IPPB5/423-194/11-4/RS - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów spółki kapitałowej wydatków związanych z organizacją spotkań biznesowych z kontrahentami w restauracjach.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 23 lutego 2011 r. (data wpływu 7 marca 2011 r.).) oraz piśmie z dnia 8 kwietnia 2011 r. (data nadania 8 kwietnia 2011 r., data wpływu 11 kwietnia 2011 r.) uzupełniającym braki formalne na wezwanie Nr IPPB5/423-194/11-2/RS z dnia 28 marca 2011 r. (data nadania 29 marca 2011 r., data doręczenia 4 kwietnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z organizacją spotkań biznesowych z kontrahentami w restauracji - jest nieprawidłowe.

W dniu 7 marca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z organizacją spotkań biznesowych z kontrahentami w restauracji.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi działalność (i osiąga przychody) między innymi w zakresie świadczenia usług administracyjnych (zarządzanie spółkami, usługi księgowe, prawne, prowadzenia biura itp.) oraz usług deweloperskich w procesie inwestycji w projekty związane z budową farm wiatrowych na terenie Polski. W ramach świadczonych usług Wnioskodawca między innymi nawiązuje współpracę z podwykonawcami oraz nadzoruje ją i koordynuje. Podwykonawstwo dotyczy różnych aspektów działalności np. organizacji procesu pozyskiwania gruntów pod inwestycję, przygotowania odpowiednich raportów i opracowań energetycznych i środowiskowych, pozyskiwania pomiarów wiatru, budowy farmy lub jej elementów itp.

W ramach tej działalności pracownicy Wnioskodawcy odbywają spotkania z przedstawicielami podwykonawców, między innymi, w celu uzgodnienia zakresu prac, negocjacji warunków współpracy, bieżącego monitorowania postępów pracy, koordynowania poszczególnych elementów działań, zarządzania i sprawdzania efektywności itp. Często spotkania tego typu odbywają się poza siedzibą Spółki w kawiarniach lub restauracjach. Niekiedy w związku z takim spotkaniem Spółka ponosi koszty zakupu kawy, herbaty lub innych napojów oraz drobnego poczęstunku w ramach menu danego lokalu (w zależności od miejsca i godziny spotkania może to być: obiad, lunch, sałatki, kanapki, słodycze itp.). Serwowany poczęstunek nie nosi ze sobą znamion wystawności i nie ma na celu zaprezentowania Spółki w lepszym świetle. Jest to zwyczajowo przyjęty posiłek lub przekąska, w trakcie których realizowane są przedstawione powyżej cele spotkania.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy koszty poniesione przez Wnioskodawcę w związku z zakupem usług gastronomicznych i produktów spożywczych spożytych podczas opisanych powyżej spotkań mogą stanowić koszty uzyskania przychodu dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Wydatki na usługę gastronomiczną, które są związane ze spotkaniem z kontrahentem w lokalu gastronomicznym w celach biznesowych nie mają charakteru reprezentacyjnego.

Wnioskodawca podnosi, iż według słownika języka polskiego reprezentacja to "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną" (Słownik języka polskiego pod red. M. Szymczak, Warszawa 1981, t. III s. 48). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej najeży uznać, że reprezentacja to działanie wiążące się z okazałością i wytwornością w celu wywołania jak najlepszego wrażenia u kontrahenta i poprawy wizerunku firmy.

Zdaniem Wnioskodawcy w obecnych warunkach gospodarczych tego typu spotkania są czymś normalnym, standardowym. Jeżeli służą one omawianiu spraw dotyczących wzajemnej współpracy, np. negocjowaniu umowy, warunków, bieżących problemów związanych z realizacją umowy to wydatki te są kosztami związanymi ze zwykłym prowadzeniem działalności gospodarczej. Ich celem nie jest demonstrowanie wobec kontrahentów swojej wytworności czy przepychu. Nie można uznać, aby wydatek na zakup kawy, ciastka, herbaty czy zwyczajowego obiadu w lokalu gastronomicznym, podczas negocjowania warunków umowy, świadczył o okazałości danego przedsiębiorcy. Charakter reprezentacyjny miałyby natomiast wydatki, np. na imprezy towarzyskie z udziałem kontrahentów czy wystawne przyjęcia dla kontrahentów. Powyższy pogląd jest zgodny z linią orzecznictwa sądów administracyjnych (np. wyrok WSA w Bydgoszczy z dnia 1 czerwca 2010 r., sygn. akt I SA/Bd 382/10 lub WSA w Krakowie w wyroku z 18 maja 2010 r., sygn. akt I SA/Kr 620/10).

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam, co następuje:

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

W złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym - dotyczące sprzedaży wytwarzanych dóbr i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową.

Przez "reprezentację" rozumie się okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. S. Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, iż Spółka prowadzi działalność między innymi w zakresie świadczenia usług administracyjnych (zarządzanie spółkami, usługi księgowe, prawne, prowadzenia biura itp.) oraz usług deweloperskich w procesie inwestycji w projekty związane z budową farm wiatrowych na terenie Polski. W ramach świadczonych usług Spółka między innymi nawiązuje współpracę z podwykonawcami oraz nadzoruje ją i koordynuje. W ramach tej działalności pracownicy Spółki odbywają spotkania z przedstawicielami podwykonawców, między innymi, w celu uzgodnienia zakresu prac, negocjacji warunków współpracy, bieżącego monitorowania postępów pracy, koordynowania poszczególnych elementów działań, zarządzania i sprawdzania efektywności itp. Często spotkania tego typu odbywają się poza siedzibą Spółki w kawiarniach lub restauracjach. Niekiedy w związku z takim spotkaniem Spółka ponosi koszty zakupu kawy, herbaty lub innych napojów oraz drobnego poczęstunku w ramach menu danego lokalu (w zależności od miejsca i godziny spotkania może to być: obiad, lunch, sałatki, kanapki, słodycze itp.)

Zdaniem Spółki, przedmiotowe wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego, gdyż podejmowanie kontrahentów w restauracjach w celu omówienia spraw dotyczących wzajemnej współpracy, np. negocjowaniu umowy, warunków, bieżących problemów związanych z realizacją umowy jest zwyczajną praktyką powszechnie przyjętą w dzisiejszych realiach biznesowych. Ich celem nie jest demonstrowanie wobec kontrahentów swojej wytworności czy przepychu. Według Wnioskodawcy nie można uznać, aby wydatek na zakup kawy, ciastka, herbaty czy zwyczajowego obiadu w lokalu gastronomicznym, podczas negocjowania warunków umowy, świadczył o okazałości danego przedsiębiorcy. Charakter reprezentacyjny miałyby natomiast wydatki, np. na imprezy towarzyskie z udziałem kontrahentów czy wystawne przyjęcia dla kontrahentów.

Z tak przedstawioną argumentacją Spółki nie można jednakże się zgodzić. Należy potwierdzić, że realia współczesnej działalności gospodarczej, odbywającej się w warunkach rynkowych, wymagają od przedsiębiorców nawiązywania licznych kontaktów z innymi podmiotami gospodarczymi. Kontakty te często decydują o pozycji przedsiębiorcy, szansach rozwoju, czy też powodzeniu podejmowanych przedsięwzięć. Jednakże nie oznacza to, że każdy wydatek wiążący się z takimi spotkaniami może być uznany za koszt uzyskania przychodów. Wydatki na usługi gastronomiczne podczas spotkań z kontrahentami ponoszone w lokalu-restauracji, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak zostało już powiedziane powyżej, "reprezentację" należy postrzegać jako działania związane z tworzeniem wizerunku przedsiębiorcy, utrzymywaniem dobrych relacji z kontrahentami, które wprawdzie nie są konieczne dla osiągania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, ale sprzyjają temu celowi, są z nim w sposób pośredni powiązane. Przede wszystkim zaś jest to właśnie dążenie do stworzenia skierowanego na zewnątrz, pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy, takiego jaki - wiedziony doświadczeniem i specyfiką działalności - chciałby wykreować na użytek kontrahentów (klientów).

Wizerunek ten, postrzegany i określany jako pozytywny, wcale nie musi odzwierciedlać dostatku, okazałości, zamożności itp. Najkrócej rzecz ujmując wizerunek pozytywny to taki, jaki dany podmiot chciałby prezentować, jaki uznaje on za właściwy dla siebie. Przypisywanie reprezentacji tylko cech takich, jak wystawność, okazałość, wytworność, ekskluzywność, wynika w gruncie rzeczy z faktu, iż te właśnie cechy powszechnie postrzegane są jako pozytywnie charakteryzujące wizerunek określonego podmiotu, kojarzące się z wysokim statusem i pozycją społeczną. Jednakże nie oznacza to, że budowanie wizerunku może odbywać się wyłącznie poprzez działania nadzwyczajne, wykraczające poza przyjęte standardy. Działaniem takim będą również wydatki na spotkania z kontrahentem w lokalu gastronomicznym - restauracji, gdyż służą one stworzeniu odpowiedniego klimatu, wizerunku gospodarza jako podmiotu gościnnego, itp. Innymi słowy, wydatki takie mają się przyczynić do pozytywnego względem Wnioskodawcy nastawienia kontrahentów i klientów.

Podkreślić należy, że obecnie tego typu kwalifikowanie wydatków i celów ich poniesienia znajduje ponadto odzwierciedlenie w doktrynie prawa podatkowego. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów (B. Brzeziński, M. Kalinowski., Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 1997, str. 159). Za koszt uzyskania przychodów nie będą mogły być uznane bankiety z kontrahentami w restauracjach. Dotyczyć to będzie nie tylko wystawnych kolacji, ale również tzw. lunchu biznesowego (W. Nykiel, A. Mariański - pod red., Komentarz do ustawy do podatku dochodowego od osób prawnych 2009, Gdańsk 2009, str. 493).

Jednocześnie podkreślić należy, że nie wszystkie koszty zakupów usług gastronomicznych, żywności oraz napojów nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, lecz takie, które zostały dokonane w celu reprezentacyjnym. Uznanie bowiem, że każdy zakup takich towarów czy usług jest zakupem w ramach reprezentacji byłoby sprzeczne z rozumieniem tego pojęcia. Wydatkami takimi nie będą np. wydatki na poczęstowanie kontrahenta w firmie kawą lub herbatą. Natomiast reprezentacja w podejmowaniu kontrahentów przejawiać się będzie w takim postępowaniu gospodarza, które kontrahent może odebrać jako przejaw wystawności i okazałości ze strony gospodarza, np. w zaproszeniu kontrahenta do restauracji. Możliwość skorzystania z posiłków czy napojów oferowanych w menu restauracji (czy kawiarni) ma bowiem, bez wątpienia, na celu stworzenie oczekiwanego, pozytywnego wizerunku firmy, (podnosi jej prestiż) a tym samym lepsze postrzeganie przedsiębiorcy w stosunku do pozostałych podmiotów gospodarczych z danej branży (które spotkania biznesowe odbywają we własnym zakresie, w swojej siedzibie).

Powoływanie się Wnioskodawcy na okoliczność, że tego typu działania nie mają charakteru wytwornego, okazałego, są powszechnie stosowane, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji. Nie jest przy tym istotny jednostkowy koszt poniesiony na takim spotkaniu w restauracji lub innej placówce gastronomicznej, ale cel, jaki zostanie dzięki takim spotkaniom osiągnięty przez Wnioskodawcę np. stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami, w której partner będzie czuł, że jest traktowany z szacunkiem, właściwie "ugoszczony". Zarówno kawa, jak i obiad lub kolacja w restauracji lub innej placówce gastronomicznej stanowi "usługę gastronomiczną", która zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 nie może zostać zaliczona kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, na gruncie rozpoznawanej sprawy, stwierdzić należy, iż ponoszone przez Spółkę wydatki na organizację spotkań z kontrahentami w restauracjach, a łączących się z nabywaniem usług gastronomicznych (zakupem kawy, herbaty, innych napojów, drobnego poczęstunku czy obiadu) nie stanowią wydatków związanych ze zwykłym prowadzeniem działalności, lecz mają charakter reprezentacyjny. Jakkolwiek bowiem w toku odbywanych spotkań podejmowane są tematy biznesowe, to jednak wydatki te zasadniczo kształtują pozytywny wizerunek Spółki przez osoby trzecie, który, z kolei, będzie zachętą do podjęcia współpracy, zakupu jej produktów czy usług.

Podkreślenia wymaga, iż w celu rozważenia, czy poczęstunek ma znamiona reprezentacji, niezbędna jest jego ocena pod kątem wpływu na kreowanie pozytywnego wizerunku Spółki, a tym samym pod kątem oddziaływania - poprzez jego okazałość - na przychody Spółki. Wskazać bowiem należy, że działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy, czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem lub wystawne bankiety z ekskluzywnym menu.

Reasumując, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i powołane przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, iż wydatki poniesione przez pracowników Spółki na usługi gastronomiczne w trakcie spotkań z kontrahentami (klienci lub potencjalni klienci) w lokalach gastronomicznych, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie mogą zostać zaliczone kosztów uzyskania przychodów.

Tym samym, stanowisko Spółki należało uznać za nieprawidłowe.

Końcowo tut. Organ informuje, iż powołane w treści wniosku orzeczenia sądów administracyjnych dotyczą konkretnych, indywidualnych spraw podatników i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące, tym samym nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego, czy też zdarzenia przyszłego.

Ponadto należy wskazać, iż artykuł 87 ustawy z dnia 2 kwietnia 1997 r. Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 78, poz. 483 z późn. zm.) stanowi, że źródłami powszechnie obowiązującego prawa Rzeczypospolitej Polskiej są; Konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe, rozporządzenia i akty prawa miejscowego.

Katalog źródeł prawa zawarty w art. 87 Konstytucji wyraźnie wyklucza orzecznictwo sądów jako źródło prawa powszechnie obowiązującego, a zatem zasady konstytucyjne nie nadają orzecznictwu sądów administracyjnych mocy powszechnie obowiązującej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul.1-ego Maja 10, 09-402 Płock.