IPPB5/423-441/09-4/DG - Wydatki na pokrycie kosztów biletów lotniczych, przejazdów na terenie Polski oraz koszty noclegów członka zarządu jako koszty uzyskania przychodu.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 30 lipca 2009 r. (data wpływu 3 sierpnia 2009 r.) oraz piśmie z dnia 2 października 2009 r. (data nadania 3 października 2009 r., data wpływu 5 października 2009 r.), uzupełniającym braki formalne na wezwanie z dnia 23 września 2009 r. Nr IPPB5/423-441/09-2/DG (data nadania 23 września 2009 r., data doręczenia 28 września 2009 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na bilety lotnicze, przejazdy oraz noclegi poniesionych z tytułu kosztów podróży służbowych prezesa zarządu - jest prawidłowe.

W dniu 3 sierpnia 2009 r. wpłynął wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na bilety lotnicze, przejazdy oraz noclegi poniesionych z tytułu kosztów podróży służbowych prezesa zarządu.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka prowadzi na terenie RP działalność handlową i usługową w zakresie optyki okularowej. Jedynym udziałowcem spółki jest polski obywatel (posiadający również obywatelstwo kanadyjskie) mający stałe miejsce zamieszkania na terenie Kanady.

Udziałowiec jest zarazem jedynym członkiem zarządu - Prezesem Zarządu. Spółka na terenie Polski zatrudnia pracowników. Dyrektor salonów sprzedaży posiada pełnomocnictwo do prowadzenia spraw spółki jedynie w ograniczonym zakresie. Spółka nie ma prokurenta. Prezes Zarządu działa na podstawie powołania i nie otrzymuje z tytułu pełnionej funkcji żadnego wynagrodzenia.

Prezes Zarządu zazwyczaj raz w miesiącu przylatuje do Polski w celu prowadzenia spraw spółki. W niektórych przypadkach, podczas jego pobytu odbywane są również zgromadzenia wspólników, w których uczestniczy jako wspólnik. Zawsze jednak reprezentuje spółkę i prowadzi jej sprawy jako Prezes Zarządu.

Koszty przelotów oraz pobytu w hotelach pokrywane są ze środków spółki. Wydatki dokumentowane są fakturami wystawianymi dla spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej są zagadnienia dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych, tj. pytanie oznaczone nr 1.

W części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, tj. pytanie oznaczone nr 2 wydana została odrębna interpretacja indywidualna.

Wnioskodawca uważa, że wydatki na sfinansowanie biletów lotniczych, hoteli oraz kosztów przejazdów są dla spółki kosztami uzyskania przychodu. Prezes Zarządu przylatuje do Polski, aby wywiązać się z ciążących na nim obowiązków bieżącego zarządzania spółką. Jest jedyną osoba która jest upoważniona do reprezentowania spółki w pełnym zakresie. Podczas pobytu w Polsce, Prezes Zarządu prowadzi rozmowy biznesowe, zawiera umowy, uczestniczy w posiedzeniach zarządu. Opłacone wydatki związane z jego przylotem i pobytem w Polsce nie stanowią jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka zauważa, że wydatki te są bezpośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami i zachowaniem źródła przychodu, gdyż ich poniesienie stwarza możliwość funkcjonowania Zarządu. Wydatki te stanowią naszym zdaniem koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 p.d.o.p.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Przy czym zwrot "w celu" oznacza to, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów, albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Reasumując, aby zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów muszą być spełnione następujące warunki:

Co więcej, dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwie udokumentowanie. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Mocą art. 9 ust. 1 nakłada ona jednak na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (...), przy czym odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

W przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca ponosi wydatki na pokrycie kosztów biletów lotniczych, przejazdów, kosztów noclegów.

Przedmiotowe wydatki pozostające w związku z pełnieniem funkcji w organie zarządzającym spółki kapitałowej są ponoszone w związku z funkcjonowaniem tej osoby prawnej i prowadzeniem przez nią działalności gospodarczej. Co do zasady można je zatem uznać za ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Z uwagi na fakt, że w analizowanym przypadku prezes zarządu jest jednocześnie udziałowcem Spółki, ocena prawna przedmiotowych wydatków wymaga odniesienia się do postanowień art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.

W dyspozycji cytowanego przepisu mieszczą się sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnego świadczenia wzajemnego. Nie znajdzie on natomiast zastosowania w przypadku, gdy świadczenia wypłacane na rzecz udziałowca dotyczą pełnienia funkcji w organie zarządzającym spółki z o.o., której jest wspólnikiem. Odpowiada im wówczas wykonywanie przez tą osobę fizyczną określonych czynności na rzecz spółki, co wyklucza możliwość uznania tych świadczeń za mające charakter jednostronny.

Istotne znaczenie dla kwalifikacji prawnej świadczeń na rzecz prezesa zarządu ma również unormowanie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Na jego mocy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Treść powyższego przepisu nie uwzględnia wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów również innych niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 omawianej ustawy.

Zatem, do przedstawionego stanu faktycznego zastrzeżenia zawarte zarówno w art. 16 ust. 1 pkt 38 jak i w pkt 38a ustawy nie mają zastosowania. Omawiane wydatki nie mają charakteru jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowca spółki, a także nie dotyczą również członka organu stanowiącego spółki.

Należy ponadto podkreślić, że decyzja o uznaniu danego wydatku za koszt uzyskania przychodów należy do podatnika. Dokonując jego kwalifikacji prawnej, powinien uwzględnić okoliczności poniesienia tego wydatku i treść art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Podatnik musi przy tym mieć świadomość, że na etapie ewentualnych późniejszych postępowań podatkowych lub kontrolnych, może pojawić się konieczność przedstawienia dowodów potwierdzających prawidłowość tej operacji. Zgodnie natomiast z ogólną zasadą prawa, ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie wywodzącej z tego faktu skutki prawne. Oznacza to, że podatnik będzie musiał wykazać spełnienie przesłanek zaliczenia tego wydatku za koszt uzyskania przychodów.

Odnosząc powyższe do omawianego zdarzenia przyszłego, dla potwierdzenia prawa uznania przedmiotowych wydatków za koszty podatkowe, Wnioskodawca będzie musiał, w szczególności, przedstawić odpowiednie dowody potwierdzające fakt poniesienia i wysokość kosztów podróży oraz noclegów, a także wykazać cel przyjazdów Prezesa Zarządu.

Podsumowując, ponoszone przez Wnioskodawcę koszty podróży oraz koszty noclegów, związane z pełnioną funkcją mogą stanowić koszt uzyskania przychodów Spółki, o ile spełniają przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie, ul. M.C. Skłodowskiej 40, 20-029 Lublin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.