IPPB2/415-1034/08-4/SP - Zwrot kosztów za nocleg ponad określony limit.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Państwa, przedstawione we wniosku z dnia 3 lipca 2008 r. (data wpływu 9 lipca 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania kwot kosztów za nocleg zwracanych pracownikowi, stwierdzonych rachunkiem lub fakturą w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej - jest prawidłowe.

W dniu 9 lipca 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania kwot kosztów za nocleg zwracanych pracownikowi, stwierdzonych rachunkiem lub fakturą w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

W związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością pracownicy Spółki odbywają zagraniczne podróże służbowe. Koszty noclegu zwracane są na podstawie przedstawionych rachunków za nocleg. Zdarzają się sytuacje, że koszt jednego noclegu wynikający z faktury jest wyższy niż kwota limitu na nocleg dla danego państwa określona w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju.

Koszty noclegu przekraczające określone limity wynikają z tego, że w danym mieście, np. Moskwa, nie ma możliwości zdobycia tańszego noclegu. Zakwaterowanie w danym hotelu umożliwia właściwe wykonanie zadań związanych z wyjazdem służbowym (np. zakwaterowani są tam również kontrahenci, co daje możliwość wspólnej pracy).

Pracodawca przed rozpoczęciem podróży służbowej zatwierdza rezerwację hotelu lub po zakończeniu podróży dokonuje analizy poniesionych z tym wydatków i stwierdza, czy są one uzasadnione. Jeśli uzna je za zasadne, to zwraca pracownikom poniesione koszty wynikające z rachunków lub faktur i zalicza te wydatki do kosztów uzyskania przychodu.

Pismem z dnia 20 sierpnia 2008 r. Nr IPPB2/415-1034/08-2/SP wezwano Spółkę do uzupełnienia wniosku poprzez dostarczenie pełnomocnictwa lub innego dokumentu, z którego wynika prawo do występowania w imieniu Wnioskodawcy z wnioskiem o interpretację przepisów prawa podatkowego przez pana Sławomira Suchoń. Wniosek został uzupełniony w terminie.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w sytuacji, gdy Spółka zwróci pracownikowi faktycznie poniesione koszty noclegu w hotelu na podstawie przedstawionej faktury lub rachunku, które są wyższe niż przewidziane w ww. Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej limity, to czy zwrócona nadwyżka ponad limit jest dla pracownika przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki zwrócone pracownikowi wydatki za hotel na podstawie przedłożonego rachunku lub faktury, poniesione w związku z zagraniczną podróżą służbową, jeśli przekraczają limit określony w ww. rozporządzeniu, nie stanowią dla pracownika przychodu, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Podobnego zdania jest Świętokrzyski Urząd Skarbowy, który w piśmie z dnia 18 sierpnia 2004 r. RO/436/166/2004 mówi, że "przekroczenie limitu hotelowego podczas podróży służbowej pracownika poza granicami kraju nie będzie stanowiło przychodu pracownika i nie będzie podlegało opodatkowaniu, jeżeli w uzasadnionych przypadkach nie było możliwości skorzystania przez pracownika z noclegu mieszczącego się w limicie określonym w ww. rozporządzeniu, a pracodawca wyraził zgodę na zwrot kosztów w wysokości przekraczającej kwotę limitu".

Paragraf 9 ust. 1 ww. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej mówi, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu na podstawie faktury lub rachunku, w wysokości przekraczającej limit. Nie skorzystanie z hotelu, którego koszt przewyższa określone limity, uniemożliwi pracownikowi wykonanie zadań służbowych. Jest to więc wydatek uzasadniony i związany z prowadzoną przez Spółkę działalnością i nie ma charakteru wynagrodzenia lub innego przychodu z tytułu zatrudnienia pracownika.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W art. 10 ww. ustawy zostały określone źródła przychodów, gdzie między innymi wymienia się: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkowstwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, pracę nakładczą, emeryturę lub rentę.

W świetle art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku pracy, uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Na podstawie powołanego przepisu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę, diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych.

W przypadku podróży służbowej wykonywanej poza granicami Polski limitem będą wielkości wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Na podstawie § 2 pkt 2 lit. b) ww. rozporządzenia, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegów. Zgodnie z § 9 ust. 1 ww. rozporządzenia za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia.

Stosownie do treści § 9 ust. 3 ww. rozporządzenia w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

Reasumując, należy stwierdzić, iż w przypadku, gdy pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, uznając taki przypadek jako uzasadniony, wówczas zwrócona nadwyżka ponad limit, będzie wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy jednakże zaznaczyć, że warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej, definiowanej w odrębnych przepisach.

W tym przypadku odrębnymi przepisami są ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) oraz akty wykonawcze wydane na jej podstawie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Nadmienia się, iż zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016), rozpoznawanie spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych dotyczących wydawania w indywidualnych sprawach pisemnych interpretacji przepisów prawa podatkowego (interpretacje indywidualne), o których mowa w art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), przekazuje się wojewódzkim sądom administracyjnym, na których obszarze właściwości strona skarżąca zamieszkuje lub ma siedzibę. Powyższe rozporządzenie, zgodnie z brzmieniem § 3, wchodzi w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia, tj. z dniem 11 października 2008 r.

W związku z powyższym tut. organ informuje, że jeżeli skarga na niniejszą interpretację będzie składana po dniu 10 października 2008 r., właściwym do jej rozpoznania będzie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi, ul. Piotrkowska 135,90-434 Łódź.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.