IPPP1/443-275/14-2/AS

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 7 marca 2014 r. (data wpływu 10 marca 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego - jest prawidłowe.

W dniu 10 marca 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Stan faktyczny

Spółka S.A. jest dystrybutorem części zamiennych do samochodów osobowych, dostawczych i ciężarowych w Europie Środkowo-Wschodniej. W ramach swojej działalności Wnioskodawca współpracuje z wieloma kontrahentami, którym za dostawę towarów wystawia faktury na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Faktury dla kontrahentów są wystawiane i przekazywane w formie papierowej (dalej "faktury papierowe") albo w postaci elektronicznej po uzyskaniu akceptacji odbiorcy faktury na stosowanie faktur elektronicznych. Często do faktur pierwotnych Wnioskodawca wystawia faktury korygujące na podstawie art. 106j ustawy o VAT oraz ponownie wystawia faktury na podstawie i w przypadkach określonych w art. 1061 ustawy o VAT. Wnioskodawca przyjął zasadę, że egzemplarze faktur pierwotnych wystawione dla celów archiwizacji przechowywane są w oryginalnej formie tj. faktury wystawione w formie papierowej przechowywane są w formie papierowej, a faktury wystawione w formie elektronicznej przechowywane są w formie elektronicznej. Ponadto Wnioskodawca wystawia, przekazuje kontrahentowi oraz przechowuje korekty oraz duplikaty w takiej samej formie jak faktury pierwotne tj. dla faktur pierwotnych wystawionych w formie papierowej korekty i duplikaty przechowywane są w formie papierowej, natomiast dla faktur pierwotnych wystawionych w formie elektronicznej korekty i duplikaty przechowywane są w formie elektronicznej. Faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury elektroniczne przechowywane są w postaci zabezpieczonych przed modyfikacją plików na wydzielonym serwerze, do którego dostęp mają tylko upoważnione osoby. Ponadto Wnioskodawca zapewnia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z właściwymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku kiedy faktury w formie elektronicznej będą przechowywane poza terytorium kraju Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zdarzenie przyszłe numer 1

Wnioskodawca planuje ujednolicić system przechowywania faktur dla celów archiwizacji oraz stopniowo przechodzić na przechowywanie faktur pierwotnych wystawionych jedynie w formie elektronicznej bez względu na to w jakiej formie zostały wystawione i przekazane kontrahentowi. W związku z tym Wnioskodawca ma zamiar w przypadku wystawiania faktur pierwotnych dla kontrahenta w formie papierowej przechowywać swój egzemplarz faktury dla celów archiwizacji w formie elektronicznej, w istocie będzie to obraz faktury dla kontrahenta przed wydrukiem. W przypadku wystawiania i przesyłania kontrahentowi faktur pierwotnych w formie elektronicznej Wnioskodawca ma zamiar przechowywać faktury dla celów archiwizacji w formie elektronicznej. Wystawione faktury będą archiwizowane w systemie finansowo-księgowym. Faktury przechowywane całkowicie w formie elektronicznej będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury elektroniczne przechowywane będą w postaci zabezpieczonych przed modyfikacją plików na wydzielonym serwerze, do którego dostęp będą miały tylko upoważnione osoby. Ponadto Wnioskodawca zapewnia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z właściwymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku kiedy faktury w formie elektronicznej będą przechowywane poza terytorium kraju Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zdarzenie przyszłe numer 2

Ponadto Wnioskodawca ma zamiar przechowywać w formie całkowicie elektronicznej wystawione korekty oraz duplikaty bez względu na to w jakiej formie zostały wystawione i przekazane kontrahentowi. W związku z tym Wnioskodawca ma zamiar w przypadku wystawiania korekt i duplikatów dla kontrahenta w formie papierowej przechowywać swój egzemplarz faktur dla celów archiwizacji w formie elektronicznej, w istocie będzie to obraz faktury dla kontrahenta przed wydrukiem. W przypadku wystawiania i przesyłania korekt oraz duplikatów w formie elektronicznej Wnioskodawca ma zamiar przechowywać faktury dla celów archiwizacji w formie elektronicznej. Wystawione faktury będą archiwizowane w systemie finansowo-księgowym. Faktury przechowywane całkowicie w formie elektronicznej będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury elektroniczne będą przechowywane w postaci zabezpieczonych przed modyfikacją plików na wydzielonym serwerze, do którego dostęp mają tylko upoważnione osoby.

Ponadto Wnioskodawca zapewnia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z właściwymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku kiedy faktury w formie elektronicznej będą przechowywane poza terytorium kraju Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zdarzenie przyszłe numer 3

Wnioskodawca ma zamiar przechowywać faktury (zakupowe) otrzymane od kontrahentów w związku z zakupem towarów i usług związanych z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT, całkowicie w formie elektronicznej bez względu na to w jakiej formie Wnioskodawca otrzymał je od kontrahenta. W przypadku faktur otrzymanych w formie papierowej Wnioskodawca ma zamiar po otrzymaniu faktury od kontrahenta skanować faktury a wersje papierowe niszczyć. W przypadku faktur otrzymanych w postaci elektronicznej Wnioskodawca ma zamiar przechowywać otrzymane faktury w formie elektronicznej. Otrzymane faktury będą odpowiednio opisywane i archiwizowane w systemie finansowo-księgowym. Następnie faktury papierowe będą skanowane i zapisywane w postaci zabezpieczonej przed modyfikacją, a oryginały faktur w formie papierowej będą niszczone. Powyższy sposób przechowywania faktur będzie dotyczył wszystkich otrzymanych faktur w tym korekt oraz duplikatów. Wszelkie faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury elektroniczne przechowywane będą w postaci zabezpieczonych przed modyfikacją plików na wydzielonym serwerze, do którego dostęp będą miały tylko upoważnione osoby. Ponadto Wnioskodawca zapewnia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z właściwymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku kiedy faktury w formie elektronicznej będą przechowywane poza terytorium kraju Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

1. Czy przechowywanie wystawionych faktur dla celów archiwizacji jedynie w formie elektronicznej w sposób jaki został opisany w zdarzeniu przyszłym numer 1 będzie zgodne z przepisami art. 112a ust. 1 stawy o VAT.

2. Czy przechowywanie wystawionych korekt i duplikatów dla celów archiwizacji jedynie w formie elektronicznej w sposób jaki został opisany w zdarzeniu przyszłym numer 2 będzie zgodne z przepisami art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

3. Czy Wnioskodawca może obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wykazanego na fakturach (zakupowych) otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej, które po otrzymaniu są skanowane, wersje papierowe faktur są niszczone, a Wnioskodawca przechowuje dla celów archiwizacji otrzymane faktury jedynie w formie elektronicznej w sposób jaki został opisany w Zdarzeniu przyszłym numer 3 zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

Ad. 1

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że przechowywanie faktur dla celów archiwizacji jedynie w formie elektronicznej, w sposób jaki został opisany w zdarzeniu przyszłym numer 1 jest zgodne z przepisami art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

Ad. 2

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że przechowywanie korekt faktur oraz faktur wystawionych ponownie dla celów archiwizacji jedynie w formie elektronicznej, w sposób jaki został opisany w Zdarzeniu przyszłym numer 2 jest zgodne z przepisami art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

Ad. 3

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie uprawniony do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wykazanego na fakturach (zakupowych) przechowywanych dla celów archiwizacji jedynie w formie elektronicznej, w sposób jaki został opisany w zdarzeniu przyszłym numer 3.

Ad. 1

Artykuł 106g ust. 1 ustawy o VAT nakłada na podatnika obowiązek wystawienia faktury w co najmniej dwóch egzemplarzach. Przepisy ustawy o VAT nie zobowiązują podatnika do wystawiania wszystkich (co najmniej dwóch) egzemplarzy tej samej faktury w takiej samej formie. W powyższym przepisie forma wystawienia faktury w ogóle nie została określona. Podobnie art. 106g ust. 3 nie określa w jakiej formie podatnik ma zachowywać faktury, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku Wnioskodawcy zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego numer 1 faktura dla kontrahenta w formie papierowej będzie taka sama jak faktura w formie elektronicznej, ponieważ faktura w formie elektronicznej będzie w istocie obrazem faktury papierowej przed wydrukowaniem.

Artykuł 112a ust. 1 ustawy o VAT zobowiązuje podatnika do przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W art. 112a ust. 1 ustawy o VAT nie ma przepisanej formy przechowywania faktur dla celów archiwizacji, nie ma również obowiązku przechowywania faktur w formie w jakiej zostały wystawione kontrahentowi.

Również wykładnia historyczna wskazuje na to, że w obecnym stanie prawnym faktury nie muszą być przechowywane w oryginalnej formie. Par 26 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów z 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 97, poz. 971, dalej - "rozporządzenie") w swoim pierwotnym brzmieniu stanowił, że oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie".

Obecne przepisy regulujące sposób przechowywania faktur tzn. art. 112a ust. 1 ustawy o VAT nie określają w jakiej formie podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur, w tym faktur wystawionych ponownie.

W związku z tym nic nie stoi na przeszkodzie, aby Wnioskodawca przechowywał faktury dla celów archiwizacji jedynie w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także w sposób zapewniający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z właściwymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto Wnioskodawca będzie przechowywał faktury elektroniczne w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT.

Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje poparcie w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 27 maja 2013 r., znak: IPPP1/443-375/13-2/MP stwierdził: "Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci."

Powyższa interpretacja zdaniem Wnioskodawcy zachowuje swoją aktualność pomimo przeniesienia przedmiotowych przepisów z rozporządzenia do ustawy o VAT.

Zagadnienie sposobu przechowywania faktur było również przedmiotem orzekania Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej "NSA"). W wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. sygnatura I FSK 1169/08 NSA stwierdza: "Nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne."

Ponadto w tym samym orzeczeniu NSA stwierdza: "Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji."

NSA w swoich orzeczeniach podkreśla również potrzebę uwzględnienia względów celowościowych i ekonomicznych przechowywania faktur. W wyroku NSA z dnia 12 października 2012 r. sygnatura I FSK 1997/11 NSA stwierdził: "Dodatkowo należy zaznaczyć, że stosując wykładnię funkcjonalną dynamiczną sądy administracyjne jak i organy podatkowe, w tym Minister Finansów, przy interpretacji przepisów prawa powinny uwzględniać postęp techniczny i powszechny udział informatycznych systemów występujący w gospodarce wolnorynkowej w drugiej dekadzie XXI wieku. Nakładanie na podatników obowiązków, które mogą generować dodatkowe koszty i uciążliwości oraz odbiegają od aktualnych osiągnięć cywilizacyjnych powinno być eliminowane z obrotu gospodarczego."

W związku z powyższym Wnioskodawca twierdzi, że przechowywanie faktur w sposób jaki został opisany w zdarzeniu przyszłym numer 1 jest zgodne z przepisami art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

Ad. 2

Artykuł 106j ustawy o VAT nie określa formy w jakiej powinna zostać wystawiona korekta, Podobnie art. 106k ustawy o VAT nie określa formy w jakiej powinien zostać wystawiony duplikat. Dodatkowo w znowelizowanej ustawie o VAT w brzmieniu od 1 stycznia 2014 r. tryb przechowywania korekt faktur oraz duplikatów faktur określony został w przepisach dotyczących wystawiania i przechowywania faktur pierwotnych. Wskazuje na to:

Mając powyższe na uwadze zdaniem Wnioskodawcy do sposobu przechowywania korekt i duplikatów faktur należy zastosować przepisy art. 112a ustawy o VAT, który jak wskazano w uzasadnieniu do pytania numer 1 pozwala na przechowywanie faktur w dowolnej formie pod warunkiem, że faktury przechowywane w formie elektronicznej będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Dodatkowo Wnioskodawca w zakresie odpowiedzi na pytanie numer 2 podtrzymuje przytoczone w odpowiedzi na pytanie numer 1 uzasadnienie własne oraz przytoczone orzecznictwo NSA i praktykę organów podatkowych.

W związku z powyższym Wnioskodawca twierdzi, że przechowywanie korekt faktur oraz faktur wystawionych ponownie w sposób jaki został opisany w Zdarzeniu przyszłym numer 2 jest zgodne z przepisami art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

Ad. 3

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 Podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Obecnie obowiązujące przepisy nie wskazują formy w jakiej podatnik zobowiązany jest przechowywać faktury otrzymane od kontrahentów (zakupowe).

W art. 112a ust. 1 ustawy o VAT nie ma przepisanej formy przechowywania faktur dla celów archiwizacji, nie ma również obowiązku przechowywania faktur w formie w jakiej zostały otrzymane od kontrahenta.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że zgodne z przepisami ustawy o VAT jest przechowywanie wszelkich faktur otrzymanych od kontrahentów w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej) pod warunkiem spełnienia warunków przechowywania faktur wskazanych w art. 112a ustawy o VAT.

Dodatkowo Wnioskodawca w zakresie odpowiedzi na pytanie numer 3 podtrzymuje przytoczone w odpowiedzi na pytanie numer 1 uzasadnienie własne oraz przytoczone orzecznictwo NSA i praktykę organów podatkowych.

W związku z powyższym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie mógł obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wykazanego na fakturach (zakupowych) otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej, które po otrzymaniu są skanowane, wersje papierowe faktur są niszczone, a Wnioskodawca przechowuje dla celów archiwizacji otrzymane faktury w formie elektronicznej w sposób jaki został opisany w zdarzeniu przyszłym numer 3.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Ad. 1 i 2

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym - pkt 33 art. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca planuje ujednolicić system przechowywania faktur, korekt faktur oraz duplikatów dla celów archiwizacji oraz przechowywać je w formie elektronicznej bez względu na to w jakiej formie zostały wystawione. W związku z tym Wnioskodawca ma zamiar w przypadku wystawiania faktur pierwotnych, korekt faktur i duplikatów dla kontrahenta w formie papierowej przechowywać swoje egzemplarze dla celów archiwizacji w formie elektronicznej, tj. w postaci obrazu faktury, korekty faktury i duplikatu dla kontrahenta przed wydrukiem.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że faktury przechowywane całkowicie w formie elektronicznej będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury elektroniczne przechowywane będą w postaci zabezpieczonych przed modyfikacją plików na wydzielonym serwerze, do którego dostęp mają tylko upoważnione osoby. Ponadto Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z właściwymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku kiedy faktury w formie elektronicznej będą przechowywane poza terytorium kraju Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Należy wskazać, że obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jaki i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

W konsekwencji z uwagi na fakt, że proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania faktur, korekt i duplikatów dla celów archiwizacji jedynie w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w art. 106m ustawy oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp w przypadku kontroli, należy stwierdzić, że wypełnia dyspozycje określone w art. 112a ustawy.

Ad. 3

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Na podstawie art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importownych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w których podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury. I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia podatku należnego z zastrzeżeniem art. 13a (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).

Cytowane powyżej przepisy wskazują, że co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienia przesłanek określonych w art. 88 ustawy. Prawo do odliczenia podatku powstaje zatem w związku z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Zaznaczyć należy, że jeżeli podatnik nie dysponuje fakturą bądź dokumentem celnym w chwili powstania obowiązku podatkowego, moment powstania prawa do odliczenia u nabywcy przesuwa się na moment otrzymania faktur bądź dokumentu celnego.

W opisie sprawy Wnioskodawca wskazał, że ma zamiar przechowywać faktury (zakupowe) otrzymane od kontrahentów w związku z zakupem towarów i usług związanych z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT, całkowicie w formie elektronicznej bez względu na to w jakiej formie Wnioskodawca otrzymał je od kontrahenta. W przypadku faktur otrzymanych w formie papierowej Wnioskodawca ma zamiar po otrzymaniu faktury od kontrahenta skanować faktury a wersje papierowe niszczyć. W przypadku faktur otrzymanych w postaci elektronicznej Wnioskodawca ma zamiar przechowywać otrzymane faktury w formie elektronicznej. Otrzymane faktury będą odpowiednio opisywane i archiwizowane w systemie finansowo-księgowym. Następnie faktury papierowe będą skanowane i zapisywane w postaci zabezpieczonej przed modyfikacją, a oryginały faktur w formie papierowej będą niszczone. Powyższy sposób przechowywania faktur będzie dotyczył wszystkich otrzymanych faktur w tym korekt oraz duplikatów. Wszelkie faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury elektroniczne przechowywane będą w postaci zabezpieczonych przed modyfikacją plików na wydzielonym serwerze, do którego dostęp będą miały tylko upoważnione osoby. Ponadto Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z właściwymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku kiedy faktury w formie elektronicznej będą przechowywane poza terytorium kraju Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Z przywołanych wyżej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów i usług.

Należy jednocześnie zauważyć, że powyższe przepisy nie wymagają aby dla realizacji prawa faktura otrzymana w określonej formie (np. w formie papierowej) musiała być przechowywana w tej samej formie. Obowiązujące przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawionych kontrahentom jak i otrzymanych od nich w formie papierowej) w postaci elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Zatem z uwagi na fakt, że proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania faktur zakupowych, także ich korekt i duplikatów dla celów archiwizacji jedynie w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w art. 106m ustawy oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp w przypadku kontroli, należy stwierdzić, że wypełnia dyspozycje określone w art. 112a ustawy.

Tym samym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej a przechowywanych tylko w formie elektronicznej w zakresie w jakim będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.