IPPP1/443-164/12-4/IGo

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 1 lutego 2012 r. (data wpływu 20 lutego 2012 r.) uzupełnionym pismem z dnia 9 marca 2012 r. (data wpływu 13 marca 2012 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 1 marca 2012 r. (skutecznie doręczone w dniu 7 marca 2012 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przesyłania, archiwizacji oraz potwierdzenia odbioru faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów - jest prawidłowe.

W dniu 20 stycznia 2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przesyłania, archiwizacji oraz potwierdzenia odbioru faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów. Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 9 marca 2012 r., złożonym w dniu 13 marca 2012 r. (data wpływu 13 marca 2012 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 1 marca 2012 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest dystrybutorem na polskim rynku okien połaciowych i akcesoriów do okien. W ramach prowadzonej działalności Spółka utrzymuje stosunki handlowe z szeregiem kontrahentów, przez co Spółka zarówno wystawia, jak i otrzymuje znaczne ilości faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Spółkę oraz nabycia przez Spółkę towarów i usług. Dotyczy to również faktur zaliczkowych, korygujących, not korygujących oraz duplikatów, których wystawianie regulują Ustawa VAT oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011, Nr 68, poz. 360, dalej: "Rozporządzenie fakturowe").

W trakcie 2011 r. Spółka zaczęła korzystać z możliwości wystawiania dokumentów w formie elektronicznej, wynikających z posiadanego przez Spółkę systemu księgowego SAP. Dana faktura (po wprowadzeniu do systemu niezbędnych danych) zostaje automatycznie wygenerowana w formie elektronicznej. Faktura taka posiada formę pliku PDF (format stosowany przez program Acrobat Reader). Format taki generuje pliki przeznaczone do odczytu przez odbiorców, nie jest zaś dedykowany tworzeniu plików edytowalnych. W konsekwencji, odbiorcy otrzymują czytelny dokument, który nie jest przeznaczony do dokonywania w nim zmian.

System, z którego korzysta Spółka, skonstruowany jest w ten sposób, że po wygenerowaniu pliku z fakturą elektroniczną, jest on automatycznie przesyłany odbiorcy faktury za pomocą poczty elektronicznej z określonego adresu e-mail przypisanego Spółce na adres e-mail dedykowany w systemie danemu kontrahentowi. Tym samym, odbiorcy faktur mają pewność co do faktu, iż to Spółka jest podmiotem wystawiającym i przesyłającym dokumenty.

Obecnie, obok wysyłki pliku z fakturą w formacie PDF, Spółka każdorazowo dodatkowo przesyła fakturę w formie papierowej przy wykorzystaniu tradycyjnej poczty (Poczta Polska, firmy kurierskie). Spółka zamierza jednak zaprzestać wysyłania faktur w formie papierowej tradycyjną pocztą, przy czym wysyłanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (za pomocą poczty elektronicznej) miałoby miejsce tylko wobec podmiotów, które wyraziłyby na to uprzednią akceptację (zgodnie z Rozporządzeniem).

Aktualnie faktury korygujące oraz noty korygujące wystawiane są wyłącznie w formie papierowej i przesyłane do kontrahentów pocztą tradycyjną. Spółka chciałaby jednak zacząć stosować model mieszany w odniesieniu do wystawiania faktur korygujących oraz not korygujących. Innymi słowy, intencją Spółki jest wystawianie dokumentów w formie, która niezależna jest od formy dokumentu pierwotnego. Powyższe oznaczałoby, że Spółka miałaby możliwość stosowania (jednoczesnego) każdej z poniższych metod:

Wybór jednego z powyższych wariantów zależałby wyłącznie od Spółki, z tym, że wystawianie dokumentów w formie PDF i przesyłanie ich przy wykorzystaniu poczty elektronicznej (tj. z określonego adresu e-mail Spółki na adres e-mail dedykowany określonemu kontrahentowi) dotyczyłoby wyłącznie kontrahentów, którzy dokonaliby akceptacji takiej formy zgodnie z przepisami Rozporządzenia. Ponadto, wariant nr 2) miałby zastosowanie w odniesieniu do sytuacji, gdy kontrahent / Spółka jako odbiorcy faktur dokonaliby akceptacji na wystawianie faktur w formie elektronicznej już po wystawieniu faktur pierwotnych.

W odniesieniu do not korygujących wystawianych i przesyłanych w formie plików PDF, akceptacja następowałaby również w formie elektronicznej.

Oprócz wystawiania dokumentów, system oraz rozwiązania informatyczne Spółki umożliwiają również organizację przechowywania wystawianych i otrzymywanych dokumentów dla celów VAT w formie elektronicznej.

Aktualnie, przechowywanie elektroniczne faktur pierwotnych polega na tym, że wystawione i przesłane kontrahentom wspomniane wyżej dokumenty są przechowywane przez Spółkę na wynajmowanych przez nią serwerach, które znajdują się na terytorium Danii, a jednocześnie Spółka posiada archiwum kopii dokumentów w wersji papierowej. Dokumenty te przechowywane są w systemie przez okres danego roku oraz przez następne dwa lata, następnie zaś umieszczane są w odrębnym poza systemem archiwum elektronicznym. Papierowe kopie wystawianych faktur oraz pliki PDF przechowywane na serwerach, przechowywane są z podziałem na okresy rozliczeniowe, do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Kopia faktury w wersji papierowej jak i plik PDF przechowywany w formie elektronicznej tożsame są z oryginałem faktury przekazywanym nabywcy w formie elektronicznej i papierowej. Dokumenty przechowywane na serwerach wynajmowanych przez Spółkę sporządzone są w opisanym powyżej formacie PDF (nie pozwalającym na dokonywanie zmian w dokumentach). Rozwiązania informatyczne bazują na systemie WORM (ang. Write Ones Read Many), który zapobiega modyfikacji dokumentów. Możliwe jest otwieranie kopii raz już wystawionych faktur w systemie, tym niemniej niezależnie od tego cały czas przechowywany jest wskazany plik PDF w niezmienionej formie.

Obecnie, faktury korygujące oraz noty korygujące wystawiane są przez Spółkę wyłącznie w formie papierowej, tym samym nie są przechowywane na serwerach w Danii. W sytuacji, gdy Spółka będzie wystawiała faktury korygujące bądź noty korygujące w formie elektronicznej, będą one przechowywane również w tej formie.

W odniesieniu do faktur i innych dokumentów określonych przez Rozporządzenie fakturowe otrzymywanych przez Spółkę od swoich kontrahentów, Spółka obecnie przechowuje je wyłącznie w formie papierowej.

Jak wskazano powyżej, Spółka zobowiązana jest do wystawiania znacznej ilości faktur oraz innych dokumentów. Powyższy obowiązek powoduje obciążenie Spółki dużymi kosztami wydruku i magazynowania faktur, a nadto zmusza Spółkę do angażowania czasu swoich pracowników. Dodatkowo, konieczność drukowania i przechowywania w wersji papierowej tak dużej ilości faktur rodzi oczywiste ryzyko nieumyślnych omyłek w odpowiednim ich ewidencjonowaniu i przechowywaniu.

W związku z powyższym, Spółka planuje zrezygnować z drukowania dokumentów wystawianych na rzecz swoich kontrahentów w formie elektronicznej (i przesyłanych im w tej formie) i przechowywać je wyłącznie na wynajmowanych przez siebie serwerach w sposób opisany powyżej. W tym miejscu należy podkreślić, iż system i archiwum elektroniczne pozwolą odszukać konkretne dokumenty oraz wydrukować ich kopie w dowolnym momencie. Przechowywana w formie elektronicznej kopia sporządzona będzie w formacie PDF, który zakłada brak możliwości jej modyfikacji, stąd nie istnieje ryzyko, iż wydrukowana wersja dokumentu różnić się będzie od oryginału. Co więcej, zapewniony będzie w każdym czasie dostęp do wszystkich przechowywanych w formie elektronicznej kopii dokumentów (poprzez odpowiedni dostęp systemowy / ścieżkę dostępu do archiwum) np. w razie kontroli podatkowej poprzez przyznanie przedstawicielom organów podatkowych dostępu do stanowiska komputerowego w siedzibie Spółki).

W odniesieniu do wybranych kontrahentów, Spółka planuje dokonać akceptacji na otrzymywanie faktur i innych dokumentów określonych w Rozporządzeniu fakturowym w formie elektronicznej za pomocą wiadomości e-mail. (dokumenty byłyby przesyłane z adresu email dedykowanego konkretnemu kontrahentowi i byłyby wysyłane na adres e-mail Spółki) Dokumenty te byłyby przesyłane w formie plików w formacie PDF, co jak wskazano zabezpiecza dokument przed możliwością modyfikacji. Celem archiwizacji otrzymywanych dokumentów Spółka chciałaby stosować "mieszany" system archiwizacji tj. częściowo w formie papierowej, częściowo w formie elektronicznej - w zależności od potrzeb Spółki. Ewentualne elektroniczne przechowywanie dokumentów związanych z zakupami odbywałoby się na analogicznych zasadach jak przechowywanie dokumentów elektronicznych związanych ze sprzedażą - tj. przechowywane byłyby one na wskazanych serwerach.

Dokumenty byłyby przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty przechowywane byłyby w formacie PDF, co oznaczałoby brak możliwości ich modyfikacji. Ponadto, sposób przechowywania pozwalałby na łatwe odszukiwanie poszczególnych dokumentów

W celu usprawnienia procesu dostępu organów podatkowych i organów kontroli skarbowej do zgromadzonych dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej na wynajmowanych przez Spółkę serwerach, dla celów prowadzonych czynności stworzone byłoby osobne konto (login) dla potrzeb organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej. Organy posiadałyby dostęp do przedmiotowego serwera w siedzibie Spółki, na odrębnie przygotowanym w tym celu stanowisku komputerowym, co umożliwiłoby również wykorzystanie faktur przez organy, w szczególności organy podatkowe miałyby możliwość wydruku faktur po ich uprzednim pobraniu. System zapewni również czytelność tych faktur.

W piśmie uzupełniającym z dnia 9 marca 2012 r. Wnioskodawca uzupełnił wniosek o następujące informacje:

* Spółka jednoznacznie wskazuje, iż proponowana przez Spółkę metoda przesyłania. otrzymywania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej (w formacie PDF), opisana we wniosku pozwala na zapewnienie wymogów określonych w § 4 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661);

* Spółka wskazuje, że proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju spełnia wymóg § 7 cyt. wyżej rozporządzenia - w stosunku do faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju Spółka zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (poprzez przyznanie przedstawicielom organów podatkowych/organów kontroli skarbowej dostępu do stanowisk komputerowych w siedzibie Spółki).

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym zasady przesyłania przez Spółkę faktur (oraz innych wskazanych w Rozporządzeniu fakturowym dokumentów) w formie elektronicznej będą zgodne z przepisami Ustawy VAT oraz Rozporządzenia.

Stanowisko Spółki:

Stanowisko Spółki oparte jest na szeregu argumentów wynikających z przepisów prawa.

Stanowisko w zakresie Pytania nr 1

Zgodnie z art. 106 ust. 1 Ustawy VAT, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Szczegółowe regulacje w zakresie wystawiania faktur zawierają poniższe akty prawne:

* Rozporządzenie fakturowe - odnośnie dokumentów wystawianych w formie papierowej.

* Rozporządzenie - odnośnie faktur w formie elektronicznej.

W myśl § 3 ust. 1 i 2 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Z kolei § 4 Rozporządzenia normuje, iż faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przy czym Rozporządzenie pod pojęciem autentyczności pochodzenia faktury rozumie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś pod pojęciem integralności treści faktury rozumie sytuację, w której na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W efekcie, zasady przesyłania faktur w formie elektronicznej powinny uwzględniać:

* elektroniczny format dokumentów,

* akceptację kontrahentów,

* autentyczność pochodzenia oraz integralność danych,

* określone Rozporządzeniem zasady przechowywania tych faktur.

Zdaniem Spółki, w opisanej sytuacji spełnione są określone powyżej przesłanki i podejście Spółki zgodne jest z zasadami określonymi Rozporządzeniem.

Choć ani Ustawa VAT, ani też Rozporządzenie nie definiują pojęcia elektronicznej formy faktur, to przesyłanie faktur poprzez e-mail oparte jest niewątpliwie o elektroniczne urządzenia do przetwarzania (w szczególności: komputery, serwery, oprogramowanie). Z kolei przesyłanie danych oparte będzie o sieć komputerową, umożliwiającą przesyłanie danych pomiędzy Spółką a kontrahentami.

Jak wskazano, Spółka stosować będzie analizowaną formę wystawiania i przesyłania faktur jedynie wobec tych kontrahentów, którzy uprzednio wyrazili na to zgodę - zarówno w formie pisemnej, jak i w formie elektronicznej. Tym samym, podejście Spółki zgodne będzie z zasadami określonymi w § 3 Rozporządzenia.

Odnośnie kwestii zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności danych na wystawianych przez Spółkę fakturach, w ocenie Spółki przesłanki te również będą spełnione.

Autentyczność pochodzenia - czyli pewność co do tożsamości Spółki - zagwarantowana będzie poprzez system przesyłania dokumentów. W przypadku wystawienia dokumentu w systemie nastąpi jego automatyczne przesłanie poprzez wiadomość e-mail (z adresu przypisanego Spółce). Jedynie personel Spółki posiada dostęp do systemu i będzie mógł wysłać kontrahentowi wiadomość elektroniczną. Osoby trzecie nie będą posiadać dostępu do korespondencji pomiędzy stronami. Tym samym, metoda ta umożliwi jednoznaczną identyfikację Spółki jako nadawcy.

Ponadto, przesyłane w opisany wyżej sposób dokumenty będą również posiadać cechę integralności danych. Format "PDF" jest formatem nieedytowalnym. Z założenia prezentuje on treść dokumentu w postaci niezmienionej wobec postaci nadanej przez twórcę tego dokumentu. Odbiorca nie ma możliwości ingerencji w treść otrzymanego dokumentu. Ewentualne podejmowane w tym celu próby stanowiłyby przestępstwo, równoznaczne z fałszerstwem faktury "papierowej".

Podsumowując, stanowisko Spółki zgodne jest z treścią Rozporządzenia.

Wedle Spółki spełnione są również przesłanki prawidłowości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Niemniej jednak, z uwagi na fakt, iż kwestia ta jest przedmiotem odrębnego pytania niniejszego wniosku, Spółka przedstawi swoją argumentację w tym zakresie prezentując własne stanowisko odnośnie tego pytania.

W tym miejscu Spółka pragnie dodatkowo zwrócić uwagę na główny cel wprowadzonych od 1 stycznia 2011 r. przepisów Rozporządzenia, jakim jest jednakowe traktowanie (w szczególności przez organy skarbowe) faktur papierowych i elektronicznych. W opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów broszurze "Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r." Minister Finansów podkreślił, że omawiane uproszczenie polega w szczególności na umożliwieniu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem).

Należy również pamiętać, że Rozporządzenie dostosowuje polskie przepisy do wymogów znowelizowanej Dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r., która zmierza m.in. do liberalizacji obowiązujących zasad przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych oraz doprowadzenia do stanu, w którym faktury papierowe i elektroniczne będą traktowane jednakowo.

Spółka pragnie podkreślić, iż analogiczne stanowisko reprezentowane jest w interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, wskazać należy:

* interpretację indywidualną z dnia 13 czerwca 2011 r. (sygn. IPTPP2/443-22/11-4/BM) wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi,

* interpretację indywidualną z dnia 12 października 2011 r. (sygn. IBPP2/443-1131/11/RSz) wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach,

* interpretację indywidualną z dnia 10 listopada 2011 r. (sygn. IPPP1/443-1251/11-2/ISz) wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie,

* interpretację indywidualną z dnia 12 grudnia 2011 r. (sygn. IPTPP2/443-529/11-6/IR) wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi.

Stanowisko takie zostało również zaakceptowane przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 20 maja 2010 r. (sygn. akt I FSK 1444/09).

Wskazać ponadto należy, że powyższe wywody w zakresie faktur VAT znajdują pełne zastosowanie wobec innych dokumentów wydawanych na podstawie Rozporządzenia fakturowego - faktur korygujących czy not. Taki pogląd znajduje akceptację w wydawanych interpretacjach indywidualnych przykładowo, jak wskazuje Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w powołanej interpretacji indywidualnej z dnia 14 listopada 2011 r. (sygn. IPPP1- 443-1241/11-2/EK): "Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej jest mowa o fakturach, należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno "fakturę pierwotną" jak też "fakturę korygującą" albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę, zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno "fakturę pierwotną" jak też "fakturę korygującą"".

Reasumując, opisane powyżej zasady przesyłania przez Spółkę faktur (oraz innych wskazanych w Rozporządzeniu fakturowym dokumentów) w formie elektronicznej są zgodne z przepisami Ustawy VAT oraz Rozporządzenia, w szczególności, przesyłane w ten sposób dokumenty spełniają warunek autentyczności pochodzenia i integralności treści

Stanowisko w zakresie Pytania nr 2 i 3

Jak wskazano, zgodnie z art. 106 ust. 1 Ustawy VAT, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Kwestie wystawiania faktur korygujących, duplikatów faktur oraz not korygujących reguluje Rozporządzenie fakturowe.

§ 19 ust. 2 Rozporządzenia fakturowego wyraźnie wskazuje na możliwość wystawiania faktur korygujących w formie elektronicznej. Z kolei do kwestii wystawiania not korygujących w formie elektronicznej odnosi się § 15 ust. 7 Rozporządzenia fakturowego.

Tym samym, wskazać należy, że ustawodawca wprost dopuścił możliwość wystawiania analizowanych dokumentów w formie elektronicznej.

Regulacje Rozporządzenia fakturowego nie zawierają sformułowanego wprost nakazu wystawiania faktur korygujących, duplikatów czy not w formie identycznej jak faktura pierwotna (tj. forma papierowa w stosunku do faktury papierowej, czy forma elektroniczna w stosunku do faktury elektronicznej). Podkreślić również należy, że nakazu takiego nie formułuje również Rozporządzenie.

Tym samym w opisanym powyżej zdarzeniu przyszłym dopuszczalne będzie:

* wystawianie papierowych faktur korygujących, duplikatów oraz not korygujących do elektronicznych faktur VAT oraz

* wystawianie elektronicznych faktur korygujących oraz not korygujących do papierowych faktur VAT.

Należy podkreślić, że wystawiane przez Spółkę wspomniane wyżej dokumenty spełniać będą wymagania stawiane fakturom elektronicznym w zakresie formy, autentyczności, integralności oraz kwestii przechowywania.

Spółka pragnie podkreślić, iż analogiczne stanowisko prezentowane jest w interpretacjach indywidualnych:

"W powołanych wyżej przepisach rozporządzenia prawodawca nie wskazuje okoliczności, które by uniemożliwiały wystawianie faktur, faktur korygujących i ich duplikatów również w formie papierowej, w sytuacji gdy nie zachodzą żadne przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiające wystawianie faktur w postaci elektronicznej. Powołany wyżej § 3 ust. 1 rozporządzenia, otwiera przed podatnikiem jedynie możliwość, a nie obowiązek przesyłania faktur w formie elektronicznej, jednak to do niego należy ostateczna decyzja, w jakiej formie (elektronicznej czy papierowej) wystawi i prześle fakturę czy fakturę korygującą do danego kontrahenta. Zatem, to strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur, w sytuacji gdy nie zachodzą żadne przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiające wystawianie faktur w postaci elektronicznej. Wobec powyższego, w przypadku gdy dany odbiorca wyrazi akceptację do przesyłania faktur w postaci elektronicznej, nie wyklucza to możliwości wystawiania przez Wnioskodawcę danemu odbiorcy faktur w zwykłej formie papierowej" (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 7 listopada 2011 r. sygn. ILPP4/443-519/11-4/EWW).

"Zauważyć należy, iż w powołanych wyżej przepisach prawodawca nie wskazuje okoliczności, które by uniemożliwiały wystawianie noty korygującej w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej i odwrotnie, noty korygującej wystawionej w formie elektronicznej do faktury wystawionej w formie papierowej. Zatem spełniając warunki wynikające z powołanych przepisów Zainteresowany będzie mógł wystawiać i przesyłać noty korygujące w formie elektronicznej do faktur wystawionych w formie papierowej, jak i noty korygującej w formie papierowej do faktur elektronicznych" (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 7 listopada 2011 r. (sygn. ILPP4/443-519/11-7/EWW).

"Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania faktury korekty w formie papierowej do faktury elektronicznej, a jeśli zajdzie potrzeba wystawienia kolejnej faktury korekty do wystawienia faktury korygującej w formie elektronicznej. Przy czym, w odniesieniu do faktury korygującej w formie elektronicznej, należy spełnić przesłanki zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów. Odnosząc się natomiast do kwestii wystawiania duplikatu faktury w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej, należy stwierdzić, iż obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania i przesyłania faktur w dowolnej postaci. Zatem, Wnioskodawca może wystawić duplikat faktury w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej" (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 6 września 2011 r. (sygn. IBPP2/443-972/11/WN).

Wskazać należy, że powołana powyżej interpretacja za prawidłowe uznaje również wystawianie elektronicznych faktur korygujących także w stosunku do papierowych faktur wystawionych przed wdrożeniem systemu fakturowania elektronicznego.

Reasumując, w opisanym powyżej zdarzeniu przyszłym dopuszczalne będzie wystawianie papierowych faktur korygujących, duplikatów oraz not korygujących do elektronicznych faktur VAT jak również wystawianie elektronicznych faktur korygujących oraz not korygujących do papierowych faktur VAT.

Stanowisko w zakresie Pytania nr 4 i 5

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) Ustawy VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4 ww. Ustawy.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 Ustawy VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje, co do zasady, w rozliczeniu za okres, którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Nie ulega przy tym wątpliwości, iż prawo to przysługuje zarówno w zakresie otrzymanych faktur "papierowych" jak i faktur elektronicznych

* wystawionych, przesłanych i przechowywanych wedle przepisów Rozporządzenia.

Otrzymywane przez Spółkę od kontrahentów elektroniczne faktury VAT powinny spełniać określone Rozporządzeniem warunki, aby gwarantować Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego, tj.:

* elektroniczny format dokumentów,

* akceptacja Spółki na przesyłanie faktur w formie elektronicznej,

* autentyczność pochodzenia oraz integralność treści,

* określone Rozporządzeniem zasady przechowywania tych faktur.

Faktury będą przesyłane Spółce przez kontrahentów drogą elektroniczną (z adresu e-mail dedykowanego konkretnemu kontrahentowi na adres e-mail przypisany Spółce) i posiadać będą format elektroniczny (plik "PDF"). Tak opisane przesyłanie dokumentów odbywać się będzie jedynie w relacjach z kontrahentami, wobec których Spółka wyrazi swoją zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Kolejnym wymogiem, niezbędnym dla uznania dokumentu za fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów Rozporządzania, jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Pełne zastosowanie znajdą w tym zakresie powołane powyżej wywody. Po pierwsze, faktury ujęte będą w formie plików nieedytowalnych (a jakakolwiek próba zmian formatu przy pomocy specjalistycznych programów komputerowych stanowiłaby przestępstwo, analogiczne do fałszowania papierowej faktury), zaś ich przesył odbywać się będzie pocztą elektroniczną - w formie umożliwiającej jednoznaczną identyfikację nadawcy faktury.

Dostęp organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej zapewniony będzie na zasadach identycznych, jak opisane powyżej. Wedle Spółki spełnione będą wreszcie również przesłanki prawidłowości przechowywania faktur w formie elektronicznej. Niemniej jednak, z uwagi na fakt, iż kwestia ta jest przedmiotem odrębnego pytania niniejszego wniosku, Spółka przedstawi swoją argumentację w tym zakresie przy własnym stanowisku odnośnie tego pytania.

Spółka pragnie dodatkowo podkreślić, że również w stosunku do kwestii odliczenia podatku naliczonego należy mieć na względzie cel jaki przyświecał wprowadzeniu Rozporządzenia, tj. liberalizacja przepisów odnośnie faktur elektronicznych.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego, wedle Spółki, powstanie w rozliczeniu za miesiąc, w którym Spółka otrzyma od kontrahenta fakturę elektroniczną tj. w rozliczeniu za miesiąc otrzymania wiadomości e-mail.

Spółka pragnie podkreślić, iż analogiczne stanowisko reprezentowane jest w interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, wskazać należy:

* interpretację indywidualną z dnia 13 czerwca 2011 r. (sygn. IPTPP2/443-22/I l-4/BM) wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi,

* interpretację indywidualną z dnia 9 sierpnia 2011 r. (sygn. IPPP2/443-642/11-4/KOM) wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie,

* interpretację indywidualną z dnia 21 października 2011 r. (sygn. IPTPP2/443-343/11-5/JN) wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi,

* interpretację indywidualną z dnia 14 listopada 2011 r. (sygn. IPPP1-443-1241/11-2/EK) wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie.

Zdaniem Spółki, powyższe wywody znajdują również pełne zastosowanie wobec wystawianych na podstawie Rozporządzenia elektronicznych duplikatów faktur.

Reasumując, w opisanym zdarzeniu przyszłym Spółka uprawniona będzie do dokonania odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych od kontrahentów elektronicznych faktur VAT jak i duplikatów faktur.

Stanowisko w zakresie Pytania nr 6 i 7

Stosownie do art. 29 ust. 4 Ustawy VAT, podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4b. Przepis ten stosuje się pod warunkiem posiadania potwierdzenia odbioru przez kontrahenta faktury korygującej, na zasadach określonych w ust. 4a i 4b, a nadto ma on zastosowanie do określonych ust. 4c pomyłek w treści faktury.

Ustawodawca nie sprecyzował formy, w jakiej należy wystawić fakturę korygującą. Z powyższych przepisów wynika jedynie, iż faktura korygująca musi dotrzeć do nabywcy, nabywca musi potwierdzić ten fakt, by wystawca miał możliwość obniżenia podatku należnego w związku z wystawieniem tej faktury. Skoro zaś wystawca uprawniony jest do korekty obrotu poprzez wystawienie faktury korygującej w formie elektronicznej, to i uprawnienie takie przysługiwać będzie odbiorcy (w tym wypadku Spółce).

Tym samym, w opisanym powyżej zdarzeniu przyszłym Spółka uprawniona będzie do dokonania stosownych korekt wynikających z otrzymywanych od kontrahentów elektronicznych faktur korygujących.

Odnośnie not korygujących, jak już Spółka wcześniej podkreśliła, możliwe jest ich wystawianie w formie elektronicznej. W myśl zatem powołanej powyżej zasady, prawidłowo wystawiona nota w formie elektronicznej jest ważnym dokumentem funkcjonującym w obrocie prawnym i stosuje się do niej w pełnym zakresie zasady określone § 15 Rozporządzenia fakturowego.

W efekcie, w opisanym powyżej zdarzeniu przyszłym Spółka uprawniona będzie do dokonania stosownych korekt wynikających z otrzymywanych od kontrahentów elektronicznych not korygujących.

Stanowisko w zakresie Pytania nr 8

Wedle § 6 Rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

* autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązani podatkowego;

* łatwe ich odszukanie

* organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Z kolei, w myśl § 21 ust. 1 i 2 Rozporządzenia fakturowego podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz zapewniając organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak uprzednio wskazano, autentyczność pochodzenia, w rozumieniu Rozporządzenia, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Brzmienie powyższych przepisów nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci materialnej (papierowej). Co więcej, nie nakazuje tego żaden inny przepis Ustawy VAT czy Rozporządzenia. Przepisy formułują jedynie obowiązek odpowiedniego przechowywania faktur należy zaś uznać, iż ten obowiązek spełniony będzie w sytuacji przechowywania kopii w formie elektronicznej.

Możliwe zatem będzie przechowywanie faktur przesłanych drogą elektroniczną - zarówno dokumentujących sprzedaż jak i zakup - w formie elektronicznej.

Wskazane przepisy nakazują przechowywanie dokumentów:

* w podziale na okresy rozliczeniowe,

* w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie,

* zapewniający ich autentyczność, integralność i czytelność,

* zapewniając do nich dostęp organom podatkowym i organom kontroli skarbowej.

Przechowywanie faktur w postaci elektronicznej ułatwia (w stosunku do przechowywania w formie papierowej) zarządzanie dokumentami z podziałem na okresy rozliczeniowe i zdecydowanie ułatwia odszukanie danej faktury. Niewątpliwie elektroniczny system umożliwia zarządzanie dokumentacją w sposób zdecydowanie łatwiejszy niż zarządzanie archiwum prowadzonym wyłącznie w formie papierowej.

Mając na względzie powołane powyżej wywody, nie ulega wątpliwości, iż zarówno kopie wystawionych faktur dokumentujących sprzedaż, jak i faktury dokumentujących nabycie przechowywane będą w formie zapewniającej ich autentyczność, integralność i czytelność.

Spełniona również będzie przesłanka zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej odpowiedniego dostępu (on-line), Organy posiadać będą dostęp do systemu poprzez osobne konto (login) - stworzony wyłącznie dla potrzeb organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej. Organy posiadać będą dostęp do systemu w siedzibie Spółki, na odrębnie przygotowanym w tym celu stanowisku komputerowym. System / archiwum elektroniczne umożliwią również wykorzystanie faktur przez organy, w szczególności organy podatkowe będą miały możliwość wydruku faktur po ich uprzednim pobraniu System / archiwum elektroniczne zapewnią również czytelności tych faktur.

Spółka pragnie podkreślić, iż za słusznością jej stanowiska przemawiają także inne argumenty.

Nie ulega wątpliwości, iż współczesne prawoznawstwo stoi na stanowisku, iż wykładnia przepisów prawa powinna posiadać charakter wykładni dynamicznej, tj. takiej wykładni danego pojęcia, która uwzględnia jego społeczny kontekst. Innymi słowy, wykładnia prawa nie może sztywno nawiązywać do rozumienia pojęcia ustawowego w dacie wydania aktu prawnego, lecz musi uwzględniać zachodzące w stosunkach społecznych przemiany.

Instytucja kopii faktury/faktury dokumentującej podatek naliczony została wprowadzona w 1993 r. Ówcześnie możliwości techniczne nie pozwalały na przechowywanie kopii faktur (faktur zakupowych) w formie elektronicznej (w warunkach opisanych powyżej). Tym niemniej, dokonany od tego czasu postęp techniczny powoduje, iż obecnie stało się to możliwe. Wykładnia przepisów prawa powinna zatem uwzględnić zaistniałą zmianę w stosunkach społecznych i objąć swoim zakresem również te ich przypadki, które pierwotnie nie były znane. Przyjęcie przeciwnego poglądu groziłoby doprowadzeniem do sytuacji, w której zakres zastosowania przepisów prawa nie obejmuje sfery, którą wyznaczył dla danego aktu ustawodawca, a zmieniająca się rzeczywistość funkcjonuje poza systemem prawa. Takie wnioski są nie do zaakceptowania - prowadziłyby bowiem do podważenia podstawowej roli prawa i naruszałyby zasadę demokratycznego państwa prawnego.

Nie bez znaczenia są również kwestie ekonomiczne - państwo nie może ingerować w działalność podmiotów prawa inaczej jak tylko w niezbędnym zakresie. Państwo nie może zatem ustanawiać obowiązków dolegliwych, gdy analogiczne efekty mogą być osiągnięte w sposób prostszy.

Spółka pragnie podkreślić, iż analogiczne stanowisko reprezentowane jest w interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, wskazać należy:

* interpretację indywidualną z dnia 13 czerwca 2011 r. (sygn. IPTPP2/443-22/11-4/BM) wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi,

* interpretację indywidualną z dnia 12 lipca 2011 r. (sygn. IBPP2/443-492/11/ASz) wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach,

* interpretację indywidualną z dnia 9 września 2011 r. (sygn. IBPP2/443-915/11/RSz) wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach,

* interpretację indywidualną z dnia 7 listopada 2011 r. (sygn. ILPP4/443-519/11-9/EWW) wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu.

Wskazać należy, że powyższe wywody w zakresie faktur VAT znajdują pełne zastosowanie wobec innych dokumentów wydawanych na podstawie Rozporządzenia fakturowego - faktur korygujących, duplikatów faktur czy not korygujących.

Reasumując, opisane powyżej zasady elektronicznego przechowywania przez Spółkę faktur (oraz innych wskazanych w Rozporządzeniu fakturowym dokumentów) dokumentujących sprzedaż i zakup na serwerach wynajmowanych przez Spółkę na terytorium Danii, przesyłanych uprzednio drogą elektroniczną, będą zgodne z przepisami Ustawy VAT oraz Rozporządzenia.

Stanowisko w zakresie Pytania nr 9

Jak wskazano powyżej, Spółka zamierza udzielić akceptacji wybranym kontrahentom na przesyłanie Spółce faktur w formie elektronicznej.

Niemniej jednak, z punktu widzenia Spółki nie jest celowe przechowywanie faktur zakupu wyłącznie w formie elektronicznej. Zdarzać się będzie, że faktury zakupu przesłane uprzednio elektronicznie będą przechowywane przez Spółkę w formie papierowej (tj. jako papierowy wydruk danej faktury).

Zdaniem Spółki, rozwiązanie takie dopuszczalne jest zarówno na gruncie Rozporządzenia jak i Rozporządzenia fakturowego. Przepisy nie ustanawiają bowiem wymogu wyboru i stosowania jedynie jednej formy przechowywania faktur. Spółka pragnie wskazać, iż niezależnie od formy przechowywania dokumentów, zapewnione będzie spełnienie warunków przechowywania dokumentów, w szczególności warunków, o których mowa w § 6 i § 7 Rozporządzenia oraz § 21 i § 22 Rozporządzenia fakturowego.

Możliwe będzie zatem równoległe stosowanie elektronicznego oraz papierowego systemu przechowywania faktur zakupu. Wskazać przy, tym, należy, że dana faktura ujmowana będzie dla celów archiwizacji jedynie z użyciem jednego ze wspomnianych wyżej sposobów - przykładowo, jeżeli Spółka zdecyduje się przechowywać w formie papierowej (wydruk) otrzymany od kontrahenta dokument w formie elektronicznej, to wówczas taka faktura czy inny dokument wystawiony na podstawie Rozporządzenia fakturowego nie będzie już przechowywana dla celów VAT pod postacią elektroniczną (może być jedynie zapisany na dysku jako nie posiadający mocy prawnej skan faktury papierowej).

Spółka pragnie podkreślić, iż analogiczne stanowisko reprezentowane jest w interpretacjach indywidualnych:

"Przy czym bez znaczenia dla ww. prawa do obniżenia podatku od towarów i usług o podatek naliczony pozostaje okoliczność, że faktury otrzymane przez Wnioskodawcę drogą elektroniczną będą przechowywane w formie papierowej. Jednakże w zakresie przechowywania należy zaznaczyć bezwzględny wymóg zachowania przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; a ponadto łatwe ich odszukanie i zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur" (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 listopada 2011 r. (sygn. IPPP1-443-1241/11-2/EK).

"Ponadto należy zgodzić się z Wnioskodawcą, iż możliwe jest posiadanie dwóch odrębnych archiwów faktur wystawionych w formie elektronicznej dla wydzielonych dwóch grup odbiorców, tj. osobne archiwum dla klientów, którzy chcą otrzymywać e-faktury poprzez system EDI oraz osobne dla pozostałych klientów, którzy chcą otrzymywać faktury elektroniczne z pominięciem systemu EDI pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur" (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 27 października 2011 r. (sygn. IPTPP2/443-431/11-2/JS).

Stanowisko takie zaprezentował również Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 29 września 2011 r. (sygn. ILPP4/443-475/11-4/ISN).

Wskazać należy, że powyższe wywody w zakresie faktur VAT znajdują pełne zastosowanie wobec innych dokumentów wydawanych na podstawie Rozporządzenia fakturowego - faktur korygujących, duplikatów faktur oraz not.

Reasumując, w opisanej powyżej sytuacji Spółka będzie miała prawo przechowywać faktury (oraz inne wskazane w Rozporządzeniu fakturowym dokumenty) dokumentujące zakup przesyłane uprzednio drogą elektroniczną w systemie "mieszanym" (częściowo w formie papierowej, częściowo w formie elektronicznej).

Mając na uwadze powyższe, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.