ILPP4/443-828/11-2/EWW

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki reprezentowanej przez Pełnomocnika, przedstawione we wniosku z dnia 23 grudnia 2011 r. (data wpływu 28 grudnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wysyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 28 grudnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wysyłania i archiwizacji faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT). Spółka prowadzi podstawową działalność gospodarczą w zakresie produkcji metali, których sprzedaż jest opodatkowana VAT. Ww. działalność jest prowadzona za pośrednictwem szeregu oddziałów Spółki (wchodzących w skład osoby prawnej - jako podatnika VAT). Spółka planuje rozpocząć wystawianie kontrahentom faktur (także faktur korygujących) w formie elektronicznej (dalej: e-faktury, faktury elektroniczne).

Spółka zamierza wdrożyć rozwiązania umożliwiające wysyłanie e-faktur w odniesieniu do faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług z uwagi na:

* czynniki operacyjne - oczekiwania ze strony kontrahentów,

* czynniki ekonomiczne - dążenie do obniżenia kosztów prowadzonej działalności,

* krótszy niż w przypadku faktur papierowych czas dostarczania faktur do kontrahenta,

* czynniki wizerunkowe oraz aspekty ekologiczne.

Celem wprowadzenia rozwiązania informatyczno-biznesowego jest stworzenie takiej platformy wymiany faktur, która będzie zgodna z normami rozporządzenia, tj. zapewni spełnienie wszystkich wymogów określonych w tych przepisach.

Mając powyższe na uwadze Spółka zamierza wdrożyć rozwiązanie polegające na wysyłaniu faktur do kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej, z załączonym dokumentem faktury w formacie PDF.

Proces przygotowywania i wysyłana faktur elektronicznych będzie przebiegał w następujący sposób:

Spółka zamierza od każdego z kontrahentów zainteresowanych otrzymywaniem e-faktur, przed wystawieniem i wysłaniem pierwszej e-faktury, pozyskać akceptację odnośnie otrzymywania od niej faktur drogą elektroniczną. Akceptacja pozyskiwana będzie wyłącznie w formie pisemnej na przygotowanym przez Spółkę formularzu. Jej kontrahenci będą mieli możliwość cofnięcia akceptacji otrzymywania od Spółki faktur zarówno w formie papierowej jak i drogą elektroniczną.

W trakcie wystawiania faktury SAP, w oparciu o tabelę zawierającą wykaz kontrahentów, którzy wyrazili akceptację na otrzymywanie od Spółki e-faktur, automatycznie będzie rozpoznawał, czy wystawiana faktura będzie docelowo e-fakturą czy fakturą papierową.

Wystawione i zapamiętane e-faktury podlegać będą zatwierdzeniu. Zatwierdzenie odbywać się będzie jednostopniowo, wyłącznie przez upoważnione osoby.

Do zatwierdzenia e-faktur służyć będzie specjalnie utworzona transakcja w SAP. Wykorzystując utworzoną transakcję, osoby posiadające upoważnienie do zatwierdzania e faktur, wyświetlą wykaz faktur elektronicznych przekazanych do zatwierdzenia. Wewnętrzny system informatyczny będzie automatycznie blokował możliwość edycji e faktur przekazanych do zatwierdzenia.

Zatwierdzenie e-faktury w systemie SAP spowoduje:

* zaksięgowanie faktury,

* umieszczenie na niej numeru księgowego oraz imienia i nazwiska osoby, która dokonała jej zatwierdzenia,

* wygenerowanie e-faktury w formie PDF,

* podpisanie pliku PDF w tle elektronicznym certyfikatem wystawionym przez Spółkę (niekwalifikowanym).

E-faktury posiadające status "zatwierdzona" i podpisane elektronicznym certyfikatem wystawionym przez Spółkę, wysyłane będą do kontrahenta za pośrednictwem jej poczty elektronicznej. Wysyłanie odbywać się będzie automatycznie z wykorzystaniem programu informatycznego. Każda faktura elektroniczna wysyłana będzie odrębnym e-mailem. Wraz z e-fakturą wysyłane będą również załączniki, jeżeli zostały do niej dołączone na etapie tworzenia e-faktury. E-maile z fakturami elektronicznymi wysyłane będą do kontrahenta na adres poczty elektronicznej, wskazany przez kontrahenta w formularzu akceptacji (z możliwością podania kilku adresów). E-maile z e-fakturami wysyłane będą od Spółki z jednego adresu e-mail, niezależnie od jednostki organizacyjnej Spółki, z której działalnością jest ten fakt związany.

Wysłane e-maile z fakturami elektronicznymi i załącznikami przechowywane będą w archiwum poczty elektronicznej na serwerze pocztowym Spółki. Dodatkowo zapisywane będą informacje o nadawcy, odbiorcy/odbiorcach jak również o dacie wysłania e-maila z fakturą elektroniczną. Dostęp do skrzynki pocztowej, z której wysyłane będą e-maile z fakturami elektronicznymi ograniczony zostanie wyłącznie dla osób upoważnionych w Spółce. Będą one miały uprawnienia do wysyłania i przeglądania e-maili oraz przesyłania ich dalej, jednakże nie będą one mogły dokonywać modyfikacji treści faktur stanowiących ich załączniki.

Po zatwierdzeniu e-faktury przez osobę upoważnioną i wysłaniu jej do kontrahenta, e faktura (wraz z dołączonymi do niej na etapie wystawiania załącznikami), podlegać będzie archiwizacji - będzie ona zapisywana i archiwizowana w archiwum Spółki w postaci pliku PDF. Zapisane w archiwum dokumenty przechowywane będą co najmniej do czasu upłynięcia terminu przedawnienia wszystkich zobowiązań podatkowych, z którymi są związane.

Treści e-faktur i załączników znajdujących się w archiwum nie będzie można w żaden sposób modyfikować. Proces wystawiania, zatwierdzania, wysyłania i archiwizacji e faktur realizowany będzie w całości elektronicznie w systemie SAP, bez potrzeby drukowania e-faktur. Jednakże w razie konieczności system SAP będzie umożliwiał wydrukowanie także e-faktur.

Dodatkowo - dla celów udostępniania dokumentów organom kontrolnym - Spółka będzie dysponować narzędziami, które wyeksportują e-faktury i wybrane załączniki w formacie plików PDF, gdzie dla każdej faktury zostanie utworzony odrębny folder. Każdy utworzony folder będzie miał nazwę odpowiadającą numerowi e-faktury, której dotyczy. Zapisane (np. na płycie CD-ROM) foldery z fakturami i załącznikami w formie PDF będą mogły być przekazywane organom kontrolującym.

Autentyczność pochodzenia faktury zapewniona będzie przez spełnienie następujących warunków:

* wysłanie e-faktury nastąpi tylko z jednego, wskazanego kontrahentowi na formularzu akceptacji adresu e-mail Spółki, do którego dostęp będzie posiadać ograniczona liczba osób przy wykorzystaniu loginów i haseł dostępu,

* wysyłana będzie wyłącznie e-faktura wystawiona i zatwierdzona w systemie SAP przez osoby mające odpowiednie uprawnienia systemowe.

Integralność faktury zostanie zapewniona przez zastosowanie formatu, w jakim wysyłana będzie faktura wraz z podpisem elektronicznym pod fakturą, tj. certyfikatu niekwalifikowanego dla serwera Spółki. Procedura ta umożliwia odbiorcy potwierdzenie autentyczności pochodzenia dokumentu oraz niezmienność jego formy w jakimkolwiek zakresie. Próba jakiejkolwiek nieuprawnionej modyfikacji treści e-faktury spowoduje utratę podpisu elektronicznego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy sposób wystawiania i archiwizacji faktur, zaprezentowany przez Spółkę w opisie zdarzenia przyszłego, będzie spełniał wszystkie wymogi Rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661).

Zdaniem Wnioskodawcy, wdrożenie fakturowania elektronicznego, przy założeniu procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego, będzie spełniać wymagania w zakresie wystawiania, przesyłania i archiwizacji faktur w formie elektronicznej, określone w Rozporządzeniu.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Przepisy ustawy o VAT oraz aktów wykonawczych przewidują możliwość wystawiania faktur w formie papierowej i elektronicznej.

Szczególne zasady wystawiania i przechowywania faktur określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360; dalej: Rozporządzenie ws. faktur). Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, wynikających z Rozporządzenia.

Tymi dodatkowymi warunkami są:

* akceptacja tej formy wystawiania faktur przez podmiot będący odbiorcą faktury,

* zapewnienie integralności treści i autentyczności pochodzenia e-faktury,

* zapewnienie prawidłowej archiwizacji e-faktur oraz dostępu do nich organom podatkowym.

Akceptacja elektronicznego sposobu wysyłania faktur

Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Do takiej akceptacji może dojść zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej.

Biorąc pod uwagę fakt, iż Spółka zamierza wystawiać i przesyłać faktury elektroniczne, powinna ona zatem posiadać przede wszystkim akceptację takiego sposobu fakturowania od każdego z kontrahentów - jest to warunek konieczny. Biorąc pod powyższe pod uwagę, zgodnie z przedstawionym przez nią opisem zdarzenia przyszłego, będzie ona każdorazowo pozyskiwać od kontrahentów akceptację otrzymywania od niej faktur drogą elektroniczną (wyrażoną pisemnie na specjalnym formularzu). Tym samym Spółka spełni warunek wynikający z § 3 ust. 1 Rozporządzania, konieczny do skutecznego wystawiania e-faktur.

Zapewnienie integralności treści i autentyczności pochodzenia

Jednym z faktycznych warunków dla skorzystania z elektronicznej formy przesyłania faktur jest zapewnienie autentyczności ich pochodzenia oraz integralności treści tych faktur (§ 4 Rozporządzenia).

Zgodnie z § 2 ust. 1 Rozporządzenia, poprzez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, albo wystawcy faktury. Natomiast poprzez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (zgodnie z przepisami Rozporządzenia).

Podkreślić należy fakt, iż § 2 ust. 2 Rozporządzenia, wskazując okoliczności kiedy wyżej wymienione warunki uznaje za spełnione, nie zawiera zamkniętego katalogu rozwiązań, które powinny być zastosowane, celem uznania, iż zapewniona jest integralność takiej faktury oraz autentyczność jej pochodzenia. Wyszczególnione w tym przepisie są jedynie przypadki wykorzystania:

* bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

* elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych

- które to stanowią przykłady rozwiązań zapewniających, iż taka faktura elektroniczna jest uznana za poprawną z perspektywy przepisów Rozporządzenia.

W konsekwencji, każda inna forma, która zapewnia spełnienie wymogu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury będzie prawidłowa - sam Minister Finansów nie precyzuje natomiast za pomocą jakich środków mają być spełnione przedmiotowe warunki autentyczności i integralności.

Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić, stosując rozwiązania informatyczne, czy też odpowiednio udokumentowane rozwiązania proceduralne. Nie nakłada obowiązku stosowania rozwiązań matematycznych w szczególności kryptograficznych, informatycznych - zakupu odpowiednich urządzeń, oprogramowania czy też odpowiednio opisanych rozwiązań biznesowych (np. szczególnych procedur). Mając jednak na uwadze zakres przyjętych rozwiązań, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, jak również podejście Spółki do zabezpieczenia całego procesu wymiany danych, należy podkreślić, iż w jej ocenie, sposób w jaki będą wysyłane faktury do klientów Spółki (którzy wyrazili na to zgodę) będzie przyczyniał się zarówno do zachowania integralności treści faktury jak i do zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury.

Jednym z argumentów przemawiających za prawidłowością podejścia stosowanego przez Spółkę jest m.in. treść uzasadnienia do projektu Rozporządzenia. Wynika z niego, iż jedną z przesłanek do wprowadzenia przepisów w tym brzmieniu miało być jednakowe traktowanie (w szczególności przez organy podatkowe) faktur papierowych i elektronicznych. Minister Finansów w tym uzasadnieniu wskazał, że "celem zaproponowanych zmian jest uproszczenie obrotu tymi fakturami tak, aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych".

Ponadto, w uzasadnieniu projektu zmian do rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), które to zmiany wchodziły w życie z dniem 1 stycznia 2011 r., Minister Finansów zaznaczył m.in., iż "Proponowane zmiany wraz z późn. zm. przepisów wykonawczych dotyczących sposobu przesyłu faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej mają na celu przede wszystkim upowszechnienie fakturowania w formie elektronicznej, ujednolicenie traktowania faktur papierowych i elektronicznych oraz umożliwienie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej czy elektronicznych w formie papierowej, co powinno przyczynić się do ułatwienia dokumentowania obrotu gospodarczego".

Dodatkowo w opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów broszurze "Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r.", Minister Finansów podkreślił, że uproszczenie to polega w szczególności na "umożliwieniu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane maiłem)". Wskazać należy, iż pomimo, że broszura ta nie jest w żaden sposób wiążąca w procesie interpretacji przepisów prawa podatkowego, niemniej jednak fakt jej zamieszczenia na stronie Ministerstwa Finansów daje uzasadnione przesłanki, aby uznać, że podejście proponowane przez Spółkę będzie rozwiązaniem prawidłowym w świetle zarówno Rozporządzenia jak i ustawy o VAT.

W ocenie Spółki, faktura elektroniczna wysłana bezpośrednio przez nią w formacie PDF, w przypadku gdy jest oryginalnie wygenerowana z systemu SAP (tak, aby nie można było dokonać zmian bądź kopiować jej treści), przy zastosowaniu "niekwalifikowanego podpisu elektronicznego" spełnia warunek integralności, wymagany przepisami Rozporządzenia.

Zdaniem Spółki, faktury wystawione w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną w przedstawionych przez nią okolicznościach, spełniać będą wymogi określone w Rozporządzeniu, ponieważ w takim samym stopniu jak faktury papierowe, pozwalają na zidentyfikowanie pochodzenia faktury oraz uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura.

Z kolei autentyczność pochodzenia e-faktur zapewniona będzie przez spełnienie następujących warunków:

* wysłanie e-faktury nastąpi tylko z jednego, wskazanego kontrahentowi na formularzu akceptacji adresu e-mail Spółki, do którego dostęp będzie posiadać ograniczona liczba osób przy wykorzystaniu loginów i haseł dostępu,

* wysyłana będzie wyłącznie e-faktura wystawiona i zatwierdzona w systemie SAP przez osoby mające odpowiednie uprawnienia systemowe.

Należy również mieć na uwadze, że na podstawie art. 274c Ordynacji podatkowej organy podatkowe są upoważnione do żądania od kontrahentów podatnika przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności. Organy podatkowe mają zatem możliwość weryfikacji prawidłowości wystawienia i przesłania faktur elektronicznych w formacie PDF poprzez porównanie faktur otrzymanych przez nabywcę z fakturami wystawionymi przez sprzedawcę, a tym samym zbadanie autentyczności ich pochodzenia oraz potwierdzenie integralności treści.

Zapewnienie prawidłowej archiwizacji faktur oraz dostępu do nich organowi podatkowemu

Spółka podkreśliła, że w jej ocenie wystawione i otrzymane przez nią faktury będą przechowywane zgodnie z wymogami określonymi w § 6 Rozporządzenia. W szczególności, Spółka będzie przechowywała e-faktury (wraz z dołączonymi do niej na etapie wystawiania załącznikami) bez możliwości ich edytowania, co w ocenie Spółki, zagwarantuje integralność treści i czytelność e-faktur. Faktury elektroniczne będą przechowywane przez okres od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Stanowiska organów podatkowych odnośnie zaprezentowanego sposobu przesyłania e-faktur

Spółka wskazuje, że przedstawione przez nią stanowisko dotyczące warunków uznania faktur elektronicznych za zgodne z Rozporządzeniem znajduje także potwierdzenie w wielu interpretacjach indywidualnych. I tak, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 19 września 2011 r. (sygn. IPPP1-443-1042/11-2/JL) zauważył, że " (...) należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku PDF. Zatem przesyłanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila jest równoważne w skutkach podatkowych z wystawieniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.".

Podobne stanowisko w analogicznych do przedstawionego przez Spółkę stanach faktycznych wydały organy podatkowe m.in. w następujących interpretacjach prawa podatkowego:

* interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 29 września 2011 r. (sygn. ILPP4/443-475/11-2/ISN),

* interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w dniu 9 września 2011 r. (sygn. ILPP4/443-438/11-2/BA),

* interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w dniu 9 września 2011 r. (sygn. PP2/443-1014/11/WN).

Podsumowując, zdaniem Spółki, wystawiane przez nią faktury będą spełniać wymogi przewidziane przepisami Rozporządzenia i stanowić będą faktury elektroniczne w rozumieniu tych przepisów. W konsekwencji, należy uznać, że Spółka wystawiając faktury w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będzie w sposób poprawny spełniała obowiązek dokumentacyjny, określony w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy, opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają:

Przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (art. 2 pkt 22 ustawy).

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych - art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z późn. zm.) oraz rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Należy zauważyć, iż w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Powyższego przepisu nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

W sytuacji przekazywania faktur drogą elektroniczną stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwanego dalej rozporządzeniem, które weszło w życie 1 stycznia 2011 r. i ma zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

W myśl § 3 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Podkreślić zatem należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

* bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

* elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Faktury przesłane drogą elektroniczną, na mocy § 6 rozporządzenia, są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

A zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Konieczne jest więc stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Powyższe wynika również z przepisów Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L nr 189), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 112 regulująca ww. kwestie, została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich jedynie do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT. Ocena "prawidłowości" faktury jako dowodu ma być dokonywana z perspektywy "autentyczności" jej pochodzenia, zachowania "integralności treści" oraz jej "czytelności". Kontrolę faktury pod tym kątem ma zapewnić sam podatnik, przy czym Dyrektywa 112 podpowiada podatnikowi, że można ten efekt uzyskać za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jedynie jako przykład tego typu systemów kontroli podaje się rozwiązania oparte na bezpiecznym (zaawansowanym) podpisie elektronicznym lub systemie elektronicznej wymiany informacji (EDI).

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy co do takiej formy przesyłania faktur.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jako czynnym podatnik podatku od towarów i usług prowadzi podstawową działalność gospodarczą w zakresie produkcji metali, których sprzedaż jest opodatkowana podatkiem VAT. Ww. działalność jest prowadzona za pośrednictwem szeregu oddziałów Spółki (wchodzących w skład osoby prawnej - jako podatnika VAT). Zainteresowany planuje rozpocząć wystawianie kontrahentom faktur (także faktur korygujących) w formie elektronicznej. Zamierza on wdrożyć rozwiązania umożliwiające wysyłanie e-faktur w odniesieniu do faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług z uwagi na:

* czynniki operacyjne - oczekiwania ze strony kontrahentów,

* czynniki ekonomiczne - dążenie do obniżenia kosztów prowadzonej działalności,

* krótszy niż w przypadku faktur papierowych czas dostarczania faktur do kontrahenta,

* czynniki wizerunkowe oraz aspekty ekologiczne.

Jak poinformował Wnioskodawca, celem wprowadzenia rozwiązania informatyczno biznesowego jest stworzenie takiej platformy wymiany faktur, która będzie zgodna z normami rozporządzenia, tj. zapewni spełnienie wszystkich wymogów określonych w tych przepisach. W związku z powyższym, planuje on wdrożenie rozwiązania polegającego na wysyłaniu faktur do kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej, z załączonym dokumentem faktury w formacie PDF. W celu realizacji powyższego, Zainteresowany zamierza od każdego z kontrahentów, którzy zainteresowani będą otrzymywaniem e-faktur, przed wystawieniem i wysłaniem pierwszej e faktury, pozyskać akceptację odnośnie otrzymywania od niego faktur drogą elektroniczną. Akceptacja pozyskiwana będzie wyłącznie w formie pisemnej na przygotowanym przez Spółkę formularzu. Jej kontrahenci będą mieli możliwość cofnięcia akceptacji otrzymywania od niej faktur zarówno w formie papierowej jak i drogą elektroniczną.

W trakcie wystawiania faktury system finansowo-księgowy SAP, w oparciu o tabelę zawierającą wykaz kontrahentów, którzy wyrazili akceptację na otrzymywanie od Wnioskodawcy e-faktur, automatycznie będzie rozpoznawał, czy wystawiana faktura będzie docelowo e-fakturą czy fakturą papierową.

Wystawione i zapamiętane e-faktury podlegać będą zatwierdzeniu. Zatwierdzenie odbywać się będzie jednostopniowo, wyłącznie przez upoważnione osoby. Do zatwierdzenia e-faktur służyć będzie specjalnie utworzona transakcja w systemie SAP. Wykorzystując utworzoną transakcję, osoby posiadające upoważnienie do zatwierdzania e-faktur, wyświetlą wykaz faktur elektronicznych przekazanych do zatwierdzenia. Wewnętrzny system informatyczny będzie automatycznie blokował możliwość edycji e-faktur przekazanych do zatwierdzenia.

Zatwierdzenie e-faktury w systemie SAP spowoduje:

* zaksięgowanie faktury,

* umieszczenie na niej numeru księgowego oraz imienia i nazwiska osoby, która dokonała jej zatwierdzenia,

* wygenerowanie e-faktury w formie PDF,

* podpisanie pliku PDF w tle elektronicznym certyfikatem wystawionym przez Spółkę (niekwalifikowanym).

E-faktury posiadające status "zatwierdzona" i podpisane elektronicznym certyfikatem wystawionym przez Wnioskodawcę wysyłane będą do kontrahenta za pośrednictwem jej poczty elektronicznej. Wysyłanie odbywać się będzie automatycznie z wykorzystaniem programu informatycznego. Każda faktura elektroniczna wysyłana będzie odrębnym e-mailem. Wraz e fakturą wysyłane będą również załączniki, jeżeli zostały do niej dołączone na etapie tworzenia e-faktury. E-maile z fakturami elektronicznymi wysyłane będą do kontrahenta na adres poczty elektronicznej, wskazany przez kontrahenta w formularzu akceptacji (z możliwością podania kilku adresów). E-maile z e-fakturami od Zainteresowanego wysyłane będą z jednego adresu e mail, niezależnie od jego jednostki organizacyjnej, z której działalnością jest ten fakt związany.

Wysłane e-maile z fakturami elektronicznymi i załącznikami przechowywane będą w archiwum poczty elektronicznej na serwerze pocztowym Spółki. Dodatkowo zapisywane będą informacje o nadawcy, odbiorcy/odbiorcach jak również o dacie wysłania e-maila z fakturą elektroniczną. Dostęp do skrzynki pocztowej, z której wysyłane będą e-maile z fakturami elektronicznymi ograniczony zostanie wyłącznie dla osób przez nią upoważnionych. Będą one miały uprawnienia do wysyłania i przeglądania e-maili oraz przesyłania ich dalej, jednakże nie będą one mogły dokonywać modyfikacji treści faktur stanowiących ich załączniki.

Po zatwierdzeniu e-faktury przez osobę upoważnioną i wysłaniu jej do kontrahenta, e faktura (wraz z dołączonymi do niej na etapie wystawiania załącznikami), podlegać będzie archiwizacji - będzie ona zapisywana i archiwizowana w archiwum Wnioskodawcy w postaci pliku PDF. Zapisane w archiwum dokumenty przechowywane będą co najmniej do czasu upłynięcia terminu przedawnienia wszystkich zobowiązań podatkowych, z którymi są związane. Treści e-faktur i załączników znajdujących się w archiwum nie będzie można w żaden sposób modyfikować. Proces wystawiania, zatwierdzania, wysyłania i archiwizacji e faktur realizowany będzie w całości elektronicznie w systemie SAP, bez potrzeby drukowania e faktur. Jednakże w razie konieczności system SAP będzie umożliwiał wydrukowanie także e-faktur. Natomiast dla celów udostępniania dokumentów organom kontrolnym, Spółka będzie dysponować narzędziami, które wyeksportują e-faktury i wybrane załączniki w formacie plików PDF, gdzie dla każdej faktury zostanie utworzony odrębny folder. Każdy utworzony folder będzie miał nazwę odpowiadającą numerowi e-faktury, której dotyczy. Zapisane (np. na płycie CD-ROM) foldery z fakturami i załącznikami w formie PDF będą mogły być przekazywane organom kontrolującym.

Zainteresowany poinformował, iż w niniejszej sytuacji, autentyczność pochodzenia faktury zapewniona będzie przez spełnienie następujących warunków:

* wysłanie e-faktury nastąpi tylko z jednego, wskazanego kontrahentowi na formularzu akceptacji adresu e-mail, do którego dostęp będzie posiadać ograniczona liczba osób przy wykorzystaniu loginów i haseł dostępu,

* wysyłana będzie wyłącznie e-faktura wystawiona i zatwierdzona w systemie SAP przez osoby mające odpowiednie uprawnienia systemowe.

Natomiast integralność faktury zostanie zapewniona przez zastosowanie formatu, w jakim wysyłana będzie faktura wraz z podpisem elektronicznym pod fakturą, tj. certyfikatu niekwalifikowanego dla serwera Spółki. Procedura ta umożliwia odbiorcy potwierdzenie autentyczności pochodzenia dokumentu oraz niezmienność jego formy w jakimkolwiek zakresie. Próba jakiejkolwiek nieuprawnionej modyfikacji treści e-faktury spowoduje utratę podpisu elektronicznego.

Biorąc pod uwagę powyższy opis sprawy stwierdzić należy, iż jak wskazał Wnioskodawca, przedstawiony przez niego sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz sposób ich archiwizowania zapewni warunki dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności przesyłanych faktur. Ponadto Spółka spełni pozostałe wymagane warunki dotyczące posiadania akceptacji przez danego odbiorcę dla przekazywania faktur w formie elektronicznej oraz okresu ich przechowywania, możliwości odszukania oraz udostępnienie na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Zatem przedstawiony przez Zainteresowanego sposób przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej, spełni wymagania przewidziane przepisami prawa podatkowego.

Reasumując, przedstawiony w opisie sprawy planowany sposób wystawiania i archiwizacji faktur w formie elektronicznej, spełni warunki przewidziane przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur w formie elektronicznej, wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie ww. wymogów będzie prawidłowe.

Ponadto tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Wnioskodawcy. Inne kwestie wynikające z własnego stanowiska, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Informuje się również, że w niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej. Natomiast w części dotyczącej zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści wydane zostało w dniu 21 marca 2012 r. postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania nr ILPP4/443-828/113/EWW.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.