IPPB1/415-425/07-4/ES - Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup artykułów spożywczych poniesionych na rzecz pracowników.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 22 listopada 2007 r. (data wpływu 26 listopada 2007 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup artykułów spożywczych poniesionych na rzecz pracowników - jest prawidłowe.

W dniu 26 listopada 2007 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup artykułów spożywczych poniesionych na rzecz pracowników.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w spółce cywilnej w ramach, której zatrudnia kilku pracowników. Zakupuje razem ze wspólnikiem napoje (kawa, herbata, soki, woda, cukier), które udostępniane są pracownikom do spożycia w miejscu pracy.

Pracownicy spółki dokonują comiesięcznych odczytów wodomierzy, a w okresie zimowym również odczytów ciepłomierzy, przeglądów nieruchomości łącznie z wchodzeniem na dachy budynków, chodzeniem po piwnicach oraz innych pomieszczeniach znajdujących się w obsługiwanych przez spółkę blokach.

Celem działalności spółki jest zarządzanie nieruchomościami i w związku z tym związane jest to między innymi ze spotkaniami, naradami, zebraniami oraz posiedzeniami zarządów wspólnot obsługiwanych przez spółkę wspólnot mieszkaniowych. W chwili obecnej jest to około 90 osób. Spotkania takie odbywają się w siedzibie spółki i polegają na m.in. sprawdzaniu przez członków zarządu wspólnot dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej, uzgadnianiu współpracy, omawianiu ewentualnych zmian, działań i bieżących problemów - łącznie z omawianiem remontów budynków.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Zdaniem Wnioskodawcy zgodnie z brzmieniem art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych art. 23 ustawy.

Z treści art. 22 i 23 tej ustawy wynika, że aby uznać dany wydatek za kup, muszą być spełnione łącznie dwa warunki:

Zapewnienie pracownikom dobrych warunków pracy poprzez zakup napoi oraz zamawiania posiłku tylko w razie konieczności w celu jak najbardziej efektywnego wykorzystania czasu pracy i rozładowania napięć w zespole, poprawienia nastroju pracowników w sytuacjach szczególnie stresujących pozytywnie wpływa na wydajność pracy, co przenosi się pośrednio na wydajność firmy jako podmiotu generującego przychody.

Poniesione przez spółkę wydatki na zakup art. żywnościowych dla pracowników nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów zapisami art. 23 ustawy.

Wobec powyższego należy uznać, iż wydatki ponoszone przez pracodawcę na napoje i posiłki w okresach zintensyfikowanej pracy, przeznaczone do spożycia przez pracowników w czasie pracy, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy mogą zostać zaliczone do kosztów z uwagi na fakt, że stanowią one wydatki pośrednie na rzecz pracowników i nie zostały wymienione w art. 23 ustawy.

Koszty ponoszone przez spółkę na zakup art. żywnościowych w związku odbywającymi się spotkaniami z przedstawicielami zarządów wspólnot mieszkaniowych, dla których strona świadczy usługi zarządzania nieruchomościami, powinny stanowić koszt uzyskania przychodów. Spotkania te nie mają charakteru reprezentacyjnego, a jedynie roboczy i mają na celu wypracowanie wspólnego stanowiska w celu przekazania ustaleń wszystkim członkom wspólnot mieszkaniowych na odrębnych zebraniach wspólnot mieszkaniowych, uzgodnienia warunków współpracy, wyeliminowanie ewentualnych nieporozumień i osiąganie pośrednio poprzez to wyższych efektów i wyników pracy spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko strony w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r., Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem, aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, winien pozostawać w związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy oraz nie może zostać wymieniony w art. 23 ustawy, jako wydatek niestanowiący kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższą definicją do kosztów uzyskania przychodów można również zaliczyć wydatki zarówno bezpośrednie wynikające z zatrudnienia jak i pośrednie ponoszone przez pracodawców na rzecz swoich pracowników.

Tzw. koszty pracownicze obejmują przede wszystkim wynagrodzenia i inne wypłaty pieniężne oraz świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika.

Przepisy prawa pracy, w tym przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) w art. 207 k.p. nakładają na pracodawcę odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych (art. 232 kodeksu pracy).

Ze stanu przedstawionego we wniosku nie wynika, aby Wnioskodawca jako pracodawca był zobligowany do zapewnienia zatrudnionym w niej pracownikom odpowiednich posiłków i napojów zgodnie z przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy na mocy art. 232 k.p. i wydanego na jego podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. Nr 60, poz. 279 z późn. zm.).

Generalnie jednak w ocenie Organu świadczenia na rzecz pracowników są kosztem uzyskania przychodów pracodawcy niezależnie od tego, czy podstawą ich wypłaty jest Kodeks Pracy, wydane na jego podstawie przepisy wykonawcze, układ zbiorowy pracy czy też regulamin pracy, chyba, że przepisy w sposób wyraźny taką możliwość ograniczają lub wyłączają.

Zatem o kwalifikacji wydatków ponoszonych na rzecz pracowników do kosztów uzyskania przychodów powinny decydować przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W przedmiotowej sprawie wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę w celu zapewnienia pracownikom posiłków, będą miały pośredni wpływ na uzyskiwanie przez Stronę przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. Poprzez świadczenia na rzecz pracowników pracodawca zapewnia pracownikom lepsze warunki pracy, bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy, komfort pracy, co pozytywnie wpływa na wydajność pracowników a tym samym firmy jako podmiotu generującego przychody. Ponoszone przez pracodawcę wydatki na posiłki nie zostały wyłączne z kosztów uzyskania przychodów w art. 23 ustawy.

Organ uznaje więc, że przedmiotowe wydatki na rzecz pracowników stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ponadto zauważyć należy, iż art. 23 ust. 1 pkt 23 stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Konsekwencją takiego zapisu jest wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów wszystkich wydatków na reprezentację.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia reprezentacji, wobec czego uzasadnionym jest odwołanie się do wykładni językowej tego pojęcia.

Reprezentacja, zgodnie z definicją słownikową ("Słownik języka polskiego" pod red. M. Szymczaka, Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992), oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Przenosząc powyższą definicję na grunt działalności gospodarczej, należy przyjąć, że reprezentacja to działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie pozytywnego wizerunku firmy poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, czy wręczanie upominków. Należy zatem zauważyć, że działania te mają na celu stworzenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, tj. w relacji z kontrahentami, gośćmi i potencjalnymi klientami.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że w organizowanych przez Wnioskodawcę spotkaniach, naradach, zebraniach oraz posiedzeniach zarządów wspólnot mieszkaniowych, na których omawiane są zagadnienia związane ze: sprawdzaniem dokumentacji wspólnot mieszkaniowych, uzgadnianiem współpracy oraz omawianiem ewentualnych zmian, działań i bieżących problemów uczestniczą członkowie wspólnot mieszkaniowych (kontrahenci Strony).

W związku z powyższym, wydatki poniesione na zakup artykułów spożywczych typu kawa, herbata, paluszki, ciastka i inne tym podobne produkty spożywcze nie posiadają charakteru reprezentacyjnego, a więc nie podlegają ograniczeniom w zakresie zaliczenia ich do kosztów, wynikającym z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wydatki te, jeżeli są kosztami zorganizowania narady czy innego spotkania na zwyczajowo przyjętym poziomie, w którym uczestniczą członkowie wspólnot mieszkaniowych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile są gospodarczo i racjonalnie uzasadnione.

Reasumując stwierdzić należy, iż wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów:

pod warunkiem, że przedmiotowe wydatki nie zostały wyłączne z kosztów uzyskania przychodów w art. 23 ustawy oraz nie będą posiadały charakteru okazałości.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Jednocześnie należy zaznaczyć, iż interpretacja nie mocy wiążącej dla pozostałych wspólników spółki jawnej. Interpretacja indywidualna wywiera skutek wyłącznie w stosunku do tego podmiotu, do którego jest skierowana.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.