IPPB5/423-787/09-2/JC - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z przyjazdem i pobytem zapraszanych klientów i specjalistów zagranicznych.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 8 grudnia 2009 r. (data wpływu 11 grudnia 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z przyjazdem i pobytem zapraszanych klientów i specjalistów zagranicznych - jest prawidłowe.

W dniu 11 grudnia 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z przyjazdem i pobytem zapraszanych klientów i specjalistów zagranicznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest dystrybutorem laserów medycznych, wykorzystywanych głównie przez gabinety medycyny estetycznej. Gabinety prowadzone są najczęściej przez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą którymi są, co do zasady, lekarze oraz lekarze dermatolodzy. Podatnik pozyskuje najczęściej swoich klientów w drodze selektywnego doboru rynkowego. Klienci podatnika pochodzą z terenu całej Polski, bez względu na wielkość miasta lub regionu.

Podstawą sprzedaży urządzeń laserowych jest ich prezentacja co do sposobu działania, obsługi oraz właściwego nadzoru. Prezentacje takie prowadzone były dotychczas bezpośrednio u klientów, w ich gabinetach zabiegowych.

W tym celu sprzęt znacznej wartości był dostarczany bezpośrednio do zainteresowanego gabinetu i tu prowadzona była prezentacja działania takie (prezentacje) niosły ze sobą duże ryzyko uszkodzenia lub utraty sprzętu. Ponadto ilość klientów których obsłużenie jest możliwe w określonym czasie jest niezwykle limitowana ze względu na niezbędną do tego celu ilość pracowników oraz sprzętu przewożonego do klientów.

Podatnik planuje intensyfikację sprzedaży urządzeń laserowych a dysponując limitowaną ilością zarówno pracowników jak i sprzętu przeznaczonego do prezentacji postanowił zapraszać swoich klientów szczególnie potencjalnych do miejsca siedziby w celu prowadzenia prezentacji/akwizycji. Przyjazd klientów do miejsca siedziby jest związany z określonymi kosztami podróży i pobytu ponoszonymi przez tych klientów podczas gdy końcowy wynik transakcji nie jest jednoznaczny tzn. przyjazd klienta nie jest równoznaczny z zakupem sprzętu. Stąd tez klienci nie są zainteresowani ponoszeniem takich kosztów. Klienci oczekują, iż koszty podroży do miejsca siedziby podatnika oraz koszty ewentualnego pobytu (szczególnie w przypadku klientów pochodzących z miejscowości znacząco oddalonych od miejsca siedziby podatnika) zostaną im zwrócone.

Podatnik urządzenia laserowe, o których mowa importuje z Korei Południowej lub też dokonuje nabycia wewnątrzwspólnotowego z terenu Hiszpanii. W obydwu przypadkach niezbędna jest bliska współpraca podatnika z producentami szczególnie w zakresie przeszkolenia pracowników handlowych i serwisowych co do szczegółów użytkowych i technicznych nabywanych urządzeń.

Szkolenia takie co do zasady prowadzone są najczęściej w miejscu siedziby producentów aczkolwiek w przypadkach szczególnych (konieczność zdiagnozowania po okresie gwarancji producenta pracującego u klienta urządzenia i jednoczesne przeszkolenie serwisowe w przypadku rzadko spotykanych uszkodzeń) lub szkolenie nowych pracowników handlowych niezbędne będzie zaproszenie przedstawiciela producenta do Polski.

W takim przypadku producent może oczekiwać pokrycia kosztów takiego przyjazdu realizowanego na wyłączne życzenie podatnika. Producent zakończył już czas przewidziany okresem gwarancyjnym i może oczekiwać dostarczenia urządzenia do swojej siedziby w celu naprawy. W takiej sytuacji kosztami zostałby obciążony klient. Niemniej jednak podatnik pozbawiony zostałby możliwości zdobycia czasami unikalnych umiejętności dla własnego serwisu oraz personelu handlowego co w przyszłości będzie stanowiło o szczególnej pozycji konkurencyjnej podatnika.

W przypadku zaś szkoleń personelu handlowego zaproszenie przedstawiciela producenta zdecydowanie zmniejsza koszty własne podatnika zamiast delegować za granicę dwóch lub trzech pracowników handlowych zaprasza do Polski jednego przedstawiciela producenta.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy koszty związane z przyjazdem i pobytem zapraszanych zarówno klientów jak i specjalistów zagranicznych w zakresie merytorycznym opisanym powyżej stanowią koszty uzyskania przychodu w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zapraszanie klientów do miejsca siedziby podatnika wynika z potrzeby intensyfikacji procesu sprzedaży. Jest jednocześnie fundamentalną potrzebą w tym procesie, jako że klient nie może podjąć decyzji zakupowej nie widząc urządzenia ani też sposobu jego działania oraz funkcji jakie spełnia w procesie wykonywania zabiegów. Organizowanie prezentacji dla klientów jest podstawową zasadą realizacji procesu sprzedaży przez podatnika i w wyniku realizacji tych prezentacji podatnik uzyskuje możliwość sprzedaży oferowanych urządzeń. Prezentacje organizowane przez podatnika w miejscu siedziby klienta stanowi koszt uzyskania przychodu jako delegacja służbowa pracowników do klienta oraz koszty dodatkowe związane z dostarczeniem urządzeń do miejsca prezentacji. Takim samym kosztem, realizowanym w miejscu siedziby podatnika powinien być koszt przyjazdu i pobytu klienta do miejsca siedziby podatnika. W przypadku prezentacji realizowanych w miejscu siedziby podatnika następuje jedynie przeniesienie kosztów co do miejsca ich realizacji oraz osób je ponoszących: prezentacje realizowane w miejscu siedziby klienta prowadzą do ponoszenia takich samych kosztów (przejazd, pobyt w hotelu, wyżywienie, itp.) przez delegowanych pracowników w miejscu siedziby klienta, podczas gdy prezentacje realizowane w miejscu siedziby podatnika powodują ponoszenie tych kosztów przez podatnika lokalnie na rzecz klienta.

Reasumując: koszty prezentacji urządzeń ponoszone przez podatnika powinny być kosztami uzyskania przychodów bez względu na miejsce ich powstawania i ponoszenia, a zatem zapraszanie klientów na prezentacje do miejsca siedziby podatnika i pokrywanie kosztów przejazdu, pobytu i wyżywienia powinno być kosztami uzyskania przychodów przez podatnika.

Podobna sytuacja występuje w przypadku zapraszania do miejsca siedziby podatnika specjalistów producentów urządzeń. Zarówno szkolenia techniczne jak i handlowe stanowią koszt uzyskania przychodów przez podatnika jeśli realizowane są w formie delegacji zagranicznych pracowników. Przeniesienie szkoleń do Polski zmniejsza koszty własne podatnika oraz miejsce ponoszenia tych kosztów: koszty zagraniczne przenoszone są do Polski. Stąd też powinny być to koszty uzyskania przychodów podatnika.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Na podstawie powyższego przepisu możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który - racjonalnie oceniając - mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową.

Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. S.D (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W przedmiotowym wniosku, Wnioskodawca jest dystrybutorem laserów medycznych, wykorzystywanych głównie przez gabinety medycyny estetycznej.

Podatnik planuje intensyfikację sprzedaży urządzeń laserowych a dysponując limitowaną ilością zarówno pracowników jak i sprzętu przeznaczonego do prezentacji postanowił zapraszać swoich klientów szczególnie potencjalnych do miejsca siedziby w celu prowadzenia prezentacji/akwizycji. Przyjazd klientów do miejsca siedziby jest związany z określonymi kosztami podróży i pobytu.

Ponadto, z racji nabywania urządzeń laserowych od producentów zagranicznych Spółka w ramach współpracy, szczególnie w zakresie przeszkolenia pracowników handlowych i serwisowych co do szczegółów użytkowych i technicznych nabywanych urządzeń, zaprasza do Polski przedstawiciela producenta. W takim wypadku Wnioskodawca pokrywa koszty takiego przyjazdu.

Należy zatem stwierdzić, iż przedmiotowe wydatki, które ponosi Wnioskodawca są racjonalne i wykazują związek przyczynowo-skutkowy z przychodami. Wydatki te, jeśli nie noszą znamion reprezentacji oraz zostaną prawidłowo udokumentowane mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Reasumując, koszty związane z przyjazdem i pobytem zapraszanych zarówno klientów jak i specjalistów zagranicznych w zakresie merytorycznym stanowią koszty uzyskania przychodu w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.