IPPP1-443-1042/11-2/JL

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 27 czerwca 2011 r. (data wpływu 4 lipca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przesyłania faktur elektronicznych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie pliku PDF - jest prawidłowe.

W dniu 4 lipca 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przesyłania faktur elektronicznych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie pliku PDF.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej: Spółka) zamierza wystawiać i przesyłać faktury VAT dokumentujące sprzedaż towarów i usług w formie elektronicznej. Do utworzenia dokumentu faktury będzie wykorzystywany format pliku PDF. W tym samym formacie faktura będzie przesyłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na uzgodniony z nabywcą adres poczty elektronicznej. Faktury w formie elektronicznej będą przesyłane nabywcy po uprzednim uzyskaniu przez Spółkę akceptacji tego sposobu przesyłania przez odbiorcę faktury. Treść faktury będzie zgodna z przebiegiem transakcji gospodarczej, którą ta faktura dokumentuje. Dokument faktury przesłany w formie elektronicznej będzie również przechowywany w formie elektronicznej, w formacie pliku PDF, w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur. Zastosowane zostaną odpowiednie procesy biznesowe regulujące zasady dostępu do wystawionych faktur, które uniemożliwiają dokonanie jakichkolwiek zmian w wystawionych przez Spółkę fakturach. Dostęp do systemów i aplikacji służących do wystawiania faktur elektronicznych ograniczony jest do określonego kręgu uprawnionych osób. Wystawiona i przechowywana przez Spółkę oraz przesłana do nabywcy faktura będzie identyczna w zakresie informacji na niej zawartych. Faktury nie będą podpisywane bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wystawiona i przesłana przez Spółkę, za pośrednictwem poczty elektronicznej, faktura VAT w formie pliku PDF w opisanym wyżej stanie faktycznym spełnia wymogi do uznania jej za fakturę elektroniczną w rozumieniu § 4 Rozporządzenia, a w szczególności czy gwarantuje autentyczność i integralność treści faktury.

Zdaniem Wnioskodawcy faktura wysłana za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie pliku PDF w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego spełnia wymogi do uznania jej za fakturę elektroniczną w rozumieniu § 4 Rozporządzenia bowiem gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Przepis § 4 Rozporządzenia wskazuje, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zgodnie z § 2 tego Rozporządzenia autentyczność pochodzenia faktury, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a integralność treści faktury, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Powyższe wymagania sprowadzają się do zapewnienia, że faktura została wystawiona przez konkretny podmiot oraz, że treść dokumentu nie zmieniła się w trakcie przesyłu do odbiorcy.

Zdaniem Spółki przesyłane w opisany wyżej sposób faktury, spełniają wymogi określone w § 2 Rozporządzenia.

Powyższe gwarantuje zastosowanie następujących rozwiązań techniczno-organizacyjnych. Autentyczność pochodzenia faktur (pewność co do tożsamości wystawcy faktur) zagwarantuje to, iż w ramach akceptacji strony wskażą dedykowane adresy poczty elektronicznej e-mail, z których i na które mogą być przesyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej. Korespondencja za pośrednictwem tych adresów poczty elektronicznej będzie obsługiwana wyłącznie przez osoby upoważnione po stronie Spółki.

Integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz brak możliwości zmiany danych zawartych w fakturach, zarówno w ramach przesyłu, jak i archiwizowania faktur, zagwarantuje Spółce zapisywanie i przechowywanie faktur w formacie PDF oraz odpowiednie procesy biznesowe regulujące zasady dostępu do wystawionych faktur, które uniemożliwiają dokonanie jakichkolwiek zmian w wystawionych fakturach. Wystawione w wyżej wymieniony sposób faktury w takim samym stopniu jak faktury papierowe pozwalają zidentyfikować pochodzenie faktury oraz uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura. Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić, stosując rozwiązania informatyczne, czy też odpowiednio udokumentowane rozwiązania proceduralne. Nie nakłada obowiązku stosowania rozwiązań matematycznych w szczególności kryptograficznych, informatycznych - zakupu odpowiednich urządzeń, oprogramowania. W ocenie Spółki wystarczającymi dla spełnienia warunku autentyczności pochodzenia i integralności treści przy wystawianiu dokumentu faktury w formacie PDF jest wdrożenie procedur, które gwarantują przestrzeganie opisanych poniżej zasad:

* wysyłanie faktur za pomocą systemów i aplikacji zabezpieczonych przed dostępem osób nieupoważnionych do wystawiania faktur,

* kontrola zgodności faktur z przebiegiem transakcji gospodarczej,

* wysłanie faktur z określonego adresu e-mail, na określony w umowie adres odbiorcy,

Przy ocenie integralności i autentyczności faktury przesyłanej w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej pominąć należy wszystkie działania o charakterze przestępczym, które mogą doprowadzić do sfałszowania danych na fakturze, przed którymi nie jest zabezpieczona nawet faktura papierowa. Od faktury papierowej nie jest wymagane takie jej zabezpieczenie, które ma uniemożliwić dokonanie jakiegokolwiek przestępstwa przeciwko dokumentom. Z racji tego, że dla faktur papierowych przesyłanych klasyczną pocztą nie jest wymagane uniemożliwienie sfałszowania danych na fakturze, nie można tego wymagać od faktur przesyłanych drogą elektroniczną. W tym miejscu Spółka pragnie zwrócić uwagę na główny cel wprowadzonych od 1 stycznia 2011 r. przepisów Rozporządzenia, jakim jest jednakowe traktowanie (w szczególności przez organy skarbowe) faktur papierowych i elektronicznych. Minister Finansów w uzasadnieniu do projektu Rozporządzenia wskazał, że "celem zaproponowanych zmian jest uproszczenie obrotu tymi fakturami tak, aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych". Dodatkowo w opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów broszurze "Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r." Minister Finansów podkreślił, że uproszczenie to polega w szczególności na "umożliwieniu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem)."

Z powyższego wynika, że celem nowych regulacji jest aby przepisy nie stawiały innych warunków zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści dla faktur elektronicznych i papierowych. W związku z powyższym, Spółka może przyjąć rozwiązania dające ten sam stopień pewności, co do autentyczności i integralności treści, jak dla faktur papierowych przesyłanych tradycyjną pocztą. Należy również mieć na uwadze, że na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej organy podatkowe są upoważnione do żądania od kontrahentów podatnika przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności. Organy podatkowe mają zatem możliwość weryfikacji prawidłowości wystawienia i przesłania faktur elektronicznych w formacie PDF poprzez porównanie faktur otrzymanych przez nabywcę z fakturami wystawionymi przez sprzedawcę, a tym samym zbadanie autentyczności ich pochodzenia oraz potwierdzenie integralności treści. Ponadto, sposób przechowywania faktur w postaci elektronicznej stosowany przez Spółkę daje możliwość szybkiego kojarzenia faktury z zamówieniem, umową czy dokumentem potwierdzającymi zakres wykonanych usług (przechowywanych w zabezpieczonym systemie bilingowym) co stanowi dodatkowy środek weryfikacji autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zdaniem Spółki oznacza to, że wystawiane przez Spółkę faktury VAT będą spełniać wymogi przewidziane przepisami Rozporządzenia i stanowić będą faktury elektroniczne w rozumieniu tych przepisów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Tekst jednolity Dz. U. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od 1 stycznia 2011 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z § 2 ust. 1, § 3 ust. 1 i ust. 2 oraz § 4 ww. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, gdzie przez:

* autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

* integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną, należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i który został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Zestawiając powołane powyżej przepisy regulujące kwestię faktur elektronicznych z przedstawionymi we wniosku okolicznościami należy stwierdzić, iż w przedmiotowej sprawie zostanie spełniony warunek dotyczący akceptacji kontrahentów Spółki w zakresie otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Z wniosku wynika bowiem, iż faktury w formie elektronicznej będą przesyłane nabywcy po uprzednim uzyskaniu przez Spółkę akceptacji tego sposobu przesyłania przez odbiorcę faktury.

Następnie należy rozważyć, czy w rozpatrywanej sprawie zostaną spełnione warunki dotyczące autentyczności pochodzenia oraz integralności treści przesyłanych faktur.

Prawodawca zdefiniował co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Jako przykład systemów zapewniających zachowanie ww. warunków podał bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). Przy czym jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury.

Konieczne zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Przedmiotowe rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Z wniosku wynika, iż treść faktury będzie zgodna z przebiegiem transakcji gospodarczej, którą ta faktura dokumentuje. Dokument faktury przesłany w formie elektronicznej będzie również przechowywany w formie elektronicznej, w formacie pliku PDF, w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur. Zastosowane zostaną odpowiednie procesy biznesowe regulujące zasady dostępu do wystawionych faktur, które uniemożliwiają dokonanie jakichkolwiek zmian w wystawionych przez Spółkę fakturach. Dostęp do systemów i aplikacji służących do wystawiania faktur elektronicznych ograniczony jest do określonego kręgu uprawnionych osób. Wystawiona i przechowywana przez Spółkę oraz przesłana do nabywcy faktura będzie identyczna w zakresie informacji na niej zawartych.

Należy również podkreślić, iż Spółka wskazała, że autentyczność pochodzenia faktur (pewność co do tożsamości wystawcy faktur) zagwarantuje to, iż w ramach akceptacji strony wskażą dedykowane adresy poczty elektronicznej e-mail, z których i na które mogą być przesyłane wiadomości zawierające faktury w formie elektronicznej. Korespondencja za pośrednictwem tych adresów poczty elektronicznej będzie obsługiwana wyłącznie przez osoby upoważnione po stronie Spółki. Ponadto integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz brak możliwości zmiany danych zawartych w fakturach, zarówno w ramach przesyłu, jak i archiwizowania faktur, zagwarantuje Spółce zapisywanie i przechowywanie faktur w formacie PDF oraz odpowiednie procesy biznesowe regulujące zasady dostępu do wystawionych faktur, które uniemożliwiają dokonanie jakichkolwiek zmian w wystawionych fakturach. Wystawione w wyżej wymieniony sposób faktury w takim samym stopniu jak faktury papierowe pozwalają zidentyfikować pochodzenie faktury oraz uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenia przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku PDF. Zatem przesyłanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila jest równoważne w skutkach podatkowych z wystawieniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Jak wykazano powyżej, w przedmiotowej sprawie warunki te zostały spełnione zatem wysyłanie przez Spółkę zaakceptowanych uprzednio e-faktur w formie pliku PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej jest zgodne z przepisami wymienionego rozporządzenia i faktury te spełniają wymogi do uznania ich za faktury elektroniczne w rozumieniu rozporządzenia.

Stanowisko Spółki należało więc uznać za prawidłowe.

Końcowo tut. Organ zauważa, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych przepisami cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.