IPPB4/415-562/13-3/JK2

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 26 sierpnia 2013 r. (data wpływu 2 września 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika - jest prawidłowe.

W dniu 2 września 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest spółką wchodzącą w skład międzynarodowej Grupy N., oferującą kompleksowe rozwiązania i usługi związane z budową stacjonarnych i mobilnych sieci telekomunikacyjnych, posiadającą siedzibę na terytorium Polski. W ramach prowadzonej przez Spółkę działalności wydaje ona swoim pracownikom polecenia wyjazdu służbowego wskazanym w umowie o pracę. Wyjazdy te mogą stanowić krajowe bądź zagraniczne podróże służbowe. Za zgodą pracodawcy, podróże służbowe mogą być wykonywane z wykorzystaniem samochodów prywatnych pracowników - i to właśnie tych sytuacji dotyczy niniejszy wniosek.

Podczas wyjazdów służbowych pracownicy ponoszą koszty związane z eksploatacją pojazdu niebędącego własnością Wnioskodawcy, w tym m.in. koszty związane z korzystaniem z płatnych dróg i autostrad oraz opłaty za parkingi. W takiej sytuacji zgodnie z przyjętymi przez Spółkę wewnętrznymi zasadami tytułu odbycia podróży służbowej Wnioskodawca zwraca pracownikom koszty przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, zgodną z regulacjami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Dodatkowo, pracownikom odbywającym podróż służbową samochodem niebędącym własnością Wnioskodawcy zwracane są poniesione przez tych pracowników kwoty opłat za przejazd płatnymi drogami i autostradami oraz kwoty opłat za parkingi.

Każda podróż służbowa jest odpowiednio dokumentowana poleceniem wyjazdu służbowego oraz ewidencją przebiegu pojazdu. Dodatkowe koszty (np. koszty przejazdu autostradami), opłaty za parkingi są zwracane pracownikom w oparciu o przedstawione przez nich odpowiednie dokumenty potwierdzające ich poniesienie takie jak: faktury, rachunki, paragony fiskalne lub inne dowody o podobnym charakterze.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy zwrot dodatkowych, poniesionych przez pracowników kosztów, w szczególności opłat za przejazd płatnymi drogami i autostradami oraz opłat za parkingi, związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego, jest z perspektywy pracowników zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i w związku z tym na Spółce nie ciąży obowiązek obliczenia i poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu zwrotu tych kosztów.

Niniejsza interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego. Natomiast wniosek w zakresie stanu faktycznego zostanie rozpatrzony odrębnym rozstrzygnięciem.

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot dodatkowych, poniesionych przez pracowników kosztów, w szczególności opłat za przejazd płatnymi drogami i autostradami oraz opłat za parkingi, związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego, jest z perspektywy pracowników zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i w związku z tym na Spółce nie ciąży obowiązek obliczenia i poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu zwrotu tych kosztów.

UZASADNIENIE stanowiska Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 z dnia 26 lipca 1991 r. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, dalej ustawa o PIT), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W art. 10 ust. 1 ustawy o PIT, zostały określone źródła przychodów, do których należą między innymi wymienione w pkt 1: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkowstwo w rolniczej spółdzielnie produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, przychodami, z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze oraz innych nieodpłatnych świadczeń.

Natomiast przepis art. 12 ust. 1 ustawy o PIT stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze badź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze: wynagrodzenia za godziny nadliczbowe różnego rodzaju dodatki nagrody ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Treść powyższych przepisów wskazuje, że przychodami ze stosunku pracy są praktycznie wszystkie otrzymane przez pracownika od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Zatem do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą.

Jednocześnie jednak ustawa o PIT przewiduje szereg przypadków, w których otrzymywane świadczenia pieniężne wolne są od opodatkowania podatkiem dochodowym. Jeden z takich wyjątków na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT dotyczy diet i innych należności za czas:

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności, tj. przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju z zastrzeżeniem ust. 13.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji użytych w powyższym artykule sformułowań podroż służbowa ani nie wskazują wprost do jakich odrębnych przepisów odnosi się przytoczona regulacja.

Zdaniem Spółki, w zakresie definicji podróży służbowej należy się posłużyć definicją zawartą w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), z którego wynika ze podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika W tym świetle nie ulega wątpliwości, że wykonywanie przez pracowników Spółki na jej polecenie pracy poza miejscem jej siedziby odbywa się w ramach podróży służbowej o której mowa w ustawie o PIT.

Z kolei odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167, dalej: Rozporządzenie), które zawiera zasady rozliczania podróży służbowych.

W świetle § 2 Rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

Powyższy przepis nie zawiera wykazu innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, nie ogranicza też ich wysokości pozostawiając to w gestii pracodawcy. Powyższe oznacza, że to pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane ale muszą mieć związek w wykonaną podróżą i dodatkowo być prawidłowo udokumentowane.

W myśl § 3 ust. 3 Rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na postawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21) - tj. do wysokości tzw. "kilometrówki".

Stosownie do treści § 4 ust. 1 Rozporządzenia, pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Zgodnie z ust. 2, wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Zgodnie z § 5 ust. 2 Rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Jak wskazano w stanie faktycznym, pracownicy Wnioskodawcy otrzymujący polecenie wyjazdu służbowego i korzystający z prywatnych środków transportu (samochodów niebędących własnością Spółki), oprócz kosztów związanych z eksploatacją samochodów ponoszą dodatkowe koszty związane m.in. z korzystaniem z płatnych dróg i autostrad oraz korzystaniem z płatnych parkingów.

Jak już to zostało wcześniej wspomniane art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT zwalnia z opodatkowania diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika. Wspomniane inne należności obejmują zgodnie z Rozporządzeniem także inne niezbędne udokumentowane wydatki.

Zdaniem Wnioskodawcy ponoszone przez pracowników Spółki podczas odbywania podróży służbowej koszty opłat za drogi i autostrady opłaty za parkingi itp. należy zaliczyć do powyższej kategorii. Jednocześnie zwrot tych kosztów jest niezależny od wypłacanych pracownikom zwrotów kosztów przejazdu prywatnym samochodem w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr ustaloną zgodnie z Rozporządzeniem.

Biorąc pod uwagę powyższe Wnioskodawca stoi na stanowisku, że koszty przejazdów liczone według iloczynu przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu oraz dodatkowe koszty poniesione w związku z podróżą służbową w tym w szczególności koszty przejazdu płatnymi drogami i autostradami koszty parkingów itp., w świetle Rozporządzenia zaliczają się do dwóch odrębnych kategorii i tytułów zwrotu.

O pierwszej z powyższych kategorii mowa jest w § 3 ust. 4 Rozporządzenia, natomiast o drugiej w § 4 ust. 2 Rozporządzenia. W przeciwieństwie do uregulowań zawartych w § 3, § 4 Rozporządzenia nie zawiera żadnych limitów odnośnie kwoty zwrotu "innych niezbędnych wydatków" (w tym opłat za płatne drogi i autostrady opłat za parkingi). Konsekwentnie w świetle art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT zwrot pracownikom tych kosztów jest zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych w pełnej kwocie.

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych jest dokonany przez Spółkę zwrot wydatków ponoszonych przez jej pracowników w związku z podróżą służbową odbywaną z użyciem środka są transportu niestanowiącego własności Wnioskodawcy, w tym w szczególności opłat za przejazd drogami i autostradami, opłat za parkingi, itp. w pełnej wysokości niezależnie od rozliczeń dokonywanych w ramach tzw. "kilometrówki"). Konsekwentnie, Spółka pełniąc zasadniczo na podstawie art. 31 ustawy o PIT rolę płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, w przypadku dokonania zwrotu analizowanych wydatków na rzecz swoich pracowników, nie jest zobligowana do pobierania zaliczek na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych.

W uzupełnieniu powyższego Wnioskodawca pragnie podkreślić, że wyrażony przez niego pogląd jest zbieżny ze stanowiskiem prezentowanym w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez ograny podatkowe, m.in.:

* w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 8 maja 2013 r. sygn. ILPBI/415-166/13-2/AMN;

* w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 15 października 2012 r. sygn. ITPB21415-676/12/IL;

* w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 9 lutego 2012 r., sygn. ILPB1/415-1266/11-6/AMN,

* w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 stycznia 2012 r., sygn. IBPBII/1/415-916/11/BD.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Końcowo - odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych - wskazać należy, iż rozstrzygnięcia te dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw, podatników osądzonych w określonym stanie faktycznym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.