IPPB1/415-254/11-3/JB - Wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedzibą firmy a koszty uzyskania przychodu.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana przedstawione we wniosku z dnia 4 lutego 2011 r. (data wpływu 21 lutego 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedziba firmy - jest nieprawidłowe.

W dniu 21 lutego 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedziba firmy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług związanych ze sprzedażą powierzchni reklamowych. W tym celu wnioskodawca organizuje spotkania z kontrahentami, w czasie których omawiane są wyłącznie sprawy biznesowe typu: przedstawienie aktualnej oferty handlowej, negocjowanie i ustalenie warunków handlowych kontraktu, omawianie i ustalanie szczegółowych postanowień odnośnie realizacji transakcji etc. Biorąc pod uwagę, iż kontrahenci Wnioskodawcy nie prowadzą działalności w miejscowości, w której Wnioskodawca posiada biuro (najmniejsza odległość pomiędzy siedzibą Wnioskodawcy a kontrahentem wynosi około 70 krn), a nie zawsze jest możliwość zorganizowania takiego spotkania - biznesowego w siedzibie kontrahenta (brak dostępności sali konferencyjnej, czy innego wydzielonego pomieszczenia), spotkania te organizowane są często w restauracjach w wygodnej dla kontrahenta ze względu na dojazd lokalizacji.

Wnioskodawca podkreśla, iż spotkania te mają zawsze charakter biznesowy i organizowane są wyłącznie w celu omówienia konkretnych spraw związanych z bieżącą lub przyszłą współpracą z danym kontrahentem. Wnioskodawca jako organizujący spotkanie biznesowe (tj. zapraszający do restauracji) prowadzące do zawarcia transakcji kupna - sprzedaży bądź służące realizacji już zawartego kontraktu, ponosi koszty związane z uregulowaniem rachunku w restauracji (np. za kawę, herbatę, obiad czy kolację). Zgodnie z przyjętą zasadą, że osoba zapraszająca do restauracji ponosi koszt takiego spotkania, Wnioskodawca ponosi koszty ściśle związane z działaniami na rzecz uzyskania przychodu lub zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów. Wnioskodawca podkreśla, iż spotkania te nie mają charakteru wytwornej i specjalnie zorganizowanej imprezy bądź wystawnego i okazałego obiadu czy kolacji oraz nie mają na celu wykreowanie lub utrwalenie pozytywnego wizerunku. Z pewnością nie są to okazałe posiłki, które miałyby na celu reklamę bądź okazanie przepychu. Wnioskodawca uważa organizację spotkań biznesowych połączonych z drobnym, niewystawnym posiłkiem jako praktykę powszechnie stosowaną, szczególnie użyteczną dla Wnioskodawcy z uwagi na fakt niemożności zorganizowania tego typu spotkań biznesowych w swojej siedzibie z powodu zbyt dużej odległości dzielącej go od potencjalnych kontrahentów. Zdecydowana większość kontrahentów Wnioskodawcy posiada swoje siedziby w Warszawie lub innych dużych miastach Polski, co uniemożliwia organizację spotkań w siedzibie Wnioskodawcy, trudno bowiem wymagać od kontrahentów aby pokonywali odległość minimum 70 km i więcej w celu negocjacji i podpisania kontraktu, w sytuacji gdy Wnioskodawca działa w otoczeniu silnej konkurencji rynkowej. Innym rozwiązaniem dla Wnioskodawcy jest wynajem sali konferencyjnej niemniej z uwagi na fakt, iż najczęściej w spotkaniach biznesowych organizowanych przez Wnioskodawcę biorą udział maksymalnie od 2 do 3 osób oraz trwają one od 1 do 3 godzin, rozwiązanie to jest nieopłacalne tzn. zbyt kosztowne i niedogodne z uwagi na ograniczoną ilość miejsc gdzie takowe sale można wynająć a co za tym idzie w lokalizacji nie dogodnej dla kontrahenta, co może wpływać negatywnie na gotowość kontrahenta do wzięcia udziału w takowym spotkaniu prowadząc w konsekwencji do zmniejszenia szansy na zawarcie transakcji kupna - sprzedaży i zmniejszenie przychodu Wnioskodawcy.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki na usługi gastronomiczne bądź wyżywienie ponoszone w lokalach gastronomicznych (np. restauracje lub kawiarnie) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w sytuacji gdy spotkania te mają wyłącznie charakter czysto biznesowy mający na celu omówienie spraw biznesowych z kontrahentami prowadząc do uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów oraz nie mają charakteru okazałości, wystawności i nie służą wykreowaniu wizerunku czy promocji firmy.

Zdaniem Wnioskodawcy z uwagi na charakter prowadzonej działalności gospodarczej, której główne działania zmierzające do uzyskania przychodu oparte są w znaczącej mierze na spotkaniach biznesowych z potencjalnymi kontrahentami mającymi na celu przedstawienie oferty handlowej, omówienie i negocjacji warunków handlowych oraz monitorowanie i kontrolowanie realizacji poszczególnych postanowień kontraktów, w sytuacji gdy siedziba Wnioskodawcy jest zlokalizowana w znacznej odległości od siedziby potencjalnych kontrahentów (najmniejsza odległość wynosi około 70 km) zachodzi konieczność organizacji spotkań biznesowych w miejscach zlokalizowanych w dogodnej odległości od kontrahentów i ponoszenie z tego tytułu dodatkowych kosztów, które są wyraźnie związane z uzyskaniem przychodów. Wnioskodawca uważa, iż koszt spotkań biznesowych (usługi gastronomiczne, bądź wyżywienie) w przedstawionym stanie faktycznym nie powinny być traktowane jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym lecz jako koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. W konsekwencji wydatki te o ile nie wiążą się z okazałością, wytwornością czyli nie posiadają charakteru reprezentacyjnego powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Zaproszenie kontrahenta na spotkanie biznesowe w dogodne miejsce neutralne (np. restauracja, kawiarnia etc) podczas którego strony zamawiają kawę, herbatę, obiad czy zwykłą kolację nie jest działaniem nadzwyczajnym - jest to powszechnie stosowana praktyka, a o ile posiłek nie jest ani okazały czy wykwintny, bo celem spotkania jest omówienie spraw biznesowych a nie chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż niektóre wydatki na usługi gastronomiczne lub wyżywienie, które powstają w warunkach i sytuacji opisanych w stanie faktycznym powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Wnioskodawca podpiera swoje stanowisko interpretacją indywidualną wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie Nr IPPB5/4240-24/09-2/AM z dnia 27 sierpnia 2009 r.,

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego, stwierdzam, co następuje:

Podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi przepis art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 23 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

A zatem decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, przy czym każdy wydatek poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu. Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wyłączając z kosztów podatkowych koszty reprezentacji, ustawy podatkowe nie definiują pojęcia "reprezentacja", ani też nie odsyłają do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia "reprezentacja", nie uprawnia jednak do dowolnego określania jego zakresu znaczeniowego. Interpretacji tego pojęcia należy dokonać w oparciu o wykładnię językową.

Według Słownika języka polskiego PWN, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1996, redaktor naukowy prof. Mieczysław Szymczak, reprezentacja to grupa osób, instytucja występująca w czyimś imieniu, reprezentująca czyjeś interesy, przedstawicielstwo, okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. W związku z powyższą definicją na gruncie ustaw podatkowych należy przyjąć, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika wiążące się z okazałością, w celu wywołania jak najlepszego działania.

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług związanych ze sprzedażą powierzchni reklamowych. Kontrahenci Wnioskodawcy nie prowadzą działalności w miejscowości, w której Wnioskodawca posiada biuro więc spotkania z kontrahentami organizowane są często w restauracjach w wygodnej dla kontrahenta - ze względu na dojazd - lokalizacji.

Podkreślić w tym miejscu należy, że prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia "reprezentacja" oraz analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawczynię wydatki w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach (kawiarniach), wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Powoływanie się w tym kontekście przez Wnioskodawcę na okoliczność, że tego typu wydatki nie mają charakteru wytwornej i specjalnie zorganizowanej imprezy, bądź wystawnego i okazałego obiadu, czy kolacji oraz nie mają na celu wykreowanie lub utrwalenie pozytywnego wizerunku, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji, bowiem działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem lub wystawne bankiety z ekskluzywnym menu.

Fakt prowadzenia rozmów biznesowych na "neutralnym gruncie", w miłym otoczeniu i sprzyjającej atmosferze sprzyjać ma pozytywnym relacjom handlowym.

Spotkania tego typu - czy to przy kawie, drobnym poczęstunku, obiedzie lub kolacji są "usługami gastronomicznymi", które odbywają się dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia w restauracjach (kawiarniach), a zatem noszą znamiona reprezentacji, ponieważ wpływają na stworzenie dobrego wizerunku firmy, wykazaniu zasobności i profesjonalizmu.

Nawet przysłowiowa kawa wypita podczas spotkania trwającego kwadrans wywołać może pozytywne skutki wizerunkowe na przyszłość. Nie chodzi bowiem o jednostkowy koszt poniesiony w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji lub kawiarni, ale o cel, jaki zostanie dzięki takim spotkaniom osiągnięty przez Wnioskodawcę zarówno w przypadku nabycia drobnego poczęstunku, napojów, czy też zapłaty za posiłek. Jak wykazano powyżej, wydatki te w sposób pośredni promują firmę.

Niemniej nie ulega wątpliwości, że pojęcie "reprezentacji" pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności i działania tego typu podejmowane są w celu ułatwienia zawarcia umowy, lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Za "reprezentację" bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy.

Reasumując, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy prawne należy stwierdzić, iż wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na usługi gastronomiczne bądź wyżywienie ponoszone w lokalach gastronomicznych (np. restauracje lub kawiarnie) nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez działalności gospodarczej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanej przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnej stwierdzić należy, że została ona wydana w indywidualnej sprawie i nie wiąże organu wydającego przedmiotową interpretację.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1Maja 10, 09-402 Płock.