ILPP4/443-585/11-5/EWW

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 18 sierpnia 2011 r. (data wpływu 22 sierpnia 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 3 listopada 2011 r. (data wpływu 8 listopada 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania kontrahentom faktur w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

W dniu 22 sierpnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania kontrahentom faktur w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 3 listopada 2011 r. (data wpływu 8 listopada 2011 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie produkcji (chowu) trzody chlewnej.

W związku z wejściem w życie od dnia 1 stycznia 2011 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwanego dalej rozporządzeniem, Spółka otrzymuje od swoich kontrahentów szereg pism z prośbą o akceptację, o której mowa w § 3 rozporządzenia. Akceptacja dotyczy przesyłania przez kontrahentów drogą mailową głównie faktur w formacie PDF i DOC/XLS.

Zainteresowany również chce zwrócić się z prośbą do swoich kontrahentów o akceptację przesyłania do nich faktur sprzedaży w formacie PDF lub DOC/XLS drogą mailową. Tą samą drogą i w tej samej formie byłyby wysyłane korekty faktur sprzedaży.

Ponadto, w związku z działalnością, Wnioskodawca nabywa od rolników ryczałtowych produkty rolne, na które wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę VAT RR dokumentującą nabycie tych produktów zgodnie z rozdziałem 2 Działu XII ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. Również w stosunku do rolników ryczałtowych, chce on zwrócić się z prośbą o akceptację przysłania do nich faktur sprzedaży w formacie PDF lub DOC/XLS drogą mailową.

W uzupełnieniu do wniosku Spółka wskazała, iż nabywane towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez nią czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Przy przesyłaniu faktur i faktur korygujących drogą mailową w formacie PDF lub DOC/XLS zachowana będzie autentyczność i integralność treści tych dokumentów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy po otrzymaniu akceptacji, o której mowa w § 3 rozporządzenia od swoich kontrahentów, Zainteresowany będzie mógł wysyłać do nich drogą mailową faktury sprzedaży oraz korekty faktur sprzedaży w formacie PDF lub DOC/XLS, nie naruszając przy tym autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, o których mowa w § 4 rozporządzenia. Spółka nie wykorzystuje narzędzi, o których mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia.

Zdaniem Wnioskodawcy, po otrzymaniu akceptacji, o której mowa w § 3 rozporządzenia od swoich kontrahentów, będzie mógł wysyłać do nich drogą mailową faktury sprzedaży w formacie PDF lub DOC/XLS, nie naruszając przy tym autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, o których mowa w § 4 rozporządzenia, pomimo niestosowania narzędzi, o których mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia.

UZASADNIENIEm stanowiska Spółki jest opublikowana na stronie Ministerstwa Finansów informacja z dnia 31 grudnia 2010 r. zatytułowana "Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r.". Autor przedstawia tam najważniejsze zmiany w podatku od towarów i usług obowiązujące od dnia 1 stycznia 2011 r. Zawarta tam informacja o tym, że celem zaproponowanych zmian w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2010 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług jest "uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych w szczególności poprzez:

* dopuszczenie gwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur wg metod określonych przez podatnika,

* utrzymanie jako rozwiązań fakultatywnych dotychczasowych metod gwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych - kwalifikowany podpis elektroniczny lub wymiana danych elektronicznych (EDI),

(...)

* umożliwienie wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, DOC i inne, udostępnienie na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłanie mailem)

wyraźnie potwierdza zdanie Zainteresowanego.

Autentyczność faktury wysłanej/odebranej w formie elektronicznej Wnioskodawca zamierza zapewnić poprzez posiadanie pewności co do wzajemnej tożsamości stron dokonujących transakcji, umówienia się co do sposobu wystawiania faktur, jak i sposobu ich przesyłania lub udostępniania. Faktura będzie zawierała dane dostawcy towarów lub usługodawcy.

Integralność treści faktury wysyłanej/odbieranej w formie elektronicznej Spółka zamierza zapewnić odnosząc treść faktury do obiektywnych warunków związanych z transakcją, którą faktura dokumentuje, jak chociażby zgodność z zamówieniem, z ilością otrzymanego towaru.

Odnośnie potwierdzenia otrzymania korekt faktur sprzedaży - wymienione sposoby potwierdzania spełniają wymagania art. 29 ust. 4a ustawy. W ustawie nie jest wymieniony katalog konkretnych form potwierdzeń, co daje Zainteresowanemu dowolność w tym zakresie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Z analizy sprawy wynika, iż Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji (chowu) trzody chlewnej. Wnioskodawca chce zwrócić się z prośbą do swoich kontrahentów o akceptację przesyłania do nich faktur sprzedaży w formacie PDF lub DOC/XLS drogą mailową. Tą samą drogą i w tej samej formie byłyby wysyłane korekty faktur sprzedaży.

W związku z powyższym, Zainteresowany ma wątpliwości, czy po otrzymaniu akceptacji od swoich kontrahentów, o której mowa w § 3 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, będzie mógł wysyłać do nich drogą mailową faktury sprzedaży oraz korekty faktur sprzedaży w formacie PDF lub DOC/XLS, nie wykorzystując narzędzi, o których mowa w § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia.

Wskazać należy, że w oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych - art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) oraz rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Należy zauważyć, iż w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Powyższego przepisu nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

W sytuacji przekazywania faktur drogą elektroniczną stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwanego dalej rozporządzeniem, które weszło w życie 1 stycznia 2011 r. i ma zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

* autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

* integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

* bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

* elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją" - § 3 ust. 1 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia, akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

A zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Z informacji przekazanych przez Spółkę wynika, iż zamierza zwrócić się z prośbą do swoich kontrahentów o akceptację przesyłania do nich faktur sprzedaży w formacie PDF lub DOC/XLS drogą mailową. Tą samą drogą i w tej samej formie byłyby wysyłane korekty faktur sprzedaży. Przy przesyłaniu faktur w ww. sposób zachowana będzie ich autentyczność i integralność treści, pomimo, że nie wykorzystuje ona narzędzi o których mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia.

Zatem mając na uwadze opis sprawy oraz powołane przepisy stwierdzić należy, że po wyrażeniu przez kontrahentów Zainteresowanego akceptacji na przesyłanie im faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej - drogą mailową w formacie PDF lub DOC/XLS, będzie on mógł wysyłać im faktury w tej formie nie wykorzystując narzędzi, o których mowa w § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia. Jak bowiem poinformował Spółka, przy ich przesyłaniu zachowana będzie ich autentyczność i integralność treści.

Wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego.

Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy - Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zwrócić należy uwagę, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej rozpatrzone.

W niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej przesyłania kontrahentom faktur w formie elektronicznej. Natomiast w pozostałych zakresach wydane zostały w dniu 29 listopada 2011 r. odrębne interpretacje indywidualne nr ILPP4/443-585/11-4/EWW, nr ILPP4/443 585/11-6/EWW, nr ILPP4/443-585/11-7/EWW.

W dniu 31 października 2011 r. w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności treści wydane zostało postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania nr ILPP4/443-585/11 3/EWW.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.