IPPB1/415-1294/08-2/AŻ - Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani przedstawione we wniosku z dnia 14 listopada 2008 r. (data wpływu 17 listopada 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników - jest prawidłowe.

W dniu 17 listopada 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego polegającego na przewozie różnych towarów do zleceniodawców na trasach krajowych i zagranicznych.

Zatrudnia w swojej firmie kierowców, którym do tej pory wypłacała dodatek za pracę w porze nocnej.

Nie wypłacała świadczeń wynikających z podróży służbowych. Obecnie zamierza wypłacać swoim pracownikom diety z tytułu podróży służbowych oraz zwracać koszty noclegu.

Zawarła z pracownikami umowy o pracę na czas nieokreślony, a jako miejsce pracy wskazała cały kraj i zagranicę. Czas pracy kierowców określany jest przy zastosowaniu tachometrów. Dodatkowo będą dokumentować podróż służbową na tzw. poleceniu wyjazdu służbowego.

Wnioskodawczyni zamierza zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wszystkie świadczenia wypłacane kierowcom z tytułu podróży służbowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatki poniesione na wypłatę świadczeń z tytułu podróży służbowej pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy...

Zdaniem Wnioskodawcy definicję podróży służbowej można pośrednio wywieść z treści art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), który stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą.

Biorąc pod uwagę powyższe Wnioskodawczyni stoi na stanowisku, że pracownikom należy wypłacać te świadczenia.

Ponadto zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23, a w nim nie znajduje się wykluczenie wydatków związanych z podróżą służbową pracownika.

W związku z powyższym Wnioskodawczyni stoi na stanowisku, że wypłacane należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową pracowników będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Diety i inne należności za czas podróży służbowej wypłacone pracownikom do wysokości określonej w odrębnych przepisach, nie zostały wymienione w art. 23 ustawy.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek pozostaje w związku przyczynowo- skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na Wnioskodawcy, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Wydatki dotyczące krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych mogą obciążać koszty uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiąganie przychodu, bądź też zmierza do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

Spełnienie tych przesłanek będzie zatem determinowało również możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości świadczeń wypłacanych pracownikom z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Należy podkreślić, że pojęcie "podróży służbowej pracownika" należy do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku czy zasadności wypłacania przez Wnioskodawcę diet i innych należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowych nie leży w kompetencji organów podatkowych.

W ciężar kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej Wnioskodawczyni może zaliczyć należności wypłacone pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju przysługujące na podstawie:

Mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy podatkowe, należy stwierdzić, iż wydatki związane z podróżami służbowymi odbywanymi przez pracowników - przy spełnieniu przesłanek art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.