ILPP4/443-519/11-10/EWW - Możliwość przesyłania kontrahentom tej samej faktury, faktury korygującej lub duplikatu faktury w formie papierowej i elektronicznej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 20 lipca 2011 r. (data wpływu 26 lipca 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 20 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przesłania do kontrahenta tej samej faktury, faktury korygującej oraz duplikatu faktury w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.

W dniu 26 lipca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przesłania do kontrahenta tej samej faktury, faktury korygującej oraz duplikatu faktury w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 20 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Zainteresowany jest producentem oraz dystrybutorem produktów spożywczych na polskim rynku. W ramach prowadzonej działalności dostarcza produkty i towary do sieci handlowych, jak również do pojedynczych punktów sprzedaży. Obecnie Spółka wystawia, przesyła i archiwizuje faktury oraz faktury korygujące dokumentujące sprzedaż produktów i towarów, jak również ich duplikaty, wyłącznie w formie papierowej.

Z uwagi na zgłaszane oczekiwania ze strony kontrahentów, Wnioskodawca rozważa możliwość wprowadzenia elektronicznej wymiany danych (EDI), a także innych form wymiany elektronicznej dokumentów z kontrahentami, dotyczących zarówno faktur dokumentujących jego sprzedaż, jak również faktur zakupowych generowanych przez dostawców sprzedających towary i wykonujących usługi na jego rzecz. Dodatkowo Spółka rozważa wprowadzenie archiwizacji faktur w wersji elektronicznej, w celu zoptymalizowania procesu archiwizacji dokumentów.

Jednocześnie, w oparciu o art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej (Dziennik Ustaw z 2005 r. nr 8, poz. 60), Zainteresowany wskazuje, że elektroniczna wymiana danych (EDI) była już w poprzednich latach przedmiotem zapytań do Izby Skarbowej, na które uzyskał on interpretacje indywidualne. Z uwagi jednak na zmianę przepisów będących podstawą interpretacji podatkowej, tj. wprowadzenie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dziennik Ustaw z 2010 r. nr 249, poz. 1661), stanowiącego w § 10, iż cyt.: "traci moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dziennik Ustaw z 2010 r. nr 133, poz. 1119)", wydane wcześniej interpretacje podatkowe utraciły swoją ważność.

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca doprecyzował opis sprawy informując, iż w związku z oczekiwaniami niektórych klientów (nabywców jego produktów), zamierza on wprowadzić system elektronicznej wymiany danych - EDI, umożliwiający przesyłanie tym klientom faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur i faktur korygujących, a także not korygujących, w formie elektronicznej. Przesłanie wymienionych ww. dokumentów będzie się odbywać przy pomocy systemu ECOD udostępnionego przez firmę C. Przesyłanie wskazanych dokumentów w formie elektronicznej nastąpi na podstawie zapisów umownych pomiędzy Spółką a jej klientami, zawierającymi m.in. akceptację przez klienta takiej formy przesyłu dokumentów.

Dodatkowo, jeden z potencjalnych klientów Zainteresowanego wśród wymaganych warunków przyszłej współpracy wskazał wymóg przesyłania wszystkich wystawionych mu faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur zarówno w wersji papierowej, jak i w wersji elektronicznej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy można przesłać do kontrahenta tą samą fakturę, fakturę korygującą lub duplikat faktury zarówno w wersji papierowej, jak i wersji elektronicznej (w tym również EDI).

Zdaniem Wnioskodawcy, potencjalnie zamierza on przesyłać niektórym kontrahentom, zgodnie z ich oczekiwaniami, wystawione w systemie faktury VAT, faktury korygujące oraz duplikaty faktur, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Oznacza to, że w takiej sytuacji kontrahent otrzyma zarówno formę papierową faktury, oznaczoną jako ORYGINAŁ, jak również otrzyma tą samą fakturę w formie elektronicznej (w tym również poprzez EDI), spełniające wszystkie wymogi prawa dotyczące ich zawartości i wyglądu. Zainteresowany będzie przesyłał faktury w formie elektronicznej po otrzymaniu od kontrahenta akceptacji takiej formy przesyłania dokumentów.

Przepisy prawa podatkowego, w szczególności rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej z dnia 17 grudnia 2010 r., określają zasady wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie papierowej i elektronicznej.

Nie ma w nich zapisów nakazujących przesyłanie tych samych faktur tylko w jednej formie papierowej lub elektronicznej. W szczególności nie zachodzi przesłanka wskazana w art. 88 ust. 3a pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dziennik Ustaw z 2004 r. nr 54, poz. 535), wyłączająca prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadku wystawienia więcej niż jednej faktury dokumentującej tą samą sprzedaż, ponieważ Wnioskodawca nie wystawia 2 różnych faktur, o różnych numerach, dokumentujących tą samą transakcję, wystawia natomiast jedną fakturę, którą przesyła w formie papierowej i elektronicznej.

Dodatkowo Zainteresowany wskazał, że według jego wiedzy taki tryb działania jest stosowany na rynku i w związku z tym oczekiwany przez niektórych kontrahentów, w szczególności duże sieci handlowe.

Podsumowując, zdaniem Spółki, można przesłać do kontrahenta tą samą fakturę, fakturę korygującą lub duplikat faktury zarówno w wersji papierowej jak i wersji elektronicznej (w tym również poprzez EDI).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu ww. podatkiem, podlegają:

W myśl postanowień art. 8 ust. 1 ustawy, przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (...).

Stosownie do treści art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności (art. 15 ust. 1 ustawy).

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca jest producentem oraz dystrybutorem produktów spożywczych na polskim rynku. W ramach prowadzonej działalności dostarcza produkty i towary do sieci handlowych, jak również do pojedynczych punktów sprzedaży. Obecnie Spółka wystawia, przesyła i archiwizuje faktury oraz faktury korygujące dokumentujące sprzedaż produktów i towarów, jak również ich duplikaty, wyłącznie w formie papierowej.

Przedmiotem pytania Zainteresowanego jest możliwość przesłania do kontrahenta tej samej faktury, faktury korygującej oraz duplikatu faktury w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.

W związku z powyższym przywołać należy treść art. 106 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Z powyższego przepisu wynika jednoznacznie, że dokonaną sprzedaż (czy to dostawę towarów, czy świadczenie usług) podatnik ma obowiązek udokumentować wystawiając z tego tytułu fakturę VAT. Zwrócić należy uwagę na fakt, iż dla dokumentowania ww. czynności ustawodawca przewidział możliwość wystawienia jednej faktury, co wyraża się w zwrocie "fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży".

Wskazać należy, że celem faktury VAT jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, pełni ona bowiem szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku. Prawidłowość materialno prawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, co oznacza, iż nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy nie wskazuje ona zaistniałego zdarzenia gospodarczego.

Powyższe znajduje potwierdzenie również w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z późn. zm.).

W § 5 ust. 1 cyt. rozporządzenia wskazano bowiem, iż faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

Natomiast w myśl § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 20 ust. 4 tego rozporządzenia).

Z powołanych powyżej przepisy rozporządzenia wynika, iż nie przewidują one możliwości wystawiania kilku oryginałów faktur, gdyż z natury rzeczy oryginał może być tylko jeden.

W tym miejscu wskazać należy także na treść art. 88 ust. 3a pkt 3 ustawy, w myśl którego nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą tę samą sprzedaż.

Zaznaczyć należy, że powołany przepis ustawy znajduje zastosowanie nie tylko w sytuacji, gdy z tytułu transakcji wystawiono kilka faktur o kolejnych numerach ewidencyjnych, ale także do sytuacji, w której sprzedaż została udokumentowana kilkoma fakturami o tym samym numerze, przekazanymi nabywcy. W związku z powołanymi przepisami rozporządzenia, nabywca ma otrzymać oryginał faktury, który dokumentuje dokonaną transakcję. W sytuacji, gdy otrzyma z tego tytułu od sprzedawcy kilka faktur, należy przyjąć iż otrzyma on kilka oryginałów faktur.

Taka sytuacja jest natomiast niezgodna z obowiązującymi przepisami.

Nie ma przy tym znaczenia, czy przekazywanie faktur nabywcy następuje zarówno w formie elektronicznej jak i w formie papierowej. Znowelizowane przepisy umożliwiają wystawianie i udostępnianie faktur zarówno w tradycyjnej wersji papierowej, jak i w wersji elektronicznej, przy spełnieniu niezbędnych warunków, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661). Jednakże nie zezwalają one na przesyłanie kilku oryginałów faktury do kontrahenta.

Z opisu sprawy wynika, iż jeden z potencjalnych klientów Zainteresowanego wśród wymaganych warunków przyszłej współpracy wskazał wymóg przesyłania wszystkich wystawionych mu faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur zarówno w wersji papierowej, jak i w wersji elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe oraz powołane przepisy stwierdzić należy, że obowiązujące przepisy prawa regulujące kwestie dotyczące faktur nie zezwalają na przesyłanie kontrahentowi tej samej faktury, faktury korygującej lub duplikatu faktury zarówno w wersji papierowej, jak i wersji elektronicznej (w tym również EDI).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej rozpatrzone.

Niniejszy wniosek został rozpatrzony w zakresie możliwości przesłania do kontrahenta tej samej faktury, faktury korygującej oraz duplikatu faktury w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Natomiast w pozostałych zakresach wydane zostały w dniu 7 listopada 2011 r. odrębne interpretacje indywidualne nr ILPP4/443-519/11-4/EWW, nr ILPP4/443-519/11 -5/EWW, nr ILPP4/443-519/11-6/EWW, nr ILPP4/443-519/11-7/EWW, nr ILPP4/443-519/11 -8/EWW, nr ILPP4/443-519/11-9/EWW.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.