IPPB5/423-635/09-3/PJ - Określenie momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów spółki wydatków poniesionych na aktualizację i rozbudowę systemów komputerowych kontrahentów, wykorzystywanych do wymiany informacji o procesach sprzedażowych oraz przemieszczeniu towarów.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 2 października 2009 r. (data wpływu 12 października 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie określenia momentu ujęcia wydatków w koszty uzyskania przychodu - jest prawidłowe.

W dniu 12 października 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie określenia momentu ujęcia wydatków w koszty uzyskania przychodu.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Spółka z o.o. (dalej także określana jako spółka) przejęła 31 października 2009 r. (dzień wydzielenia) działalność marketingowo - sprzedażową od spółki Y S.A. W rezultacie podziału, wszelkie czynności w zakresie działalności dystrybucyjno - marketingowej w odniesieniu do wyrobów produkowanych przez Y S.A. (żywność, środki czystości, kosmetyki), wykonywane wcześniej przez Y S.A., zostały przejęte przez X Sp. z o.o. Spółka zajmuje się zatem przede wszystkim sprzedażą towarów do dystrybutorów, hurtowni i punktów detalicznych oraz marketingiem produktów Y. W ramach przygotowań do restrukturyzacji działalności grupy, (której jednym z etapów było wyżej wspomniane wydzielenie), konieczne stało się zaktualizowanie oprogramowania finansowo - księgowego S. Prace związane z modernizacją oprogramowania przeprowadzone zostały w 2008 r., zaś koszty ponoszone były przez spółkę w 2008 i 2009 r. Z uwagi na fakt, że modernizowane oprogramowanie stanowi element systemu służącego m.in. do zdalnej komunikacji z kontrahentami, zakończenie procesu modernizacji oprogramowania, wymagało odpowiednich dostosowań u kontrahentów - operatorów logistycznych, którzy zajmują się obsługą magazynów logistycznych. Magazyny te przed dniem wydzielenia wynajmowała spółka (po dniu wydzielenia w związku z restrukturyzacją w grupie YYY magazyny wynajmuje ZZZ). Operatorzy logistyczni dysponują specjalistycznym oprogramowaniem, które służy do wymiany informacji dotyczących procesów sprzedażowych i dokonywanych przemieszczeń towarów pomiędzy magazynami pozwalając na:

W tych okolicznościach, modernizacja systemu informatycznego spółki nie mogła zostać efektywnie zakończona bez dokonania aktualizacji oprogramowania operatorów logistycznych, Konieczne stało się zatem stworzenie, bądź modyfikacja interfejsów (kanałów komunikacji), jak i modyfikacja baz danych oraz oprogramowania u operatorów logistycznych. Miało to doprowadzić do stworzenia rozwiązań programistycznych umożliwiających pracę różnych systemów (zaktualizowanego systemu Y oraz systemów operatorów logistycznych). Spółka zawarła zatem ze swoimi partnerami biznesowymi umowy w których zobowiązała się do zwrócenia kosztów poniesionych przez nich w związku z późn. zm. dostosowawczymi w oprogramowaniu. W wykonaniu zapisów umowy, operatorzy logistyczni refakturowali na spółkę koszty poniesione na aktualizację systemów. Przeprowadzone prace polegały na dostosowaniu posiadanych przez operatorów logistycznych programów (tzw. update), a nie polegały natomiast na nabyciu nowego oprogramowania, bądź nowej licencji. Tym samym, wykonane prace dotyczyły już wykorzystywanych systemów informatycznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy na gruncie obowiązujących przepisów, Wnioskodawca może rozpoznawać refakturowane koszty aktualizacji i rozbudowy systemów komputerowych operatorów logistycznych jako koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia,.

Zdaniem Wnioskodawcy, refakturowane wydatki poniesione w celu aktualizacji i rozbudowy oprogramowania operatorów logistycznych może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w chwili ich poniesienia. Mając na uwadze brzmienie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. Nr 21, poz. 85, zwana dalej ustawą o CIT) oraz ugruntowaną w orzecznictwie i doktrynie wykładnię tego przepisu (patrz podatek dochodowy od osób prawnych 2009, pod red.: J. Marciniuka, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2009, s. 286-295 i powołane tam orzecznictwo), należy uznać wydatki poniesione przez spółkę w przytoczonym stanie faktycznym za koszt uzyskania przychodów, gdyż:

Ze względu na ogromny wolumen sprzedaży produktów spółki z perspektywy spółki, jak i całej grupy Y konieczny jest zakup usług świadczonych przez doświadczonych operatorów logistycznych. Z uwagi na przedmiot działalności spółki - marketing i sprzedaż produktów Y, zapewnienie poprawnego działania komunikacji z operatorami logistycznymi jest niezbędne. Dzięki poprawnie działającemu systemowi, spółka ma możliwość precyzyjnej lokalizacji miejsca przechowywania konkretnych partii produktów i obserwacji ruchu towarowego w magazynie. System komunikacji z operatorami logistycznymi pozwała zatem w szczególności na stworzenie i realizację planów sprzedaży towarów oraz bieżące badanie dostępności towarów w magazynie. Sprzedaż towarów jest zaś jednym z podstawowych zadań spółki. Właściwe funkcjonowanie spółki jest zatem uzależnione od prawidłowego działania oprogramowania u operatorów logistycznych. Wprowadzenie - w ramach przeprowadzanej modernizacji - zmian w oprogramowaniu, tylko po stronie spółki, mogłoby prowadzić do zakłócenia przepływu informacji między operatorami, a spółką. Dokonana aktualizacja miała za zadanie zapobieżenie wystąpieniu takiego niepożądanego skutku. Wobec tego, przeprowadzenie aktualizacji oprogramowania u operatorów pozostawało w bezpośrednim związku z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą. Ponadto należy dodać, że aktualizacje wykonane w oprogramowaniu operatorów logistycznych, służą wyłącznie potrzebom spółki (tekst jedn. operatorzy nie wykorzystują opracowanych aktualizacji na potrzeby współpracy z innymi kontrahentami).

Działanie spółki polegające na zwrocie wydatków na tzw. "update" oprogramowania u operatorów logistycznych było zgodne ze standardem działania wzorca racjonalnego przedsiębiorcy, zmierzającego do maksymalizacji zysków z działalności. W celu sprawnego prowadzenia działalności gospodarczej, spółka musi bowiem posiadać informacje o miejscu przechowywania danej partii produktów i jej wielkości. Informacje te determinują w znacznym stopniu podejmowanie decyzji biznesowych po stronie spółki, gdyż z jednej strony umożliwiają określanie planów sprzedaży, z drugiej zaś strony, pozwalają na prowadzenie racjonalnej gospodarki towarami i podejmowanie na ich podstawie biznesowo uzasadnionych decyzji, odnośnie sprzedaży towarów. Ponieważ magazynowanie produktów powierzone zostało podmiotom trzecim, zapewnienie stałej i niezakłóconej komunikacji z operatorami logistycznymi stanowiło konieczny warunek działania spółki i osiągania przychodów ze sprzedaży produktów.

W tym kontekście, wydatki zwrócone operatorom logistycznym na modernizację systemów informatycznych spełniają warunek poniesienia w celu osiągnięcia przychodu. Istnieje bowiem ścisły związek między kosztami poniesionymi na zabezpieczenie kompatybilności i poprawności oprogramowania, służącemu spółce do kontaktów z operatorami logistycznymi, a przychodem jaki spółka osiąga, bądź może potencjalnie osiągnąć z podstawowego obszaru swej działalności, tekst jedn. sprzedaży produktów, które ewidencjonowane są za pomocą tych systemów. Gdyby przedmiotowe wydatki nie zostały przez spółkę poniesione, to rozbieżności między używanymi przez spółkę narzędziami, a tymi wykorzystywanymi przez operatorów logistycznych doprowadziłyby do ustania przepływu informacji i uniemożliwiłyby spółce prowadzenie działalności gospodarczej (przyczyniłyby się do spadku przychodów spółki).

W odniesieniu do wymogu właściwej dokumentacji, spółka dysponuje umowami zawartymi z kontrahentami, które zawierają szczegółową specyfikację kosztów związanych z aktualizacją oprogramowania, a podlegających przeniesieniu na spółkę. Koszty te są ograniczone do modernizacji oprogramowania służącego kontaktom ze spółką. Spółka posiada również refaktury otrzymane od kontrahentów dokumentujące poniesione przez nich wydatki na aktualizację i dostosowanie oprogramowania.

Według Wnioskodawcy katalog wyłączeń z kosztów uzyskania wskazany w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT nie zawiera wydatków poniesionych na aktualizację, bądź modernizację oprogramowania. W kwestii momentu uznania za koszt uzyskania przychodu, zgodnie z zasadą ogólną wprowadzoną w art. 15 ust. 4, koszty podatkowe bezpośrednio związane z konkretnymi przychodami podlegają rozpoznaniu w momencie w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody (z modyfikacjami wynikającymi z art. 15 ust. 4b i 4c). Natomiast koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami podlegają zgodnie z art. 15 ust. 4d - rozliczeniu w momencie ich poniesieni. Spółka stoi na stanowisku, że dokonane wydatki są związane przede wszystkim z przychodami ze sprzedaży osiągniętymi po zakończeniu modernizacji systemów, a zatem nie można ich powiązać z przychodami osiągniętymi ze sprzedaży konkretnych partii produktów. Skoro tak, to jako koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami powinny być rozliczone w momencie poniesienia zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT.

Reasumując, spółka stoi na stanowisku, że może zaliczyć poniesione przez siebie wydatki na aktualizację i rozbudowę oprogramowania kontrahentów, którzy refakturowali na nią koszty przeprowadzenia tychże zmian, do kosztów uzyskania przychodów, potrącanych w dacie ich poniesienia.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w przypadku interpretacji dotyczącej zdarzenia przyszłego - stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.