IPPP1/443-391/10-4/AP - Uzyskanie akceptacji do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 1 kwietnia 2010 r. (data wpływu 6 kwietnia 2010 r.), uzupełnionym na wezwanie tut.Organu z dnia 24 maja 2010 r. pismem z dnia 1 czerwca 2010 r. (data wpływu 4 czerwca 2010 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uzyskania akceptacji do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 6 kwietnia 2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uzyskania akceptacji do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Przedmiotowy wniosek uzupełniony został na wezwanie tut. Organu z dnia 24 maja 2010 r. nr IPPP1/443-391/10-2/AP pismem z dnia 1 czerwca 2010 r. (data wpływu 4 czerwca 2010 r.).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Sp. z o.o. (zwana dalej Spółką) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczy usługi telekomunikacyjne (telefonii komórkowej oraz usługi dostępu do sieci Internet). Świadczenie usług jest dokumentowane fakturami VAT. Spółka mając na uwadze przewidzianą przez ustawodawcę możliwość wystawiania faktur elektronicznych dokonuje tego typu czynności w stosunku do swoich klientów. Jednym z warunków, aby Spółce przysługiwało prawo wystawiania e-faktury jest uzyskanie uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Spółka planuje wykorzystanie możliwości uzyskania akceptacji e-faktur w formie elektronicznej za pomocą elektronicznego systemu wymiany danych Y (zwanym dalej Systemem).

Korzystając z Systemu Abonent miałby możliwość wyrażenia zgody na dokumentowanie transakcji pomiędzy nim a Spółką za pomocą e-faktur, po zaakceptowaniu dodatkowego regulaminu dotyczącego wystawiania i przesyłania e-faktur, wyrażając tym samym akceptację w formie elektronicznej (za pomocą Systemu) zgodnie z § 3 pkt 2 w związku z § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) (dalej: rozporządzenie). W ten sam sposób Abonent miałby możliwość wycofania zgody na wystawianie e-faktur. Komunikaty akceptacji e-faktur bądź rezygnacji z nich będą przekazywane do Spółki za pomocą aplikacji udostępnionej przez niego nadawcy (Abonentowi). Komunikacja będzie odbywać się przy pomocy bezpiecznego protokołu SSL/TLS, który gwarantuje integralność danych oraz z wykorzystaniem procedur uwierzytelniania, które zapewniają niezaprzeczalność pochodzenia.

Aby skorzystać z Systemu Abonent musi założyć w wyżej opisanej aplikacji swoje indywidualne konto. Procedura zakładania konta ma w maksymalnym stopniu zapewnić autentyczność pochodzenia komunikatów przekazywanych do Systemu przez Abonenta. W tym celu:

Aby wyrazić zgodę na otrzymywanie faktury elektronicznej Abonent:

Podstawowe zasady organizacyjne i techniczne dotyczące Systemu:

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu albo organowi kontroli skarbowej tych faktur, dla uzyskania akceptacji do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej (§ 3) wystarczające będzie uzyskanie akceptacji poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), po uprzednim zawarciu umowy przez Internet o korzystanie z sytemu EDI.

Zdaniem Wnioskodawcy

Spółka stoi na stanowisku, iż przedstawiony powyżej opis procedury zawierania umowy o EDI pomiędzy Spółką a Abonentem, a następnie dokonywania akceptacji e-faktur przez klienta wypełnia wymogi rozporządzenia o wystawianiu i przesyłaniu faktur w formie elektronicznej, dotyczące uzyskania przez podmiot je wystawiający akceptacji tej formy dokumentacji pomiędzy nim a Abonentem. Zgodnie bowiem z § 3 pkt 2 akceptacja e-faktur może być wyrażona bądź w formie pisemnej, bądź w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność jej pochodzenia i integralność jej treści będą zagwarantowane:

Aby więc Użytkownik mógł wyrazić akceptację przez EDl, musi zostać zawarta umowa w sprawie EDl spełniająca ww. wymagania i wymagania zawarte w zaleceniach Komisji Europejskiej. Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994 r.). Umowa taka wobec braku jakichkolwiek regulacji, zarówno na gruncie przepisów polskich, jak również regulacji o charakterze wspólnotowym, (właściwie powyżej wymienione zalecenie jest jedynym aktem prawnym regulującym kwestie umowy o stosowanie EDl), może zostać zawarta w dowolnej formie, również poprzez akceptację wzorca umownego. Tym bardziej, iż ustawodawca nie zastrzegł dla takiej umowy formy pisemnej, w szczególności pod rygorem nieważności. Bezsporna więc jest możliwość zawarcia takiej umowy na odległość, np. via Internet, co w sposób oczywisty wiąże się z przedmiotem jej regulacji i czyni powyższe rozwiązanie niezwykle sensownym.

Pozwala bowiem na przeprowadzenie procedury akceptacji e-faktur bez potrzeby fizycznej obecności podatnika i jego kontrahenta oraz uzyskania fizycznego podpisu Abonenta, co zgodnie z treścią § 3 i § 4 rozporządzenia o wystawianiu i przesyłaniu faktur w formie elektronicznej, wydaje się być zamierzonym rozwiązaniem. Jeśli więc umowa o EDI została zawarta, a jej postanowienia przewidują stosowanie przy wymianie danych za pomocą EDI procedur gwarantujących autentyczność ich pochodzenia i ich integralność, akceptacja dokonana następnie za pomocą powyższego systemu spełnia wymagania rozporządzenia. Wobec czego schemat powyższy może znaleźć zastosowanie jako zgodny z przepisami prawa podatkowego. Zaś samo rozwiązanie techniczne (sposób wymiany komunikatów) w ocenie Spółki spełniałby standardy, jakie wynikają z zaleceń Komisji z dnia 19 października 1994 r. odnoszące się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych.

W przedmiotowej sytuacji wszystkie te warunki zostały spełnione.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu albo organowi kontroli skarbowej tych faktur jedynie odwołuje się do Umowy w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 4 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994 r.).

W konsekwencji oznacza to, że strony umowy mogą samodzielnie skonstruować umowę w oparciu o założenia wynikające z umowy modelowej. Istotne jest, aby były w niej zawarte regulacje dotyczące stosowanych procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia akceptacji i integralność przesyłanych danych.

Zatem zastosowanie tego typu rozwiązania z całą pewnością gwarantuje ochronę komunikatów EDl przed zagrożeniem w postaci nieuprawnionego dostępu, modyfikacji, opóźnienia, zniszczenia lub utraty danych. Odrębnie w umowie m.in. będzie opisany standard komunikatów EDl, sposób identyfikacji podmiotów w systemie EDl, zarządzanie archiwum wiadomości.

W świetle powyższego, w ocenie Spółki rozwiązania które zamierza wprowadzić są zgodne z umową w sprawie europejskiego modelu EDl, która została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/320/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994 r.), tym samym zgoda uzyskana przez Abonenta będzie uprawniała do wystawiania e-faktur.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzn. papierową i elektroniczną.

Szczegółowe zasady wystawiania i przechowywania faktur określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.). Elementy, jakie powinna zawierać faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży, określone zostały w § 5 ww. rozporządzenia.

Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), zwanego dalej rozporządzeniem, wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy o VAT.

Zgodnie z § 2 cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r., Faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 tego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 stosuje się odpowiednio.

Stosownie zatem do treści § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

Z cytowanych powyżej przepisów rozporządzenia wynika, iż faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja, o której mowa, może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej, powinna być ona opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym albo też powinna nastąpić poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI - z ang. Electronic Data Interchange), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

Wskazać należy, iż elektroniczna wymiana danych została określona w rozporządzeniu jedynie poprzez odniesienie się do umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Przedmiotowa umowa została opisana w art. 1 zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z dnia 28 grudnia 1994 r.).

Kontrahenci mający zamiar korzystać z elektronicznej formy przesyłania danych (EDI) mają obowiązek zawrzeć dwustronną umowę regulującą wymianę tych danych. Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia, zawarta pomiędzy kontrahentami umowa dotycząca elektronicznej wymiany danych (EDI) obligatoryjnie musi zawierać zapisy przewidujące stosowanie procedur, które będą gwarantowały autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych w niej zawartych. Zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, tj. wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie.

Z przedstawionego w złożonym wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka mając na uwadze przewidzianą przez ustawodawcę możliwość wystawiania faktur elektronicznych dokonuje tego typu czynności w stosunku do swoich klientów. Jednym z warunków, aby Spółce przysługiwało prawo wystawiania e-faktury jest uzyskanie uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Spółka planuje wykorzystanie możliwości uzyskania akceptacji e-faktur w formie elektronicznej za pomocą elektronicznego systemu wymiany danych Y. Korzystając z ww. systemu Abonent miałby możliwość wyrażenia zgody na dokumentowanie transakcji pomiędzy nim a Spółką za pomocą e-faktur, po zaakceptowaniu dodatkowego regulaminu dotyczącego wystawiania i przesyłania e-faktur, wyrażając tym samym akceptację w formie elektronicznej (za pomocą Systemu). W ten sam sposób Abonent miałby możliwość wycofania zgody na wystawianie e-faktur. Komunikaty akceptacji e-faktur bądź rezygnacji z nich będą przekazywane do Spółki za pomocą aplikacji udostępnionej przez niego nadawcy (Abonentowi). Komunikacja będzie odbywać się przy pomocy bezpiecznego protokołu SSL/TLS gwarantującego integralność danych oraz z wykorzystaniem procedur uwierzytelniania, które zapewniają niezaprzeczalność pochodzenia.

Aby skorzystać z Systemu Abonent musi założyć w wyżej opisanej aplikacji swoje indywidualne konto. Procedura zakładania konta ma w maksymalnym stopniu zapewnić autentyczność pochodzenia komunikatów przekazywanych do Systemu przez Abonenta. W tym celu powinien on, wchodząc na stronę www dokonać rejestracji Użytkownika podając swój adres poczty elektronicznej oraz hasło. Następnie, na podany adres email jest wysyłana korespondencja potwierdzająca rejestrację - w jej treści znajduje się link aktywujący konto. Aktywacja/weryfikacja Użytkownika następuje po kliknięciu na załączony link. W kolejnym kroku do konta Abonenta podłączona zostaje możliwość korzystania z usług telekomunikacyjnych, w tym celu Abonent w formularzu umieszczonym na stronie www, podaje nr MSISDN (numer telefonu komórkowego), którego jest posiadaczem, po podaniu nr MSISDN System wysyła jednorazowo hasło na wskazany nr MSISDN, uzyskane hasło Abonent wprowadza do formularza. Następnie system dokonuje autoryzacji jednorazowego hasła, po pozytywnej autoryzacji do Konta zostaje dołączony MSISDN. Krok ten ma na celu upewnienie się, że rejestracji dokonuje osoba posiadająca telefon MSISDN, a nie osoba postronna.

Aby natomiast wyrazić zgodę na otrzymywanie faktury elektronicznej Abonent loguje się do Systemu za pomocą nazwy użytkownika i hasła zdefiniowanych w procesie rejestracji, uruchamia moduł aplikacji odpowiedzialny za zarządzanie danymi finansowymi Konta Abonenckiego, System wysyła na numer telefonu hasło jednorazowe w celu dodatkowej weryfikacji autentyczności pochodzenia komunikatów. Następnie Abonent wpisuje hasło jednorazowe i w przypadku pozytywnej autoryzacji wypełnia formularz wyrażenia zgody na przyjmowanie faktur elektronicznych, w którym akceptuje umowę o korzystanie z EDI odpowiadającą wymogom art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994 r.). Zatem Abonent i Spółka będą zawierać umowę o stosowanie pomiędzy stronami systemu wymiany danych EDI, która regulowałaby kwestie stworzenia warunków prawnych, organizacyjnych, proceduralnych i technicznych regulujących sposób uruchomienia i funkcjonowania systemu EDI. Abonent akceptuje treść zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych zgodnie z rozporządzeniem, zatwierdza wprowadzone dane, tworząc w ten sposób komunikat elektroniczny, który wysyłany jest poprzez System do Spółki w sposób gwarantujący jego integralność i niezaprzeczalność pochodzenia. Spółka zapisuje komunikat w Systemie w sposób gwarantujący jego niezmienialność oraz dostępność na żądanie Abonenta.

Biorąc pod uwagę przedstawione we wniosku okoliczności oraz przytoczone przepisy prawa stwierdzić należy, iż opisana forma elektronicznej akceptacji dokonana w ramach zawartej umowy o stosowanie pomiędzy stronami systemu wymiany danych EDI (uwzględniającej wymogi zaleceń Komisji Europejskiej), przewidująca stosowanie procedur gwarantujących przesyłanie faktur, która zapewnia autentyczność i integralność faktur, spełnia warunki określone w § 3 pkt 2 w związku z § 4 pkt 2 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów.

Mając powyższe na względzie stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego stanu faktycznego należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczyć należy, iż techniczne rozwiązania gwarantujące spełnienie wymogów autentyczności pochodzenia faktury i integralności danych nie były przedmiotem oceny tut. Organu, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej stosownie do treści art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej ogranicza się jedynie do interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.