IPPP1-443-1241/11-2/EK - Obniżenie podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną oraz zasady przechowywania.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani, przedstawione we wniosku z dnia 4 sierpnia 2011 r. (data wpływu 12 sierpnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną oraz zasad ich przechowywania - jest prawidłowe.

W dniu 12 sierpnia 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur otrzymywanych drogą elektroniczną oraz zasad ich przechowywania.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej otrzymuje od dostawców faktury oraz faktury korygujące dokumentujące zakup towarów bądź usług. Na dzień dzisiejszy formą właściwą otrzymywania tych dokumentów jest forma papierowa, wyłącznie dokumenty otrzymane w formie papierowej traktowane są jako oryginały faktury VAT, dające prawo do odliczenia podatku naliczonego. W przyszłości podatnik chciałby otrzymywać faktury w formie elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami poprzedzone zostałoby to odpowiednią akceptacją otrzymywania faktur w formie elektronicznej w postaci porozumienia zawartego z dostawcami o następującej treści:

Porozumienie z dnia... zawarte pomiędzy....

1....... z siedzibą w..... reprezentowaną przez.... zwaną dalej Sprzedającym a

W ramach niniejszego porozumienia strony ustalają, że od dnia.... formą właściwą do przesyłania faktur oraz faktur korygujących będzie forma elektroniczna. Faktury wysyłane będą w formacie plików PDF. Faktury zostaną wysłane w formie e-maila na adres wskazany przez Kupującego. Kupujący zobowiązuje się do niedokonywania jakichkolwiek modyfikacji w otrzymywanych dokumentach, ma jedynie prawo do wydruku załącznika oraz jego zapisania na dysku twardym serwera oraz płytach CD/DVD.

Faktura otrzymana w formie elektronicznej wywiera takie same prawa i obowiązki dla obu stron, jak dokument przesłany w formie papierowej.

Otrzymane faktury byłby przechowywane przez podmiot przez cały czas na skrzynce mailowej, dodatkowo pliki załączników (których zapisane byłyby faktury) zapisywane byłyby na dysku twardym serwera oraz nagrywane na płytę i dołączane do dokumentów za dany miesiąc księgowy, co miałoby zapewniać bezproblemowy dostęp do tych plików organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej. Jeżeli jest to zgodne z obowiązującymi przepisami podatnik chciałby wydrukować przesłane faktury i przechowywać je w formie papierowej bez konieczności przechowywania wersji elektronicznej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Stanowisko Wnioskodawcy

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) cyt. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 cyt. ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, o czym stanowi art. 86 ust. 11 cyt. ustawy.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca umożliwił podatnikom skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez nich zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, tj. zakupy towarów i usług będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 cyt. ustawy.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Stosownie do § 19 ust. 2 powołanego rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jednocześnie w myśl § 21 ust. 1 powołanego rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z ust. 2. podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3).

Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4).

Od dnia 1 stycznia 2011 r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. § 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści. I tak przez:

* autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

* integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Dodatkowo § 8 cyt. rozporządzenia, wskazuje, że faktury przesyłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawarte.

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej jest mowa o fakturach, należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno "fakturę pierwotną" jak też "fakturę korygującą" albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno "fakturę pierwotną" jak też "fakturę korygującą". Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, iż Wnioskodawca rozważa zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF.

Wnioskodawca zamierza zawrzeć z kontrahentami porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur/faktur korygujących w formie elektronicznej, w którym wyrażona zostanie akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz będą określone procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. Porozumienie zostanie zawarte w formie elektronicznej. Faktury wysyłane będą w formie plików PDF, zostaną wysłane w formie e-maila na adres wskazany przez Kupującego. Kupujący zobowiązuje się do niedokonywania jakichkolwiek modyfikacji w otrzymanych dokumentach, ma jedynie prawo do wydruku załącznika oraz jego zapisania na dysku twardym serwera oraz płytach CD/DVD. Otrzymane faktury byłyby przechowywane przez podmiot przez cały czas na skrzynce mailowej, dodatkowo pliki załączników (których zapisane byłyby faktury) zapisywane byłyby na dysku twardym serwera oraz nagrywane na płytę i dołączane do dokumentów za dany miesiąc księgowy, co miałoby zapewniać bezproblemowy dostęp do tych plików organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej. Wnioskodawca zastanawia się również nad możliwością wydrukowania przesłanych w formie elektronicznej faktur i przechowywania ich w formie papierowej bez konieczności przechowywania wersji elektronicznej. Zdaniem Wnioskodawcy zaprezentowany sposób przechowywania faktur nie będzie podlegał modyfikacji oraz zapewni integralność i autentyczność faktury.

Mając na uwadze wyżej przytoczone regulacje prawne należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur lub faktur korygujących w formie elektronicznej. Ponadto przepisy nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury można gwarantować według metody określonej przez podatnika, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę. Podkreślić należy, iż aktualne przepisy nie przewidują regulacji co do sposobu, w jaki akceptacja ta ma być dokonana, może być zatem dokonana w formie pisemnej bądź elektronicznej. Stwierdzić należy, iż przepisy prawa krajowego określają jedynie przykładowe formy zapewnienia przez wystawcę faktury autentyczności pochodzenia i integralności treści. W konsekwencji wystawca faktury może zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści innymi formami aniżeli wymienionymi w wyżej cytowanych przepisach, np. wystawiając fakturę w formacie PDF, który wyłącza możliwość edycji pliku zapisanego w tym formacie. Zatem stwierdzić należy, iż przesyłanie/otrzymywanie faktur pocztą elektroniczną w postaci pliku PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z przesyłaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Jeżeli - jak wskazał Wnioskodawca - przyjęte przez Niego oraz jego kontrahentów zasady zapewnią autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, to Wnioskodawca będzie mógł dokonywać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie PDF w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy. Obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur Wnioskodawca będzie mógł dokonywać w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał pocztą elektroniczną z załączoną w formacie PDF fakturę, bądź w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 10 pkt 1 oraz ust. 11 ustawy).

Przy czym bez znaczenia dla ww. prawa do obniżenia podatku od towarów i usług o podatek naliczony pozostaje okoliczność, że faktury otrzymane przez Wnioskodawcę drogą elektroniczną będą przechowywane w formie papierowej. Jednakże w zakresie przechowywania należy zaznaczyć bezwzględny wymóg zachowania przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; a ponadto łatwe ich odszukanie i zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania a, c, d należało uznać za prawidłowe.

Stwierdzić również należy, iż faktury przesyłane przez Wnioskodawcę i przez Niego otrzymane drogą elektroniczną mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Wnioskodawca wskazał, iż Jego zdaniem wystarczy zapisanie załącznika na płycie CD/DVD, gdyż załączony plik nie będzie podlegał modyfikacji oraz zapewni integralność i autentyczność faktury. W związku z tym, iż ww. sposób ich przechowywania zdaniem Wnioskodawcy spełnia wymogi w § 6-8 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., stanowisko Wnioskodawcy odnośnie pytania b należało uznać za prawidłowe. Stwierdzić również należy, iż zgodnie z obowiązującymi ww. przepisami prawa nie ma również przeciwwskazań, aby Wnioskodawca faktury otrzymywane drogą elektroniczną, drukował i przechował w formie papierowej, zachowując przy tym autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie i zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie.

Tutejszy Organ zaznacza, że na podatniku ciąży obowiązek realizacji wskazanych w ww. rozporządzeniu kryteriów, to podatnik dokonuje wyboru formy przechowywania dokumentów.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania b należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ informuje, iż niniejsza interpretacja zawiera rozstrzygnięcie dotyczące pytań oznaczonych we wniosku 1a, 1b, 1c, 1d. W zakresie pozostałych pytań Wnioskodawcy zostały wydane odrębne roztrzygniecia.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy - Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.