IPPP1/443-510/10/S/12-7/MP - VAT w zakresie przechowywania kopii faktur.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 10 maja 2010 r. (data wpływu 17 maja 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT - jest prawidłowe.

W dniu 17 maja 2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej C.) w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wystawia i drukuje faktury VAT dokumentujące sprzedaż krajową i zagraniczną w ilości od kilku do kilkunastu tysięcy miesięcznie i taką samą ilość kopii faktur. W związku z tym powstaje problem gromadzenia i przechowywania tak dużej ilości dokumentów.

Faktury wystawiane są w systemie SAP oraz częściowo w programie Excel z możliwością zapisu w PDF. Spółka rozważa możliwość przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej z użyciem oprogramowania gwarantującego, że elektroniczny zapis kopii faktury nie może być zmieniony. Dokumenty przechowywane byłyby w sposób gwarantujący możliwość łatwego ich odszukania i wydrukowania.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (zwanej dalej "ustawą") w związku z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, powyższy sposób przechowywania kopi faktur jest prawidłowy.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem nie mającym zastosowania w niniejszej sprawie. Ponadto, zgodnie z art. 106 ust. 8 ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia, określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania. Z powyższego upoważnienia skorzystał Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (zwanym dalej rozporządzeniem). Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia dokumenty, o których mowa wyżej przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Ani w ustawie ani w rozporządzeniu do niej nie sprecyzowano, czy kopia faktury musi być wydrukowana i przechowywana w formie papierowej. W związku z tym Spółka stoi na stanowisku, że kopie faktur mogą być przechowywane również w formie elektronicznej i z możliwością wydruku. Pozwoli to Spółce na uzyskanie korzyści ekonomicznych w postaci zmniejszenia kosztów archiwizacji dokumentów oraz korzyści dla środowiska poprzez zmniejszenie ilości zużywanego papieru. Jednocześnie taka metoda archiwizacji pozwalałaby na szybszy dostęp do kopii faktur niż w przypadku archiwizacji papierowej, czyli możliwość weryfikacji rozliczeń Spółki zostałaby również zoptymalizowana.

Stanowisko spółki podzielił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08).

W dniu 26 lipca 2010 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wydał w przedmiotowej sprawie interpretację indywidualną nr IPPP1-443-510/10-2/MP, w której stanowisko Wnioskodawcy uznane zostało za nieprawidłowe. Organ podatkowy uznał, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci. Przepisy prawa podatkowego nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Ww. interpretacja indywidualna była przedmiotem skargi wniesionej przez Stronę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Wyrokiem z dnia 19 maja 2011 r. sygn. akt III SA/Wa 2922/10 WSA w Warszawie uchylił zaskarżoną interpretację indywidualną.

W ocenie Sądu, z art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług wynika jedynie to, że podatnik ma obowiązek wystawić fakturę. Przyjąć należy, że chodzi tu o oryginał faktury, zaś "wystawienie" oznacza sporządzenie dokumentu w formie papierowej oraz wręczenie jej nabywcy towaru albo usługi. Sama ustawa nie normuje natomiast nie tylko obowiązku sporządzenia kopii, ale także - tym bardziej - nie normuje kwestii formy kopii faktury. Tę kwestię rozstrzyga w jakimś zakresie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. Przyjmując, że nałożenie w rozporządzeniu obowiązku przechowywania kopii faktury nie wykracza poza delegację z art. 106 ust. 8 ustawy (ściśle rzecz biorąc - w tym przepisie Ustawodawca upoważnił Ministra do określenia sposobu przechowywania faktur, a nie kopii faktur), zauważyć należy, że w § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia na podatnika nałożono obowiązek przechowywania m.in. kopii faktur w "oryginalnej postaci". O ile - jak wyżej wyjaśniono - ta oryginalna postać oznacza postać tradycyjną, papierową, to tylko w odniesieniu do oryginałów faktur, a nie do ich kopii. Żaden przepis ustawy ani rozporządzenia nie zobowiązuje do sporządzenia, a następnie - będącego konsekwencją tego sporządzenia - przechowywania papierowej kopii faktury (tak samo w przywołanym przez Spółkę wyroku NSA, sygn. I FSK 1169/08). Jeśli oryginalną, w rozumieniu § 21 ust. 2 rozporządzenia, postacią kopii faktury jest postać elektroniczna, to wypełnieniem obowiązku prawnego wynikającego z tego przepisu jest przechowywanie takiej właśnie postaci kopii. Wymaganie papierowej formy kopii faktury musiałoby mieć wyraźną podstawę prawną. Takiej natomiast brakuje.

Sąd orzekający w niniejszej sprawie podziela pogląd zaprezentowany we wskazanym wyżej wyroku NSA, według którego, ewentualne wątpliwości co do istnienia obowiązku przechowywania papierowej kopii faktury pozwalają odwoływać się do innych metod wykładni, niż wykładnia stricte literalna. Otóż celowościowa wykładnia przepisów dotyczących kopii faktur wskazuje, że mają one przede wszystkim funkcję kontrolną. Z tego punktu widzenia forma elektroniczna kopii faktury czyni zadość ratio legis rozporządzenia, zwłaszcza, że - jak wynika z wniosku Skarżąca nie ma możliwości ingerencji w treść faktury elektronicznej, gdyż elektroniczny zapis kopii faktury nie może być zmieniony. Należy odnotować zresztą, że możliwość takiej ingerencji istnieje w sytuacji, gdy chodzi o fakturę papierową, zatem kopia faktury w formie elektronicznej jest z tego punktu widzenia "lepsza" od tradycyjnej. Co więcej - z § 21 ust. 2 rozporządzenia wynika, że przechowywanie kopii faktur ma nastąpić w taki sposób, aby zapewnić ". łatwe ich odszukanie.". Istniejące narzędzia informatyczne stwarzają natomiast zdecydowanie większe możliwości takiego łatwego, natychmiastowego odszukania dokumentu w razie potrzeby związanej np. z kontrolą podatkową, a następnie sporządzenia jego formy papierowej dla potrzeb kontroli.

Kopia elektroniczna zapisana w programie Excel, zapisana w formie PDF, w formie skanu, wydrukowany z takich form elektronicznych dokument, a także kopia od początku przechowywana w formie papierowej, są tylko formą duplikatu - ich samoistna wartość gwarancyjna jest znikoma. Zarówno kopia papierowa, jak i wydruk z dokumentu elektronicznego, a wcześniej dokument elektroniczny, mają zasadniczą wartość tylko w połączeniu z oryginałem, gdyż potwierdzają, odzwierciedlają oryginał faktury. Idea kopii faktury polega na potwierdzeniu, w razie wątpliwości, że oryginał został wystawiony. Jednak istnienie oryginału i kopii, nawet wówczas, gdy co do treści te dwa dokumenty dokładnie się pokrywają, nie jest żadnym stanowczym i pewnym dowodem na rzeczywisty charakter danego zdarzenia gospodarczego. Stąd niezrozumiałe jest przypisywanie przez Ministra tak wielkiego znaczenia papierowej postaci przechowywanej kopii faktury.

Zdaniem Sądu, ocenić zatem należy, że stanowisko zaprezentowane w zaskarżonej interpretacji nie tylko nie znajduje wystarczających podstaw w literalnej wykładni ustawy i rozporządzenia, ale także abstrahuje ono od celów, jakie legły u podstaw unormowania obowiązku przechowywania kopii faktur. Nie można ponadto ignorować argumentów wynikających ze znacznych kosztów tradycyjnego archiwizowania kopii faktur w sytuacji, gdy współczesne techniki informatyczne koszty te pozwalają znaczącą obniżyć.

W świetle obowiązującego stanu prawnego, biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 19 maja 2011 r., sygn. akt III SA/Wa 2922/10 - stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania zaskarżonej interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.