IPPB5/423-228/08-2/MW

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 24 listopada 2008 r. (data wpływu 4 grudnia 2008 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest nieprawidłowe.

W dniu 4 grudnia 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Podatnik jest spółką w ramach grupy kapitałowej X Zasadniczym zadaniem Podatnika jest pozyskiwanie nowych klientów dla całej grupy kapitałowej. Działania podejmowane w ramach realizacji powyższego przedmiotu działalności polegają w szczególności na prowadzeniu negocjacji skierowanych na zawarcie umów z kontrahentami grupy. Rozmowy, w ramach negocjacji, prowadzone są poza siedzibą Spółki, najczęściej w restauracjach w miejscowościach siedzibach klientów. Koszty lunchu, czy kolacji są raz ponoszone przez Podatnika a raz przez jego kontrahentów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przedstawionym stanie faktycznym Podatnik ma prawo zaliczenia wskazanych powyżej kosztów spotkań, w tym kosztów posiłków, do kosztów uzyskania przychodu w rozumieniu przepisu art. 15 u.p.d.o.p.

W ocenie Podatnika przedmiotowe koszty mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w rozumieniu przepisu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., jako poniesione w celu uzyskania przychodu oraz nie objęte szczególnymi wyłączeniami, w tym w szczególności nie są objęte wyłączeniem przewidzianym w przepisie art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p.

Podatnik z uwagi na specyfikę prowadzonego przedsiębiorstwa o charakterze przedstawicielstwa handlowego, jako podstawowy przedmiot działalności określił pozyskanie klientów dla grupy kapitałowej X

Biorąc pod uwagę specyfikę branży elektronicznej, w której osadzona jest działalność podmiotu, spotkania z klientami są podstawowym sposobem ich pozyskania. Spotkania takie odbywają się najczęściej poza siedzibą Spółki podczas wyjazdów służbowych. W przeważającej mierze przedstawiciel podatnika spotyka się z klientem w trakcie spotkań w miejscowościach siedzibie klienta, ponosząc związane z tym koszty operacyjne. Rozmowy biznesowe zmierzają do pozyskania klienta i są bezpośrednio z tym związane. W szczególności w trakcie spotkań przedstawiana jest oferta przedsiębiorstwa podatnika. Do spotkań tych dochodzić może w trakcie wizyt u potencjalnych klientów lub spotkań w wynajmowanych lokalach lub restauracjach. Spółka podkreśla, iż wątpliwości w zakresie zaliczalności do kosztów uzyskania przychodów może budzić w szczególności ostatnia z ww. opcji spotkań, która może zostać potraktowana przez organa skarbowe jako reprezentacja podatnika, co zdaniem podatnika z uwagi na specyfikę działania byłoby błędem, a zaliczalność do kosztów opiera się na zasadzie powiązania kosztów z przychodem, o której mowa w art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przepisy prawa polskiego nie zawierają legalnej definicji pojęcia reprezentacji. W związku z tym należy posiłkować się definicją słownikową. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego pod pojęciem reprezentacji rozumie się okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. Przekładając powyższą definicję na stosunki gospodarcze trzeba przyjąć, że reprezentacja obejmuje kształtowanie wizerunku firmy w postaci wytwornego, czy też okazałego podejmowania interesantów lub kontrahentów, co miałoby zapewnić stworzenie takiego właśnie wizerunku firmy. Ma to sprawić wrażenie, że określona firma ma silną pozycję gospodarczą. Podobne stanowisko zajmuje również Naczelny Sąd Administracyjny w swoim orzecznictwie. Niezbędny element okazałości, dla uznania określonych zachowań podatnika za reprezentację, został również podkreślony w piśmie Ministra Finansów- Departamentu Podatków Bezpośrednich i Opłat z dnia 30 października 1997 r. (PO 3-MD-722-6307-666/97).

Jeszcze pełniejszą wypowiedź na temat interpretacji pojęcia reprezentacji zawiera interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 marca 2008 r. (IP-PB3-423-26/08-2/DG), w której stwierdzono, że "wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności."

Zdaniem Spółki przedstawiona działalność Podatnika - polegająca na pokrywaniu kosztów spotkania w restauracji - nie odpowiada powyższej definicji. Wydatki te nie mają na celu kształtowania wizerunku firmy, nie stanowią bowiem wytwornego, czy okazałego podejmowania potencjalnych partnerów handlowych. Kolacje, czy lunche w restauracji są pozbawione takiego właśnie charakteru, a jedynie ukierunkowane na przeprowadzenie spotkania biznesowego, w trakcie którego przedstawiona zostanie oferta przedsiębiorstwa podatnika.

Celem tych działań nie jest także kreowanie pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, czy też profesjonalizmu. Przystępując do negocjacji z potencjalnym kontrahentem nie chodzi o realizację powyższych celów, a pozyskanie go do konkretnego zamówienia lub zawarcia konkretnej umowy. Osoby rozpoczynające negocjacje z Podatnikiem mają już ukształtowany wizerunek jego firmy.

W konsekwencji, ponoszenie wydatków na kolacje, czy lunche nie stanowi kosztów reprezentacji.

Spółka podkreśla, że zgodnie ze stanowiskiem zajmowanym przez Organy Podatkowe, którego wyrazem jest przywołana powyżej interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, nie stanowią reprezentacji wydatki na produkty stanowiące zwyczajowy poczęstunek należący do powszechnie obowiązujących kanonów kultury. Ta argumentacja opisuje właśnie działania Podatnika. Przedmiotowe wydatki bowiem, które raz są ponoszone przez Podatnika a raz przez jego kontrahentów, są realizacją zwyczajów panujących w obrocie gospodarczym. Taki ich charakter jest związany ze specyfiką działalności Podatnika, która ogranicza się jedynie do prowadzenia negocjacji i zawierania umów z kontrahentami całej grupy X Te osoby znajdują się w całej Polsce. W związku z tym negocjacje handlowe mogą być prowadzone nie tylko u potencjalnego kontrahenta, lecz również, a może przede wszystkim w miejscu neutralnym, co z punktu widzenia technik negocjacyjnych ma niebagatelne znaczenie. Z tego względu obie strony spotykają się w restauracjach. Ponoszenie kosztów posiłku w restauracji raz przez jedną a raz przez drugą stronę prowadzonych negocjacji jest ugruntowanym i powszechnie obowiązującym zwyczajem, trwale wpisanym w realia działalności gospodarczej takiej, jak prowadzona przez Podatnika.

Podsumowując, wydatki ponoszone przez Podatnika na posiłki w restauracjach nie mają na celu budowy marki firmy. Pozbawione są również elementu wytworności, czy okazałości. Stanowią one realizację zwyczajów przyjętych w obrocie gospodarczym.

Należy jeszcze raz zaakcentować, że kontrahent przystępując do rozmów z Podatnikiem ma już ugruntowane spojrzenie na firmę Podatnika. Przedmiotowe koszty natomiast są ponoszone raz przez Podatnika a raz przez jego kontrahenta co dodatkowo wskazuje na ich niereprezentacyjny charakter.

Na koniec Spółka podkreśla, że działania Podatnika stanowią zasadniczy przedmiot prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. W związku z tym przy odmiennym rozumieniu powyższych działań Podatnika zostałby on, zasadniczo, w ogóle pozbawiony możliwości skorzystania z instytucji kosztów uzyskania przychodu.

Jednocześnie nie ulega wątpliwości, że wskazane koszty, nie będąc kosztami reprezentacji, ani nie podlegającymi innym wyłączeniom, stanowią koszty uzyskania przychodu oparte na zasadzie wskazanej w art. 15 ustawy, są one bowiem ponoszone w celu uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy do katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji reprezentacji ani reklamy. Zatem należy odwołać się do wykładni językowej tych pojęć. "Słownik języka polskiego" pod redakcją profesora Stanisława Dubisza definiuje reprezentację jako "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną". Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Z kolei reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego.

Reklama może być realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka podejmuje działania polegające w szczególności na prowadzeniu negocjacji skierowanych na zawarcie umów z kontrahentami. Ze względu na specyfikę branży, w której działa Spółka - branża elektroniczna - spotkania z klientami odbywają się najczęściej poza siedzibą Spółki podczas wyjazdów służbowych, w miejscowościach siedzibach klientów. Koszty lunchu czy kolacji raz ponosi Wnioskodawca a raz jego kontrahent. W trakcie spotkań, w szczególności, przedstawiana jest oferta przedsiębiorstwa podatnika.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia "reprezentacja" oraz z analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Spółkę wydatki na lunch czy kolację w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach, wiążą się z tworzeniem i utrwaleniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania Spółki na zewnątrz. Powoływanie się w tym kontekście przez Spółkę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru nadzwyczajnego, a wpisują się w "zwyczajowe" postępowanie wobec kontrahentów nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji.

Ponadto należy zauważyć, iż poniesione przez Spółkę wydatki są wydatkami na reprezentację, gdyż odpowiadają reprezentacji mającej na celu przede wszystkim stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu. Za "reprezentację" bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.