie się odbywał w następujący sposób:

2.1 Kontrola procesu otrzymywania faktur elektronicznych

Kontrola procesu otrzymywania faktur elektronicznych zapewniona będzie w następujący sposób:

Archiwizowanie faktur wystawionych w formie elektronicznej oraz tych otrzymywanych przez Wnioskodawcę w drodze elektronicznej będzie się odbywało w następujący sposób:

3.1 Archiwizowanie faktur wystawianych przez Wnioskodawcę

Faktury będą archiwizowane i dostępne dla klientów on-line na portalu internetowym przez jeden rok. Natomiast po tym czasie będą archiwizowane w postaci elektronicznej przez 7 lat od momentu wystawienia faktury (licząc od początku roku, w którym została wystawiona faktura).

3.2 Archiwizowanie faktur otrzymywanych przez Wnioskodawcę

Faktury zakupowe wraz z e-mailem, do którego były załączone, będą archiwizowane w folderach sieciowych na serwerze Wnioskodawcy, z podziałem na okresy rozliczeniowe przez jeden rok.Po upływie roku faktury będą drukowane i archiwizowane w postaci papierowej bądź archiwizowane w postaci elektronicznej na płytach CD przez zewnętrzną firmę archiwizacyjną.

Dodatkowo, Spółka pragnie wskazać, że otrzymała ekspertyzę wydaną przez Wydział Matematyki i Informatyki Uniwersytetu (dalej: "Ekspertyza") potwierdzającą, że faktury przetwarzane zgodnie z procesami biznesowymi Spółki tj. wystawiane w formacie PDF i wysyłane pocztą e-mail oraz udostępniane na portalu internetowym "e-billing", a także przechowywane w formacie elektronicznym, spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu, ponieważ w takim samym stopniu jak faktury papierowe, pozwalają zidentyfikować pochodzenie faktury oraz uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura. W szczególności faktury spełniają wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia faktur i integralności ich treści. Ekspertyza stanowi załącznik do niniejszego wniosku.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego faktur przesyłanych w formacie PDF (pytanie oznaczone we wniosku nr 2):

Czy faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą lub pobrania faktury z portalu internetowego kontrahenta (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT).

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą lub pobrania faktury z portalu internetowego kontrahenta (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT), przy założeniu, że spełnione będą ogólne przesłanki prawa do odliczenia wynikające z art. 86 ustawy o VAT.

Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Stosownie natomiast do § 4 Rozporządzenia, faktury nogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Powyższe oznacza, że podstawowym warunkiem dopuszczalności elektronicznego fakturowania jest wyrażenie zgody na taką formę fakturowania przez odbiorcę faktury. W sytuacji będącej przedmiotem niniejszego wniosku, warunek ten będzie spełniony poprzez uzyskanie przez Spółkę akceptacji od swoich kontrahentów na taką formę otrzymywania faktur oraz udzielenie przez nią takiej akceptacji wobec swoich dostawców w sposób opisany w części I niniejszego wniosku (tekst jedn.: w formie pisemnej lub elektronicznej).

Kolejnym wymogiem, niezbędnym do uznania dokumentu za fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów Rozporządzania jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Definicje autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności treści faktury wprowadził § 2 ust. 1 Rozporządzenia. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się "pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury". O integralności treści faktury mówimy z kolei w przypadku, gdy "w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura". Kwestią kluczową jest zatem udowodnienie i uzyskanie pewności co do tożsamości osoby dokonującej dostawy towarów (świadczącej usługę) i wystawcy faktury oraz faktu, iż w fakturze nie zmieniono danych, które ona zawiera. Powyższe sformułowania sprowadzają się do zapewnienia, że faktura została wystawiona przez konkretnego podatnika oraz że treść dokumentu nie zmieniła się w trakcie przesyłania do odbiorcy.

W myśl § 2 ust. 2 Rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

* bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

* elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Rozporządzenie podaje zatem jedynie przykładowe metody zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury tj. poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Jest to więc otwarty katalog metod, co potwierdza zastosowanie zwrotu "w szczególności" w tym przepisie. Podatnicy mogą zatem stosować dowolne metody przesyłania faktur elektronicznych, o ile zagwarantują one spełnienie warunków autentyczności i integralności, o których mowa w ust. 1 wspomnianego przepisu.

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury wystawione w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną lub umieszczone na portalu internetowym w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą spełniały wymogi określone w Rozporządzeniu, ponieważ w takim samym stopniu jak faktury papierowe, pozwalają zidentyfikować pochodzenie faktury oraz uniemożliwiają zmianę danych, które zawiera faktura.Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne, czy też odpowiednio udokumentowane rozwiązania proceduralne. Nie nakłada obowiązku stosowania rozwiązań matematycznych w szczególności kryptograficznych, informatycznych - zakupu odpowiednich urządzeń, oprogramowania, czy też odpowiednio opisanych rozwiązań biznesowych (np. opisanych procedur postępowania).

W ocenie Wnioskodawcy, popartej Ekspertyzą, wystarczającymi dla spełnienia warunku autentyczności pochodzenia i integralności treści przy fakturowaniu w formacie PDF jest opracowanie w formie pisemnej i wdrożenie procedur, które gwarantują przestrzeganie opisanych poniżej zasad:

* wysyłanie faktur oraz udostępnianie ich na portalu internetowym z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera, jak i oprogramowania;

* oprogramowanie obsługiwane jest przez uprawnionego do tego pracownika, który może opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu;

* wysłanie/udostępnianie faktur z określonego adresu e-mail www, dla którego nazwa nadawcy jest pełną nazwą lub skrótem nazwy podmiotu będącego wystawcą faktury.

Nawiązując do treści Ekspertyzy, "przedsiębiorca, posiadający odpowiednie, pisemne procedury, które obejmują zabezpieczenie przed dostępem do komputera oraz oprogramowania na poziomie loginu i hasła, których stosowanie będzie mógł udokumentować na okoliczność kontroli Urzędu Skarbowego, spełnia warunki dotyczące autentyczności i integralności przy przesyłaniu pocztą elektroniczną faktur elektronicznych w formacie PDF oraz udostępnianiu ich na portalu internetowym".

Wprawdzie faktem jest, że przy wykorzystaniu specjalistycznej wiedzy możliwe jest "podszywanie się" pod nadawcę wiadomości i takie zredagowanie jej treści, aby sprawiała ona wrażenie pochodzącej od nadawcy. Istnieją również programy służące do obróbki graficznej dające możliwość zmiany zawartości faktury. Należy jednak mieć na uwadze, że jest to działanie przestępcze, a podobnej operacji sfałszowania dokumentu można dokonać również w stosunku do faktury papierowej.

W tym miejscu Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę na główny cel wprowadzonych od 1 stycznia 2011 r. przepisów Rozporządzenia, jakim jest jednakowe traktowanie (w szczególności przez organy skarbowe) faktur papierowych i elektronicznych. Minister Finansów w uzasadnieniu do projektu Rozporządzenia wskazał, że "celem zaproponowanych zmian jest uproszczenie obrotu tymi fakturami tak, aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych.".

Ponadto, w uzasadnieniu projektu zmian do rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, które weszły w życie od dnia 1 stycznia 2011 r., Minister Finansów przedstawił, iż "Proponowane zmiany wraz z późn. zm. przepisów wykonawczych dotyczących sposobu przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej mają na celu przede wszystkim upowszechnienie fakturowania w formie elektronicznej, ujednolicenie traktowania faktur papierowych i elektronicznych oraz umożliwienie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej czy elektronicznych w formie papierowej, co powinno przyczynić się c/o ułatwienia dokumentowania obrotu gospodarczego."

Dodatkowo, w opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów broszurze "Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r." Minister Finansów podkreślił, że uproszczenie to polega w szczególności na "umożliwieniu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem".

Należy również pamiętać, że Rozporządzenie dostosowuje polskie przepisy do wymogów Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania, która zmierza m.in. do liberalizacji obowiązujących zasad przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych oraz doprowadzenia do stanu, w którym faktury papierowe i elektroniczne będą traktowane jednakowo.

W związku z powyższym, Wnioskodawca może zastosować rozwiązanie dające ten sam stopień pewności, co do autentyczności i integralności treści, jak dla faktur papierowych przesyłanych klasyczną pocztą. Nie można bowiem stawiać innych warunków zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści dla faktur elektronicznych i papierowych. Zdaniem ekspertów,

"od faktury papierowej nie jest wymagane takie jej zabezpieczenie, które ma uniemożliwić dokonanie jakiegokolwiek przestępstwa przeciwko dokumentom", Z racji tego, że dla faktur papierowych przesyłanych klasyczną pocztą nie jest wymagane uniemożliwienie sfałszowania danych na fakturze, nie można tego wymagać od faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Zgodnie z wnioskami płynącymi z Ekspertyzy, "Faktury wystawione w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną oraz udostępnione na portalu internetowym, w takim samym stopniu jak faktury papierowe, przesyłane klasyczną pocztą, uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura w szczególności danych dotyczących podatku VAT i zapewniają autentyczność pochodzenia. Wynika to z faktu, że obecnie dostępne oprogramowanie, w takim samym stopniu umożliwia, niezgodne z prawem, wytworzenie zawierającej zmienione istotne dane faktury czy to w postaci papierowej czy w postaci elektronicznej".

Ponadto, zgodnie ze znowelizowanym art. 233 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE, każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zgodnie z Wytycznymi Komisji Europejskiej z dnia 5 października 2011 r. dotyczącymi zasad fakturowania określonych w Dyrektywie Rady 2010/45/UE (dalej: "Wytyczne"), przykładem kontroli biznesowej jest zestawianie dokumentów uzupełniających. Należy bowiem pamiętać, że faktura stanowi tylko jeden z zestawu dokumentów (np. zamówienie, umowa, dokument transportowy, potwierdzenie płatności) dokumentujących daną transakcję.

Z kolei, ścieżka audytu określana jest przez Wytyczne jako udokumentowany przebieg transakcji od jej zainicjowania, dokumentu źródłowego jakim jest zamówienie, do jej zakończenia, zarejestrowania w księgach, który pokazuje związek pomiędzy różnymi dokumentami w ramach tego procesu. Ścieżka audytu obejmuje dokumenty źródłowe, przetworzone transakcje i odniesienia do związku między nimi. Sposób, w jaki podatnik może zademonstrować związek pomiędzy fakturą i dostawą towarów lub usług jest dowolny. Może to być nawet sam fakt, że dokumenty takie jak zamówienie, dokument transportowy i faktura do siebie rzeczywiście pasują.

Zatem, jeżeli sposób przechowywania faktur w postaci elektronicznej daje możliwość szybkiego kojarzenia faktury z zamówieniem czy umową może to stanowić środek weryfikacji autentyczności pochodzenia faktury. Tym samym, jeżeli dla przesyłanej pocztą elektroniczną faktury elektronicznej, w formacie niezezwalającym na jej modyfikacje jakim jest PDF, możliwe jest porównanie jej (np. poprzez powołanie się w treści przesyłki e-mail lub załączonej faktury na zamówienie czy umowę) z dokumentami, na podstawie których została wystawiona to będzie stanowić to podstawę dodatkowego zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Procedury, które Wnioskodawca zamierza stosować szczegółowo określają przepływ dokumentów i sposób przetwarzania transakcji, jak również kontrole biznesowe, którym te procesy będą poddawane. Procedury te zostały szczegółowo przedstawione w części pierwszej niniejszego wniosku i obejmują one m.in. następujące kwestie:

ii. faktura jest zapisywana jako dokument w formacie PDF;

iii. po umieszczeniu faktury na portalu internetowym (połączenie szyfrowane "https"), do klienta wysyłana jest informacja o wystawieniu dla niego faktury na adres e-mailowy klienta podany przy zakładaniu profilu na portalu internetowym. W zależności od wybranej opcji klient otrzyma:

iv. wiadomość e-mail z informacją o wystawieniu faktury wraz z linkiem do portalu internetowego "e-billing", lub

vi. faktura jest przesyłana i zamieszczana na portalu internetowym oznaczonym logo Wnioskodawcy w formacie PDF, aby uniemożliwić modyfikację jej treści;

vii. kopia faktury przesłanej do klienta lub umieszczonej na portalu internetowym zostaje zarchiwizowana;

viii. faktury w formacie PDF, jak i informacje o zamieszczeniu faktury na portalu internetowym są wysyłane do klientów wyłącznie z dedykowanej skrzynki pocztowej: ;

ix. możliwość generowania faktur dla klientów w systemie SAP lub NBR mają jedynie osoby zajmujące ściśle określone stanowiska, co zapobiega ingerencji osób nieupoważnionych w treść tych faktur;

ii. w przypadku faktur udostępnianych na portalach internetowych kontrahentów, wyznaczeni pracownicy Spółki pobierają te faktury na bieżąco (co najmniej raz w miesiącu) i księgują je w systemach finansowo-księgowych Wnioskodawcy;

iii. w trakcie przenoszenia dokumentów z dedykowanej skrzynki/portalu internetowego do folderu na serwerze Wnioskodawcy brak jest technicznej możliwości modyfikacji treści dokumentów przesłanych/udostępnionych przez dostawcę w formacie PDF;

iv. po upływie roku faktury otrzymane w formacie PDF i przechowywane w folderze sieciowym będą drukowane i archiwizowane w postaci papierowej lub zapisywane na płytach CD;

vi. wyznaczona grupa pracowników kontroluje proces otrzymywania faktur elektronicznych w celu upewnienia się, że faktury dokumentujące tę samą transakcję nie zostały już doręczone w formie papierowej i zaksięgowane.

Zdaniem Wnioskodawcy, powyższe stanowi przesłankę uznania, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur przesyłanych i otrzymywanych przez Wnioskodawcę będzie zachowana.

Należy również mieć na uwadze, że na podstawie art. 274c Ordynacji podatkowej organy podatkowe są upoważnione do żądania od kontrahentów podatnika przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności.

Organy podatkowe mają zatem możliwość weryfikacji prawidłowości wystawienia i przesłania faktur elektronicznych w formacie PDF poprzez porównanie faktur otrzymanych przez nabywcę z fakturami wystawionymi przez sprzedawcę, a tym samym zbadanie autentyczności ich pochodzenia oraz potwierdzenie integralności treści.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że wystawione i otrzymane przez niego faktury będą przechowywane zgodnie z wymogami określonymi w § 6 Rozporządzenia. Faktury będą przechowywane przez okres od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W przypadku faktur otrzymywanych przez Spółkę, Wnioskodawca będzie przechowywał zapisy e-maili wraz z załącznikami (plikami zawierającymi faktury) w katalogu podzielonym na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu opisanych powyżej procedur zabezpieczających przed zmianą treści faktury, a więc gwarantujących integralność treści i czytelność faktur. Zgodnie z Ekspertyzą, zapis e-maila z fakturą zapewnia o autentyczności pochodzenia, ponieważ "razem z treścią przesyłki e-mail zapisana jest data jej wysłania, adres e-mail nadawcy, nazwa nadawcy (...), które mogą być porównane z danymi na fakturze".

Podsumowując, Wnioskodawca zamierza wdrożyć we współpracy z kontrahentami opisane powyżej procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur w PDF przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej lub udostępnianych na portalu internetowym.

Zdaniem Wnioskodawcy oznacza to, że wystawiane i przesyłane oraz otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury będą spełniać wymogi przewidziane przepisami Rozporządzenia i stanowić będą faktury elektroniczne w rozumieniu tych przepisów. Prawidłowość takiego stanowiska potwierdzają również liczne interpretacje indywidualne wydawane przez Ministra Finansów w analogicznych stanach faktycznych np. interpretacje Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 maja 2011 r. (znak: IPPP3/443-467/11-2/JF oraz IPPP3/443-468/11-2/JF).

W konsekwencji należy uznać, że Wnioskodawca wystawiając faktury w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będzie spełniał obowiązek dokumentacyjny określony w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.

Jednocześnie, Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur w formacie PDF otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej lub pobranych z portalu internetowego dostawcy w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą lub pobrania faktury z portalu internetowego kontrahenta (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT), przy założeniu, że spełnione będą ogólne przesłanki prawa do odliczenia wynikające z art. 86 ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego faktur przesyłanych w formacie PDF (pytanie oznaczone we wniosku nr 2) uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010 r. na mocy delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o podatku od towarów i usług Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) obowiązujące od dnia 1 stycznia 2011 r. regulujące sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W myśl § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Zgodnie z treścią § 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Natomiast stosownie do § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia - rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Na podstawie § 6 cyt. rozporządzenia faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka wraz z wybranymi kontrahentami rozważa zastąpienie otrzymywanych faktur papierowych fakturami elektronicznymi, przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF bądź udostępnianymi w takim formacie na portalu internetowym.

W przypadku faktur otrzymywanych w formie elektronicznej przez Spółkę, będzie ona otrzymywać faktury zarówno e-mailem w formacie PDF lub pobierać je w takim formacie z portalu/strony internetowej dostawcy - w zależności od oferty ze strony konkretnego dostawcy, uzgodnionej i potwierdzonej następnie pomiędzy stronami w formie akceptacji Spółki. Wnioskodawca każdorazowo będzie wyrażać zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. W zależności od uzgodnień pomiędzy stronami, zgoda ta będzie udzielana przez Spółkę w formie pisemnej lub elektronicznej przed rozpoczęciem otrzymywania faktur w formie elektronicznej.

Faktury elektroniczne będą przesyłane do Wnioskodawcy w formacie PDF na specjalnie utworzoną skrzynkę mailową bądź pobierane z portalu internetowego danego kontrahenta. Spółka wdroży specjalne procedury wewnętrzne regulujące zasady przepływu faktur otrzymanych drogą elektroniczną, ich księgowania, kontroli oraz archiwizacji, szeroko opisane w przedstawionym zdarzeniu przyszłym.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że otrzymał ekspertyzę wydaną przez Wydział Matematyki i Informatyki Uniwersytetu (dalej: "Ekspertyza") potwierdzającą, że faktury wystawiane w formacie PDF i wysyłane pocztą e-mail oraz udostępniane na portalu internetowym "e-billing", a także przechowywane w formacie elektronicznym, spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu, ponieważ w takim samym stopniu jak faktury papierowe, pozwalają zidentyfikować pochodzenie faktury oraz uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura. W szczególności faktury spełniają wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia faktur i integralności ich treści.

Podstawowym warunkiem dopuszczalności elektronicznego fakturowania jest wyrażanie zgody na taką formę fakturowania przez odbiorcę faktury.

W sytuacji będącej przedmiotem niniejszego wniosku, warunek ten będzie spełniony poprzez zawarcie przez Wnioskodawcę odpowiednich porozumień w formie pisemnej lub elektronicznej, w których zostanie wyrażona akceptacja przez strony umowy elektronicznego fakturowania.

Dodatkowo, dla uznania danego dokumentu za fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów rozporządzania w sprawie faktur elektronicznych, konieczne jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia, a więc zagwarantowanie, iż faktura została wystawiona przez konkretnego podatnika oraz że treść dokumentu nie zmieniła się w trakcie przesyłu do odbiorcy.

Należy zauważyć, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wg metody określonej przez podatnika.

Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów. Ww. rozporządzenie nie precyzuje, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12,16 i 18 (ust. 10 pkt 1 wym. artykułu).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 cyt. ustawy.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz uwzględniając przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania i udostępniania faktur drogą elektroniczną. Również powyższe regulacje dopuszczają możliwość udostępniania oraz pobierania faktur z zabezpieczonego portalu internetowego.

Zatem zarówno przesyłanie i otrzymywanie jak i udostępnianie i pobieranie z zabezpieczonego portalu internetowego faktur elektronicznych jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W konsekwencji faktury VAT w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanej we wniosku techniki udostępniania faktur drogą elektroniczną uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą lub w dacie pobrania faktury z portalu internetowego kontrahenta w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Wskazać przy tym należy na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy odnośnie stwierdzenia, iż faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą lub w dacie pobrania faktury z portalu internetowego kontrahenta (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT), przy założeniu, że spełnione będą ogólne przesłanki prawa do odliczenia wynikające z art. 86 ustawy o VAT i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia (np. zawarte w art. 88 ustawy o VAT) należało uznać za prawidłowe.

Powyższe rozstrzygnięcie wydano w oparciu o przedstawiony przez Wnioskodawcę opis zdarzenia przyszłego, w którym Spółka wskazała, że przyjęty przez Nią system otrzymywania faktur drogą elektroniczną pozwoli na spełnienie wymogów określonych w powołanych § 4 i § 6 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. Ocena kryteriów technicznych w zakresie zapewnienia integralności i autentyczności otrzymywanych przez Spółkę faktur nie jest rolą tut. Organu.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W związku z tym, iż niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego faktur przesyłanych w formacie PDF (pytanie oznaczone we wniosku nr 2), w zakresie uznania czy proponowana we wniosku procedura postępowania z fakturami w formacie PDF zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury (pytanie oznaczone we wniosku nr 1) zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Ponadto w sprawie będącej przedmiotem sprawy należy zwrócić uwagę, iż analiza załączników dołączonych do wniosku nie mieści się w ramach określonych w art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749), zgodnie z którym minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). W związku z powyższym Minister Finansów nie jest uprawniony do oceny prawnej załączników dołączonych przez Wnioskodawcę.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.