IPPP1/443-121/13-4/IGo - Możliwość przechowywania kopii faktur VAT w elektronicznym systemie finansowo-księgowym spółki.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 7 grudnia 2012 r. (data wpływu 14 grudnia 2012 r.), uzupełnionym pismem z dnia 4 marca 2013 r. (data wpływu 7 marca 2013 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 22 lutego 2013 r. (skutecznie doręczone w dniu 26 lutego 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w systemie finansowo-księgowym Spółki - jest prawidłowe.

W dniu 14 grudnia 2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w systemie finansowo-księgowym Spółki. Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 4 marca 2013 r., złożonym w dniu 4 marca 2013 r. (data wpływu 7 marca 2013 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 22 lutego 2013 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Sp. z o.o. prowadzi sprzedaż wody na terenie Gminy, której klientami są przede wszystkim osoby fizyczne nie prowadzące działalności. Faktury są wystawiane w elektronicznym systemie sprzedaży info-system oraz automatycznie ujmowane w rejestrze sprzedaży VAT, a następnie księgowane w systemie finansowo-księgowym. Spółka stale przechowuje kopie faktur, co umożliwia wydrukowanie ich w dowolnym czasie i zabezpiecza przed możliwością ich zmiany i zniszczenia.

Z uwagi na dużą ilość wystawianych i drukowanych faktur sprzedaży spółka ponosi duże koszty papieru i tuszu do drukarki. Ponadto z uwagi na ograniczoną ilość miejsca w archiwum spółka rozważa możliwość niedrukowania kopii faktur sprzedażowych.

W piśmie uzupełniającym Wnioskodawca podaje następujące informacje:

Powyższe wystąpienie do Biura Krajowej Informacji Podatkowej jest spowodowane faktem iż Spółka obecnie posiada około 1500 odbiorców wody, a w najbliższym czasie planuje wzrost odbiorców do kilku tysięcy. Prowadzenie ewidencji kopii faktur w sposób "papierowy" narazi Spółkę na znaczne koszty i będzie bardzo uciążliwe. W związku z powyższym jeszcze raz zapewniamy o należytym przechowywaniu kopii faktur sprzedażowych i prosimy o pozytywne rozpatrzenie naszej prośby.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku drukowania tylko oryginału faktury sprzedażowej, a niedrukowania kopii faktury (kopie faktur przechowywane są w elektronicznym systemie komputerowym) postępowanie spółki będzie prawidłowe.

Zdaniem wnioskodawcy

Zasady wystawiania faktur VAT w sposób ogólny reguluje art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 353 z późn. zm.).

Na podstawie delegacji ustawowej Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) mówiące, iż faktury VAT i faktury korygujące należy wystawiać co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (art. 19 ust. 1) oraz podatnicy obowiązani są przechowywać oryginały i kopie faktur i faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 21 ust. 1). Dokumenty te przechowywać należy w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Nie stanowi to o konieczności wystawiania i przechowywania faktur w postaci papierowej.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), dokumenty elektroniczne powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, przez okres 5 lat kalendarzowych począwszy od następnego roku kalendarzowego, w którym został wystawiony dokument, czyli do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ustawodawca daje podatnikom możliwość wyboru dowolnego sposobu przechowywania plików, przy czym sposób ten musi zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści dokumentów, a także możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów oraz udostępniania ich na potrzeby kontroli skarbowej.

Na tej podstawie Wnioskodawca sądzi, iż zgodne z prawem będzie wystawianie faktur VAT za pomocą informatycznego systemu inkasenckiego z pozostawieniem oryginału faktury nabywcy w wersji papierowej i przechowywaniem kopii tejże faktury w systemie komputerowym bez jej dodatkowego drukowania. System ten pozwala na łatwy i szybki dostęp do wymaganej faktury oraz wyszukiwanie w dowolnie wybranym momencie niezmienionej faktury VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 marca 2011 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W myśl § 21 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Należy zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U. UE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o których mowa w cyt. powyżej przepisach.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca prowadzi sprzedaż wody na terenie Gminy. Faktury są wystawiane w elektronicznym systemie sprzedaży info-system oraz automatycznie ujmowane w rejestrze sprzedaży VAT, a następnie księgowane w systemie finansowo-księgowym. Spółka stale przechowuje kopie faktur, co umożliwia wydrukowanie ich w dowolnym czasie i zabezpiecza przed możliwością ich zmiany i zniszczenia. Z uwagi na dużą ilość wystawianych i drukowanych faktur sprzedaży spółka ponosi duże koszty papieru i tuszu do drukarki. Ponadto z uwagi na ograniczoną ilość miejsca w archiwum spółka rozważa możliwość niedrukowania kopii faktur sprzedażowych.

Wnioskodawca sądzi, iż zgodne z prawem będzie wystawianie faktur VAT za pomocą informatycznego systemu inkasenckiego z pozostawieniem oryginału faktury nabywcy w wersji papierowej i przechowywaniem kopii tejże faktury w systemie komputerowym bez jej dodatkowego drukowania. System ten pozwala na łatwy i szybki dostęp do wymaganej faktury oraz wyszukiwanie w dowolnie wybranym momencie niezmienionej faktury VAT. Forma przechowywania kopii faktur sprzedażowych Spółki zapewnia autentyczność ich pochodzenia, czytelność, łatwe odszukanie i udostępnienie organowi podatkowemu w każdej chwili, ponieważ faktury sprzedażowe są tworzone i automatycznie zapisywane w systemie Info-System

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), pod warunkiem spełnienia przesłanek wskazanych w ww. regulacjach.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a Wnioskodawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego. Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca wprowadził rozwiązania spełniające przesłanki pozwalające mu na przechowywanie kopii faktur w sposób zgodny z wyżej wskazanymi przepisami prawa.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.