IPPP1/443-1894/08-4/PR

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 1 października 2008 r. (data wpływu 6 października 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie anulowania błędnie sporządzonych faktur niedostarczonych do kontrahenta - jest prawidłowe.

W dniu 6 października 2008 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie anulowania błędnie sporządzonych faktur niedostarczonych do kontrahenta, uzupełniony pismem z dnia 19 listopada 2008 r., doprecyzowującym zaistniały stan faktyczny.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczne.

Spółka z o.o. (dalej Spółka) jest producentem i sprzedawcą m.in. złączy i podzespołów elektronicznych. Na podstawie zamówienia sprzedaży po wydaniu towaru z magazynu jest automatycznie generowana i księgowana w systemie finansowo - księgowym faktura VAT. Mimo istniejących zasad i procedur przygotowania towarów handlowych do wysyłki pod zamówienie klienta zdarzają się błędy m.in. takie jak:

* błędnych danych teleadresowych klienta (nazwa, adres, NIP). Zamówienie na zakup składa firma A, w wyniku błędu faktura jest wystawiana na firmę B. W takim przypadku, ponieważ towar zamówiła i odebrała firma A, anulujemy fakturę wystawioną na firmę B (która nie jest stroną transakcji) i wystawiamy fakturę na firmę A, w której wskazujemy faktyczną datę wydania towaru i ujmujemy fakturę w rejestrach VAT zgodnie z terminem powstania obowiązku podatkowego w VAT. Uważamy, iż faktura wystawiona na kontrahenta A dokumentuje rzeczywistą sprzedaż towaru kontrahentowi A.

* błędnym określeniu cennika w zamówieniu. Po wystawieniu faktury i przed dostarczeniem jej klientowi Spółka zauważa, iż błędnie został określony cennik. W takim przypadku anulujemy fakturę i wystawiamy ją z poprawnym cennikiem. Prawidłowo wystawiona faktura zostaje wprowadzona do obrotu gospodarczego i Spółka uważa, iż dokumentuje rzeczywistą sprzedaż towaru.

* zdjęcia ze stanów magazynowych towaru do klienta w momencie anulowania zamówienia. W przypadku rezygnacji z zakupu przez klienta po zdjęciu towarów ze stanów magazynowych i wystawieniu faktury, co za tym idzie nieodebraniu towaru przez klienta, Spółka anuluje fakturę. Spółka uważa, iż w tym przypadku nie została dokonana rzeczywista sprzedaż.

Po zauważeniu powyższych błędów Spółka pozostawia w dokumentacji oryginał i kopie błędnych faktur VAT przekreślonych oraz z dokonaną adnotacją "ANULOWANO", co uniemożliwia wprowadzeniu do obrotu i ich ponownego wykorzystania.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy błędnie sporządzone faktury VAT, które nie zostały doręczone do klienta mogą zostać anulowane przez dokonanie odpowiedniej adnotacji na oryginale i kopii.

Zdaniem Wnioskodawcy, w ustawie o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniach wykonawczych do ww. ustawy, nie przewidziano formy zmiany błędnych danych teleadresowych (błędna nazwa, adres, NIP) przez Spółkę. Żaden z przepisów nie zawiera regulacji odnoszących się do możliwości anulowania błędnie sporządzonej faktury VAT. Niemniej jednak w praktyce oraz orzecznictwie utrwalił się pogląd, iż w celu uproszczenia obrotu, w przypadku gdy wystawiona faktura VAT nie została jeszcze wprowadzona do obrotu prawnego (np. odebrana przez nabywcę), dopuszczalne jest anulowanie faktury. Anulowanie faktury sprowadza się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiającej ich powtórne wykorzystanie. Spółka wówczas przechowuje w swojej dokumentacji anulowaną pozycję. Zdaniem Spółki jeżeli do realizacji zamówienia nie doszło, sporządzone dokumenty - oryginał i kopię faktury VAT - należy anulować poprzez dokonanie adnotacji (unieważniającej jej wydanie oraz wykorzystanie) i pozostawić w aktach.

Stanowisko dotyczące anulowania dokumentów sprzedaży potwierdza NSA w wyroku z dnia 19 grudnia 2000 r. (III SA 1715/99),w którym stwierdził m.in., że możliwość anulowania faktur, mimo że nie jest dopuszczalna wyraźnie przez ustawę o VAT, należy zaaprobować jako praktyczną i realną drogę wycofania się podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Powinna ona dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych (faktur), które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (poprzez doręczenie ich kontrahentowi). W świetle powyższego Spółka uważa, iż jej stanowisko zasługuje na uwzględnienie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie określonej transakcji sprzedaży.

W praktyce zdarzają się jednak przypadki, że po wystawieniu faktury VAT następują zdarzenia mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub zawiera ona błędy. W takim przypadku ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania takiej faktury VAT poprzez wystawienie faktury korygującej.

Z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.) wynika, że podstawową formą korygowania faktury jest - w myśl § 16 i § 17 - wystawienie faktury korygującej, a w niektórych przypadkach zgodnie z § 18 cyt. rozporządzenia - noty korygującej (wspomniane przepisy rozporządzenia nie zmieniły brzmienia w związku ze zmianą ww. rozporządzenia obowiązującego od 1 grudnia 2008 r., jednak odpowiadają im kolejno § 13, § 14 oraz § 15).

Zatem generalna zasada dotycząca korygowania danych zawartych w fakturze polega na wystawieniu faktury korygującej.

Jednakże żaden z przepisów ustawy ani rozporządzenia nie zawiera jednak regulacji odnoszących się do możliwości anulowania wystawionej przez podatnika faktury VAT. Niemniej jednak w praktyce, w celu uproszczenia obrotu, w przypadku gdy wystawiona faktura VAT nie została jeszcze wprowadzona do obrotu prawnego (tekst jedn.: odebrana przez nabywcę) uznaje się powszechnie, że nie ma konieczności poprawiania błędów na fakturze poprzez wystawienie faktury korygującej. Dopuszczalne jest anulowanie faktury sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Wówczas sprzedawca powinien przechowywać oryginał i kopię faktury wraz z wyjaśnieniem.

Z opisu stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, że Wnioskodawca dokonuje anulowania wystawianych faktur m.in.- z powodu pomyłkowo umieszczonych danych kontrahenta na fakturze, który w rzeczywistości nie jest stroną realizowanej transakcji, nie on jest faktycznym nabywcą towarów dostarczanych przez Wnioskodawcę, gdzie wystawiona faktura nie dokumentuje faktycznie dokonanej transakcji.

W drugim z przedstawionych przypadków, Spółka wystawia fakturę przy zastosowaniu błędnego cennika, jednakże jeszcze przed wysyłką towarów, dokonuje anulowania pierwotnie wystawionych faktur, a następnie wystawia faktury stosując właściwą cenę. W trzecim przypadku, Spółka przygotowując towar do sprzedaży, zdejmuje go ze stanów magazynowych oraz wystawia fakturę dokumentującą mającą nastąpić sprzedaż, jednakże kontrahent rezygnuje z zakupu, a w konsekwencji nie dochodzi do zbycia towarów.

Ponadto, Wnioskodawca podkreśla, iż w wymienionych wyżej sytuacjach pozostawia w dokumentacji oryginał i kopie błędnych faktur VAT.

W związku z tym należy stwierdzić, iż w wymienionych powyżej przypadkach tj. umieszczenia na fakturze błędnego kontrahenta oraz w przypadku, gdy nabywca rezygnuje z zamówienia wystawiona faktura nie dokumentuje rzeczywistej sprzedaży (nie doszło do realizacji umowy). Natomiast we wszystkich wspomnianych sytuacjach faktura ta nie została wprowadzona do obrotu prawnego (nabywca nie otrzymał oryginału faktury VAT). Spełnienie tych warunków umożliwia anulowanie wystawionej faktury.

Anulowanie faktury dotyczy zatem tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność niedokonaną, co ma miejsce w przedmiotowej sprawie, gdyż nie dostarczono towaru a nabywca nie odebrał faktury VAT.

W przedmiotowej sprawie istotny jest fakt, że zarówno oryginały faktur, jak i kopie są w posiadaniu Wnioskodawcy, a więc Spółka nie wprowadziła przedmiotowych faktur do obrotu prawnego. W związku z powyższym można stwierdzić, że dopuszczalne jest anulowanie ww. dokumentów (oryginału i kopii faktury). Dokumenty tej operacji księgowej opatrzone odpowiednią adnotacją powinny być zachowane w dokumentach Spółki.

Reasumując, mając na względzie przedstawiony stan faktyczny oraz przywołane powyżej przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, iż nie jest konieczne wystawienie faktury korygującej do transakcji, która nie doszła do skutku. Możliwe jest bowiem anulowanie faktury przez Spółkę w sytuacjach przywołanych powyżej. Podkreślenia wymaga fakt, iż w przypadku anulowania faktury sprzedawca winien posiadać zarówno kopię, jak i oryginał tej faktury. Ponadto z przedmiotowego dokumentu jednoznacznie powinno wynikać, że został on anulowany. Anulowanie wystawionej faktury może być dokonane na przykład przez trwałe przekreślenie oryginału i kopii faktury z adnotacja "anulowano". Anulowane dokumenty należy jednak przechowywać w dokumentacji.

Należy zaznaczyć, iż anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.