IPPP1/443-559/14-2/IGo

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 13 maja 2014 r. (data wpływu 19 maja 2014 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 19 maja 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka S.A. (dalej: Wnioskodawca) jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie hurtowej sprzedaży towarów na terenie całej Polski. Wnioskodawca jest podatnikiem podatku od towarów i usług, w związku z tym dokonując sprzedaży towarów oraz świadcząc usługi - stosownie do przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: "ustawa o VAT") wystawia faktury VAT.

Z uwagi na dużą skalę prowadzonej działalności Spółka w każdym miesiącu dokonuje dużej liczby transakcji. Ze względu na znaczną liczbę wystawianych faktur archiwizowanie kopii papierowych faktur VAT jest uciążliwe i kosztowne.

Wnioskodawca wprowadził zatem alternatywny sposób przechowywania wystawianych faktur VAT. Wnioskodawca drukuje z księgowego sytemu komputerowego tylko jeden egzemplarz faktury VAT, który w postaci papierowej jest doręczany kontrahentom, natomiast egzemplarz przeznaczony dla Wnioskodawcy pozostaje w systemie księgowym, przy czym w każdym czasie można go wydrukować. Posiadany przez Wnioskodawcę system księgowy gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wystawionej fakturze VAT. Ponadto Wnioskodawca, na każde wezwanie organów podatkowych jest w stanie wydrukować papierową kopię wystawionej faktury VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy jest prawnie dopuszczalne na podstawie przepisów prawa podatkowego obowiązujących od 1 stycznia 2014 r., aby Wnioskodawca wystawiał fakturę VAT i drukował egzemplarz, przeznaczony dla kontrahenta, natomiast swój egzemplarz przechowywał w postaci elektronicznej w sposób opisany w stanie faktycznym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Na wstępie, Spółka chciałaby poinformować, iż jest w posiadaniu interpretacji indywidualnej wydanej na rzecz Spółki przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie o sygn. IPPP2/443-830/13-2/RR, wydanej na podstawie takiego samego stanu faktycznego jak opisany we wniosku na podstawie stanu prawnego obowiązującego do dnia 31 grudnia 2013 r.

Zdaniem Wnioskodawcy, obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. przepisy prawa podatkowego, nie wykluczają możliwości przechowywania wystawionych faktur papierowych w formie elektronicznej. Faktury papierowe mogą być przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że będzie zagwarantowana autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wystawionej fakturze i że system, w którym są przechowywane, umożliwia ich wydrukowanie na każde żądanie organów podatkowych.

Artykuł 86 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa zobowiązuje podatników do przechowywania dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Od 1 stycznia 2014 r. kwestię wystawiania, przechowywania faktur papierowych, regulują wprost przepisy Ustawy.

Zgodnie z art. 112a Ustawy, Podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4. Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma, więc przepisu prawa, jaki zabraniałby przechowywania faktur w formie elektronicznej, których egzemplarz dla kontrahenta został sporządzony w postaci papierowej. Ponadto, żaden też przepis nie wymaga nośnika papierowego do ich przechowywania. Natomiast należy podkreślić, iż powołany powyżej art. 112a Ustawy nie dość że nie precyzuje sposobu i formy, w jakiej wystawione faktury VAT powinny być przechowywane, to wprost dopuszcza dowolny sposób przechowywania, pod warunkiem, że faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Dodatkowo sposób przechowywania ma zapewniać organowi skarbowemu i organowi kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp do faktur.

Dlatego zdaniem Wnioskodawcy należy dopuścić elektroniczną formę przechowywania dokumentów źródłowych, pod warunkiem spełniania warunków określonych w art. 112a Ustawy. Wnioskodawca chciałby przy tym podkreślić, iż regulacje w powyższym zakresie, dotyczące wystawiania i przechowywania faktur, które do 31 grudnia 2013 r. znajdowały się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, zostały wprost przeniesione do Ustawy, zatem wszelkie interpretacje, wyroki sądowe wydane na podstawie przepisów rozporządzenia winny być respektowane w nowym stanie prawnym.

Dlatego Wnioskodawca uważa, że stanowisko zaprezentowane powyżej zostało potwierdzone przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/2008).

W wyroku NSA stwierdziło, iż: "nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, który polegać może na umożliwieniu podatnikowi wysyłania faktur w formie papierowej oraz przechowywanie jej kopii w formie elektronicznej. Jednak podatnik musi wykazać się gotowością wydrukowania faktury zapisanej w formie elektronicznej na każde żądanie uprawnionego organu (w tym organu podatkowego).

NSA podkreślił, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanym egzemplarzu faktury VAT. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej, jako jedynej możliwej do przechowywania.

Ponadto, Wnioskodawca chciałby zwrócić uwagę na bardzo istotne konsekwencje wynikające z przechowywania wystawianych faktur VAT w formie papierowej. Obowiązek taki rodzi problemy przede wszystkim natury finansowej, ekologicznej, lokalowej (utrudnienia związane z magazynowaniem papierowych kopii faktur). Wymóg ponoszenia więc dodatkowych kosztów na przechowywanie papierowych kopii wystawianych faktur VAT jest nieuzasadnionym obciążeniem dla Wnioskodawcy.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy za prawnie dopuszczalne uznać należy, aby Wnioskodawca wystawiał fakturę VAT i drukował jej egzemplarz przeznaczony dla kontrahenta, natomiast swój egzemplarz przechowywał w systemie księgowym bądź archiwizacyjnym w postaci elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur oraz zapewniając organom podatkowym lub organowi kontroli skarbowej bezzwłoczny do nich dostęp.

Wnioskodawca chciałby podkreślić, iż powyżej zaprezentowane stanowisko Wnioskodawcy wpisuje się w jednolite jak dotychczas - stanowisko sądów administracyjnych, które w szeregu orzeczeń nie znajdywały przeciwwskazań prawnych do prowadzenia mieszanego systemu ewidencjonowania faktur np. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 21 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 443/10), wyrok WSA w Gdańsku z dnia 29 września 2010 r. (sygn. akt I SA/Gd 549/10), wyrok WSA w Opolu z dnia 22 września 2010 r. (sygn. akt I SA/Op 217/10) czy wyrok WSA w Opolu z dnia 18 sierpnia 2010 r. (sygn. akt I SA/Op 215/10), wyrok WSA w Krakowie z dnia 9 lutego 2011 r. (sygn. akt I SA/Kr 2042/10).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn zm.), zwanej dalej ustawą, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie dyspozycji z art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym - pkt 33 art. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca z uwagi na dużą skalę prowadzonej działalności Spółka w każdym miesiącu dokonuje dużej liczby transakcji. Ze względu na znaczną liczbę wystawianych faktur archiwizowanie kopii papierowych faktur VAT jest uciążliwe i kosztowne. Wnioskodawca wprowadził zatem alternatywny sposób przechowywania wystawianych faktur VAT. Wnioskodawca drukuje z księgowego sytemu komputerowego tylko jeden egzemplarz faktury VAT, który w postaci papierowej jest doręczany kontrahentom, natomiast egzemplarz przeznaczony dla Wnioskodawcy pozostaje w systemie księgowym, przy czym w każdym czasie można go wydrukować. Posiadany przez Wnioskodawcę system księgowy gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wystawionej fakturze VAT. Ponadto Wnioskodawca, na każde wezwanie organów podatkowych jest w stanie wydrukować papierową kopię wystawionej faktury VAT.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy powstały w kwestii przechowywania kopii wystawionych faktur w formie elektronicznej bez drukowania.

Z uwagi na powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że obecne regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawianych kontrahentom, jak i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści. Ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. np. w systemie, który nie pozwala na jakąkolwiek modyfikację treści zapisów przechowywanych tam kopii faktur.

Z przedstawionego przez Wnioskodawcę opisu sprawy wynika, że wszystkie te warunki zostają spełnione. Zatem, z uwagi na opis sprawy oraz powołane powyżej przepisy prawa należy stwierdzić, że w analizowanej sprawie dopuszczalne jest aby Wnioskodawca wystawiał fakturę i drukował jej egzemplarz przeznaczony dla kontrahenta, natomiast swój egzemplarz przechowywał w formie elektronicznej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Organ wskazuje, że ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.