IPPB1/415-1066/10-2/MS - Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na usługi gastronomiczne w restauracjach nabywane podczas spotkań biznesowych z kontrahentami.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 26 listopada 2010 r. (data wpływu 2 grudnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na usługi gastronomiczne w restauracjach nabywane podczas spotkań biznesowych z kontrahentami - jest nieprawidłowe.

W dniu 2 grudnia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na usługi gastronomiczne w restauracjach nabywane podczas spotkań biznesowych z kontrahentami.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Pan K. zajmuje się wynajmem własnych nieruchomości na cele mieszkalne i niemieszkalne. Nieruchomości są różnej wielkości. Największy obiekt ma ponad 2000 mkw. powierzchni użytkowej, większość domów mieszkalnych ma powierzchnię rzędu 200-300 mkw.

Średnia miesięczna stawka najmu przekracza 10000,00 zł. Część najemców to znane firmy, np. C. sp. z o.o., G. z o.o., P. sp. z o.o., M. sp. z o.o. najmujące lokale dla zatrudnionych u nich osób.

Znalezienie nabywców skłonnych zapłacić duże kwoty za najem domu lub lokalu mieszkalnego albo powierzchni użytkowej wymaga ciągłych starań, nawiązywania i podtrzymywania kontaktów oraz zaprezentowania zalet oferty na tle konkurencji. Przykładowo Pan K. zatrudnia konserwatora i utworzył własne biuro obsługi komunikujące się również w językach obcych. Dzięki temu dużo sprawniej niż wielu innych wynajmujących reaguje na ewentualne usterki w lokalach i życzenia najemców.

Klientami Pana K. są firmy (w tym także spółki prawa polskiego utworzone przez koncerny zagraniczne) i osoby prywatne z różnych miast Polski oraz z zagranicy. Nieruchomości Pana K. znajdują się w różnych lokalizacjach w W. i sąsiednich miejscowościach. Zdarza się, że prowadząc negocjacje strony spotykają się poza biurem obsługi w W. w G. Często obejrzenie wszystkich nieruchomości należących do Pana K. w różnych lokalizacjach zajmuje na tyle dużo czasu, że kontrahent staje się głodny, a wtedy z przyczyn fizjologicznych dąży do zakończenia pokazu zamiast spokojnie wybrać któryś lokal. Zdarzają się też zwolennicy skądinąd słusznej tezy, że poważne negocjacje należy prowadzić na neutralnym terenie, czyli nie w lokalu żadnej ze stron. Wtedy naturalny wydaje się pomysł spotkania w lokalu gastronomicznym. Nieraz Pan K. pertraktuje także z dostawcami lub prawnikami a najdogodniejszą komunikacyjnie dla stron lokalizacją okazuje się rejon miasta, gdzie żadna z nich nie ma własnego lokalu i spotkanie odbywa się w lokalu gastronomicznym.

Koszty posiłków pokrywa Pan K., ale nie chce w ten sposób okazać bogactwa, ani nie działa w celu wykreowania, czy utrwalenia pozytywnego wizerunku. Wydatki są dokumentowane rachunkami lub fakturami wystawionymi na Pana K. i podają nazwę jego działalności gospodarczej. Podczas takich spotkań zamawiane są napoje, posiłek lub deser. Posiłki są dodatkiem do najistotniejszego tematu spotkania, to jest rozmów z kontrahentem. Zaproszenie do restauracji nie jest działaniem nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest ani okazały ani wykwinty, bo powodem organizacji spotkania w lokalu gastronomicznym nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością.

W biurze obsługi w W. w G. Pan K. ma możliwość spotkania z kontrahentem.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy opisane wydatki na zakup usług gastronomicznych stanowią koszt uzyskania przychodów.

Zdaniem Wnioskodawcy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów tylko kosztów reprezentacji to jest wiążących się z okazałością i wystawnością. Tymczasem posiłki, a tym bardziej napoje podawane w trakcie spotkań z kontrahentem są działaniem zwyczajowym i koniecznym do prowadzenia dalszej współpracy. To nie zaproponowanie takiego poczęstunku wywoła pozytywne wrażenie; raczej jego brak zostanie uznany za zachowanie poniżej obowiązujących standardów i pozostawi negatywne wrażenie u drugiej strony. Tym samym opisane wydatki na usługi gastronomiczne stanowią koszt uzyskania przychodów.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje.

Podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi przepis art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 23 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

* pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

* nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

* być właściwie udokumentowany.

A zatem decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, przy czym każdy wydatek poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu. Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wyłączając z kosztów podatkowych koszty reprezentacji, ustawy podatkowe nie definiują pojęcia "reprezentacja", ani też nie odsyłają do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia "reprezentacja", nie uprawnia jednak do dowolnego określania jego zakresu znaczeniowego. Interpretacji tego pojęcia należy dokonać w oparciu o wykładnię językową.

Według Słownika języka polskiego PWN, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1996, redaktor naukowy prof. Mieczysław Szymczak, reprezentacja to grupa osób, instytucja występująca w czyimś imieniu, reprezentująca czyjeś interesy, przedstawicielstwo, okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. W związku z powyższą definicją na gruncie ustaw podatkowych należy przyjąć, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika wiążące się z okazałością, w celu wywołania jak najlepszego działania.

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca prowadził działalność gospodarczą polegającą na wynajmie własnych nieruchomości na cele mieszkalne i niemieszkalne. Zdarza się, że Wnioskodawca organizuje spotkania z klientami w lokalach gastronomicznych, na terenie miasta ponosząc koszty deserów, napojów, posiłków. Spotkania te służą rozmowom z kontrahentami i negocjacjom. Wnioskodawca wskazuje, że spotkania te nie mają na celu okazania wystawności i okazałości.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia "reprezentacja" oraz analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach, wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Powoływanie się w tym kontekście przez Wnioskodawcę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru wytworności oraz nie mają na celu okazania przepychu, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji, bowiem działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem lub wystawne bankiety z ekskluzywnym menu.

Fakt prowadzenia rozmów biznesowych na "neutralnym gruncie", w miłym otoczeniu i sprzyjającej atmosferze sprzyjać ma pozytywnym relacjom handlowym.

Spotkania tego typu - czy to przy kawie, drobnym poczęstunku, obiedzie lub kolacji są "usługami gastronomicznymi", które odbywają się dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia w restauracjach, a zatem noszą znamiona reprezentacji, ponieważ wpływają na stworzenie dobrego wizerunku firmy, wykazaniu zasobności i profesjonalizmu.

Nawet przysłowiowa kawa wypita podczas spotkania trwającego kwadrans wywołać może pozytywne skutki wizerunkowe na przyszłość. Nie chodzi bowiem o jednostkowy koszt poniesiony w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji lub kawiarni, ale o cel, jaki zostanie dzięki takim spotkaniom osiągnięty przez Wnioskodawcę zarówno w przypadku nabycia drobnego poczęstunku, napojów, czy też zapłaty za posiłek. Jak wykazano powyżej, wydatki te w sposób pośredni promują firmę.

Niemniej nie ulega wątpliwości, że pojęcie "reprezentacji" pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności i działania tego typu podejmowane są w celu ułatwienia zawarcia umowy, lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Za "reprezentację" bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawne należy stwierdzić, iż wydatki poniesione na posiłki i napoje zamówione w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.